Manual de Usuario del Sistema Virtual de Registro de Contratos de Seguro Vida Ley - Prof. , Guías, Proyectos, Investigaciones de Derecho Laboral

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MANUAL DE USUARIO

Versión 1.

Oficina General de Estadística y

Tecnologías de la Información y

Comunicaciones

Lima Perú

Contenido

3 Base legal y presentación 5 Seguro de Vida Ley 6 La Clave SOL 6 Ingresando al sistema utilizando la Clave SOL 9 Trabajando con el Sistema de Registro de Contrato de Seguro Vida Ley 9 Menú principal 11 Registrar Póliza 12 Datos del Empleador 13 Datos de la Empresa Aseguradora 15 Datos del Trabajador y Datos del Contrato 19 Listado de Trabajadores Asegurados 25 Actualizar y Renovar Póliza 26 Altas/Bajas actualización 27 Altas 31 Bajas 34 Actualización 35 Renovación del Contrato 39 Reportes 39 Comprobante de envío 40 Detalle por compañía aseguradora y número de póliza

2. Inclusión o exclusión de un trabajador de la póliza contratada.
3. Modificación de los datos que se encuentren en el Registro. La actualización del Registro Obligatorio debe realizarse en el plazo máximo de cinco (5) días hábiles de haberse producido cualquiera de los hechos indicados. Los Inspectores de Trabajo están facultados para verificar el cumplimiento de la inscripción en el Registro Obligatorio de Contratos de Seguros Vida Ley. En caso de verificarse el incumplimiento en la contracción del seguro de vida, no mantenerla vigente o no pagar oportunamente la prima a favor de los trabajadores, se impondrán las sanciones administrativas correspondientes, de conformidad con la Ley Nº 28806, Ley General de Inspección del Trabajo, y su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo Nº 019-2006TR. En tal sentido, de conformidad con lo previsto en el numeral 24.12 del Decreto Supremo Nº 019- 2006 - TR, modificado por la Primera Disposición Complementaria Modificatoria del Decreto Supremo Nº 003- 2011 - TR, son infracciones graves en materia de relaciones laborales, los siguientes incumplimientos: no registrar el Contrato de Seguro de Vida Ley en el Registro creado por la Ley Nº 29549, no contratar la póliza de seguro de vida, no mantenerla vigente o no pagar oportunamente la prima, a favor de los trabajadores con derecho a éste, incurriéndose en una infracción por cada trabajador afectado. El Decreto Supremo N° 009- 2020 - TR tiene por objeto aprobar las normas reglamentarias del Decreto de Urgencia Nº 044-2019, Decreto de Urgencia que establece medidas para fortalecer la protección de salud y vida de los trabajadores, relativas al seguro de vida previsto en el Decreto Legislativo Nº 688, Ley de Consolidación de Beneficios Sociales, y sus modificatorias Por esas razones, la Oficina General de Estadística y Tecnologías de la Información y Comunicaciones del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo ha desarrollado un aplicativo informático para el registro respectivo, puesto a disposición de los usuarios en el portal institucional: www.mintra. gob.pe Este manual de usuario se ha diseñado con el propósito de orientar y facilitar el proceso de registro de la información al sistema.

Seguro de Vida Ley Mediante el Decreto Legislativo Nº 688, se aprobó la Ley de Consolidación de Beneficios Sociales que contiene disposiciones referidas al seguro de vida para trabajadores empleados u obreros, sujetos al régimen laboral de la actividad privada, cuya contratación y pago es de cargo de los empleadores. El trabajador empleado u obrero tiene derecho a un seguro de vida a cargo de su empleador, una vez cumplidos cuatro años de trabajo al servicio del mismo. Sin embargo, el empleador está facultado a tomar el seguro a partir de los tres meses de servicios del trabajador. El seguro de vida es de grupo o colectivo y se toma en beneficio del cónyuge o conviviente a que se refiere el Código Civil y de los descendientes, sólo a falta de éstos corresponde a los ascendientes y hermanos menores de dieciocho (18) años. En caso de reingreso, son acumulables los tiempos de servicios prestados con anterioridad para efectos de acreditar los cuatro años que originan el derecho. Requisitos previos y fundamentales El Sistema de Información lleva por nombre: Sistema Virtual del Registro Obligatorio de Contratos de Seguro de Vida Ley , y ha sido diseñado para que su utilización sea de alcance nacional. Por esa razón, la interface principal está publicada en el portal web del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (www.mintra.gob. pe). Para ingresar al Módulo de Contrato Seguro Vida Ley debemos contar con lo siguiente:

• Un computador con sistema operativo Windows XP o superior (Windows Vista o Windows 7).
• Acceso al servicio de Internet. Se recomienda el acceso a través de un servicio con un ancho de banda de 200kbps, como mínimo.
• Navegador Internet Explorer Ver 6.0 o superior (IE 7.0 o IE 8.0), Chrome y Firefox.

Fig. 1 Ingresa en el formulario los siguientes datos y en el mismo orden:

• Número RUC del empleador (11 dígitos).
• Nombre de usuario SOL.
• Contraseña SOL. Si el ingreso ha sido correcto, se nos permitirá el acceso al sistema y veremos un mensaje de verificación que nos informa que el sistema se visualizará en breves instantes. Fig. 2 Si los datos ingresados no fueron correctos, recibiremos un mensaje de error y tendremos que repetir el procedimiento de autenticación.

• Fig.

Fig. 6 Registrar Póliza Fig. 7 Actualizar y Renovar Póliza Fig. 8 Reporte Para acceder a estas opciones tenemos que hacer clic sobre la opción que deseemos utilizar. Sin embargo, antes de usar estas opciones, lea las RECOMENDACIONES (3) para no presentar ningún problema al momento de usar el sistema. Estas recomendaciones son:

1. Los archivos escaneados en formato PDF no deben superar un peso de 500KB.
2. Si Ud. Se olvidó de imprimir el comprobante de envió debe ir a la opción de menú: “Reporte”.
3. Descargar “Formato de la Declaración Jurada de Beneficiarios del Seguro de Vida” AQUÍ: https://www.gob.pe/institucion/mtpe/normas- legales/444703- 040 - 2020 - mtpe- 2 - 14
4. Para saber más sobre SEGURO VIDA LEY hacer clic en el siguiente enlace AQUÍ: http://www2.trabajo.gob.pe/sobre-el-sistema-de-seguros-vida- ley/
5. Ver “Manual de Usuario” Una vez haya leído las recomendaciones (3), puede acceder a las opciones principales (2) del sistema las cuales se explicarán a continuación. Para empezar a trabajar con los contratos o pólizas debemos presionar la opción “Gestionar Contratos de Seguro Vida Ley”.

Registrar Póliza Luego de hacer clic en la opción “Registrar Póliza” el sistema muestra la siguiente pantalla con los términos y condiciones que debe leer antes de iniciar el proceso de registro: Fig. 9 Una vez haya leído detenidamente todo lo señalado en los términos y condiciones haga clic en “Acepto Términos” para continuar. Fig. 10

Datos de la Empresa Aseguradora En esta sección deben ingresarse todos los datos correspondientes a la empresa aseguradora Fig. 12 Hacemos clic en el ícono “buscar” (2) el cual nos mostrara una lista de empresas aseguradoras, como se visualiza en la pantalla a continuación. Fig. 13 Hacemos clic sobre la empresa aseguradora requerida y automáticamente el sistema mostrará el RUC y la Razón Social de dicha empresa. Los otros datos (Número de póliza, Fecha de vigencia y Fecha de suscripción) son llenados manualmente. Para llenar las fechas de vigencia haga clic en el ícono de Dirección Fiscal Dirección de la empresa Actividad económica Actividad principal que realiza la empresa

“calendario” , esto abrirá una pequeña ventana con un calendario donde podrá escoger la fecha adecuada. Fig. 14 Una vez llenados todos los datos de la empresa aseguradora, hacemos clic en el botón “Grabar” (3) y se mostrará el siguiente mensaje. Fig. 15 Si está seguro de que los datos han sido ingresados correctamente hacemos clic en el botón “Aceptar”. En el caso que se haya ingresado un dato incorrecto hacemos clic en el botón “Cancelar” para realizar los cambios. Al Aceptar el sistema nos mostrará un mensaje indicándonos que se ha grabado satisfactoriamente los datos de la empresa aseguradora y que ingresemos los trabajadores asegurados: Fig. 16

Primero debemos elegir el tipo de Documento de nuestro trabajador que puede ser Documento Nacional de Identidad (DNI) o Carné de Extranjería. Si se selecciona Documento Nacional de Identidad el campo “Nacionalidad” se autocompletará con “Perú” y el campo “Fecha de nacimiento” se bloqueará y no se podrá editar. Fig. 19 Una vez que ingresemos el “Número de documento” del trabajador y presionemos la tecla enter, automáticamente el sistema se conectará con la RENIEC para extraer los datos básicos de la persona (apellidos, nombres y fecha de nacimiento). Si se selecciona Carné de Extranjería los campos “Fecha de nacimiento” y Nacionalidad no serán completados de forma automática y deben ser llenados de forma manual al igual que el Sexo. Fig. 20 Para llenar las fechas de nacimiento recuerde hacer clic en el ícono de “calendario” , esto abrirá una pequeña ventana con un calendario donde podrá escoger la fecha adecuada. En “Datos de Contrato” se deben llenar información referente al contrato del trabajador que definimos en la sección anterior (“Datos de trabajador”). Estos datos se llenan de forma manual. En el caso se seleccionará que hubo

un reingreso con el trabajador, el campo “Fecha de ingreso” pasaría a ser “Fecha de reingreso” Fig. 21 Para llenar las fechas de aseguramiento y Fecha de ingreso (si corresponde al caso) recuerde hacer clic en el ícono de “calendario” , en “Tipo de moneda” se pueden seleccionar Soles, Dólares o Euros, y si desea definir una cantidad con decimales en el campo “Monto rem.asegurable” recuerde usar el punto y no las comas para separar decimales. Fig. 22 Finalmente, recuerde tachar el cuadrito donde declara y acepta que la información sobre el ingreso del trabajador tiene carácter de declaración jurada, revise de haber llenado todos los campos (de lo contrario al momento de grabar le aparecerá un mensaje para llenar los campos faltantes) y haga clic en “Grabar” (5). En el caso de que el trabajador que haya ingresado en el formulario no se encuentre en la planilla electrónica , el sistema le enviará

Listado de Trabajadores Asegurados En esta sección se pueden gestionar los trabajadores grabados correctamente en secciones previas como trabajadores asegurados. Fig. 24 Fecha de ingreso o reingreso Día, Mes, Año Tipo de moneda Tipo de moneda del contrato de trabajo Monto Rem. Asegurable Teniendo presente lo previsto en el artículo 9º del Decreto Legislativo Nº 688, modificado por el artículo 1º de la Ley Nº 29549: Las remuneraciones asegurables para el pago del capital o póliza están constituidas por aquellas que figuran en los libros de planillas y boletas de pago, percibidas habitualmente por el trabajador aun cuando sus montos puedan variar en razón de incrementos u otros motivos, hasta el tope de una remuneración máxima asegurable, establecida para efectos del seguro de invalidez, sobrevivencia y gastos de sepelio en el Sistema Privado de Pensiones Están excluidas las gratificaciones, participaciones, compensación vacacional adicional y otras que por su naturaleza no se abonen mensualmente. Tratándose de trabajadores remunerados a comisión o destajo se considera el promedio de las percibidas en los últimos tres meses. ¿Cuenta con seguro de vida en calidad de extrabajador? Responder sí o no

Se puede buscar un trabajador que haya sido grabado, para ello debe escribir el Número de documento del trabajador en el recuadro (6) y hacer clic en el ícono de “buscar”. También puede visualizar la cantidad trabajadores que ha registrado en la póliza (7). Haciendo clic en el botón “Ver Total Trabajadores” (8) se le abrirá una nueva ventana con una tabla en un documento PDF con todos los trabajadores registrados. Fig. 25 El listado de trabajadores (9) muestra los trabajadores registrados, y desde este listado se puede administrar los datos de los trabajadores registrados. En primer lugar, se nos da la opción de borrar trabajadores del listado de trabajadores registrados, para ello busque el trabajador que desee eliminar, seleccione la casilla en la columna “Eliminar” y haga clic en el botón “Eliminar” que esta al final del listado. Puede seleccionar uno o varios trabajadores. Fig. 26 Luego debemos de ingresar los beneficiarios por cada trabajador , para ello debemos hacer clic en el ícono “Beneficiario”. Esta opción mostrara una ventana en la cual debemos ingresar los datos del beneficiario.