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LA IMPORTANCIA DE LOS PLAZOS DFE ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS
Tipo: Resúmenes
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Las entregas a tiempo son un factor importante en toda contratación ya que contribuyen significativamente a la percepción positiva del proceso y es de vital importancia para el funcionamiento de la institución. La demora en el plazo de entrega configura un perjuicio muy importante para las distintas dependencias que conforman la Universidad Nacional del Sur afectando su normal funcionamiento y puede llegar a producir paralización de funciones habituales y cotidianas. La minimización de la medida de retraso mejora la calidad del servicio, lo que se traduce en un aumento de su capacidad para cumplir con los requisitos establecidos, es decir, para aumentar la eficacia y la eficiencia. Los cambios continuos en el contexto obligan a que las organizaciones mejoren su desempeño de satisfacer las necesidades y expectativas cuando un proceso no esté alcanzando los resultados planificados. la Dirección de Contrataciones está en la necesidad de identificar una oportunidad de mejora en dicho proceso por su importancia, relevancia o impacto la organización. En este sentido, resulta trascendental que los mecanismos institucionales por medio de los cuales se organiza, sean conformados en base a un enriquecimiento y empoderamiento de estrategias, aprovechando los progresos alcanzados en el uso de nuevas tecnologías de información y comunicación (TIC´s). Siendo que la mejora de un proceso se traduce en un aumento de su capacidad para cumplir con los requisitos establecidos, se lograría de esta manera, un aumento de la eficacia y eficiencia del proceso. Discusión y conclusiones: Analiza los hallazgos de tu estudio y su relevancia para la administración universitaria. Sugiere recomendaciones prácticas para mejorar la gestión de contratos y reducir el riesgo de incumplimiento por parte de los proveedores. Reflexiona sobre las limitaciones de tu investigación y las oportunidades para futuras investigaciones en este campo. MEJORA Automatización de Procesos: Utilizar herramientas tecnológicas, como sistemas de gestión de compras y contrataciones, para automatizar y agilizar los procesos relacionados con la gestión de proveedores. Esto puede incluir la implementación de sistemas de seguimiento de pedidos en tiempo real y alertas automáticas ante posibles retrasos en las entregas
Plan de Reducción de Demoras en Entregas de Proveedores Objetivo: Implementar un sistema basado en tecnología que reduzca al mínimo posible las demoras en las entregas de bienes y servicios por parte de los proveedores, garantizando así un suministro eficiente y oportuno para las operaciones de la universidad. Pasos a seguir: CONCLUSION: A partir de los estudios realizados, se puede concluir en la identificación de la problemática existente con mayor frecuencia en los procesos de adquisición de bienes y servicios y en una propuesta de mejora susceptible de ser desarrolladas con herramientas tecnológicas. En el mes de Marzo 2024 se detectaron un total de 24 entregas de bienes y servicios fuera de término, estos resultados fueron extraídos de una planilla de verificación constituida por los tipos de queja realizados hacia la Dirección de contrataciones por las áreas requirentes de la UNS. Se tomó como muestra de trabajo una encuesta telefónica de un total de 100 proveedores y un análisis de causalidad del evento mediante un diagrama de espina de pescado, en donde se detectó que la causa raíz de las demoras. A partir de estos datos, se llegó al resultado de que la mayoría de las demoras suceden en el marco de la notificación de la orden de compra, con fallas detectadas en su recepción. Durante esta etapa se presentaron dificultades para la realización de encuestas vía telefónica a los proveedores ya que algunos números suministrados en su momento se encontraban desactualizados o eran inexistentes por los efectos causados de la crisis económica pos devaluatoria de diciembre 2023, en donde la inflación de diciembre fue del 25,5% y cerró el 2023 en 211,4%, los valores más altos en 3 décadas, por lo cual muchos proveedores se vieron obligados a cerrar sus puertas. En lo que respecta al análisis del servicio, se determinó a través de una matriz de riesgos que la oficina posee un grado de Retrasos en la entrega de los bienes y servicios con una alta probabilidad de ocurrencia, la severidad de esta problemática se considera alta ya que repercute de manera negativa afectando a toda la estructura universitaria, pudiendo además generar un perjuicio económico y se considera intolerable teniendo en cuenta que la universidad debe garantizar un suministro eficiente y oportuno para las llevar a cabo su normal funcionamiento. En lo personal, se puede afirmar que el trabajo cumplió con las expectativas de aprendizaje esperadas y se logró realizar un análisis exhaustivo de los procesos de adquisición y gestión de proveedores actuales para identificar los puntos críticos que contribuyen a las demoras en las entregas de bienes y servicios, operando con saberes de conocimiento de la Dirección de Contrataciones, como lo fueron la gestión de la calidad, la organización y la administración de recursos humanos. Sin embargo, este nivel de servicio no recae totalmente sobre la DS, sino que es necesario realizar un análisis más a fondo de la situación, y que el mismo debe estar liderado por la responsable de licitaciones de la oficina. El mismo análisis podría extrapolarse a otros tipos de trámites que se llevan a cabo en la oficina, como obra pública y compras directas. En lo personal, se puede afirmar que el trabajo cumplió con las expectativas de aprendizaje esperadas y se logró operar con saberes de más de un área de conocimiento de la Ingeniería Industrial, como lo fueron