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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
―DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y CONTROL EN
LA ESCUELA DE FORMACIÓN DE PROFESORES DE ENSEÑANZA MEDIA -
EFPEM- DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA‖
TESIS
PRESENTADA A LA JUNTA DIRECTIVA
DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
POR
JOSÉ MARÍA DE JESÚS RAMOS RODRÍGUEZ
PREVIO A CONFERÍRSELE EL TÍTULO DE
ADMINISTRADOR DE EMPRESAS
EN EL GRADO ACADÉMICO DE
LICENCIADO
GUATEMALA, MAYO DE 2010
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MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA
DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
Decano Lic. José Rolando Secaida Morales
Secretario Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales
VOCAL 1º Lic. Albaro Joel Girón Barahona
VOCAL 2º Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero
VOCAL 3º Lic. Juan Antonio Gómez Monterroso
VOCAL 4º P.C. Edgar Arnoldo Quiche Chiyal
VOCAL 5º P.C. José Antonio Vielman
EXONERACIÓN DE ÁREAS PRÁCTICAS BÁSICAS
Exonerado según Acta No. 25-2008 Punto SEXTO, Inciso 6.3, Subinciso 6.3.3. Subsubinciso 6.3.3.1, de la sesión celebrada por Junta Directiva el 17 de octubre de 2008. PROFESIONALES QUE PRACTICARON EXAMEN PRIVADO DE TESIS
Presidente: Lic. Jaime René Ocampo Muralles Secretaria: Licda. Sonia Aracely Pacheco Morales Examinador: Lic. Ariel Ubaldo De León Maldonado
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Acto que dedico a:
Dios: Nuestro Señor; a Él sea dedicado todo el honor y toda la honra que emanen de los acto de mi vida como persona y como profesional.
Mi Mamá (QEPD): Quien con su ejemplo, esfuerzo y amor me enseñó el camino de la vida.
Mi Papá: Por su cariño, apoyo y dedicación a lo largo de mi vida.
Mi Abuelita: Quien con su cariño y dedicación me ha impulsado a siempre dar lo mejor de mí.
Mi Hermana Celia Claudia (QEPD)
Un angelito de Dios que iluminó mi vida.
Mi Hermana Celie Por el amor y entusiasmo que me ofrece día con día.
El Colegio San Pedro y San Pablo y especialmente a sus Directores: Nidia Reyes de Bonilla, Ricardo Reyes y a las Profesoras Ángela Reyes y Victoria (Vicky)
Quienes a través de su confianza y sabiduría me abrieron por primera vez las puertas del conocimiento y del profesionalismo.
Los Licenciados Carlos Hernández, Edgar y Mario Polanco
Porque a través de sus acciones me demostraron lo que verdaderamente significa ser un profesional
Consejo Nacional de Atención a la Personas Con Discapacidad- CONADI-
Quienes con su apoyo me han abierto las puertas hacia nuevos caminos por descubrir y hacia la búsqueda de nuevos retos por superar.
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ÍNDICE.
Pág. INTRODUCCIÓN i CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 1 1.1 Conceptos de planificación interrelacionados con la organización y el control.
1.1.1 Misión 3 1.1.2 Visión 3 1.1.3 Objetivos 3 1.2 Organización 3 1.2.1 Principios de la organización. 4 1.2.2 Diseño Organizacional. 6 1.2.3 Instrumentos organizacionales 14 1.2.4 Diagnóstico organizacional. 18 1.3 Control. 21 1.3.1 Importancia del control. 21 1.3.2 Prerrequisitos para el correcto establecimiento de controles adecuados.
1.3.3 Principios de la función de control 22 1.3.4 El proceso de control. 23 1.3.5 Tipos de control 25 1.3.6 Sistema de información administrativa. 26 1.3.7 Cualidades de un sistema de control efectivo. 28 1.3.8 Efectos disfuncionales de los sistemas de control 28 1.3.9 Factores que afectan el proceso de control. 29
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CAPÍTULO II
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL 31
- Profesores de Enseñanza Media. 2.1 Antecedentes y Situación Actual de la Escuela de Formación de
- 2.1.1 Breve reseña histórica de la EFPEM.
- 2.1.2 Aspectos legales.
- 2.1.3 Programas y carreras que se imparten actualmente en la EFPEM.
- 2.2 Metodología del diagnóstico.
- 2.3 Presentación de resultados
- 2.4 Criterios de evaluación
- 2.5 Limitaciones y alcance real del estudio.
- y el control. 2.6 Elementos de la planificación interrelacionados con la organización
- 2.6.1 Misión.
- 2.6.2 Visión
- 2.6.3 Objetivos
- 2.7 Organización
- 2.7.1 División del trabajo.
- 2.7.2 Coordinación
- 2.7.3 Evaluación de los instrumentos organizacionales.
- 2.7.4 Principios de la función de organización.
- 2.7.5 Diagnóstico organizacional.
- 2.7.6 Discusión de resultados.
- 2.8 Control
- adecuados. 2.8.1 Prerrequisitos para el correcto establecimiento de controles
- 2.8.2 El proceso de control.
- 2.8.3 Tipos de control
- 2.8.4 Sistema de información administrativa.
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ÍNDICE DE CUADROS.
1 Cantidad de empleados permanentes (primera parte) Agosto 2008 – Julio 2009 —EFPEM— (^91)
2 Cantidad de empleados permanentes (segunda parte) Agosto 2008 – Julio 2009 —EFPEM— (^92)
3 Controles aplicados Agosto 2008 – Julio 2009 —EFPEM—
4 Relación entre la toma de decisiones y el manejo de la información Agosto 2008 – Julio 2009 —EFPEM—
5 Calculo de las ponderaciones por unidad según su relación con los elementos de planificación Agosto 2008 – Julio 2009
6 Presupuesto de lo propuesto Enero 2010
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ÍNDICE DE FIGURAS
1 Valoración de los rangos del método de semáforo. Agosto 2008 – Julio 2009 —EFPEM— 37 2 Organigrama general Agosto 2008 – Julio 2009 —EFPEM—
3 Organigrama general (oficial) Agosto 2008 – Julio 2009 —EFPEM—
4 Organigrama específico de la Secretaría Académica (oficial) Agosto 2008 – Julio 2009 —EFPEM—
5 Organigrama específico de la Secretaría Administrativa (oficial) Agosto 2008 – Julio 2009 —EFPEM— (^75)
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12 Integración de resultados de control Agosto 2008 – Julio 2009 —EFPEM—
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ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO 1
CÁLCULO DE LAS PONDERACIONES 154
ANEXO 2
CUESTIONARIO UTILIZADO PARA LA RECOPILACIÓN DE
INFORMACIÓN 155
ANEXO 3
PRESUPUESTO TENTATIVO
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Seguidamente se presenta una propuesta de carácter administrativo, en donde se describen las acciones a seguir para contrarrestar tales deficiencias.
Posteriormente, se describen las conclusiones y recomendaciones a las que se llegó, luego de concluido el presente estudio.
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CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
La administración se define como la ciencia y arte de optimizar los recursos de los que dispone una institución para lograr los fines para los cuales fue creada.
Lo anterior implica que la administración es la ciencia que se encarga de obtener no sólo la eficacia sino también la eficiencia en el logro de los objetivos para los cuales fueron creadas las instituciones.
Esto cobra especial relevancia, en una época en la que para disponer de los recursos necesarios para realizar cualquier actividad, es necesario comprobar que quien esté a cargo de la misma, los usará de la manera más provechosa posible, para alcanzar las metas que se han fijado para dicha actividad.
Para lograr esto, se debe seguir un proceso, es decir, que las actividades deben de hacerse de una forma sistemática y ordenada.
En este sentido el proceso administrativo puede ser dividido en las siguientes funciones:
Planeación Organización Integración Dirección Control
Dentro de este contexto, se debe entender la planeación como la parte del proceso administrativo, en la que se determinan los resultados (objetivos) que pretende alcanzar una institución, así como prever las condiciones futuras y los elementos necesarios para que ésta funcione de manera efectiva.^1
(^1) Las definiciones de organización y control se darán en los incisos respectivos.
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Al hablar de control, su relación con la planificación, puede ser incluso mucho más obvia, puesto que el control existe para medir la medida en que se ha realizado lo planificado.
Por todo lo anterior, es conveniente profundizar en los siguientes conceptos:
1.1.1 Misión. Es la razón de ser de una institución.
1.1.2 Visión. Es la expresión de las aspiraciones fundamentales de una institución, es decir lo que ésta se propone lograr en el mediano y largo plazo.
1.1.3 Objetivos. Son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades de una institución, tienen que ser medibles en el tiempo, además de ser realizables y cuantificables. Al igual que la misión deben revisarse periódicamente para adaptarse a las situaciones que afrontan las instituciones. Su importancia radica en que los mismos se constituyen en el propósito fundamental por el cual, las instituciones emprenden todas sus actividades.
1.2 Organización. Es la estructuración formal y explícita de funciones o posiciones en una institución.
También se puede definir como una serie de acciones que ―implican dividir y agrupar las actividades que se han de realizar en una empresa con el propósito de realizar el fin para el cual fue creada‖ (1,124).
La organización de cualquier institución debe constituirse para dirigirla de manera efectiva hacia los propósitos que persigue y que se han fijado con anticipación en el proceso de planificación de la misma, es decir que la organización constituye
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la función del proceso administrativo que permite entrelazar las tareas de las personas que laboran en una institución, para alcanzar los objetivos de la misma.
De este concepto se puede inferir que como con todas las funciones del proceso administrativo, existe una relación estrecha entre la planificación y la organización, debido a que de los propósitos que se fijan las instituciones (misión, visión y objetivos), debe surgir la división de funciones y estructura organizacional de la misma (organización).
1.2.1 Principios de la organización. Para que una institución pueda organizarse de una mejor manera, es importante que se atiendan los siguientes principios:
1.2.1.1 Principio de la unidad de objetivos. Indica que todos los miembros de una entidad deben de contribuir al logro de los objetivos que se han propuesto dentro de la misma; y que por consiguiente, la estructura organizacional debe facilitar dicha contribución.
1.2.1.2 Principio de eficiencia. Indica que una estructura organizacional es aceptable, si facilita la obtención de los objetivos institucionales de manera efectiva, es decir, con la mayor eficiencia y efectividad posibles.
1.2.1.3 Principio de la extensión del área de control. Se refiere a la existencia de un límite de personas que un individuo puede dirigir con efectividad, en relación al tiempo requerido para una gestión eficaz.
1.2.1.4 Principio de la división del trabajo. Este principio expresa que mientras más especializado esté un trabajo o actividad, mayor deberá ser la efectividad al realizarlo. Es decir que, para
