Manejo contable de la Caja Menor, Ejercicios de Contabilidad

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CONTABILIDAD

MANEJO DE CAJA

Activo

MODULO UNIDAD

FORMACION ABIERTA Y A DISTANCIA

Módulo Ocupacional EFECTIVO

Módulo lnstruccional MANEJO DE CAJA

Unidad CAJA MENOR

l- Contenido

~ntroducció~

Esta es la segunda Unidad del Módulo lnstruccional Manejo de Caja.

Trata sobre el manejo contable de la Caja Menor; en relación con esto da una serie de normas y conocimientos que el Auxiliar de Contabilidad debe aplicar en su puesto de trabajo.

En el desarrollo de los contenidos se introducen ciertos términos técnicos que usted debe ir aprendiendo, cuyo significado encuentra a pie de página.

Le sugerimos realizar a conciencia cada uno de los autocontroles y actividades prescritas por la Unidad.

Igualmente, ampliar sus conocimientos mediante la consulta de la bibliografía que se da al final.

Autoprueba de Avance

Esta es una prueba o examen que se aplicará usted mismo; su propó- sito es ayudarle a determinar qué sabe sobre el tema que se va a desarrollar.

Conteste las siguientes preguntas:

¿Sabe usted diligenciar los siguientes documentos?

Sí (^) D Recibo de Caja Menor No (^) D

Sí (^) D Control de Caja Menor No (^) D

Sí (^) D Reembolso de Caja Menor No (^) D

Sí (^) D Comprobante de contabilidad por reembolso (^) No D

Si alguna de sus respuestas es negativa, necesita estudiar la unidad; si todas son afirmativas, le invitamos a resolver la siguiente prueba:

La empresa Comercial Didáctica tiene la siguient e relac ión de recibos de Caja Menor a cargo de Laura Can iza.

Fecha ec1b^ Pagado a Concepto^ Jalo• No

16. Oct. 84 20 1 Tienda del As eo Elementos de aseo 300 00 202 Tie n da del Caf é El ementos cafeterí a 1 80 00 203 A dposta l Portes correo^600 20 4 Tien da del Papel Papeler^ ía^ 20 0^00 20 5 El Ki osco Per^ iódicos^70 206 El^ ect^ r^ icistas^ A sociados^ Reparaciones^400 20 7 Radio T axi Tran sporte 140 00 2 08 Far mac ia Salud Elementos botiquín 400 00 209 Adm ón. Imp uestos Nacio nales Ti mbr es 110 00 2 10 El Cerrajero Reparaciones 1 00 00 17 Oct. 84 211 A dpostal Por tes co rreo 200 00 2 12 El Ki o s co Periódicos 10 0 00 213 Radio Taxi Tr an sporte 600 00
17. Oct. 84 2 14 Ti enda del A seo El^ emento^ s^ aseo^120 215 Tienda del Caf é Elementos^ ca f et er^ ía^1 00 2 16 A dposta l Por tes correo 300 00 217 Ti enda del Papel Papeler ía 100 00 2 18 El Kiosco Peri ódico 130 00 2 19 Farmacia Salud M ed icina botiquí n 1 80 00 220 Adm ón. Impuestos Nacionales Ti^ mb^ res^100

Usted debe elaborar :

1. Li bro de Control de Ca ja Menor.

2. Plan il la de reembolso de Caja Menor.

3. Comp r obante de Diario por el reembolso de Ca ja M en or.

Compare sus respuestas con las de la Autoevaluación final

Ejemplo: La empresa Molinos Ltda. establece su fondo fijo de Caja Me - nor por la cantidad de S 1 O.OOO.oo a cargo de Margarita Rodríguez.

Elaborar el siguiente asiento :

Detalle p^ fCilll^ o^ Hebftr

CAJA MENOR 10. 000 00 Margarita Rodríguez 10. 000 00 BANCOS 10 .00C^00 Banco Didáctico 10. 000 00 R/Comprobante de pago No. 9876

10. 000 00 10 .00C 00 = = = = = --- = = = = = ---

3. Instrucciones sobre el manejo de la Caja Menor En el manejo de la Caja Menor debe tenerse en cuenta lo siguiente:

a. Cada fondo fijo de Caja Menor debe estar bajo la responsabilidad de una sola persona.

b. El monto* del fondo debe ser apenas lo necesario para satisfacer las necesidades de un período me- nor de un mes.

M onto* : Ca nti dad de di nero.

¡_

r 1

e. Todo desembolso que se ha - ga debe estar soportado po r su res - pectivo documento comprobatorio. Dichos comprobantes deberán ser legibles, contener informac i ón sufi - ciente , escritos con tinta , las can- tidades en letras y cifras y con las firmas responsables.

d. Los cheques para reembolso deben expedirse a nombre de la per- sona responsable del fondo.

e. La persona encargada del ma - nejo de dinero de la empresa debe estar respaldada por una póliza de seguros de manejo de efectivo, con- tratada con una Compañía de Segu- ros Generales. El costo de esta pó- liza puede estar a cargo del emplea- do o, en su defecto , de la misma empresa.

f. El Departamento de Control In- terno debe efectuar arqueos sorpre- sivos a todos los fondos de Caja Menor.

B. Desembolsos de Caja Menor

El manejo de dinero es una tarea que exige responsabilidad, por esta razón la Caja Menor debe ser cuidadosamente controlada. El control de la Caja Menor se hace mediante algunos documentos que se enuncian a continuación:

1. Documentos que se utilizan para efectuar desembolsos a pagos Para hacer desembolsos a pagos en la Caja Menor se utilizan dos documentos:

a. El Recibo de Caja Menor b. El Libro de Control de Caja Menor

a. Recibo de Caja Menor: Cuando se efectúan pagos por Caja Menor se exige un rec i bo que se regist ra en el Libro de Control y se guarda junto al dinero.

La suma de los recibos más el dinero debe ser siempre igual al valor del fondo fijo.

Recibo + Di nero Fondo fijo

Observe cuidadosamente uno de los modelos de recibo:

RECIBO DE CAJA MENOR

FEC HA POR PAGA DO A POR CONC EPTO DE

SON

IMP UT ACI ON FIRM A RE CIB IDO A PROBA DO C ED. O NIT.

Para mejor comprensión veámoslo mediante el si guiente ejemplo:

Elaboraremos un Comprobante de Caja Menor , según los datos siguientes :

Empresa Molinos Ltda. Número 33 Bogotá , 1 5 de j ulio de 1 984

Por S 290.oo

Pagado al A l mácen El Surtidor NIT 60. 098. 012 Elementos de aseo Elementos de cafe t ería Elementos de escritorio Periódic os

MOLINOS LTOA. (^0) A v. Comune ros N o 4 9 - 50

S 95 .oo

85. oo 70.oo
86. oo

CPTE DE CAJ No. DIA BOG OTA 0 FECHA 15 IMPORTE D oscientos noven t a pesos m/ c (^0)

M NOR 3 3 (^0) MES AÑO Ju lio 84

S 290. A FAVOR G DE^ ALMACEN^ EL^ SURTI DOR^ NIT^ 60.0^ 9 8 .0^120

® ~.;TA^1 ...^1 NU^ BRE^ IMPORTE® 1 Ca f etería (A tenc ion es al persona l) 85. 00 2 Donac io nes y Beneficen c ia 3 El^ ementos^ de A seo^ 9 5.^00 4 Correo y T elégrafo (^5) El eme ntos esc ri torio 70. 6 T ransporte urbano 7 Propi nas 8 Ti mb re y Papel Se llado 9 Publ icacio nes 4 0.^00

1 o

1 1 1 2 290. (^00 ) A UTORIZ A DO RE CIBID O POR @ CON TA BILI ZA DO Pedro^ Curtido^ r^ Bueno^ -- C.C. 12. 345 .6 78

b. Libro Control de Caja Menor: Algunas empresas establecen que la

persona responsable de la Caja Menor lleve un Libro de Control, el cual no es obligatorio, pero es muy útil.

En él se registran los desembolsos en el momento en que suceden; de esta manera puede, en cualquier momento, darse cuenta de lo que se ha desembolsado y, por tanto, de lo que hay todavía disponible.

Suministra, además, datos que pueden ser útiles para la estadística, el presupuesto y la investigación.

Observe con atención el modelo de una de sus páginas :

Partes integrantes del libro de Control de Caja Menor y su diligencia-

miento : El siguiente es el contenido y forma de diligenciamiento del Li -

bro Control de Caja Menor. Compare las instrucciones que se dan con el ejemplo desarrollado en la Unidad.

Estudiemos un poco más este tema mediante el siguiente ejemplo.

Regist r aremos en el Li bro de Control de Caja Menor de la empresa Mo- linos Ltda. los siguientes desem bolsos: D e sa rro llo : Ob se rv e la f orm a co mo se hace el re gist ro de los da to s en el f or m a to

 - Introducción Págs. 

• Objetivo
  • Autoprueba de avance.
  • La Caja Menor
• A. Conceptos básicos sobre Caja Menor. - 1. Qué es la Caja Menor. - 2. Apertura del fondo fijo de Caja Menor. - 3. Instrucciones sobre el manejo de Caja Menor
  • B. Desembolsos por Caja Menor - 1. Documentos.
• C. Reembolso de Caja Menor - 1. Documentos
• Recapitulación
• Autoevaluación final
• Bibliografía
• Evaluación final - 1. Feb 84 101 Casa limpia Elementos aseo e eh e .ibo Pegado e : Concepto V - 1 02 A vi anca Correo aéreo 140
  • 3 Feb 84 1 03 El Cerrajero Repa ración cer radura 1 80 - 104 Papelería Luz Papelería 1 20
  • 5 Feb. 84 105 El Kiosco Pe riódicos 160 - 106 La Cigarra Elemen tos caf eter ía - 107 Far mac ia Sa lud Elementos botiquín
  • 8 Feb 84 108 Taxi Rea l T ra n sporte urba no - 1 09 ..Casalimpia Elemen tos aseo
• 10 Feb 84 1 10 Adpostal Correo nac iona l 190 - 1 11 Papele ría Luz Pape lería 1 30
• 12. Feb 84 11 2 La Cigarra Elemen t os cafetería 170
      • 1 13 T axi Rea l T ransporte urbano 1 70
      • 11 4 Tel ecom Telegramas 1 30
• 15. Feb 84 115 El Kiosco Per iódico s 120
      • 11 6 Farmaci a Sa lud Eleme n tos botiquín 16 0
• 17 Feb 84 11 7 Casal imp ia Elementos ase o - 1 18 Papelería Luz Papelería
• 19 Feb. 84 119 Farma c ia Sa lud Eleme n tos botiquí n - 120 Avianca Correo aére o - 1 21 El Kios co Periódico s 1 20
• 22. Feb. 84 122 Taxi Real Transporte urbano
      • 1 23 Adpo st al Correo naciona l
• 24 Feb 84 124 La Cigarra Ele mento s caf e ter ía - 1 25 Casa limpia El ementos as eo 150
• 26 Feb 84 126 Papelería Luz Papelería - 127 Taxi Rea l T ra ns port e u r ba no
• 28 Feb 84 128 Admón Impue s to s Ti mbre s naciona les

Columna Aquí se escribe la cantidad que la empresa ha deter- minado como valor del fondo fijo de Caja Menor.

Día, mes y año en que se efectúa el desembolso,

según recibo.

Se pasa el número consecutivo de los recibos de Caja Menor.

Nombre de la persona natural o jurídica beneficia- da con el pago o desembolso.

Número de cédula o tarjeta de la persona natural, o NIT de la persona jurídica que figura como bene- ficiaria del desembolso.

Estas columnas se encabezan con los nombres de las subcuentas más usuales que motivan cada uno de los desembolsos; aseo, cafetería, etc.

Las subcuentas menos utilizadas se agrupan en es- tas dos columnas, la primera de las cuales se utili- za para el nombre de las subcuentas y la segunda para el valor de las mismas.

En la primera de estas dos columnas se escribe el desembolso correspondiente a cada recibo, es de- cir, a cada renglón; en la segunda se van sumando o cumulando los desembolsos a partir del último reembolso.

Autocontrol N o. 1

Con base en los datos que se dan a continuación haga el registro que acaba de aprender en el Libro Control de Caja.

La Empresa Didáctica tiene la siguiente relación de Recibos de Caja Me- nor por desembolsos durante la última semana de octubre de 1984. El Fondo está constituido por S 1 O.OOO.oo

( •¡. '' 11' 1 ,,^ jf" "'j .,

25 3210 Casa limpia 60. 000. 001 Elementos aseo 130 00 3211 Tienda del Café 60. 000 .01( Elementos cafetería 700 00 3212 Adpostal 99. 999. 1 oc Estampillas correo 80 00 (^26 3213) Mario Mesa 1. 234. 567 Elementos escritorio 170 00 3214 Carmen Casas (^26). 789. 012 Periódicos y revistas 100 00 3215 Armando Puerta (^) 2. 345. 678 Reparación cerradura 1. 100 00 27 3216 Taxi Sabana 60. 001 .00( Tra nsport e urbano (^210 ) 3217 Farmacia Nueva 60 .010.00( (^) Medicinas oficinales 1. 300 00 3218 Casalimpia 60. 000. 011 Elementos aseo 140 00 28 3219 Tienda del Café 60. 000 .01( Elementos cafetería 250 00 3220 Adpostal 99.999. 10( Estampillas correo 70 00 3221 Mario Mesa 1. 234.567 Elementos escritorio 800 , 1 oo 29 3222 Carmen Casas (^) 26.789. 012 Periódicos y revistas 2oo ¡oo 3223 Taxi Sabana 60. 001 .00( Tr anspo rt e urbano 100 00 3224 Admón. Impuestos. Nacionales. 99. 990.99( Estamp. Timbr e Nal. 1. 100 00

Compare su respuesta con la que aparece en la página siguiente.