Manual de Organización y Procedimientos de Multiservicios Empresariales de Colima S.A. de , Esquemas y mapas conceptuales de Desarrollo de Software

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Residencia Profesional

Manual de Organización y de Procedimientos para la Empresa

Multiservicios Empresariales de Colima

S.A. de C.V.

INDICE

• Introducción…………………………………………………………………... Página
• Justificación.............................................................................................
• Objetivo General………………………………………………………………
• Objetivos Específicos………………………………………………………..
• Caracterización del área en que se participó……………………………
• Ubicación Geográfica de la empresa……………………………………...
• Problemas a resolver………………………………………………………...
• Alcances y limitaciones……………………………………………………..
• Fundamento teórico………………………………………………………...
  • o Manual de Organización y de Procedimientos…………………
• Conclusiones y recomendaciones..……………………………………..
• Glosario……………………………….………………………………………
• Anexos………………………………………………………………………..
• Bibliografía…………………………………………………………………..

1.2 Justificación

El Manual de Organización y de Procedimientos se realizará porque la Empresa Multiservicios Empresariales de Colima S.A. de C.V. a pesar de que fue fundada en el año de 1996 aún no cuenta con el Manual de Organización y Procedimientos lo cual podría ocasionarle problemas en un futuro ya que el no tenerlo puede generarle una mala organización y un descontrol dentro de la empresa.

El Manual de Organización y de Procedimientos servirá para que se lleve una adecuada organización y un buen control en la Empresa Multiservicios Empresariales de Colima S.A. de C.V.

1.3 Objetivo General

Proporcionar a los empleados la información básica de la Empresa Multiservicios Empresariales de Colima S.A. de C.V. así como la manera en que funciona la Empresa y por lo tanto aprovechar al máximo todo el personal de nuevo ingreso ya que con el Manual de Organización y de Procedimientos se desempeñaran mejor sus funciones dentro de la Empresa y se lograran los objetivos más fácilmente.

1.5 Caracterización del área en que se participó

La propuesta de Manual de Organización y de Procedimientos se realizó en Multiservicios Empresariales de Colima SA de CV empresa dedicada a la contratación de personal. La Empresa se encuentra ubicada dentro de las oficinas del Centro Comercial Plaza Country.

El área donde se realizan las prácticas es dentro de las oficinas de Plaza Country la cual se encuentra ubicada en Av. Felipe Sevilla del Rio # 201 - 50 en Jardines de Vista Hermosa.

La persona encargada a la que se acudirá para aclaraciones y dudas es la Gerente Administrativa Ma. Mercedes Campos Romero.

La Empresa requiere llevar a cabo un Manual de Organización y de Procedimientos el cual se realizará aplicando todos los conocimientos adquiridos en la carrera de Licenciatura en Administración con Especialidad en Recursos Humanos.

Para poder elaborar el Manual de Organización y de Procedimientos será necesario utilizar técnicas para recabar la información adecuada y necesaria para el buen desarrollo del Manual de Organización y de Procedimientos.

1.6 Ubicación Geográfica de la Empresa

Nombre: Multiservicios Empresariales de Colima S.A. de C.V.

Giro: Servicios

Horario:

Lunes a viernes: 9:00 am – 2:00 pm y 5:00 pm – 8:00 pm

Sábados: 9:00 am – 2:00 pm

Principales servicios: Contratación de personal

Ubicación de la Empresa:

Av. Felipe Sevilla del Rio ·# 201 interior # 50 Jardines Vista Hermosa

Teléfono: 3123130611

1.8 Alcances y limitaciones

Alcances

1.- Que la Empresa sepa cuáles son las responsabilidades de cada puesto.

2.- Detectar cuáles son las actividades a realizar por cada puesto.

3.- Conocer el nivel del puesto dentro de la estructura organizacional.

Limitaciones

1.- Debido a que en la Empresa se tiene demasiado trabajo la indicada para dar información está muy ocupada lo cual es factor a la hora de recaudar información.

2.- No se conoce muy a fondo los puestos de la empresa lo cual generará tiempo perdido ya que se tendrán que ir analizando poco a poco.

3.- Se cuenta con muy poco apoyo económico para la realización del Manual repercutiendo directamente a la hora de transportarse a la Empresa.

1.9 Fundamento Teórico

Desde el punto de vista administrativo lo ideal es que toda empresa ya sea pequeña, mediana o grande disponga del Manual de Organización y de Procedimientos para que se pueda tener en alguna forma la descripción del funcionamiento de cualquier empresa. El Manual de Organización y de Procedimientos debe de ser fácil de entender tanto para un directivo como para los empleados de menor rango y aun para gente ajena a la organización.

Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales.

Para hacer más entendible las funciones del Manual se debe explicar por separado cual es la estructura de cada Manual.

 VENTAJAS AL USAR UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DE PROCEDIMIENTOS

1.- Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2.- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión de su propio desempeño que tendrán en la empresa.

3.- Facilita el estudio de los problemas de organización.

4.- Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

5.- Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

Manual de Organización

Los Manuales de Organización explican con detalle la estructura organizacional de la empresa señalando los puestos y la relación que existe entre los puestos. El Manual de Organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y áreas de una empresa así como la autoridad asignada a cada miembro de la empresa.

Es manifiesta la necesidad de que en las empresas se elabore una guía sobre la actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo.

RODRIGUEZ VALENCIA JOAQUIN, COMO ELABORAR Y USAR LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS, CUARTA EDICION. PAGINAS 103 A 128

GUILLERMO GOMEZ CEJA, PLANEACION Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS, OCTAVA EDICION. PÁGINAS 377 A 391

Contenido del Manual de Organización

El Manual de Organización es un documento que sirve para facilitar el cumplimiento de las funciones y la asignación de tareas para cada área y para el recurso humano. Todo esto lleva a la facilitación del logro de objetivos que trata de alcanzar un determinado organismo social. El contenido de un Manual de Organización varía de acuerdo con el tipo de empresa que se esté definiendo así como la cantidad de puestos que se desean detallar.

Los apartados que deberá contener un Manual de Organización para uniformar su presentación son los siguientes:

1.- Portada

2.- Índice

3.- Introducción

4.- Objetivo del Manual

5.- Ámbito de aplicación

6.- Autoridad

7.- Como usar el manual

8.- Antecedentes históricos

9.- Organigrama

10.- Estructura funcional

RODRIGUEZ VALENCIA JOAQUIN, COMO ELABORAR Y USAR LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS, CUARTA EDICION. PAGINAS 103 A 128

GUILLERMO GOMEZ CEJA, PLANEACION Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS, OCTAVA EDICION. PÁGINAS 377 A 391

Manual de Procedimientos

Los Manuales de Procedimientos también son llamados Manuales de Operación, de prácticas, estándar, de instrucción y métodos de trabajo. El Manual de Procedimientos presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.

El Manual de Procedimientos es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa. Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación. Suele contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.

Los Manuales de Procedimientos generalmente contienen un texto que señala las políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo con ilustraciones a base de diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos. Es costumbre incluir o reproducir las formas que se emplean en el procedimiento de que se trate, bien sea llenada con un ejemplo o con instrucciones para su llenado. En el curso normal de las operaciones administrativas tanto el personal directivo como el operativo se ven en la necesidad casi a diario de consultar los procedimientos consignados por escrito. El Manual de Procedimientos, independientemente de servir como medio de consulta y de acuerdo con la concepción moderna de los manuales, también se utiliza como medio de comunicar oportunamente todos los cambios en las rutinas de trabajo que se generan con el progreso de las empresas.

BENEFICIOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Tener consignado por escrito los procedimientos administrativos existentes de una empresa, trae aparejado una serie de beneficios. Entre los más tangibles y reconocidos se tienen los siguientes:

1.- Reducción de gastos generales.

2.- Control de las actividades.

3.- Mejoramiento de la eficiencia de operación y reducción de costos.

4.- Sistematización de actividades.

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GUILLERMO GOMEZ CEJA, PLANEACION Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS, OCTAVA EDICION. PÁGINAS 377 A 391

La importancia más remarcada del Manual de Procedimientos es que en el mismo, se puede especificar cómo dar de alta o de baja a una persona en la empresa y también el cómo atender y resolver reclamaciones de los clientes en caso de ser necesario.

Como elaborar un Manual de Procedimientos

Para elaborar un Manual de Procedimientos se debe de determinar primeramente que es lo que se debe lograr. Para saber todo esto se debe de saber cuál es el objetivo de la empresa al desarrollar el manual.

El Manual de Procedimientos busca satisfacer algunas necesidades como por ejemplo el garantizar una rígida uniformidad de las actividades periódicas de cada departamento, reducir los errores operativos lo máximo posible y lo más importante evitar que se produzcan cambios del sistema debido a decisiones tomadas con demasiada rapidez.

El Manual de Procedimientos proporciona beneficios porque permite a los usuarios entender cuál es la función de cada puesto con mayor facilidad y aclarar dudas sobre el personal.

El Manual de Procedimientos debe llevar como contenido varios aspectos las cuales son:

1.- índice

2.- Introducción

3.- Alcance

4.- Revisiones y recomendaciones

5.- Organigrama

6.- Diagramas de flujo

SISTEMATIZACION DE RESULTADOS

Este beneficio se presenta en la que se ha llamado fase de utilización de los manuales de procedimientos. Para efectos de este trabajo es conveniente que se de un concepto de lo que se entiende pos sistematización, con objeto de que no se confunda con la acepción que se le da a esta palabra en procesamiento electrónico de datos.

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GUILLERMO GOMEZ CEJA, PLANEACION Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS, OCTAVA EDICION. PÁGINAS 382, 392, 398, 406

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

INTRODUCCION

El siguiente Manual de Organización servirá para identificar cuáles son las acciones y actividades específicas que realiza el empleado respecto a su puesto en donde se desempeña. Esto provocara que el que tome el Manual de Organización entienda cuales son las actividades que se realiza dentro de la empresa.

AUTORIDAD

Para la realización del Manual de Organización se contó con la aprobación de la Administración General de la Empresa Multiservicios Empresariales de Colima S.A. de C.V. siendo la administradora Ma. Mercedes Campos Romero quien también participó como asesor externo.

COMO USAR EL MANUAL

El Manual de Organización contiene las funciones específicas que se realizan en cada puesto a la hora de desempeñar su trabajo lo cual hará mas fácil de entender las actividades de los empleados a los que tomen el manual para tomar asesoramiento de lo respectivo a la empresa.

Cuando se deje de revisar el Manual de Organización debe volverse a dejar en el lugar de donde se tomó.

Antecedentes históricos

La Empresa Multiservicios Empresariales de Colima S.A. de C.V. fue fundada el 19 de septiembre del año 1996 buscando tener una empresa que tuviera un control de todo lo que giraba alrededor de la Empresa. Surgió con la idea de llevar un control en la Empresa ya fuera del recurso humano o recurso material.

La Empresa Multiservicios Empresariales de Colima S.A. de C.V. es una sociedad anónima que surgió con el principal objeto de contar con una empresa que se dedicará a reclutar personal para ya después de reclutar el personal poder tener un capital humano de muy buena calidad para que trabajen para la Empresa.