Guía para la administración y gestión financiera del Convenio Solidario, Apuntes de Sociología Administrativa

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Módulo

Administrativo y

Financiero

CAJA DE HERRAMIENTAS

Aprendamos a administrar los

recursos del convenio solidario

Aprendamos a administrar los recursos del convenio solidario Entregar a los participantes todos los conceptos y guías necesarias para la gestión administrativa y financiera del convenio solidario, que permitan garantizar que los procesos administrativos se adelanten de una forma correcta y se usen los recursos de manera adecuada. OBJETIVO:

¿CÓMO SE TRANSFIEREN LOS RECURSOS DE UN CONVENIO SOLIDARIO? APRENDAMOS DEL CONVENIO SOLIDARIO

Aprendamos a administrar los recursos del convenio solidario En un único desembolso cuando se cumplan con todos los requisitos para la ejecución del convenio. El plazo de ejecución de los convenios será de 4 a 5 meses

Organismos de

Acción Comunal

(OAC).

GIRARÁ A

el 100 % de

los recursos a

su cargo

PARA RECIBIR EL MONTO DESIGNADO PARA EL

PROYECTO EL OAC DEBE:

1. Tener las pólizas aprobadas por el INVÍAS
2. Presentar un certificación de la cuenta bancaria creada para administrar los recursos del convenio

Aprendamos a administrar los recursos del convenio solidario ¿CONOCES LOS DOCUMENTOS PARA LA APERTURA DE LA CUENTA BANCARIA?

**1. Copia de la Cédula del representante legal del OAC

2. RUT** del OAC actualizado 3. Acta de constitución o **documento que le otorga la personería jurídica al OAC.
3. Copia del Convenio Solidario** suscrito con INVIAS. **Los siguientes serán aportados por el Director Territorial del INVÍAS:
4. Copia de la cédula de ciudadanía del director territorial del INVIAS
5. Certificación laboral** que acredita el cargo del director territorial de INVIAS 3. Acta de posesión y resolución de nombramiento del director territorial 4. Resolución del Nombramiento del Director Territorial de INVIAS.

• Fecha
• Numero y Objeto del convenio
• Nombre del convenio
• NIT del OAC

Abierta la cuenta, el OAC deberá presentar CERTIFICACIÓN BANCARIA con

la siguiente información:

• No. Cuenta, tipo de cuenta, banco
• Nombre de las personas autorizadas para el manejo con numero de cedula.
• Que la cuenta este marcada para generar rendimientos financieros y sin posibilidad de sobregiro.

Aprendamos a administrar los recursos del convenio solidario

¿QUÉ NECESITAS PARA EL BUEN MANEJO DE LOS RECURSOS DEL CONVENIO? Mantener los recursos de manera separada e independiente de cualquier otra clase de dinero que maneje o administre. Los recursos NO podrán ser destinados para ningún fin diferente al acordado.

La cuenta no permitirá retiros en efectivo. Los pagos a contratistas, proveedores y mano de obra no calificada no bancarizado se realizarán con pago en cheque o por ventanilla. El manejo de recursos se realiza a través de cheques o transacciones electrónicas gestionadas en la banca virtual (Token). El Banco entregará dos Token: uno para el representante del OAC y otro para el representante de la interventoría 3.

4. (^) Ningún pago o gravamen podrá ser efectuado sin la autorización expresa y escrita del interventor, quien velará porque se cumpla el plan de inversión. Llevar registro contable en el rubro especial del manejo de los recursos. Realizar la conciliación de los movimientos realizados en la cuenta bancaria con periodicidad mensual.

Para la ejecución y manejo de los recursos del presente

Convenio, se tendrá en cuenta lo siguiente:

Aprendamos a administrar los recursos del convenio solidario Los rendimientos financieros generados por los recursos aportados por el INVÍAS, así como los excedentes que queden al liquidar el convenio serán reintegrados al Tesoro Nacional. Remitir mensualmente al Interventor y/o Supervisor, dentro de los primeros diez ( 10 ) días hábiles de cada mes, un informe de gestión sobre el manejo del desembolso. En los casos de caducidad o terminación unilateral o anticipada del convenio, se debe reintegrar el saldo existente y sus rendimientos. El INVÍAS podrá solicitar en cualquier momento información sobre la destinación de los recursos y pedir su restitución inmediata si el manejo no se ajusta a lo acordado en el convenio. Una vez terminado el convenio y realizado el balance de cierre entre el Organismo y el Interventor, se efectuará el cierre de la Cuenta Bancaria.

¿QUÉ NECESITAS PARA EL BUEN MANEJO DE LOS RECURSOS DEL CONVENIO?

Aprendamos a administrar los recursos del convenio solidario Requisitos para los Organismos:

¿SABES CÓMO SELECCIONAR Y CONTRATAR AL PERSONAL DE LA OBRA?

ADELANTAR PROCESO DE SELECCIÓN:

Adoptar mecanismos participativos y enfoques diferenciales para la vinculación de personal. A. Identificar roles y perfiles B. Especificar competencias, habilidades, experiencia y criterios D. Firmar los documentos los contratos E. Inducción y capacitación del personal C. Convocatoria pública con condiciones laborales y reglas del proceso

• Las hojas de vida y soportes del personal vinculado al proyecto serán verificadas y aprobadas por la interventoría antes de la ejecución de la obra.
• Una vez el interventor apruebe el personal mínimo propuesto, éste no podrá́ ser cambiado durante la ejecución del proyecto, a menos que exista una justa causa

Aprendamos a administrar los recursos del convenio solidario Requisitos para los Organismos:

¿SABES CÓMO SELECCIONAR Y CONTRATAR AL PERSONAL DE LA OBRA?

DEFINIR TIPO DE CONTRATO:

Selecciona bien el tipo de contrato que más se ajuste a las necesidades del convenio.

A. Contrato de trabajo a término indefinido.

B. Contrato de trabajo a término fijo.

C. Contrato por obra o labor

D. Contrato de trabajo por temporada.

E. Contrato de prestación de servicios.

Para estos convenios, es muy usual que el tipo de vinculación se realice mediante contrato por obra o labor. No obstante, el OAC es libre de elegir el tipo de contrato que más se adecúe a las necesidades del convenio y al tipo de obras a ejecutar. El personal de apoyo, como el contador y el ingeniero residente podrán ser contratados mediante esta modalidad

Aprendamos a administrar los recursos del convenio solidario

¿SABES CÓMO CONTRATAR AL PERSONAL DE LA OBRA?

Aprendamos a administrar los recursos del convenio solidario

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE VINCULAR A LOS TRABAJADORES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL (SGSS)? ES IMPORTANTE saber que el SGSS tiene varios subsistemas: 1. (^) SISTEMA GENERAL DE PENSIONES (SGP): Garantiza una pensión para su vejez, invalidez o sobrevivencia en caso de fallecimiento.

2. SISTEMA GENERAL DE DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD (SGSSS): Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS): Busca asegurar el acceso a servicios de salud para todos los ciudadanos. (EPS, IPS, ARL). 3. SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES (SGRL): Previene y portege de riesgos laborales, accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Aprendamos a administrar los recursos del convenio solidario

¿POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE SEGUIR LOS LINEAMIENTOS DEL SISOMA? Documento con lineamientos técnicos para que los OAC realicen una evaluación integral de los riesgos de seguridad industrial, seguridad ocupacional y medio ambiente asociados a cada etapa del proyecto.

• Establecer los riesgos considerando: ubicación, las condiciones climáticas, el tipo de terreno y construcción
• Determinar medidas preventivas y de control como: implementar elementos de protección personal (EPP), procedimientos seguros de trabajo, señalización de áreas peligrosas, uso de barreras de seguridad, entre otros.
• Diligenciar la matriz de calificación e identificación de riesgos viales establecida por el INVIAS. A. Riesgos y normas de protección de los trabajadores B. Principales medidas a implementar
• Elementos de Protección Personal
• Fomentar la Salud Ocupacional
• Gestión de residuos y sustancias peligrosas

Aprendamos a administrar los recursos del convenio solidario ¿POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE SEGUIR LOS LINEAMIENTOS DEL SISOMA? Documento con lineamientos técnicos para que los OAC realicen una evaluación integral de los riesgos de seguridad industrial, seguridad ocupacional y medio ambiente asociados a cada etapa del proyecto.

• Medidas de reducción de impacto ambiental
• Establecer un plan de emergencia y respuesta
• Implementar un sistema de monitoreo mediante la matriz de impacto de peligros viales
• Promover la participación y comunicación involucrando a la comunidad local y las autoridades El incumplimiento de algunas de estas obligaciones da lugar a sanciones para el empleador, el empleado y las entidades administradoras de riesgos profesionales.

Aprendamos a administrar los recursos del convenio solidario ¿QUÉ HACER PARA EL MANEJO DE PROVEEDORES?

Tener la información completa del proveedor (dar preferencia a empresas reconocidas), además, de estar bancarizado.

PARA TENER EN CUENTA:

Revisar la negociación de materiales, incluyendo el costo del transporte de los materiales. Revisar los precios del mercado en las cotizaciones de los materiales. Es importante que todo lo que se acuerde previamente debe estar por escrito.

Aprendamos a administrar los recursos del convenio solidario ¿CONOCES LO ESENCIAL PARA EL MANEJO DEL INVENTARIO?

Planificar el inventario definiendo sus objetivos e identificando su alcance

Recopilar información: identificar los productos y registrar sus

características

Organizar el espacio, asignar responsables para realizar

el conteo físico de los productos con etiquetas o

códigos de barras

Registrar las cantidades encontradas y hacer seguimiento

continuo

Gestión del inventario: usar la información para planificar las

compras, implementar un sistema de control de caducidades y

establecer políticas de rotación.

3.

5.