¡Descarga ISO 9001 CHECK LIST NORMA y más Esquemas y mapas conceptuales en PDF de Gestión de la Calidad solo en Docsity!
11PPL01-V1 AUTODIAGNÓSTICO _ISO 9001_2015 Julio 14
GUIA AUTODIAGNOSTICO ISO 9001: 2015
Se entiende por autodiagnóstico el conjunto de actividades realizadas por una misma organización para establecer el estado del arte de un Sistema, proceso o actividad respecto a un parámetro previamente establecido. Su aplicación respecto al sistema de gestión de la calidad, se centra en identificar la situación actual, respecto a los requerimientos del reciente proyecto de norma internacional ISO 9001:. Esta herramienta puede ser utilizada para desarrollar la primera etapa del ciclo de mejoramiento continuo, es decir el PLANEAR. No es lo mismo que llevar a cabo una auditoría, ya que el personal de la organización participa en el mismo diagnostico, por lo que no se cumple principios de la auditoría como objetividad, imparcialidad, autonomía e independencia. Uno de los propósito del auto diagnostico es establecer un plan de implementación para organizaciones que apenas estan implementando el modelo en la versión 2015 o un plan de tránsición para aquellas organizaciones que ya cuentan con la norma de calidad implementada en la versión del año 2008. En su primera parte, este documento cuenta con 7 hojas que hacen referencia a los capitulos de la norma ISO 9001: 2015 desde capitulos del 4 al 10, en donde se presenta una lista de chequeo de acuerdo a los requisitos que debe evaluarse. La segunda parte una vez realizada la evaluación, son las hojas RESUMEN CONSOLIDADO y RESUMEN POR CAPITULO , en donde se encuentran los graficos y la información del diagnóstico consolidada, por lo tanto no hay necesidad de diligenciar ni manipularlas dichas hojas, en donde los graficos se generarán automáticamente de acuerdo a los resultados obtenidos. En el diligenciamiento y evaluación es importante aclarar los siguientes criterios: NO APLICA= Marque con una “X”, Cuando se ha excluido el requisito y este no afecta la capacidad ni la responsabilidad para cumplir requisitos por parte de la organización. COMPLETO= Marque con una “X”, en el caso de haber realizado TODAS las acciones requeridas, poseer evidencias suficientes y tener resultados eficaces de cumplimiento del requisito. PARCIAL= Marque con una “X”, en el caso de no haber realizado al menos una acción o actividad requeridas, poseer evidencias insuficientes y a pesar de obtener resultados, estos no son eficaces. NINGUNO= Marque con una “X”, en caso de no encontrar ninguna acción o actividad relacionada, no se poseen evidencias ni resultados relacionados con el requisito. Nota: La evaluación es excluyente, por favor no marque con una “X” en más de 2 criterios, por ejemplo marcar X en completo y tambien en parcial. De igual manera, se deberá relacionar evidencias o los aspectos desarrollados por la organización frente a los requisitos que se cumplen de manera completa o parcial, esto deberá relacionarse en la columna denominada ¿QUÉ TIENE ?. Mientras que en la columna ¿QUE NOS FALTA? se relacionará las diferencias, brechas, evidencias posibles o aspectos a desarrollar por la organización frente a los requisitos que se cumplen de manera parcial o sin ninguna acción. Finalmente se encuentra la hoja PLAN DE ACCIÓN en donde a manera de ejemplo se estructura un plan de implementtación o de tránsición, cuyo punto de partida es la información relacionada en la columna ¿QUE NOS FALTA? de las listas de chequeo de acuerdo a los criterios de la norma. En este plan puede incluirse actividades, tareas, resultados esperados, el tiempo en el que se dene cumplir , procesos relacionados, asi como responsables de las actividades para cerrar las brechas y la opción de relacionar un presupuesto si es necesario.
4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN COMPLETO PARCIAL NINGUNO QUÉ TIENE?
4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO
La organización debe determinar:^ 100%
X
La organización debe determinar:
X
X
X
Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar:
Determinar los limites y la aplicabilidad del SGC para establecer su alcance X
X
X
X
El alcance debe estar disponible y mantenerse como información documentada estableciendo: X
X
X
4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS 88%
X
X
a) determinar las entradas requeridas y las salidas esperados de estos procesos; X
b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos; X
X
d) determinar los recursos necesarios para estos procesos y asegurarse de su disponibilidad; X
e) asignar las responsabilidades y autoridades para estos procesos; X
X
X
h) mejorar los procesos y el sistema de gestión de la calidad. X * Control de Cambios (SAC - DOC - INT - MVS - GCO)
a) mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos; X
X
NO
APLICA
Ø Las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de Calidad
* Formulación del plan de desarrollo institucional
*Perfil de Capacidades Internas
*Perfil de Fortalezas y Amenazas
*Matriz de diagnostico EFE - EFI - Porter
4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES
INTERESADAS
a. Las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de calidad;
*Marco Estratégico de la congregación para america
latina
* Modelo de operación por procesos (Mapa de
procesos)
*Plataforma estratégica (intenciones misión)
b.Los requisitos de estas partes interesadas que son pertientes para el sistema de gestión de la^ * 19 Caracterizaciones de procesos
calidad.
La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos pertinentes.^ *Informe de revisión por la Dirección *Sistema Institucional de Aseguramiento de la Calidad
*Informes de evaluación externa MEN - CNA
4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
- El alcance del SIG se establece en el manual de Calidad
* El alcance definido y aprobado por el Cosejo
Superior mediante acuerdo N.05 del 10 de Junio
del 2014 aplica todos y cada uno de los requisitos
definidos por la norma
*Desde la socialización del SIG el alcance ha estado
disponible en el home de la plataforma
a. Las cuestiones externas e internas referidas en 4.1; b. Los requisitos de las partes interesadas pertientes referidos en el apartado 4.2; c. Los productios y servicios de la organización; Ø Los tipos de productos y servicios cubiertos por el sistema de gestión de la calidad; Ø La justificación para cualquier requisito de esta norma internacional que la organización determine que no es aplicable para el alcance de su SGC. 4.4.1 sistema de gestión de la calidad, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional
* Racionalidades, caracteristicas y logicas de
armonización e integración del Sistema Integrado de
gestión (Fundamentación del SIG - Manual de Calidad)
*Sistema de información que almacena la estructura
documetal del SIG
La organización debe determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización, y debe:
* Acuerdo N.05 del 10 de Junio del 2014 que reconoce
los 19 procesos institucionales y su interacción (MAPA
DE PROCESOS)
*Modelo se operación por procesos
* 19 Caracterizaciones de Procesos
* Mapa de Procesos
c) determinar y aplicar los criterios y los métodos (incluyendo el seguimiento, la medición y los indicadores del desempeño relacionados) necesarios para asegurarse la operación eficaz y el control de estos procesos;
* Sistema de Gerencia del plan de desarrollo (radares
de medición y seguimiento al desempeño de los
indicadores, metas, objetivos de desarrollo y temas
esratégicos
* Sistema Institucional de Aseguramiento de la Calidad
(informes de evaluación interna y externa)
*Modelo se operación por procesos
* 19 Caracterizaciones de Procesos
* Mapa de Procesos
* Regimen Organizacional aprobado mediante acuerdo
N.039 del 07 de Octubre de 2014
f) abordar los riesgos y oportunidades determinados de acuerdo con los requisitos del apartado 6.1;
*Sistema de Control Interno (Manual de Administración
del riesgo)
g) valorar estos procesos e implementar cualquier cambio necesario para asegurarse de que estos procesos logran los resultados previstos;
* Sistema de Gerencia del plan de desarrollo (radares
de medición y seguimiento al desempeño de los
indicadores, metas, objetivos de desarrollo y temas
esratégicos
* Sistema Institucional de Aseguramiento de la Calidad
(informes de evaluación interna y externa)
4.4.2 En la medida en que sea necesario, la organización debe:
*Sistema de información que almacena la estructura
documetal del SIG
b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado.
*Sistema de información que almacena la estructura
documetal del SIG
5 LIDERAZGO COMPLETO PARCIAL NINGUNO QUÉ TIENE?
95%
a) asumiendo la rendición de cuentas de la eficacia del sistema de gestión de la calidad; X
X
X
d) promoviendo el uso del enfoque basado en procesos y el pensamiento basado en riesgos; X
e) asegurando que los recursos necesarios para el sistema de gestión de la calidad estén disponibles; X
X
g) asegurando que el sistema de gestión de la calidad logre los resultados previstos; X
X
i) promoviendo la mejora; X
X
5.1.2.Enfoque al cliente
83%
X
X
c) se mantiene el enfoque en aumentar la satisfacción del cliente. X
5.2 POLÍTICA
100%
a) sea apropiada al propósito y al contexto de la organización y apoya su dirección estratégica;
X
b) proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad
X
c) incluya el compromiso de cumplir los requisitos aplicables;
X
d) incluya el compromiso de mejora continua del sistema de gestión de la calidad.
X
NO
APLICA
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO
5.1.1 Liderazgo y compromiso para el sistema de gestión de la calidad
La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al Sistema de gestión
de la Calidad:
*Sistema Institucional de Aseguramiento de la Calidad (componente de información - boletín estadistico - informes de gestión) *Reportes Jornada Institucional de Rendición de Cuentas b) asegurando que se establezcan para el sistema de gestión de la calidad la política de la calidad y los objetivos de la calidad y que éstos sean compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la organización;; *Sistema de Gerencia del Plan de desarrollo (Alineación estratégica) *Plan de Desarrollo institucional (evidencias de formulación PCI - POAM - diagnostico estratégico) *Objetivos de Desarrollo *Politica de Calidad (Matriz de formulación) c) asegurando la integración de los requisitos del sistema de gestión de la calidad en los procesos de negocio de la organización; *Modelo de operación por procesos *Caracterizaciones de Procesos
- Fundamentación del SIG
- Evidencias de sensibilización, capacitación y entrenamiento frente al SIG y al modelo de operación por procesos
- Acuerdo N.05 del 10 de Junio del 2014 asegura ladisponibilidad de recursos para el mantenimiento, mejoramiento y consolidación del SIG f) comunicando la importancia de una gestión de la calidad eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión de la calidad; *Sistema de Gerencia del Plan de desarrollo (seguimiento al PDI) *Euipo Estratégico (Seguimiento y medición al desempeño de los OD) *Consejo Superior (estado de avance y proyección del diseño, implementación y mantenimiento del SIG) h) comprometiendo, dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de^ *Planes de Mejoramiento - planes de gestión aseguramiento de la Calidad gestión de la calidad; j) apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo aplicado a sus áreas de responsabilidad.
La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al cliente
asegurándose de que:
a) se determinan, se comprenden y se cumplen de manera coherente los requisitos del cliente
y los legales y reglamentarios aplicables;
- Modelo de operación por procesos (fundamentación delSIG) * 19 Caracterizaciones de procesos
b) se determinan y se tratan los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la conformidad
de los productos y los servicios y a la capacidad de aumentar la satisfacción del cliente;
*Sistema de Control Interno (Manual de Administración del riesgo)
- Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (Campaña de implementación) *Informe de Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias *Herramienta NO CONFORMES en la prestación del servicio *informe de no conformes en la prestación del servicio
5.2.1.Desarrollar la politica de la calidad
La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política de la calidad que:
*Politica de Calidad (matriz de diseño)
- Documento respaldado por la alta dirección (retroalimentación y mejoramiento)
- La politica de Calidad incluye todas las obligaciones que se deben cumplir: Concepción de la Calidad Compromiso con la filosifa de la evaluación y el mejoramiento continuo Relaciona grupos de internes internos y externos para la institución Integra las intenciones misionales, el compromiso con el bienestar y pastoral y la eficiencia administrativa y academica Reconoce el SIG como herramienta Administrativa y de Gestión Se compromete con la Autoevaluación, atorregulación, autogestión, responsabilidad social y busqueda de pertinencia
5.2.2 Comunicar la politica de la calidad
La política de la calidad debe:
a) estar disponible y mantenerse como información documentada;
X
b) comunicarse, entenderse y aplicarse dentro de la organización; X
c) estar disponible para las partes interesadas pertinentes, según corresponda. X
X
X
b) asegurarse de que los procesos están dando las salidas previstas;
X
X
d) asegurarse de que se promueva el enfoque al cliente a través de la organización; X
X
*Manual de Calidad SIG (politica de Calidad) * Estrategias de difusión y sensibilización frente a la politica (Sistema institucional de Asrguramiento de la Calidad - Cuadernos - informes de evaluación interna y externa) 5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN
La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles
pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan dentro de la organización. La alta
dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para:
- Regimen Organizacional aprobado mediante acuerdo N.039 del 07 de Octubre de 2014
a) asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de
esta Norma Internacional;
- Racionalidades, caracteristicas y logicas de armonización e integración del Sistema Integrado de gestión (Fundamentación del SIG - Manual de Calidad) *Sistema de información que almacena la estructura documetal del SIG *Sistema de Gerencia del Plan de desarrollo (seguimiento al PDI) *Euipo Estratégico (Seguimiento y medición al desempeño de los OD) *Consejo Superior (estado de avance y proyección del diseño, implementación y mantenimiento del SIG)
c) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y sobre^ *Planes de Mejoramiento - planes de gestión aseguramiento de la Calidad
las oportunidades de mejora (véase 10.1);
e) asegurarse de que la integridad del sistema de gestión de la calidad se mantiene cuando se
planifican e implementan cambios en el sistema de gestión de la calidad
*Manual de Funciones y Competencias *Acto administrativo
6.PLANIFIACIÓN COMPLETO PARCIAL NINGUNO QUÉ TIENE?
6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES 100%
X
a) asegurar que el sistema de gestión de la calidad pueda lograr sus resultados previstos; X
b) aumentar los efectos deseables; X
c) prevenir o reducir efectos no deseados; X
d) lograr la mejora X
6.1.2 La organización debe planificar: 50%
a) las acciones para abordar estos riesgos y oportunidades; X
X
2) evaluar la eficacia de estas acciones. X
X
6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS
Los objetivos de la calidad deben:
a) ser coherentes con la política de la calidad; X
b) ser medibles; X
c) tener en cuenta los requisitos aplicables; X
X
e) ser objeto de seguimiento; X
f) comunicarse X
g) actualizarse, según corresponda. X
La organización debe mantener información documentada sobre los objetivos de la calidad. X
a) qué se va a hacer; X
b) qué recursos se requerirán; X
c) quién será responsable; X
d) cuándo se finalizará; X
e) cómo se evaluarán los resultados. X
6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
NO
APLICA
6.1.1 Generalidades Al planificar el sistema de gestión de la calidad, la organización debe considerar las cuestiones referidas en el apartado 4.1 y los requisitos referidos en el apartado 4.2, y determinar los riesgos y oportunidades que es necesario abordar con el fin de: *PDI (diagnostico estratégico - PCI - POAM - EFE - EFI - PORTER) *El diseño, implementación y mantenimiento del SIG obedece a una logica de Planeación Estratégica que se proyecto desde el PDI en el TE Gestión Administrativa y Sostenibilidad Financiera y el OD Integración de Areas y Procesos. *Sistema de Gerencia del Plan de desarrollo (seguimiento al PDI) *Euipo Estratégico (Seguimiento y medición al desempeño de los OD) *Consejo Superior (estado de avance y proyección del diseño, implementación y mantenimiento del SIG) *Planes de Mejoramiento - planes de gestión aseguramiento de la Calidad *Modelo de Planeación Institucional *Sistema de Control Interno (Manual de Administración del riesgo) b) La manera de:
- integrar e implementar las acciones en sus procesos del sistema de gestión de la calidad; Las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades deben ser proporcionales al impacto potencial en la conformidad de los productos y los servicios 6.2.1 La organización debe establecer los objetivos de la calidad para las funciones, niveles y procesos pertinentes necesarios para el sistema de gestión de la calidad. *PDI (diagnostico estratégico - PCI - POAM - EFE - EFI - PORTER) *El diseño, implementación y mantenimiento del SIG obedece a una logica de Planeación Estratégica que se proyecto desde el PDI en el TE Gestión Administrativa y Sostenibilidad Financiera y el OD Integración de Areas y Procesos. *Sistema de Gerencia del Plan de desarrollo (seguimiento al PDI) *Euipo Estratégico (Seguimiento y medición al desempeño de los OD) *Consejo Superior (estado de avance y proyección del diseño, implementación y mantenimiento del SIG) *Planes de Mejoramiento - planes de gestión aseguramiento de la Calidad d) ser pertinentes para la conformidad de los productos y servicios y para el aumento de la satisfacción del^ *Modelo de Planeación Institucional * Revisión por la Dirección cliente; 6.2.2 Al planificar cómo lograr sus objetivos de la calidad, la organización debe determinar: *PDI (diagnostico estratégico - PCI - POAM - EFE - EFI - PORTER) *El diseño, implementación y mantenimiento del SIG obedece a una logica de Planeación Estratégica que se proyecto desde el PDI en el TE Gestión Administrativa y Sostenibilidad Financiera y el OD Integración de Areas y Procesos. *Modelo de Planeación Institucional (Planes de Gestion de Facultades y unidades academicas y administrativas
QUE NOS FALTA
- Auditoria Interna de Calidad (informe de auditoria) *Aprobación del Manual *Implementación del Manual *Acto administrativo El SIG debe asegurar la implementación de una metodología que permita planificar de forma sistematica y transparente las acciones que harán frente a los riesgos y a las oportunidades.
Estos conocimientos deben mantenerse y ponerse a disposición en la extensión necesaria.
X
X
7.2 COMPETENCIA (^) 50% La organización debe:
x
x
x
d) conservar la información documentada apropiada, como evidencia de la competencia. X
7.3 TOMA DE CONCIENCIA
100%
a) la política de la calidad; X
b) los objetivos de la calidad pertinentes; X
X
d) las implicaciones de no cumplir los requisitos del sistema de gestión de la calidad. X
7.4 COMUNICACIÓN
a) qué comunicar; X
b) cuándo comunicar; X
c) a quién comunicar; X
d) cómo comunicar. X
e) quién comunica. X
67% El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir: a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional
X
X
7.5.2 Creación y actualización 100%
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia); X
X
c) la revisión y aprobación con respecto a la idoneidad y adecuación. X
7.5.3 Control de la información documentada 100%
a) esté disponible y adecuada para su uso, dónde y cuándo se necesite; X
X
X
a) distribución, acceso, recuperación y uso; X
b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; X
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión); X
d) conservación y disposición. X
X
X
Cuando se tratan las necesidades y tendencias cambiantes, la organización debe considerar sus conocimientos actuales y determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos adicionales necesarios y a las actualizaciones requeridas. a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad; b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia adecuadas; c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas; La organización debe asegurarse de que las personas pertinentes que realizan el trabajo bajo el control de la organización toman conciencia de: c) su contribución a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los beneficios de una mejora del desempeño; La organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la calidad, que incluyan: 7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA 7.5.1 Generalidades b) la información documentada que la organización ha determinado que es necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Cuando se crea y actualiza información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y sus medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico); 7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que: b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad). 7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe tratar las siguientes actividades, según corresponda: La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad se debe identificar según sea adecuado y controlar. La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra las modificaciones no intencionadas.
QUÉ TIENE? QUE NOS FALTA
*Manual de Funciones y Competencias
- Auditoria Interna de Calidad (informe de auditoria)
- Auditoria Interna de Calidad (informe de auditoria)
- Acuerdo N.05 del 10 de Junio del 2014 asegura ladisponibilidad de recursos para el mantenimiento, mejoramiento y consolidación del SIG
- Proceso de Gestión Financiera * Formato de identificación, selección y evaluación de proveedores *Mejoramiento de los procedimientos existentes *Establecimiento de acuerdos para el servicio *Evidencias de a evaluación de los proveedores *Informes de evaluación de los proveedores *Politica para el relacionamiento con proveedores
- Regimen Organizacional aprobado mediante acuerdo N.039 del 07 de Octubre de 2014
- Plan Maestro de Ordenamiento Fisico * Sistema Institucional de Aseguramiento de la Calidad - Componente de información - cuadros maestros - Espacio Fisico * Proceso de Gestión de la Infraestructura Fisica *Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de la planta fisica
- Acuerdo N.05 del 10 de Junio del 2014 asegura ladisponibilidad de recursos para el mantenimiento, mejoramiento y consolidación del SIG *Modelo de operación por procesos *Estructura Documental del SIG *Sistema de Gerencia del Plan de desarrollo (seguimiento al PDI) *Euipo Estratégico (Seguimiento y medición al desempeño de los OD) *Consejo Superior (estado de avance y proyección del diseño, implementación y mantenimiento del SIG) *Planes de Mejoramiento - planes de gestión aseguramiento de la Calidad *Modelo de Planeación Institucional
- Acuerdo N.05 del 10 de Junio del 2014 asegura ladisponibilidad de recursos para el mantenimiento, mejoramiento y consolidación del SIG *Sistema de Gerencia del Plan de desarrollo (seguimiento al PDI) *Euipo Estratégico (Seguimiento y medición al desempeño de los OD) *Consejo Superior (estado de avance y proyección del diseño, implementación y mantenimiento del SIG) *Planes de Mejoramiento - planes de gestión aseguramiento de la Calidad *Modelo de Planeación Institucional *Estructura documentalproceso gestión de recursos educativos - CALER - Control y seguimineto a equipos, laboratorios y reactivos
- Racionalidades, caracteristicas y logicas de armonización e integración del Sistema Integrado de gestión (Fundamentación del SIG - Manual de Calidad) *Sistema de información que almacena la estructura documetal del SIG
- Evidencias de sensibilización, apropiación y entrenamiento del SIG * Capacitación de lideres del SIG en procesos de Aseguramiento de la Calidad *Sistema Institucional de Aseguramiento de la Calidad - Componente de fomento
8.OPERACIÓN NO APLICA^ COMPLETO^ PARCIAL^ NINGUNO^ QUÉ TIENE? 8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL 94%
a) la determinación de los requisitos para los productos y servicios; X
X
X
d) la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios; X
x
X
X
X
8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS Total del Numeral
8.2.1 Comunicación con el cliente
La comunicación con los clientes debe :^ 100%^ 99%
a) proporcionar la información relativa a los productos y servicios; X
b) la atención de las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios; X
X
d) manipular o controlar las propiedades del cliente; X *formato de propiedad del cliente (MVS)
e) establecer los requisitos específicos para las acciones de contingencia, cuando sea pertinente. X
8.2.2 Determinación de los requisitos relativos a los productos y servicios 100%
X
X
b) la organización puede cumplir las reclamaciones de los productos y servicios que ofrece. X
8.2.3 Revisión de los requisitos relacionados con los productos y servicios 96%
X
X
X
X
La organización debe planificar, implementar y controlar los procesos (véase 4.4) necesarios para cumplir los requisitos para la producción de productos y prestación de servicios, y para implementar las acciones determinadas en el capítulo 6, mediante: *Modelo de operación por procesos *19 caracterizaciones de procesos b) el establecimiento de criterios para: 1) los procesos; *Fundamentación del SIG
- la aceptación de los productos y servicios; c) la determinación de los recursos necesarios para lograr la conformidad para los requisitos de los productos y servicios;
- Acuerdo N.05 del 10 de Junio del 2014 asegura ladisponibilidad de recursos para el mantenimiento, mejoramiento y consolidación del SIG *Reportes y orientaciones del Consejo Superior *Reportes y recomendaciones del Equipo Estratégico *Sistema de Gerencia del Plan de desarrollo (seguimiento al PDI) *Euipo Estratégico (Seguimiento y medición al desempeño de los OD) *Consejo Superior (estado de avance y proyección del diseño, implementación y mantenimiento del SIG) *Planes de Mejoramiento - planes de gestión aseguramiento de la Calidad *Modelo de Planeación Institucional * Revisión por la Dirección e) la determinación y almacenaje de la información documentada en la medida necesaria:
- para confiar en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado; 2) para demostrar la conformidad de los productos y servicios con sus requisitos.. *Sistema de información que almacena la estructura documetal del SIG *Proceso de gestión documental * Tablas de retención documental
- Sistema de Gestión Documental SAIA El elemento de salida de esta planificación debe ser adecuado para las operaciones de la organización. *Sistema de Gerencia del Plan de desarrollo (seguimiento al PDI) *Euipo Estratégico (Seguimiento y medición al desempeño de los OD) *Consejo Superior (estado de avance y proyección del diseño, implementación y mantenimiento del SIG) *Planes de Mejoramiento - planes de gestión aseguramiento de la Calidad *Modelo de Planeación Institucional La organización debe controlar los cambios planificados y revisar las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar cualquier efecto adverso, cuando sea necesario.
- Procedimiento para el control de cambios *comité de calidad *Evidencias del contol de cambios
- Boletín informativo del control d cambios del sig donde se especifica la idoneidad y necsidad de los cabios en la La organización debe asegurarse de que los procesos contratados externamente estén^ estructura documental del SIG *Listado maestro de documentos externos controlados (véase 8.4). *Sistema de información que almacena la estructura documetal del SIG *Proceso de gestión documental * Tablas de retención documental
- Sistema de Gestión Documental SAIA *Proceso de contratación (interventoria a contraatos) *Sistema de Petciones, Quejas, Reclamos y Sugerencias c) obtener la retroalimentación de los clientes relativa a los productos y servicios, incluyendo las quejas de los clientes; *Sistemas de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias *Jornadas con padres de Familia *Jornadas de la rectoria con estudiantes *Modelo de Planeación Institucional *gestión de planes de mejoramiento Cuando determina los requisitos para los productos y servicios que se van a ofrecer a los clientes, la organización debe asegurarse de que: *Modelo de operación por procesos *19 caracterizaciones de procesos *Fundamentación del SIG * Informes de satisfacción del SIG *Evidencias de las acciones de intervención a Quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones a) los requisitos para los productos y servicios se definen, incluyendo:
- cualquier requisito legal y reglamentario aplicable;
- aquellos considerados necesarios por la organización; 8.2.3.1 La organización debe asegurarse de que tiene la capacidad de cumplir los requisitos para los productos y servicios que se van a ofrecer a los clientes.
- Racionalidades, caracteristicas y logicas de armonización e integración del Sistema Integrado de gestión (Fundamentación del SIG - Manual de Calidad) *Sistema de información que almacena la estructura documetal del SIG * Acuerdo N.05 del 10 de Junio del 2014 que reconoce los 19 procesos institucionales y su interacción (MAPA DE PROCESOS) *Sistema de Gerencia del Plan de desarrollo (Alineación estratégica) *Plan de Desarrollo institucional (evidencias de formulación PCI - POAM - diagnostico estratégico) *Objetivos de Desarrollo *Politica de Calidad (Matriz de formulación) La institución asegura que en el momento en el que se efectuan cambios en los requisitos, la información documental se modifica y se comunica creando consciencia del cambio (SAC- DIR) Desde el proceso de DIR se garantiza el analisis del entorno y MVS a traves de la inteligencia competitiva tienen en cuenta los clientes potenciales La organización debe llevar a cabo una revisión antes de comprometerse a suministrar productos y servicios a un cliente, para incluir: a) los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma; b) los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido;
c) los requisitos especificados por la organización; X
d) los requisitos legales y reglamentarios adicionales aplicables a los productos y servicios; X
X
X
x
a) sobre los resultados de la revisión; x
b) sobre cualquier requisito nuevo para los productos y servicios. x
8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios
x
Total del Numeral
8.3.1 Generalidades
X
8.3.2 Planificación del diseño y desarrollo
Al determinar las etapas y controles para el diseño y desarrollo, la organización debe considerar:^ 100%
a) la naturaleza, duración y complejidad de las actividades de diseño y desarrollo; X
b) las etapas del proceso requeridas, incluyendo las revisiones del diseño y desarrollo aplicables; X
c) las actividades requeridas de verificación y validación del diseño y desarrollo; X
d) las responsabilidades y autoridades involucradas en el proceso de diseño y desarrollo; X
X
X
X
h) los requisitos para la posterior producción de productos y prestación de servicios; X
X
X
8.3.3 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo 100%
X
a) los requisitos funcionales y de desempeño; X
b) la información proveniente de actividades de diseño y desarrollo previas similares; X
c) los requisitos legales y reglamentarios; X
d) normas o códigos de prácticas que la organización se ha comprometido a implementar; X
e) las consecuencias potenciales del fracaso debido a la naturaleza de los productos y servicios; X
X
X
Deben resolverse las entradas del diseño y desarrollo contradictorios. X
X
8.3.4 Controles del diseño y desarrollo
La organización debe aplicar controles al proceso de diseño y desarrollo para asegurarse de que:^ 83%
- Racionalidades, caracteristicas y logicas de armonización e integración del Sistema Integrado de gestión (Fundamentación del SIG - Manual de Calidad) *Sistema de información que almacena la estructura documetal del SIG * Acuerdo N.05 del 10 de Junio del 2014 que reconoce los 19 procesos institucionales y su interacción (MAPA DE PROCESOS) *Sistema de Gerencia del Plan de desarrollo (Alineación estratégica) *Plan de Desarrollo institucional (evidencias de formulación PCI - POAM - diagnostico estratégico) *Objetivos de Desarrollo *Politica de Calidad (Matriz de formulación) La institución asegura que en el momento en el que se efectuan cambios en los requisitos, la información documental se modifica y se comunica creando consciencia del cambio (SAC- DIR) Desde el proceso de DIR se garantiza el analisis del entorno y MVS a traves de la inteligencia competitiva cuenta los clientes potenciales tienen en e) las diferencias existentes entre los requisitos de contrato o pedido y los expresados previamente. La organización debe asegurarse de que se resuelven las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente. La organización debe confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación, cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de sus requisitos. 8.2.3.2 La organización debe conservar la información documentada, cuando sea aplicable: *Sistema de información que almacena la estructura documetal del SIG *Proceso de gestión documental * Tablas de retención documental
- Sistema de Gestión Documental SAIA *Proceso de Gestión documental La organización debe asegurarse de que la información documentada pertinente sea modificada, y de que las personas correspondientes sean conscientes de los requisitos modificados, cuando se cambien los requisitos para los productos y servicios
- Procedimiento para el control de cambios *comité de calidad *Evidencias del contol de cambios * Boletín informativo del control d cambios del sig donde se especifica la idoneidad y necsidad de los cabios en la estructura documental del SIG 8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS La organización debe establecer, implementar y mantener un proceso de diseño y desarrollo que sea adecuado para asegurarse de la posterior producción de productos y prestación de servicios.^ * Sistema Institucional de Aseguramiento de la Calidad - compoenente de Evaluación - Reistros calificados - nuevas propuestas - renovación)
- Sistema Institucional de Aseguramiento de la Calidad - compoenente de Evaluación - Reistros calificados - nuevas propuestas - renovación)
- Informes de evaluación eveterna con fines de registro calificado o renocación *Informes de auto de MEN e) las necesidades de recursos internos y externos para el diseño y desarrollo de los productos y servicios; f) la necesidad de controlar las interfaces entre las personas implicadas en el proceso de diseño y desarrollo; g) la necesidad de la participación activa de los clientes y usuarios en el proceso de diseño y desarrollo; i) el nivel de control del proceso de diseño y desarrollo esperado por los clientes y otras partes interesadas pertinentes; j) la información documentada necesaria para demostrar que se han cumplido los requisitos del diseño y desarrollo. La organización debe determinar los requisitos esenciales para los tipos específicos de productos y servicios que se van a diseñar y desarrollar. La organización debe considerar:
- Sistema Institucional de Aseguramiento de la Calidad - compoenente de Evaluación - Reistros calificados - nuevas propuestas - renovación) * Ley 30 de 1992 *Decreto 1295 de 2010 * Lineamientos para acreditación de programas de pregrado
- Lineamientos para acreditación de programas de Mestria y Doctorados *Lineamientos para acreditación institucional *Guias de autoevaluación CNA Los elementos de entrada deben ser adecuados para los fines de diseño y desarrollo, estar completos y sin ambigüedades. Los conflictos entre elementos de entrada deben resolverse. Las entradas deben ser adecuadas para los fines de diseño y desarrollo, estar completos y sin ambigüedades. La organización debe conservar la información documentada sobre las entradas del diseño y desarrollo.
8.4.3 Información para los proveedores externos 43%
X
La organización debe comunicar a los proveedores externos sus requisitos para:
a) los procesos, productos y servicios a proporcionar; X
X
c) la competencia, incluyendo cualquier calificación de las personas requerida; X
d) las interacciones del proveedor externo con la organización;
e) el control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por la organización; X
X
8.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO Total del Numeral
8.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio 100% 79%
X
Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable:
X
b) la disponibilidad y el uso de los recursos de seguimiento y medición adecuados; X
X
d) el uso de la infraestructura y el ambiente adecuados para la operación de los procesos; X
e) la designación de personas competentes, incluyendo cualquier calificación requerida; X
X
g) la implementación de acciones para prevenir los errores humanos; X
h) la implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega. X
8.5.2 Identificación y trazabilidad^ 0%
Se debe conservar la información documentada necesaria para permitir la trazabilidad.
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos 75%
x
x
X
conservar la información documentada sobre lo que ha ocurrido..
8.5.4 Preservación 100%
X *Sistema Institucional de Aseguramiento d ela Calidad
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega^ 100%
X
a) los requisitos legales y reglamentarios; X
b) las potenciales consecuencias no deseadas asociadas con sus productos y servicios; X
c) la naturaleza, el uso y la vida prevista de sus productos y servicios; X
d) los requisitos del cliente; X
e) retroalimentación del cliente; X
La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos antes de su comunicación al proveedor externo. Estructura documental proceso de gestión financiera comité de compras b) la aprobación de:
- productos y servicios;
- métodos, procesos y equipo;
- la liberación de productos y servicios; f) las actividades de verificación o validación que la organización, o su cliente, pretenden llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo. La organización debe implementar la producción y prestación del servicio bajo condiciones controladas. a) la disponibilidad de información documentada que defina:
- las características de los productos a producir, los servicios a prestar, o las actividades a desempeñar;
- los resultados a alcanzar; *Modelo de Operación por procesos * Sistema de información SIG donde se consolida la estructura documental *Sistema institucional de aseguramiento de la calidad *Ejercicios de evaluación interna y externa LA INSTITUCIÓN IMPLEMENTÓ TODAS LAS CONDICIONES CONTROLADAS EN CUANTO A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO c) la implementación de actividades de seguimiento y medición en las etapas apropiadas para verificar que se cumplen los criterios para el control de los procesos o las salidas, y los criterios de aceptación para los productos y servicios; f) la validación y revalidación periódica de la capacidad para alcanzar los resultados planificados de los procesos de producción y de prestación del servicio, donde el elemento de salida resultante no pueda verificarse mediante actividades de seguimiento o medición posteriores; La organización debe utilizar los medios adecuados para identificar las salidas cuando sea necesario para asegurar la conformidad de los productos y servicios. *Modelo de Operación por procesos * Sistema de información SIG donde se consolida la estructura documental *Proceso de gestión documental
- Tablas de retención documental * Sistema de Gestión Documental SAIA Sistema de Gerencia del Plan de desarrollo (seguimiento al PDI) *Euipo Estratégico (Seguimiento y medición al desempeño de los OD) *Consejo Superior (estado de avance y proyección del diseño, implementación y mantenimiento del SIG) *Planes de Mejoramiento - planes de gestión aseguramiento de la Calidad *Modelo de Planeación Institucional La organización debe identificar el estado de las salidas con respecto a los requisitos de seguimiento y medición a través de la producción y prestación del servicio. La organización debe controlar la identificación única de las salidas cuando la trazabilidad sea un requisito, y La organización debe cuidar la propiedad perteneciente a los clientes o a proveedores externos mientras esté bajo el control de la organización o esté siendo utilizado por la misma La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar la propiedad de los clientes o de los proveedores externos suministrada para su utilización o incorporación dentro de los *Registro d ela propiedad del cliente Mercadeo, Ventas y Servicios productos y servicios. Cuando la propiedad de un cliente o de un proveedor externo se pierda, deteriore o que de algún otro modo se considere inadecuada para su uso, la organización debe informar de esto al cliente o proveedor externo y La organización debe preservar las salidas durante la producción y prestación del servicio, en la medida necesaria para asegurarse de la conformidad con los requisitos. La asociadas con los productos y servicios. organización debe cumplir los requisitos para las actividades posteriores a la entrega Al determinar el alcance de las actividades posteriores a la entrega que se requieren, la organización debe considerar: Proceso Gestión de Egresados *Autoevaluación estamento de egresados *Estudio de empleadores y usuarios acerca de la calidad del programa *Estudios elaborados a partir del OLE
8.5.6 Control de los cambios^ 100%
X
X
8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 100%
X
X
X
X
8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES 100%
X
X
La organización debe tratar las salidas no conformes de una o más de las siguientes maneras:
a) corrección; X
b) separación, contención, devolución o suspensión de la provisión de los productos y servicios; X
c) informar al cliente; X
d) obtener autorización para su aceptación bajo concesión. X
Debe verificarse la conformidad con los requisitos cuando las salidas no conformes se corrigen. X
X
b) describa las acciones tomadas; X
c) describa las concesiones obtenidas; X
d) identifique la autoridad que ha decidido la acción con respecto a la no conformidad. X
NUMERAL
8.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios 99%
8.4 Control de los productos y servicios suministrados externamente 69%
8.5 Producción y prestación del servicio 79%
8.6 Liberación de los productos y servicios 100%
8.7 Control de los elementos de salida del proceso, los productos y los servicios no 100%
PROMEDIO 91%
La organización debe revisar y controlar los cambios para la producción o la prestación del servicio, en la medida necesaria para asegurarse de la conformidad continua con los requisitos especificados. (^) *Control de cambios dentro de la información documentada La organización debe conservar información documentada que describa los resultados de la^ *Registro de documentos obsoletos revisión de los cambios, las personas que autorizan el cambio y de cualquier acción necesaria que surja de la revisión. La organización debe implementar las disposiciones planificadas, en las etapas adecuadas, para verificar que se cumplen los requisitos de los productos y servicios. *Sistema Institcional de Aseguramiento de la Calidad A TRAVÉS DEL CONSEJO DE RECTORIA Y EL SAC LA INSTITUCIÓN GARANTIZA LA REVISIÓN AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS ANTES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO La liberación de los productos y servicios al cliente no debe llevarse a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que sea aprobado de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente. La organización debe conservar la información documentada sobre la liberación de los productos y servicios. La información documentada debe incluir: a) evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación; b) trazabilidad a las personas que han autorizado la liberación. 8.7.1 requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencional. La organización debe asegurarse de que las salidas que no sean conformes con sus La organización debe tomar las acciones adecuadas basándose en la naturaleza de la no conformidad y en su efecto sobre la conformidad de los productos y servicios. Esto se debe aplicar también a los productos y servicios no conformes detectados después de la entrega de los productos, durante o después de la provisión de los servicios. *Sistema Integrado de Gestión *Proceso de Evaluación y mejora continua *Procedimiento para atención a no conformes en la prestación del servicio *Herramienta no conformes (plataforma SIG) * Informe de satisfación frente al tratamiento de no 8.7.2 a) describa la no conformidad; La organización debe mantener la información documentada que: conformes en la prestación del servicio
8.1 Planificación y control operacional
8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios
