Plan de Inversión y Costos de Producción, Resúmenes de Finanzas Empresariales

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G U I A

A N Á L I S I S

F I N A N C I E R O

Para determinar los costos de tu negocio vamos a reafirmar varios conceptos que son determinantes para poder estructurarlos efectivamente, vamos a ir repasando uno a uno. Es una información para digerir con calma. La dividiremos en plan de inversión y plan financiero,

Plan de Inversión

El plan de inversión está integrado por los recursos necesarios para el inicio y desarrollo de la actividad productiva o de servicios del negocio. Para elaborarlo, se debe definir la inversión necesaria para la creación o ampliación del servicio o actividad productiva a financiar, bien sea con capital propio o de terceros. El proceso de cálculo del plan de inversión generalmente contempla tres fases diferentes, la primera que corresponde a los gastos previos a la producción, la segunda al PERÍODO DE INVERSIÓN o DE INSTALACION, donde para cubrir los costos se requiere ubicar las fuentes de posible financiamiento del proyecto y una tercera que corresponde a la etapa de OPERACIÓN o PRODUCCIÓN, donde los costos se suelen cubrir mediante los fondos provistos por la misma comercialización del producto o servicio. P L A N D E I N V E R S I Ó N El punto de interconexión entre los dos últimos períodos genera lo que se conoce como CAPITAL DE TRABAJO, que son fondos de transición necesarios para cubrir los gastos operativos antes de que comiencen a estar disponibles los ingresos por ventas o ahorros. El plan de inversión se divide en Gastos pre-operativos, capital de trabajo e inversión fija. Para determinar el Plan de Inversión de la mejor manera, será necesario darse una vuelta por el proceso de producción de los productos y servicios de la empresa o negocio.

1. Costos Pre-Operativos ¿Qué gastos previos a la producción deben considerarse? Ciertas veces usted puede encontrar trabajadores que no requieran entrenamiento alguno y estén plenamente capacitados para manejar el proceso productivo, pero en general este no es el caso y es posible que este entrenamiento si sea necesario en su empresa. Incluso usted como propietario debería tener una buena idea del proceso de elaboración, por lo tanto, puede ser aconsejable que pase también algún tiempo en otra fábrica de rubro y tamaño similar. En la mayor parte de los casos, tiene sentido contratar al menos un buen técnico que esté familiarizado con el proceso y que pueda adiestrar en producción o prestación del servicio a otros trabajadores con menor capacitación. Además de estos gastos pre-operativos de capacitación, pueden surgir costos por viajes que el empresario realice en busca de fuentes de materias primas o posibles salidas de mercado, por la realización de estudios de mercado, o por la adopción de algunas medidas iniciales de promoción. Pero también es posible que usted tenga que considerar gastos pre-operativos en el área de producción, tales como: análisis de rendimiento de materiales, pruebas generales para la puesta a punto del proceso productivo, producción de prototipos, entre otros. Normalmente, los gastos pre-operativos no son previstos en todo su alcance por ser menos "visibles" que el resto de los gastos iniciales. Sin embargo, esto puede traer como consecuencia que finalmente, en la realidad, sean cargados a gastos operativos, produciendo problemas de liquidez en los primeros tiempos de la empresa. 2. Capital De Trabajo Son los recursos monetarios requeridos para comprar la materia prima e insumos, la contratación servicios y mano de obra indispensable para realizar las actividades productivas. El monto de cada uno de los rubros que lo componen debe calcularse por el tiempo durante el cual la actividad económica esté en proceso de instalación y no se perciban ingresos.

Materia prima e insumos: son los materiales necesarios para el proceso de Producción, como por ejemplo los alimentos, medicamentos, tela, hilo, productos químicos, entre otros. Mano de obra: La conforman todos los trabajadores y trabajadoras que participan de manera directa e indirecta en la producción del bien o en la prestación del servicio. Se debe incluir tanto los trabajadores (as) necesarios para la instalación del proyecto como los que participarán en el inicio de la actividad productiva. Servicios: Incluye los servicios como la electricidad, gasto telefónico, consumo de agua, gas, entre otros. También el alquiler de la instalación o terreno o el pago del condominio, si el local es propio. Se calcula como gasto mensual incluyendo el período necesario para cubrir el tiempo de instalación o ampliación de la unidad productiva. Otros rubros: pueden incluirse otros factores en el capital de trabajo, dependiendo de las particularidades del proyecto. Los rubros que conforman el capital de trabajo son: En tal sentido, el cálculo del Capital de Trabajo es: Capital de Trabajo = materias primas + mano de obra + gastos necesarios para la producción Acondicionamiento del terreno, que pueden incluir: Instalación, ampliación o reparación de redes de servicios básicos, nivelación para construcción de infraestructura, instalación de cercas, otros que son previos a la construcción de infraestructura o la preparación del terreno para su cultivo Compra, construcción, reparación o ampliación de infraestructura Maquinarias, equipos y herramientas Muebles y equipos de oficina Instalación y montaje, estos incluyen los gastos materiales y de mano de obra de técnicos y operarios, requeridos para efectuar la instalación de maquinarias y equipos. Medio de transporte, se recomienda vaciar la información de cada rubro, en un cuadro como el siguiente, especificando la unidad de medida (m², ha, unidad, etc.), el costo unitario, la cantidad que requieren y el costo total.

3. Inversión Fija Son los recursos que se adquieren durante la etapa de instalación o ampliación del proyecto y que se utilizarán a lo largo de la vida útil del mismo. Se dividen en dos tipos: depreciables, que son los que pierden su valor por su uso a través del tiempo, (instalaciones, equipos, la maquinaria, entre otros) y los no depreciables, que son aquellos bienes que mantienen o aumentan su valor (terrenos). Los rubros que conforman la inversión fija son: Con lo anteriormente expuesto se puede calcular la inversión total requerida para y así poder determinar los requerimientos de capital Inversión Total Requerida = maquinaria y equipos + capital de trabajo

Calcular el precio adecuado de los productos y servicios. Conocer qué bienes o servicios producen utilidades o pérdidas, y en qué magnitud. Controlar los costos reales en comparación con los costos predeterminados (comparación entre el costo presupuestado con el costo realmente generado, post- cálculo). Permite comparar los costos entre: Diferentes departamentos de la empresa Diferentes empresas Diferentes períodos Localizar puntos débiles de una empresa. Determinar la parte de la empresa en la que más urgentemente se debe realizar medidas de racionalización. Controlar el impacto de las medidas de racionalización realizadas. Diseñar nuevos productos y servicios que satisfagan las expectativas de los clientes y, al mismo tiempo, puedan ser producidos y entregados con un beneficio. Guiar las decisiones de inversión. Elegir entre proveedores alternativos. Negociar con los clientes el precio, las características del producto, la calidad, las condiciones de entrega y el servicio a satisfacer. Estructurar unos procesos eficientes y eficaces de distribución y servicios para los segmentos objetivos de mercado y de clientes. Utilizar como instrumento de planificación y control.

Los Costos

Conocer los costos de la empresa es un elemento clave de la gestión empresarial, para que el esfuerzo y la energía que se invierta en la empresa den los frutos esperados. Esencialmente se utiliza para realizar las siguientes tareas: P L A N F I N A N C I E R O

Alquileres Amortizaciones o depreciaciones Seguros Impuestos fijos Servicios Públicos (Luz, TE., Gas, etc.) Sueldo y cargas sociales de encargados, supervisores, gerentes, etc. Mano de obra directa (a destajo, por producción o por tanto). Materias Primas directas. Materiales e Insumos directos. Impuestos específicos. Envases, Embalajes y etiquetas. Comisiones sobre ventas. Tipos de costos Es necesario clasificar los costos de acuerdo a categorías o grupos, de manera tal que posean ciertas características comunes para poder realizar los cálculos, el análisis y presentar la información que puede ser utilizada para la toma de decisiones. Clasificación según su grado de variabilidad Esta clasificación es importante para la realización de estudios de planificación y control de operaciones. Está vinculado con las variaciones o no de los costos, según los niveles de actividad. a. Costos Fijos Son aquellos costos cuyo importe permanece constante, independiente del nivel de actividad de la empresa. Se pueden identificar y llamar como costos de "mantener la empresa abierta", de manera tal que se realice o no la producción, se venda o no la mercadería o servicio, dichos costos igual deben ser solventados por la empresa. Por ejemplo: b. Costos Variables Son aquellos costos que varían en forma proporcional, de acuerdo al nivel de producción o actividad de la empresa. Son los costos por "producir" o "vender". Por ejemplo:

Costo de producción del bien o servicio. Mercado y competencia: identificar las políticas de precios de nuestros competidores y las características de nuestro mercado. Objetivos de la empresa. Elasticidades cruzadas: identificar el perfil del cliente y su propensión al consumo, estimar la elasticidad de la demanda al precio(como varía la demanda ante variaciones porcentuales del precio). Interacción instrumentos comerciales: una mejora en la calidad del producto puede hacer que el mismo sea percibido por el cliente como superior, y hacer que estén dispuestos a pagar más por el. Respuesta de la demanda: establecer a partir de la demanda esperada un nivel de precios que nos parezca razonable para obtener alguna previsión del volumen de ingresos. En este sentido, sería deseable ser prudente con las estimaciones de la demanda esperada. Marco legal. La cantidad de venta inicial. Los meses que tardará en alcanzar las ventas programadas. Las estacionalidades que pueden incidir. Factores para determinar el precio: Ventas En este punto se deben estimar las ventas esperadas en unidades, mes a mes en el primer año del proyecto. Para esto, se debe considerar el número de personas, familias, etc., que se van a beneficiar con la producción de bienes o servicios, así como los períodos de estacionalidad de la demanda a lo largo de todo el año. Igualmente, es necesario tomar en cuenta a la competencia. La estimación debe ser realizada en cantidades, y para ello se debe definir con el mayor realismo posible: Ingresos en $: Cantidad vendida x Precio de venta Ingresos en %: (Ingresos en $ de cada producto x 100) / Total ingreso en $

Punto de equilibrio en valor: El resultado obtenido se interpreta como las ventas necesarias para que la empresa opere sin pérdidas ni ganancias, si las ventas del negocio están por debajo de esta cantidad la empresa pierde y si están por arriba de la cifra mencionada son utilidades para la empresa. Punto de equilibrio en porcentaje: Lo resultante de los datos manejados indica el porcentaje que de las ventas totales, es empleado para el pago de los costos fijos y variables. El restante con respecto al 100%, es la utilidad neta que obtiene la empresa. Punto de equilibrio en unidades: El resultado indicará el monto mínimo necesario de unidades a vender en el negocio. Punto de equilibrio. El punto de equilibrio es cuando los ingresos obtenidos son iguales a los costos asociados a la venta del producto. El punto de equilibrio corresponde al volumen de producción que se debe lograr como mínimo de manera que los costos totales se correspondan con los Ingresos por ventas; es decir, el beneficio de la empresa será nulo, en dicho punto no hay ganancias ni pérdidas. El punto de equilibrio puede calcularse en valor, en porcentaje y en unidades. PE($) = Costos fijos / 1 – (Costos Variables / Costos Totales) PE(%) = [Costos fijos / (Ventas Totales – Costos Variables)] x 100 PE(U) = (Costos fijos x Unidades Producidas) / (Ventas Totales - Costos Variables) El punto de equilibrio es un indicador importante a controlar para poder gestionar efectivamente tu negocio.

Ventas: contabiliza las entradas de dinero derivadas de la comercialización de los principales productos de la organización. Otros Ingresos: se usan para indicar las ventas provenientes de actividades secundarias. Costos de Producción: engloban los costos de materias primas, energía y costos asociados al proceso. Mantenimiento: comúnmente se puede separar este costo para tener mejor control del proceso. Seguros: representan los gastos incurridos para garantizar la recuperación parcial o total de los equipos en caso de accidentes. Administración: son los asociados al funcionamiento de la organización. Costo de Ventas: son los gastos que se deben incurrir para cumplir con las estrategias mercadotécnicas. Depreciación: es una cuenta contable que se utiliza para reflejar el desgaste que sufren los equipos en el tiempo. Utilidad Bruta: es el resultado de sustraerle a los ingresos los gastos operativos y representa el margen de ganancias que obtiene la empresa como consecuencia de sus operaciones. Utilidad Neta: es la ganancia final de la empresa en función de la política impositiva. Margen Utilidad Neta: es el resultado de dividir la Utilidad Neta entre las Ventas. Este razón de rentabilidad mide el porcentaje que está quedando a los propietarios por operar la empresa. Flujo Neto de Efectivo: es el saldo en efectivo que se obtiene al final del período, y es obtenido cuando se le suman a la utilidad neta los fondos que no se hacen efectivos, corno puede ser la depreciación. Estados Financieros Proyectados Para evaluar económicamente una empresa hace falta construir los llamados estados financieros proyectados en el horizonte de tiempo definido (generalmente de dos a cinco años a partir del año en curso de la empresa). Los formatos básicos para realizar esta labor son el Estado de Ganancias y Pérdidas y el Balance General. Estado de Ganancias y Pérdidas Tiene la función de mostrar la FOTO financiera que se genera a partir de la actividad comercial de la empresa. También es conocido como ESTADO DE RESULTADOS, tiene obligatoriamente un punto de inicio y un punto de finalización y se puede hacer con el objeto de evaluar el pasado o de predecir el futuro. En el caso de la evaluación de empresas, esta herramienta se utiliza para proyectar las entradas y salidas de fondos como consecuencia del proyecto. Contablemente las cuentas que suelen emplearse son: De la interacción de estas cuentas se calculan las siguientes variables:

Caja y Bancos: representado por todo el dinero que se tiene en instituciones especializadas en su resguardo. Cuentas por Cobrar: son todas las ventas que ya se han ejecutado pero que todavía no se ha materializado su cobro. Inventarios: es el valor de los productos terminados, productos en proceso o materias primas que utiliza la empresa en su proceso productivo y que serán vendidos. Activos Fijos: son todos los equipos e instalaciones que posee la empresa. Depreciación: es la pérdida acumulada de valor de los equipos en el tiempo. Intangibles: representan el valor comercial reconocido de los conocimientos tecnológicos, marcas, derechos, etc. Cuentas por Pagar: que son las obligaciones contraídas por la empresa ante proveedores y otros acreedores. Préstamos: son las acreencias con instituciones financieras sobre la base de acuerdos a corto, mediano o largo plazo. Aporte de Capital: son los fondos que invirtieron los dueños de la empresa para su funcionamiento. Utilidades Retenidas: es la cuenta donde se acumulan las ganancias obtenidas que no han sido repartidas a sus accionistas. Balance General Es la FOTOGRAFÍA financiera que tiene una organización en un instante dado. Al igual que el Estado de Resultados, se puede calcular a pasado o proyectar al futuro. Este formato permite visualizar la salud económica de la empresa. El principio contable que regula el balance establece que todo lo que tiene la empresa se le denomina ACTIVOS, los cuales pueden ser circulantes o fijos en función de la facilidad con que se transforman en efectivo. Sin embargo, todo lo que la empresa tiene se lo debe a alguien, por medio de un PASIVO, cuando es a organizaciones externas, o mediante la cuenta de PATRIMONIO, cuando es a los dueños de la empresa. Contablemente las cuentas que suelen emplearse son: En el caso de los ACTIVOS es común observar: En el caso de los PASIVOS es común observar: El PATRIMONIO suele contemplar las siguientes cuentas básicas: El Patrimonio se utiliza para medir la capacidad que tiene la empresa para generar utilidades: Rendimiento sobre Patrimonio mide la rentabilidad que están obteniendo los inversionistas. También se le conoce como ROE (return on equity)