Guía para el uso de herramientas de correo electrónico y procesamiento de datos, Transcripciones de Informática

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I NFORMÁTICA I

ELECTIVA 1

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA TERRITORIAL

JOSÉ MIGUEL CUBILLOS MUNCA LUIS MIGUEL CABRERA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN

PÚBLICA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Director

HONORIO MIGUEL HENRIQUEZ PINEDO

Subdirector académico

CARLOS ROBERTO CUBIDES OLARTE

Decano de pregrado

JAIME ANTONIO QUICENO GUERRERO

Coordinador Nacional de A.P.T

JOSE PLACIDO SILVA RUIZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

JOSÉ MIGUEL CUBILLOS MUNCA

LUIS MIGUEL CABRERA

Bogotá D.C., Noviembre de 2008

INFORMÁTICA I

INTRODUCCIÓN

Este módulo como el de Informática II, diseñados para formación en la metodología a distancia y con encuentros presenciales que abarcan la tercera parte del trabajo de cada curso; están dirigidos a los estudiantes de los programas de Administración Pública Territorial y de Tecnología en Gestión Contable de la Escuela Superior de Administración Pública. Para cada uno de estos dos programas, se tienen ciertas diferencias en cuanto al abordaje de los módulos de Informática, ya que para el primer programa se intentan abordar varios aspectos generales, mientras en el programa de tecnología se busca dar especificidad a ítems más concretos, como los concernientes a las aplicaciones de orden administrativo como paquetes contables, de inventarios y el uso de aplicativos estándar enfocados a la contabilidad. Para el programa de formación profesional se aborda el tema de las herramientas contables pero de forma más somera y se exploran otros temas de mucha utilidad para el administrador público como los sistemas de información geográfica, sistemas de apoyo a la toma de decisiones individuales y en grupos, sistemas expertos y en especial, el tema del gobierno electrónico y la política pública en materia tecnológica. De todas maneras, es imperativo que de una parte, el docente esté habituado al manejo de la educación por medios virtuales o por lo menos haya tenido un entrenamiento previo que le permita direccionar el trabajo apoyado en la plataforma, liberando los contenidos, retroalimentando las participaciones, revisando los trabajos y retroalimentando. De otra parte, es necesario que cada programa inicie con el módulo de Informática I, el cual introduce al estudiante al manejo de la plataforma virtual y en la disciplina del estudio autónomo, teniendo en el módulo y el docente las mejores herramientas de adaptación. A partir de entonces estará en capacidad de abordar los demás módulos del respectivo programa con la misma estrategia. Para la construcción de este módulo se parte de algunos supuestos respecto de la formación y competencias previas del estudiante que aborda estos programas. Primero consideramos que el estudiante que ha terminado sus estudios de secundaria, aún en programas de bachillerato clásico, tiene una formación en conceptos de informática básica; como por ejemplo: la identificación de las partes del computador, accesorios, periféricos, unidades de entrada y salida; manejo básico del entorno Windows, en lo que tiene que ver con abrir, guardar archivos, escritura y formateo de documentos básicos; lo mismo que el abordaje básico de internet, como tener y manejar una cuenta de correo electrónico, visitar sitios Web y hacer búsquedas temáticas por la red. Para el caso de quienes no manejen estos elementos, deberán tomar con antelación cursos por su cuenta, o la Escuela en su proceso de admisión debe haberlos filtrado hasta tanto no asuman y desarrollen estas destrezas básicas. Para ello se propone un test de entrada sobre Excel, Word y PowerPoint, el cual

problemática del uso de las nuevas tecnologías de información y comunicaciones en el ámbito del gobierno. Luego se busca brindar los elementos conceptuales necesarios para el desarrollo de una Estrategia de Gobierno En Línea, tratando de detallar el por qué de la necesidad de contar con una estrategia de este tipo y resaltando las primeras ideas marco por dónde empezar a realizar este trabajo. La sexta unidad se dedica a evaluar las posibilidades de sistematización de los procedimientos contables y financieros, incluye un ejercicio contable práctico y el uso de un software básico que permite familiarizarse y dimensionar el entorno automatizado. Este capítulo es obligatorio para el programa de Tecnología en Gestión Contable. La estructura de estos módulos fue desarrollada siguiendo la pauta de autoría para la elaboración de las unidades del programa de fortalecimiento institucional de la ESAP promovido por Vrije Universiteit (Amsterdam), NUFFIC y la Universitat de Barcelona. Es importante contemplar que cada unidad debe ser considerada como un objeto de aprendizaje revisable y mejorable de manera permanente, teniendo en cuenta la rapidez del cambio tecnológico ligado a la temática y capitalizando las sugerencias, críticas y recomendaciones de los tutores de los programas, así como de los estudiantes. Para ello habrá un buzón permanente de recolección de sugerencias, activo durante toda la vida de los módulos. Apreciados docentes-tutores y estudiantes de este módulo: nunca dejen la crítica a este módulo solamente en su pensamiento o en su discusión local, háganla llegar al autor. Aunque sólo se les puede prometer el reconocimiento dentro de los agradecimientos de las siguientes versiones de este módulo, su impacto en el aprendizaje de muchos colombianos si será notorio. Favor enviar sus comentarios a miguel.cubillos@esap.edu.co y si sus sugerencias son acogidas recibirá una versión PDF actualizada de todo el módulo a vuelta de correo electrónico.

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA – ESAP

FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA DE FORMACIÓN PROFESIONAL EN ADMINISTRACIÓN

PÚBLICA TERRITORIAL

PROGRAMA DE FORMACIÓN TECNOLÓGICA EN GESTIÓN CONTABLE

MÓDULO DE INFORMÁTICA 1

UNIDAD 0.

INDUCCIÓN A LA PLATAFORMA VIRTUAL

Autor: © JOSÉ MIGUEL CUBILLOS MUNCA Profesor Catedrático Titular de la ESAP Licenciado en Matemática y Física, Administrador Público y Especialista en Computación para la Docencia miguel.cubillos@esap.edu.co Actualización y adecuación pedagógica: © LUIS MIGUEL CABRERA Licenciado en Matemáticas y Física Especialista en Informática y Multimedia Magister en Educación a Distancia Doctorando Sociedad de la Información y el Conocimiento cabreralm@gmail.com

Unidad 0. Inducción a la plataforma virtual

Introducción a la Unidad

Este Capítulo Cero tiene como objeto no solamente iniciar el módulo, sino la metodología de educación virtualizada con amplios espacios de encuentro presencial. La unidad introduce al estudiante en el manejo de la plataforma virtual de la ESAP, que es el sistema MOODLE. Se tendrán las instrucciones básicas para acceso y autenticación, ubicación del contenido y los materiales, modificación del perfil e información del usuario, cómo participar en el foro y en el chat, cómo subir una tarea con uno o varios archivos, entendimiento del calendario y práctica de un examen con preguntas de varios tipos. Esta primera Unidad se entrega al estudiante en forma impresa en un documento en formato PDF por correo electrónico. El resto de módulo está pensado para ser abordado a través de esa plataforma. La metodología recomendada para esta unidad es la de vivenciar el uso de la plataforma virtual con sus herramientas, abordándolas inicialmente de forma flexible y dinámica. Es decir, se están usando las herramientas para conocer el ambiente, pero aún no se está exigiendo el trabajo sobre los contenidos gruesos del curso, sino que la temática es el ambiente mismo. Se usarán el foro y el chat como herramientas de trabajo colaborativo, iniciando una discusión básica acerca del curso, mientras el grupo de estudio se integra a la herramienta. Las reglas que se comienzan a imponer en cada uno de los escenarios de trabajo de la plataforma, en esta unidad serán tema de aprendizaje y en el resto de unidades y módulos serán norma obligada para garantizar no sólo la convivencia, sino la continuidad, el aprendizaje y la construcción en equipo. El uso de ayudas, menús, casillas de verificación, cajas de selección, campos de texto y demás, se volverán elementos comunes del ambiente de trabajo.

Unidad 0. Inducción a la plataforma virtual

Objetivos

• El estudiante estará en capacidad de autenticarse e ingresar a las sesiones dentro de la plataforma virtual, desde cualquier computadora con conexión a Internet
• Comunicarse efectivamente con sus compañeros y el docente, haciendo uso de las diferentes herramientas de la plataforma virtual. Este objetivo se medirá con las estadísticas de uso de la plataforma virtual.
• Conocer y aplicar las reglas de protocolo y comunicación que hacen efectivo el trabajo colaborativo en la plataforma virtual
• Promover el uso de los recursos de Moodle para gestionar el tiempo de trabajo, la entrega de tareas, las reuniones virtuales o presenciales y la revisión de retroalimentaciones
• Reflexionar y hacer sugerencias o propuestas sobre cómo mejorar y superar las problemáticas presentadas para asegurar unas experiencias de aprendizaje agradables, significativas y productivas.

Unidad 0. Inducción a la plataforma virtual

Mapa Conceptual

Diagrama 1. Componentes básicos de la plataforma virtual en el ambiente del alumno

Diagrama 2. Proceso típico de visita a la plataforma cuando no se tiene una tarea específica programada

Inicio

Autenticaci

ón

Revisión

de

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Lectura

de

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Prácticas

y

sim laciones

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Desarrollo

de tareas-

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y foro

cafetería

Unidad 0. Inducción a la plataforma virtual

0.1 La Autenticación

El proceso de autenticación consiste en el acceso e identificación ante el sistema como participante autorizado. La plataforma virtual de la ESAP es el Learning Management System (LMS) conocido como MOODLE, que es un desarrollo en software libre, líder en todo el mundo, en especial en ambientes universitarios y se basa en el trabajo colaborativo y el constructivismo social. Para acceder a la plataforma virtual de la ESAP desde cualquier lugar del mundo a través de Internet es necesario entrar a la dirección Web http://virtual.esap.edu.co/ la cual escribiremos en la barra de direcciones de su navegador web. MOODLE funciona bien en Internet Explorer, pero su desempeño es óptimo en el Mozilla FireFox. Tenga en cuenta que la dirección la escribimos en el navegador tal y como lo indicamos aquí, sin www. No todas las direcciones de Internet tienen www. Se insiste en esto, pues es el error más frecuente que impide el acceso de los usuarios novatos. Si el navegador le indica que la página no fue encontrada a pesar de haberla digitado bien, pero usted tiene acceso a otros sitios de internet, entonces puede ser que usted se encuentre dentro de la red de computadores de la ESAP y tiene configurada la terminación “.esap.edu.co” como una excepción del servidor proxy; o que justo en ese momento en el cual intenta acceder, el servidor de MOODLE se encuentra fuera de servicio, caso en el cual deberá esperar más tarde para reintentarlo. Si no logra acceder y está dentro de la red de la ESAP, intente verificar la configuración de las excepciones del proxy, sin asustarse y conservando la calma, así: dentro de la escuela se usa el navegador Microsoft Internet Explorer; por lo tanto, vaya a [ Herramientas ] – [ Opciones de Internet ], cuando aparezca el cuadro de diálogo de “ Opciones de Internet ” vaya al marbete “ Conexiones ” y haga clic en [ Configuración de LAN ] y aparecerá un nuevo cuadro de diálogo “ Configuración de red de área local (LAN) ” en cuya parte inferior está la sección de “ Servidor Proxy ” en la cual aparecen unos campos diligenciados, y al lado el botón [Opciones Avanzadas] haciendo clic en el cual el cuadro de diálogo cambia y en la parte inferior aparecen las excepciones, y si tenemos una excepción como *.esap.edu.co la podemos cambiar a www.esap.edu.co para que no afecte al sitio virtual.esap.edu.co y listo. Si el problema persiste debe comunicarse con su tutor, y si no es posible superar el problema, entonces comunicarse al soporte técnico de la oficina de sistemas de la ESAP al 2202790 extensiones 7012 ó 7305, o vía correo electrónico al email que su tutor le haya indicado para ello. Cuando nos encontramos dentro de la red de la ESAP podemos ingresar a la plataforma buscando el vínculo que aparece en la página principal de la intranet. Una vez estamos en la página de ingreso a la plataforma virtual, aparecerán dos campos solicitando la información de usuario y contraseña, los cuales deben ser diligenciados con los que le han sido proporcionados. Estos datos serán los mismos para todo el curso, sin embargo cada estudiante podrá modificar su contraseña cuantas veces lo desee.

corresponde a elementos que aparecerán durante todo el curso y no corresponden a ninguna semana en especial. Tanto en el recuadro general como en el de cada semana pueden aparecer elementos de distinto tipo que se diferencian por el icono, el cual no especificamos aquí, porque ha cambiado de versión en versión. Sin embargo siempre son iconos muy intuitivos que indican si se trata de un foro de discusión, un salón de chat, una tarea para subir archivo, un cuestionario o encuesta, documentos en distintos formatos (ZIP, PDF, DOC, PPT ó XLS), vínculos a sitios Web u otros. Es posible que no vea todas las semanas del curso, pues el profesor irá liberándolas de acuerdo con el avance del grupo y con el cumplimiento de las actividades programadas.

Unidad 0. Inducción a la plataforma virtual

0.2 Modificando el perfil

La primera actividad que se va a trabajar dentro de MOODLE es la modificación del perfil. Para ello, una vez autenticado y dentro del curso, ubique su nombre en la parte superior derecha de la pantalla, o si lo prefiere en la parte inferior central, delante de donde dice que “ Usted se ha autenticado como :” y haga clic sobre él, lo cual lo llevará inmediatamente a la vista de perfil, en la cual posiblemente aún no aparezca su fotografía, ni alguna información importante sobre usted diferente a su nombre. Por eso comience por hacer clic en la pestaña de “ Editar información ”. Verifique que su nombre, apellidos y correo electrónico se encuentran bien escritos lo cual es fundamental para la comunicación dentro de la plataforma. No modifique las opciones que no entienda. Es obligatorio llenar la casilla de descripción donde podrá intentar escribir su perfil profesional o personal (con este campo vacío, el sistema no permite guardar). Aunque el sistema tiene la foto en la parte correspondiente a los datos opcionales, para efectos de este curso es obligatorio subir aquí una fotografía digitalizada que no pese más de 1 Mb. La foto es importante para que su profesor y compañeros le identifiquen y para facilitar las tareas de trabajo colaborativo y constructivismo social. Adicionalmente puede colocar sus ID de mensajería instantánea los cuales le permitirán a sus compañeros, contactarle a fin de hacer comunidad educativa virtual. Nunca incluya ni a su profesor ni a sus compañeros en las redes sociales virtuales como Facebook, hi5, MySpace, Sonico, WhoIs, UnKey o similares. Una gran ventaja con MOODLE es el sistema de ayuda, ya que en todas sus interfaces tiene el botón amarillo con el símbolo de interrogación que le permitirá ir a la ayuda relacionada con el tópico en cuestión. La ayuda está en español y la traducción es buena. En la parte superior siempre se encontrará una ruta:

La cual le permitirá, de un lado ubicarse en qué lugar del aplicativo se encuentra y de otra, regresar rápidamente al sitio principal de posicionamiento o jerarquía, en la mayoría de los casos se usa regresar al centro del curso o módulo. Se sugiere probar todos estos vínculos para conocer y ganar destreza en la navegación por la plataforma.

Unidad 0. Inducción a la plataforma virtual

0.3 Herramientas de comunicación: ¿Qué es el foro?

Un foro representa un segmento de la sociedad donde un grupo de personas mantienen conversaciones más o menos en torno a un tema en común y específico o bien cualquier tema de actualidad. En todo foro aparecen las figuras del administrador (superusuario), moderadores y usuarios.

En la figura 2 vemos un foro llamado “ cómo mejorar el curso ” el cual permite además iniciar nuevos temas de discusión haciendo clic en el botón [ Colocar un nuevo tema de discusión aquí ]. Podemos ver en este caso que se han iniciado dos temas de discusión y se muestran los usuarios que los propusieron. En la columna “ respuestas ” está el número de intervenciones que ha tenido cada tema de discusión, y en la columna “ No leído ” está un número que indica la cantidad de intervenciones en ese tema de discusión que el usuario no ha leído. Para ver las discusiones puede hacer clic sobre el nombre del tema o sobre el número de respuestas. Si quiere ver de inmediato las intervenciones no leídas, se hace clic sobre el número correspondiente a “ No leído ”. Usted puede responder cualquiera de las intervenciones, pero si su profesor configuró el foro en modo moderado, su intervención sólo aparecerá hasta que su profesor la apruebe. De todas maneras, sin importar como haya sido configurado el foro, su tutor podrá actuar como moderador eliminando alguna de las participaciones por razones de contenido no pertinente o inapropiado. Una ventaja del foro sobre otras herramientas como el chat es que se pueden colocar mensajes mucho más largos que además incluyen documentos adjuntos. El primer ejercicio será iniciar su participación en el foro “ Discutiendo sobre lo virtual ” que aparece en la primera semana de su curso, en el cual centrará su posición sobre la importancia de las discusiones colectivas en la formación del tecnólogo contable o del administrador público para el nivel territorial. El estudiante deberá agregar su opinión y también retroalimentar la participación de por lo menos cinco compañeros.

Unidad 0. Inducción a la plataforma virtual

0.4 Herramientas de comunicación: El chat de Moodle

En esta plataforma virtual podemos tener cuantas salas de chat como el docente-tutor desee crear. El chat es una herramienta de comunicación sincrónica, es decir que requiere que todos los participantes en éste se encuentren conectados a la vez a la red. Si alguien se desconecta de Internet, inmediatamente estará abandonando también la sala de chat. Aunque en el chat la tarea de moderación es un poco más compleja, también es posible y lo que busca es ir orientando la discusión y asignando el uso de la palabra. La principal dificultad del chat no es que tengan que estar todos los participantes conectados, sino que se presenten muchas personas a participar a la vez, generando problemas como pérdida del interés del participante por tener que esperar mucho su turno, el profesor no logra estar atento a todos, desvío del objeto hacia lo social y lo lúdico, reiteración de preguntas y desorientación del participante. Por ello es recomendable que cuando se propongan actividades en el chat, se divida el curso en grupos de no más de seis personas y que cada grupo escoja una hora de encuentro distinta, o que el profesor cree varias salas de chat, asignando una a cada grupo. Las principales características que identifican a esta herramienta son: La inmediatez. Realmente es un medio muy eficaz para realizar una pregunta o comentario y recibir una respuesta al instante. Pero justamente por ello, las intervenciones en el chat muy frecuentemente se caracterizan por poseer un escaso grado de elaboración académica y, por tanto, se debe observar la pertinencia del discurso global. Sensación de proximidad. La emoción y el afecto son representaciones que hallan un espacio muy apropiado en el chat y es así como las personas comienzan a sentirse acompañadas y próximas a las demás. Es muy útil para fomentar los procesos de interacción social y favorecer la idea de pertenencia a un grupo. Utilidad : Realizar actividades conjuntas entre dos o más alumnos; consultar al Profesor-Tutor, de forma colectiva o individual; ofrecer evaluaciones y retroalimentación a los estudiantes; resolver dudas o dificultades de acceso a diversas herramientas o actividades del aula. Al igual que en el foro, es necesario cumplir las normas del n-etiquete, las cuales incluyen algunas especificidades para el chat como:

a. No escribir algo inapropiado, que pudiera inhibir a otros participantes o provocarles incomodidad. b. Considerar el tono de las frases, evitando la ironía o el sarcasmo. c. No enfatizar las ideas empleando la letra mayúscula pues ello puede interpretarse como un tono exageradamente autoritario. d. No extenderse demasiado en los mensajes. Escribir frases breves y concretas, enfocadas al punto que se está tratando. e. Revisar siempre el texto escrito antes de apretar el botón “Enviar”. f. Expresar emociones cuando sea necesario, a través de los iconos gestuales que provee el chat del aula.