Universidad Nueva Esparta
Especialidad: Administración
Profesora: Milagros Prado
Alumna:
Velásquez Génnesis C.I 22.522.433
Irazábal Itziar CI: 11.943.911
Parra Raymond CI: 7.997.801
Caracas, Octubre de 2016.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES, ES EL PROCESO DE COMPRAS, Guías, Proyectos, Investigaciones de Teoría y Diseño de Organizaciones
El presente estudio consiste en el Diseño del Manual de Normas y Procedimientos Contables, específicamente para el proceso de compras de la empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A., se deja en manos de quienes conducen el área administrativa su implementación y seguimiento a los resultados originados a partir de ésta herramienta.
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
2016/2017
1 / 17
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Universidad Nueva Esparta Especialidad: Administración Profesora: Milagros Prado Alumna: Velásquez Génnesis C.I 22.522. Irazábal Itziar CI: 11.943. Parra Raymond CI: 7.997. Caracas, Octubre de 2016.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES, ES EL
PROCESO DE COMPRAS UTILIZANDO EL SISTEMA PROFIT EN LA EMPRESA
IPECA CONSTRUCCIONES, C.A
CAPÍTULO I
LA EMPRESA
Ubicación y Razón Social La empresa Ipeca Construcciones, C.A., se encuentra ubicada en la Av. Bolívar Norte, Urb. Carabobo, Centro Profesional Norte, piso 6 Oficinas 6-1 y 6-2. Valencia Estado Carabobo. Es una empresa Constructora que se dedica a la construcción de obras civiles, industriales, proyectos, movimientos de tierra y servicios generales de construcción, ejecución, administración, dirección y proyección de obras de ingeniería Hidráulica y arquitectónica, levantamientos topográficos de proyectos, mantenimientos de áreas verdes y reforestación, todo de acuerdo al ramo de ingeniería, así como la compra y venta de materias primas y toda clase de bienes destinados o relacionados con las obras de ingeniería o de la industria constructora, compra, venta y administración de bienes inmuebles de licito comercio, así como toda clase de operaciones y negocios relacionados con los mencionados anteriormente y cualquier otra actividad de lícito comercio conexo o no con las ramas mencionadas siempre y cuando convenga a los intereses de la compañía. Misión Desarrollar obras civiles en el territorio nacional satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes con espacios provechosos, excediendo sus expectativas y proporcionándoles servicios integrados en el diseño, desarrollo y construcción de sus proyectos, utilizando tecnología de punta, materiales contemporáneos y sistemas constructivos e innovadores, para que el usuario, obtenga el mejor provecho en su inversión. Visión
CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema Un Manual de Normas y Procedimientos es un instrumento vital para las organizaciones de hoy. A través de ellos, se pueden registrar y transmitir, sin distorsiones, una serie de información básica para el mejor funcionamiento de cada una de las unidades administrativas de una empresa. La información transmitida a través de los manuales permite conducir al talento humano a la consecución de los objetivos planteados y a desarrollar sus funciones sin conflictos. Así mismo, se tiene que el Manual de Normas y Procedimientos, es de gran importancia, ya que permite programar las actividades de acuerdo a una serie de pasos lógicos y secuénciales, para controlar los actos dentro de una organización. Al mismo tiempo, permite uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo, facilita los trabajos de control interno y vigilancia del mismo, realizar las funciones de auditoría, concientizar a los empleados y a sus supervisores a que el trabajo debe
realizarse adecuadamente; reduciendo por ende, los costos al aumentar la eficiencia organizacional. La utilidad de éstos es múltiple y facilitan el quehacer cotidiano. También, se puede decir que los Manuales de Normas y Procedimientos no son estándares, dependerán de la naturaleza de las organizaciones, tamaño, complejidad en sus funciones y ámbito de aplicación. A la vez, deben estar adecuados a la consecución de las metas de una empresa. En los manuales está inmerso el funcionamiento interno de las organizaciones, en lo que respecta a la descripción de las tareas, ubicación, requerimientos y los puestos responsables de su ejecución. En la creación de los Manuales de Normas y Procedimientos debe tomarse en cuenta la Estructura Organizativa de las Empresas, ya que en estas últimas se puede visualizar los diferentes estratos y departamentos, la cantidad de individuos, actividades y responsabilidades que se agrupan en las unidades que integran a una empresa o institución. Al mismo tiempo, la estructura organizativa, bien diseñada, permite observar qué tipo de sistemas y controles internos son necesarios aplicar de acuerdo a la complejidad de las actividades, proporcionando una base para la planificación, la dirección y operaciones de control. En especial, los Manuales de Normas y Procedimientos Contables, son instructivos que están diseñados de acuerdo a las actividades que ejerzan cada una de las organizaciones; los cuales expresan, de forma detallada, cómo deben llevarse a cabo los procedimientos en la actividad contable. Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) son normas y reglas que sirven de guía contable y a la vez, una serie de pasos coordinados que seguirán los empleados para realizar las tareas que guarden relación con la información financiera de las entidades. Toda organización que realice actividades mercantiles, debe regirse por los dispositivos normativos de aplicación universal, como las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), así como también los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, lineamientos éstos que inicialmente orientaban la función contable en el registro y preparación de la Información Financiera, todas estas disposiciones deben observarse para el establecimiento de los procedimientos contables y deberán estar contenidas en estos instructivos, manuales o guías. En el caso específico de empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A, desde sus inicios, no ha desarrollado un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos ni
Determinar las normas y actividades que se realizan en el Proceso de compras hasta su registro en el Sistema Profit de la empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A. Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos contables en el proceso de compras y su correspondiente registro en el Sistema Profit de la empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A Justificación La ausencia de un Manual de Normas y Procedimientos, tanto administrativos como contables, fue lo que justificó la realización de este Informe. La carencia de este importante instrumento ha originado graves situaciones, en el mundo de los negocios, como: el desconocimiento de deberes y derechos inherentes a cada puesto; evasión de responsabilidades, descuido de las labores asignadas; incumplimientos de normas que están creadas en el vacío, ya que no hay conocimiento de quién las impone; retraso en los registros contables; usurpación inconsciente de deberes ajenos; centralización de autoridad; oportunidad para cometer fraudes, por la debilidad del control interno, entre otras situaciones. Es así, como se pretende la creación de un Manual de Normas y Procedimientos Contables para el Proceso de Compras y contribuye a regular las actividades propias de esta área; estableciéndose las pautas a seguir al momento de operar y alcanzar la eficiencia, eficacia de las labores en este proceso. Con el fin de aportar un valor agregado a la empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A, se llevó a cabo las investigaciones necesarias para el diseño de un Manual de Normas y Procedimientos contables que permitan delimitar todas las actividades involucradas en el proceso de compras de la misma, con esta herramienta se estarán beneficiando el personal del departamento de compras servirá además de base para que los diferentes departamentos que conforman la organización inicien la realización de los manuales que documenten cada uno de los procesos para alcanzar los objetivos propuestos y el logro de sus metas. Los aportes de este estudio son de gran pertinencia, en virtud que se da solución a una problemática que afecta el buen desarrollo de la empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A
Alcance El presente estudio consiste en el Diseño del Manual de Normas y Procedimientos Contables, específicamente para el proceso de compras de la empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A., se deja en manos de quienes conducen el área administrativa su implementación y seguimiento a los resultados originados a partir de ésta herramienta. CAPÍTULO III FASES METODOLÓGICAS Este informe está soportado en una modalidad de proyecto factible, Balestrini (2002) plantea: “donde se propone una opción ideal sistema o modelo, que implique cambios en una realidad dada, que organizacional, educativa, económica, jurídica, administrativa, social, etc. al final del marco metodológico, se deberá presentar, el conjunto de técnicas que se usaran para la formulación y presentación del modelo operativo o sistema que se ha de proponer” (p. 191) Con esta base, el trabajo desarrollado supone una mejora viable a la situación planteada; la necesidad de diseñar un manual de normas y procedimientos contables en el proceso de compras utilizando el sistema Profit en la empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A. En cuanto a la estrategia metodológica empleada, está enmarcado a una investigación de campo, en la cual según Balestrini (2002) “estos diseños, permiten establecer una interacción entre los objetivos y la realidad de la investigación de campo, observar y recolectar los datos directamente de la realidad, en su situación natural” (p. 132). Para dar cumplimiento a los objetivos específicos, se desarrollaron las siguientes fases metodológicas: Fase I. Diagnostico de la situación existente en el Proceso de Compras hasta su registro en el Sistema Profit de la empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A:
Fase II. Determinación de las normas y actividades que se realizan en el Proceso de compras hasta su registro en el Sistema Profit de la empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A: En esta fase se determinaron las normas y actividades que realizan los responsables de la gestión, ejecución y recepción de las compras mediante una serie de pasos establecidos para la recepción de compra de materia prima, bienes y servicios de la empresa. Para que los datos recolectados tengan algún significado dentro del presente informe de pasantías, se hace necesario introducir un conjunto de operaciones en la fase de análisis e interpretación de los resultados, con el propósito de organizarlos e intentar dar respuestas a los objetivos planteados en el estudio, así como, con los conocimientos de que se disponen en relación al problema que se propone estudiar, enmarcado dentro de la necesidad de diseñar un manual de normas y procedimientos contables en el proceso de compras utilizando el sistema Profit en la empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A Fase III. Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos contables en el proceso de compras y su correspondiente registro en el Sistema Profit de la empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A: Una vez realizado el diagnostico de la situación actual, la recolección de datos e información y análisis del proceso de compras, se realizó un enfoque de la situación de la empresa con la finalidad de mejorar las debilidades existentes en el área de compras y se procedió a presentar el diseño de un manual de normas y procedimientos contables basados en el proceso de compras utilizando el sistema Profit. Caso: Empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A, ubicada en la Av. Bolívar Norte, Centro Profesional Norte, c/c 148 Oficinas 6-1 y 6-2 Valencia Estado Carabobo. El diseño del manual de normas y procedimientos contables en el proceso de compras, se realizó bajo la siguiente estructura: Portada del manual Objetivo del manual Justificación del manual Organigrama de la empresa Normas y Responsabilidades
Procedimientos CAPITULO IV DIAGRAMA MARCO REFERENCIAL Y CONCEPTUAL (GLOSARIO DE TÉRM INOS) Bases Teóricas Comprende un conjunto de concepto y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el fenómeno o el problema planteado. Por ello se tomo las siguientes bases teóricas ya que aportan soluciones al manual propuesto en este informe. Manuales Según Catacora F., (1996) los manuales “son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables”. (p.74). Consisten, entonces en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados bajo esquema de una especie de libro actualizable. Por ello el objeto de este estudio es el diseño de un manual, éste permitirá organizar de manera lógica y ordenada los procedimientos inherentes a la empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A. Beneficios de los Manuales El mismo autor, señala una serie de beneficios, tales como: Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar, ya que, ayudan a institucionalizar y a establecer los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, normas, etc. Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a través del tiempo e incrementan la coordinación en la realización del trabajo. Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. En
Mediante los procedimientos; el personal involucrado en el proceso de compras podrá conocer el detalle las funciones que les son asignadas al 20 departamento, así como la asignación de tareas a cada uno de los trabajadores del área. Procesos Contables. Catacora F, (1996) define los procesos contables como Todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa con los libros de contabilidad. Se pueden establecer procedimientos contables para el manejo de cada uno de los grupos generales de las cuentas de Los Estados Financieros. (P.71) Manual de Normas y Procedimientos Contables Detalla bajo el esquema de responsable/acción todos y cada uno de los procedimientos contables, también puede especificar los asientos del tipo contable que se realizan para un determinado procedimiento. Determinan cómo, cuándo y por qué aplicar determinada cuenta contable en una transacción de la organización. Con la optimización de los procesos contables en el área de compras se estarán alcanzando los objetivos previsto por la empresa IPECA CONSTRUCCIONES, C.A., para el logro de sus objetivos. Característica de los Manuales de normas y procedimientos contables: Para Alonso, (1988), entre las características de los Manuales de Normas y Procedimientos Contables se encuentran: Son la base del control operacional contable, ya que en ellos se describe la información referida o normas, políticas y procedimientos contables por los cuales se evaluará el desarrollo operacional. Su lenguaje debe ser sencillo y claro para el uso de terceras personas, para que al leerlo las instrucciones sean bien interpretada. Son flexibles debido que se elaboran considerando la posibilidad de cambios, es decir deben ser diseñado de forma flexible que permitan amoldarse a diversas eventualidades, con el fin de enfrentar los cambios que se produzcan en el entorno empresarial.
Los manuales deben tener uniformidad en los criterios de redacción en las secciones, puesto que este conllevará a un mejor entendimiento. Un alto grado de confianza, orden y consistencia en las acciones a ejecutar. Objetivos de los Manuales de Normas y Procedimientos Contables Según el mencionado autor, los manuales de normas y procedimientos contables cumplen los siguientes objetivos: Presentar en forma adecuada y sistemática losa normas y procedimientos de cada área o de una en especial. Sirven de guías para la evaluación de la eficiencia general. Facilitar el aprendizaje al personal de nuevo ingreso a la institución. Facilitar el pronunciamiento actualizado, conciso y claro de las funciones exactas de cada fase de la empresa. Dotar a la institución de una herramienta que indique la forma de proceder y la continuidad de sus procedimientos. Reducir errores, omisiones y desperdicios de insumo. Facilita en un momento determinado los pasos a seguir para el cumplimiento de sus funciones. Servir como instrumento de consulta para la elaboración de los estados financieros. Facilitar la continuidad de los procedimientos aun cuando se sucedan cambios. Minimizar la labor de los supervisores para que dediquen mas tiempo a la planificación. Compras Según Catacora F, (1997), en toda empresa comercial o industrial en que la fuente de ingresos la constituye las mercancías, es indispensable tener información sobre su movimiento y existencia. Para el registro o información contable del movimiento de mercancía, deben considerarse los siguientes aspectos: Forma de Operar o de llevar a cabo sus operaciones. Monto real probable de operaciones (desde el punto de vista de una empresa y funciones o que se inicie) Numero, valor y variedad de los artículos que se manejen.
o Departamento o unidad que solicita el bien o servicio. o Concepto o descripción del bien o servicio. o Cantidad del bien o servicio. o Costo unitario y total. o Fecha de la solicitud y fecha de la disponibilidad del bien o servicio. o Autorizaciones necesarias. Aprobación de la orden de compra: Este paso considera los niveles de aprobación de acuerdo con las políticas de cada organización. Envió de la orden de compra al proveedor: El departamento de compras considerara: o Conocer los materiales y los proveedores que los suministran. o Realizar la compra en base a los requerimientos específicos en cuanto a calidad y cantidad. o Controlar que lo solicitado se reciba oportunamente. o Realizar los posibles reclamos por faltantes o defectos de calidad. Recepción de la mercancía, bienes o servicios: o La unidad o departamento solicitante recibe el bien o servicio, seguidamente debe dar una nota de conformidad con lo recibido. o Existe una dependencia que se encarga de recibir los bienes, para lo cual debe de estar en conocimiento de lo que se le solicito al proveedor para así poder recibir lo que se autorizo. o Se genera una nota de informe o recepción. Registro de la entrada de los bienes o servicios: Una vez recibido el bien o servicio se procede a darle entrada al bien o servicio. Para ello es necesario tener la siguiente documentación: o Copia de la orden de compra. o Factura del proveedor. o Nota o informe de recepción. o Documentos aduanales, etc. Definición de Términos
Control Interno: Todas las acciones ejercidas por la gerencia de la empresa para mantener la veracidad de la información, la ejecución de las tareas en apego a las normas vigentes y el establecimiento de líneas correctivas que apliquen. Cuenta Contable: Mecanismo de la ciencia contable a través de la cual se efectúa el control y registro de los valores inherentes a concepto económico presente en la organización. Normas y Procedimientos Contables: es la manera como deben llevarse a cabo los procedimientos y los procesos, son la secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros contables. Orden de Compra: Documento mercantil con el que se finiquita un contrato de compra, de tal manera que la empresa adquiriente suministra información sobre las cantidades y cualidad de los artículos solicitados, las características de los mismos y se establecen condiciones para la entrega y cancelación de las referidas facturas, producto de la compra de dichos bienes, y, la empresa vendedora, acepta tales condiciones. Procedimientos: son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras en la empresa. Profit: es un sistema de información integral, está diseñado y construido enteramente para operar bajo ambiente Windows, ofrece capacidades para una adaptación sin precedentes y una arquitectura abierta única, desarrolladas con herramientas estándar de la industria, incluyendo Visual Studio de Microsoft y tecnología SQL Server 2005 como base de datos que permiten que el sistema se pueda extender e integrar fácilmente con aplicaciones particulares de cada empresa. Rendimiento Laboral: Medición del desempeño en función de indicadores y estándares para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la organización desde el punto de vista de los trabajadores. Sistema: es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas entre sí.