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Un análisis detallado de las etapas clave del proceso de planificación empresarial. Comienza con una introducción que destaca la importancia de la planificación para el logro de los objetivos de la empresa. Luego, se describen las principales etapas, incluyendo la investigación del entorno, el establecimiento de objetivos, la definición de estrategias, la elaboración de políticas institucionales, la creación de un cronograma y la definición de mecanismos de control. Se profundiza en la herramienta de la gráfica de gantt, que permite visualizar y planificar las actividades de un proyecto. Además, se explica el papel de los pronósticos empresariales y sus usos en diferentes áreas funcionales. Finalmente, se resalta la importancia de la planificación como una de las tareas fundamentales de la alta dirección. Este documento sería de gran utilidad para estudiantes universitarios y profesionales interesados en comprender el proceso de planificación estratégica en las empresas.
Tipo: Resúmenes
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El presente es con la finalidad de exponer las etapas de la planeación, de manera que nos ayude a comprender cada una de ellas y sobre todo conocer la importancia que tienen dentro del proceso administrativo para la obtención de las metas de la empresa.
Las etapas de la planeación incluyen obtener información sobre los posibles escenarios y anticipar el plan de acción que debe seguirse ante cada uno. La planeación es el primer paso que debe darse en la administración y/o gestión de cualquier organización.
En este sentido, planear es razonar sobre los distintos aspectos de la operatividad de una idea de negocio. En la planeación debe tomarse en cuenta la cultura organizacional que existe o que se desea cultivar en la empresa, porque eso determinará que se escoja una u otra estrategia.
Asimismo, se deben tener muy presentes los objetivos de negocio porque son estos los que guiarán las acciones a ejecutar.
1- Investigación de entorno Una etapa de suma importancia es la de investigación, porque permite recabar información de valor sobre el pasado y el presente de la empresa, para predecir posibles escenarios futuros.
En esta investigación también deben identificarse los factores internos o externos que pueden afectar positiva o negativamente la operación de la organización.
2- Establecer objetivos Con la información recopilada en la etapa de investigación, se tienen elementos para establecer los objetivos del negocio.
Esto significa que se definen y perfilan los resultados que se espera obtener en un tiempo determinado. Los esfuerzos y recursos tanto humanos como materiales se invertirán en esas metas que escojan.
Es una especie de calendario de actividades. Lo ideal es que sea una estimación, prudente pero realista, del tiempo que tomará realizar cada tarea. Este gráfico debe integrar las tareas grandes y pequeñas en un orden cronológico.
Hay una matriz ideada en el siglo XX por Henry Laurence Gantt, que permite visualizar las distintas fases de un proyecto con claridad en una línea de tiempo. Se aprecia el punto de inicio y fin de cada tarea.
Gráfica de Gantt: la solución para la planificación La gráfica de Gantt es una herramienta que permite planificar las actividades de una empresa. Sus elementos facilitan una visión general del proyecto, así como un seguimiento del mismo. También puede ser útil para anticiparse a un problema y solucionarlo con mayor agilidad.
Este diagrama fue creado por Henry Laurence Gantt a principios del siglo XX. El desarrollador puso en marcha esta técnica con el fin de establecer una relación entre tiempo y carga de trabajo.
De este modo, los proyectos complejos (incluyen más de 25 actividades) pueden ser visualizados a través de la tarea más costosa y reflejará los plazos, la asignación de recursos y los costes presupuestarios.
Por tanto, la gráfica de Gantt es una forma sencilla de planificar los proyectos teniendo en cuenta todos los factores determinantes. Así, la empresa puede prever y organizar todos los movimientos de la compañía.
Gráficamente, esta representación visual está formada por un sistema de coordenadas con dos ejes. En vertical se localizan todas las tareas que se incluyen en el proyecto, mientras que en el eje horizontal se sitúan los tiempos.
Los plazos utilizan valores predeterminados como días, semanas, meses,… Por otra parte, las tareas tienen un seguimiento a través de un bloque rectangular que indicará el progreso de la actividad y sus tiempos.
En el caso de ser necesaria una reestructuración por errores o posibles dificultades, es recomendable marcar con otro color el cambio.
La aplicación de hojas de cálculo de Microsoft, Excel, ha sido una de las impulsoras de esta renovación. En el caso de esta representación gráfica combinada con la ofimática otorga un resultado riguroso. Esta es una de las múltiples ventajas que ofrece este diagrama a la empresa, por ejemplo, destacan:
Cronograma global: es muy práctico tener en un mismo documento todas las tareas, plazos y recursos de un proyecto. De esta forma, cualquiera de los implicados puede conocer dónde se encuentra y hacia dónde va. Y sobre todo, evitar olvidos y retrasos.
Plazos realistas: antes de fijar los tiempos es necesario realizar un análisis de las capacidades de la empresa. De nada servirá fijar plazos, si la empresa no dispone de los medios para poder cumplirlos.
Consecución de objetivos: descomponer el proyecto en pequeñas tareas permitirá conseguir las metas de forma más sencilla. Esto genera satisfacción y motivación entre los empleados, que mantendrán su implicación al conocer que sus tareas son imprescindibles para el conjunto del proyecto.
Comunicación: de esta forma cualquiera de los implicados puede conocer dónde se encuentra y hacia dónde va. Asimismo, al conocer las tareas, los departamentos pueden relacionarse si surgen dudas o problemas.
Seguimiento y actualización: el gráfico está en constante actualización. Todos los implicados conocerán el grado de cumplimiento o cuánto queda para finalizar.
6- Estimar o calcular el presupuesto En esta fase de la planeación el objetivo es conocer el costo que implica llevar a cabo la estrategia seleccionada. Al cronograma de actividades se le suma el costo por actividad.
También se deben detallar todos los recursos que se invertirán y todo cuanto debe producirse para cumplir los objetivos.
En este momento también se decide el precio del bien o el servicio que se ofrecerá, así como las ganancias estimadas. En este caso también debe haber cierta flexibilidad para lidiar con las posibles desviaciones y/o pérdidas.
7- Definir mecanismos de control Cada una de las fases del proceso de planeación requiere de un indicador que permita calificar el cumplimiento o no de tal fase. Es necesario tener parámetros de evaluación del cumplimiento de cada una de estas.
Usos de los pronósticos en la empresa Todas las organizaciones que planifican las condiciones de su futuro, el cual no conocen a ciencia cierta, emplean pronósticos en sus diferentes áreas funcionales. Algunos casos de uso de pronósticos en la empresa son:
En el área de marketing se pronostica cómo va a crecer el mercado, cuál va a ser la participación propia y de los competidores, cuál será la tendencia de precios, cuáles serán los nuevos productos que sacudirán el mercado. En el área de producción se hacen pronósticos sobre el costo y la disponibilidad de la materia prima, el costo y la disponibilidad de la mano de obra, cuándo se requerirá mantenimiento para los equipos, cuál será la capacidad de planta necesaria para atender la demanda. En el área financiera se pronostica cuál será la tasa de interés de referencia para los créditos, cuál será el nivel de cuentas incobrables, cuánto capital se requerirá para ampliar la capacidad propia. En recursos humanos se requieren pronósticos sobre el número de trabajadores, la rotación de personal, las tendencias de ausentismo, las necesidades de capacitación. En el plano estratégico se pronostica acerca de factores económicos, cambios de precios, costos, crecimiento de líneas de productos.
Características del pronóstico empresarial Es consistente con las demás áreas del negocio. Si marketing pronosticó un crecimiento del 25% de unidades vendidas entonces producción y recursos humanos deben estar en capacidad de cumplir.
Se basa en el conocimiento adecuado del pasado relevante. Aunque hay excepciones, la regla es que comportamientos ocurridos en el pasado son fuente de predicción del futuro.
Tiene en cuenta el entorno político y económico. Un cambio en las condiciones de estos factores puede traer consecuencias enormes en cualquier sector económico.
Es oportuno. Ya sea para ganar cuota de mercado introduciendo un nuevo producto o para retirar otro y evitar una crisis, el más preciso de los pronósticos pierde toda su utilidad si se ha dejado pasar la oportunidad correcta de aplicarlo en la planeación.
Clasificación de los modelos de pronósticos Según el marco de tiempo al que atienden se clasifican en: De corto plazo. Se usan para diseñar estrategias inmediatas, son empleados entre mandos medios y gerencias de primera línea.
De mediano plazo. Conjunta al corto y al largo plazo, útil para decisiones de todos los niveles.
Pronósticos de largo plazo. Requeridos para establecer el rumbo general de la organización, generalmente se hacen para que la alta dirección los use en los procesos de planeación estratégica.
Según su atención al detalle se clasifican en: Micropronósticos. Involucran pequeños detalles e interesan a los niveles medios y de primera línea.
Método Delphi. Empleada predominantemente en la predicción de tendencias y cambios tecnológicos. Emplea un panel de expertos que no se reúnen sino que el proceso se lleva a cabo mediante una serie secuencial de preguntas y respuestas escritas.
Encuestas de opinión. Permiten identificar cambios en las tendencias, se llevan a cabo en muestras de la población.
Investigación de mercado. Se usa para evaluar y probar hipótesis acerca de mercados reales.
Evaluación de clientes. Combina estimaciones de los clientes habituales.
Una de las metodologías más populares para realizar esta aproximación al entorno interno y externo de la empresa es la matriz DOFA. Se trata de una herramienta útil para identificar las debilidades (D), oportunidades (O), fortalezas (F) y amenazas (A) de un negocio.
El propósito es establecer e identificar cuáles son los puntos fuertes y cuáles son los puntos débiles de la organización, lo que corresponde a la parte interna. Por otro lado, se establecerán e identificarán las oportunidades y amenazas a las que se enfrenta la organización, o lo que es lo mismo los retos a alcanzar. Éstas tienen que ver con la parte externa a la organización.
Después de establecer lo anterior, es importante reflexionar sobre las acciones a seguir para potenciar los puntos fuertes, para superar los puntos débiles, para usar efectivamente las oportunidades y, por último, minimizar las amenazas. Verificar lo esencial para el trabajo presente y futuro, y lo importante de ignorar.
Etapas del proceso de Investigación
La investigación es un proceso dirigido a la solución de problemas del saber, mediante la obtención y producción de nuevos conocimientos.
La planeación es una de las tareas principales de alta dirección y la que implica mayor dificultad, forma una de las tareas básicas de una empresa. Las etapas del proceso de planeación crean estrategias para alinear, controlar y aprobar para obtener mejores resultados. Reduce riesgos, facilita la coordinación y el control.
La planeación es muy importante dentro de una organización porque logra adelantar metas y objetivos.
Deisy Yanez. (8 de septiembre de 2020). Las 7 Etapas de la Planeación y sus Características. Lifeder. Recuperado de https://www.lifeder.com/etapas-planeacion/. Consultado el 02/10/
Bateman. Thomas. (2004). Administración Una ventaja competitiva, México, Ed. McGraw-Hill, Irwin McGraw-Hill. p.54, 4ª edición.
