Introducción a las Bases de Datos en Access: Tipos de Datos, Campos y Relaciones, Apuntes de Principios de la Gestión de Bases de Datos

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GRUPO EDUCATIVO GAAPEM

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• 1. ¿QUÉ ES ACCESS? Contenido
  • 1.1 ¿Para qué sirve access?
  • 1.2 Consultas........................................................................
  • 1.3 Formularios
  • 1.4 Informes
  • 1.5 Páginas
  • 1.6 Macros
  • 1.7 Los módulos
  • 1.8 Base de datos
  • 1.9 Tablas de datos
  • una clave principal
• PROPIEDADES DE LOS CAMPOS 2. INTRODUCCIÓN A LOS TIPOS DE DATOS Y LAS
  • 2.1 Cuando usar cada tipo de datos
  • 2.2 Números
  • 2.3 Fecha y hora
  • 2.4 SÍ/NO
  • 2.5 Datos adjuntos
• COMPRIME 3. TIPOS DE DATOS ADJUNTOS QUE ACCESS
• 4. LISTA DE TIPOS DE ARCHIVO BLOQUEADOS
• ADMITIDOS 5. FORMATOS DE ARCHIVO DE IMAGEN
• ARCHIVOS 6. CONVENCIONES DE NOMENCLATURA DE
• 7. AUTO NUMERACIÓN...................................................
• 8. CALCULADO
• 9. MONEDA.........................................................................
• 10. FECHA Y HORA
• 11. HIPERVÍNCULO
• 12. MEMO..........................................................................
• 13. NÚMERO
• 14. NÚMERO GRANDE
• 15. OBJETO OLE
• 16. TEXTO
• 17. SÍ/NO

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1. ¿QUÉ ES ACCESS?

Microsoft Access es la aplicación de bases de datos de Microsoft Office, dirigida a usuarios domésticos y pequeñas empresas. Ofrece numerosas plantillas y una interfaz gráfica muy intuitiva que permite que cualquier usuario (sin ser experto informático) pueda aprender a manejarla rápidamente como pretendemos enseñarte.

1. 1 ¿Para qué sirve access? Microsoft Access es un programa diseñado para la creación y administración de bases de datos. Su uso se desarrolla dentro del sistema operativo Windows, y está orientado a ofrecer una alternativa sencilla y práctica a las personas que necesiten manejar este tipo de información sin siquiera tener una base teórica o capacitación. A través del uso de ficheros, con una interfaz gráfica fácil de manipular, se logra vencer la falta de conocimientos especializados y se propicia una experiencia productiva. El programa entrega al usuario las posibilidades para trabajar a conveniencia con la base de datos en cuestión. 1.2 Consultas Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener

7 1.7 Los módulos Como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA). 1.8 Base de datos Es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico. Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una colección de registros. Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access:  Crear bases de datos: Access permite la creación de bases de datos por medio de diversas herramientas, como plantillas

8 preestablecidas, que vuelven más eficiente el trabajo de planeación de las funciones de la base de datos.  Modificar bases de datos ya existentes: Access permite realizar modificaciones a bases de datos ya desarrolladas, dejando que el usuario busque información y la actualice de acuerdo con la necesidad que haya. Gracias a este programa, la organización de los datos se vuelve interactiva y accesible.  Administrar bases de datos: Este programa facilita la consulta de los datos contenidos en la base, agilizando la obtención de ellos durante los procesos de trabajo. Esto se logra ya independientemente del formato que se tenga en la base de datos y del lugar en que estos se encuentren registrados. Permite la creación de formularios, gráficos y combinaciones de informes dentro de un solo documento de base de datos. Así se involucra una presentación diferente de la información almacenada, y sirve como un atajo para interpretar la información. Para insertar más datos, Access permite crear tablas y formularios de entrada y consulta de datos. Sirve, por ejemplo, para la administración de datos de stock, permitiendo el registro de los datos de entrada y salida de los diversos productos de las empresas.

10 automáticamente un campo de clave principal al crear una tabla, o puede especificar usted los campos que desea usar como clave principal. Este artículo explica cómo y por qué usar claves principales. Los tipos de datos pueden parecer confusos. Por ejemplo, si el tipo de datos de un campo es Texto, puede contener datos que constan de texto o caracteres numéricos. Pero un campo cuyo tipo de datos es Número solo puede contener datos numéricos. Por tanto, debe saber qué propiedades se usan con cada tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como las siguientes:

• Los formatos que se pueden usar con el campo.
• El tamaño máximo de un valor del campo.
• Cómo se puede usar el campo en expresiones.
• Si el campo se puede indizar. El tipo de datos de un campo puede ser predefinido o se puede seleccionar un tipo de datos dependiendo de cómo se cree el campo. Por ejemplo, si crea un campo desde la vista Hoja de datos y:
• Usa un campo existente de otra tabla, el tipo de datos ya está definido en la plantilla o en la otra tabla.
• Escribe datos en una columna en blanco (o campo), Access asigna un tipo de datos al campo basado en los valores que escribe o se puede

11 asignar el tipo de datos y el formato para el campo.

• En la pestaña Modificar campos, en el grupo Campos y columnas, hace clic en Agregar campos, Access muestra una lista de tipos de datos entre los sé que puede elegir.

2. INTRODUCCIÓN A LOS TIPOS DE

DATOS Y LAS PROPIEDADES DE

LOS CAMPOS

Todas las tablas de Access se componen de campos. Las propiedades de un campo describen las características y el comportamiento de los datos agregados a dicho campo. El tipo de datos de un campo es la propiedad más importante porque determina qué tipo de datos puede almacenar el campo. En este artículo, se describen los tipos de datos y otras propiedades de campo disponibles en Access y se incluye información adicional en una sección de referencia de tipos de datos detallados.

13 Formato Se usa para mostrar Texto Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección. Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre del tipo de datos Texto por Texto corto. Número, Número grande Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que hay un tipo de datos independiente para moneda. Moneda Valores monetarios. Sí/No Los valores y los campos Sí y No solo pueden contener uno de los dos valores. Fecha y hora Valores de fecha y hora para los años 100 a 9999. Formato Se usa para mostrar Texto enriquecido Texto o combinaciones de texto y números a las que se puede dar formato mediante controles de color y fuente. Campo calculado Los resultados de un cálculo. El cálculo debe referirse a otros campos en la misma tabla. Para crear el cálculo se usa el Generador de expresiones. Nota: Los campos calculados aparecieron por primera vez en Access 2010. Datos adjuntos Imágenes adjuntas, archivos

14 de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos para los registros en la base de datos, similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo. Hipervínculo Texto o combinaciones de texto y números que se almacenan como texto y se usan como una dirección de hipervínculo. Memo Bloques extensos de texto. Un uso típico de un campo Memo sería una descripción detallada de un producto. Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre de los tipos de datos Memo por Texto largo. Búsqueda Muestra una lista de valores que se recuperan de una tabla o consulta, o un conjunto de valores especificados al crear el campo. Se inicia el Asistente para búsquedas y se puede crear un campo de búsqueda. El tipo de datos de un campo de búsqueda es Texto o Número, dependiendo de las opciones que se seleccionen en el asistente.

16 hora. Por ejemplo, 3/14/ para Estados Unidos. Fecha mediana Mostrar la fecha en un formato mediano. Por ejemplo, 3-Abr- 09 para Estados Unidos. Fecha larga Mostrar la fecha en un formato largo. Depende de la configuración regional de fecha y hora. Por ejemplo, miércoles 14 de marzo, 2001 para Estados Unidos. Hora a.m. o p.m. Mostrar la hora solo con un formato de 12 horas que responderá a los cambios en la configuración regional de fecha y hora. Hora mediana Mostrar la hora seguida A.M. o P.M. Hora de 24 horas Mostrar la hora solo con un formato de 24 horas que responderá a los cambios en la configuración regional de fecha y hora. 2.4 SÍ/NO Tipo de datos Se usa para mostrar Casilla Una casilla. Sí/No Opciones de Sí o No. Verdadero/Falso Opciones de Verdadero o Falso. Activar o Desactivar Opciones de Activar o

17 Desactivar Propiedad de datos en las relaciones y las combinaciones Una relación de tabla es una asociación entre campos comunes de dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios. Una combinación es una operación SQL que combina datos de dos orígenes en un registro de un conjunto de registros de una consulta basándose en los valores de un campo especificado que los orígenes tienen en común. Una combinación puede ser una combinación interna, una combinación externa izquierda o una combinación externa derecha. Al crear una relación de tabla o agregar una combinación a una consulta, los campos que se conectan deben tener los mismos tipos de datos o compatibles. Por ejemplo, no se puede crear una combinación entre un campo Número y un campo Texto, incluso si coinciden los valores de esos campos. En una relación o una combinación, los campos establecidos en el tipo de datos Auto numeración son compatibles con los campos establecidos en el tipo de datos Número si la propiedad Tamaño del campo del segundo es Entero largo. No se puede cambiar el tipo de datos o la propiedad Tamaño del campo de un campo que interviene en una relación de tabla. Se puede eliminar temporalmente la relación para cambiar la propiedad Tamaño del campo. Pero si se cambia el tipo de datos, no se podrá volver a crear la relación si no se cambia primero el tipo de datos del campo relacionado.

19 regla general, se puede adjuntar cualquier archivo creado en uno de los programas de Microsoft Office. También se pueden adjuntar archivos de registro (.log), archivos de texto (.text, .txt) y archivos .zip comprimidos. Para obtener una lista de los formatos de archivo de imagen admitidos, vea la tabla más adelante en esta sección.

4. LISTA DE TIPOS DE ARCHIVO

BLOQUEADOS

Access bloquea los siguientes tipos de archivos adjuntos. .ade .ins .mda .scr .adp .isp .mdb .sct .app .its .mde .shb .asp .js .mdt .shs .bas .jse .mdw .tmp .bat .ksh .mdz .url .cer .lnk .msc .vb .chm .mad .msi .vbe

20 .cmd .maf .msp .vbs .com .mag .mst .vsmacros .cpl .mam .ops .vss .crt .maq .pcd .vst .csh .mar .pif .vsw .exe .mas .prf .ws .fxp .mat .prg .wsc .hlp .mau .pst .wsf .hta .mav .reg .wsh .inf .maw .scf Propiedad Uso Título El texto de etiqueta que se muestra para este campo de forma predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto. Obligatorio Un título eficaz suele ser breve. Exige que cada registro cuente con al menos un archivo de datos adjuntos para el campo.