¡Descarga Auditoría Administrativa: Caso Navieros del Golfo y más Guías, Proyectos, Investigaciones en PDF de Administración de Empresas solo en Docsity!
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
- OBJETIVO...................................................................................................................................................... Contenido
- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA................................................................................................................
- ALCANCES Y LIMITACIONES..........................................................................................................................
- INFORME......................................................................................................................................................
- PLANEACIÓN.................................................................................................................................................
- Hallazgos..................................................................................................................................................
- Causas.......................................................................................................................................................
- Recomendaciones....................................................................................................................................
- ORGANIZACIÓN............................................................................................................................................
- Hallazgos..................................................................................................................................................
- Causas.......................................................................................................................................................
- Recomendaciones....................................................................................................................................
- INTEGRACIÓN...............................................................................................................................................
- Hallazgos..................................................................................................................................................
- Recomendaciones....................................................................................................................................
- DIRECCIÓN..................................................................................................................................................
- Hallazgos.................................................................................................................................................
- Recomendaciones..................................................................................................................................
- CONTROL....................................................................................................................................................
- Hallazgos.................................................................................................................................................
- Causas.....................................................................................................................................................
- Recomendaciones..................................................................................................................................
- CONCLUSIÓN..............................................................................................................................................
- DATOS GENERALES DE LA EMPRESA...........................................................................................................
- PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN......................................................................................................
- COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS.............................
- ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN......................................................
- PLANIFICACIÓN...........................................................................................................................................
- Acciones para abordar riesgos y oportunidades.....................................................................................
- TOMA DE CONCIENCIA...............................................................................................................................
- INFORMACIÓN DOCUMENTADA................................................................................................................
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO.................................................................................................................. 18 MEJORA...................................................................................................................................................... 18 ANEXOS...................................................................................................................................................... 19 PROGRAMA................................................................................................................................................ 25 PROGRAMA DE AUDITORIA GENERAL........................................................................................................ 26 PROGRAMA DETALLADO O ANALITICO...................................................................................................... 26 PROGRAMA DE AUDITORIA POR PROCESOS.............................................................................................. 28 PROGRAMA DE AUDITORIA POR AREAS..................................................................................................... 28 INFORME FINAL.......................................................................................................................................... 29 DATOS DEL AUDITOR.................................................................................................................................. 30
OBJETIVO
Realizar una verificación, evaluación y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases del proceso administrativo y lo que incide en ellos. Además de proporcionar un análisis, recomendaciones, e información concerniente a las actividades revisadas.
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
entrevistas, consultas de documentos de la empresa o simplemente a través de la observación.
ALCANCES Y LIMITACIONES
El alcance de la elaboración del Proceso de Auditoría Administrativa debe cubrir la adecuación y eficiencia de control de métodos, sistemas y procedimientos de la organización, así como la calidad de ejecución en el desempeño de las responsabilidades asignadas. El alcance de la elaboración del Proceso de Auditoría Administrativa para la empresa incluye:
- Establecer su Proceso de Auditoría.
- Realización adecuada de los procesos de la empresa.
- Construcción de una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. Limitaciones: En la realización de cualquier proyecto, se presentan algunas limitaciones que truncan de alguna manera la realización de objetivos y metas. Algunas de éstas estarán determinadas por la disponibilidad y claridad de cierta documentación.
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
INFOR
ME
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
Causas
Recomendaciones
Estrategias
La tradición de cómo se
han hecho las
actividades, eventos,
entre otras, ha permitido
que no estén por escrito,
es decir, se hacen porque
así se han venido
realizando.
Los imprevistos que se
presentan o la toma de
decisiones inmediatas
requiere de soluciones
que no están estipuladas.
Políticas
La generalidad de éstas
ha contribuido a que no
se den a conocer de
manera formal a las
coordinaciones y
departamentos.
Procedimientos
El número de actividades
son diversas y variadas,
por lo que el
establecimiento de
procedimientos para cada
una de ellas no se ha
realizado, además que la
experiencia de saber
como se hacen las cosas
tampoco ha permitido
que se establezcan por
escrito.
Estrategias Se recomienda que para la elaboración de estrategias, en juntas por sección o por departamentos se formulen para que sean evaluadas por el consejo directivo de la institución, y una vez aprobadas sean del conocimiento de todos los empleados, en la junta general de inicio de curso. Políticas Para hacer del conocimiento de las políticas a los empleados, se propone que se elabore un folleto o tríptico en el cual estén explícitas. Procedimientos Por medio de la formación de comisiones entre el personal de la empresa, se formulen, actualicen y se den a conocer los diversos procedimientos, sobre todo de aquellos se realizan periódicamente.
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
ORGANIZACIÓN
Hallazgos
Causas
Recomendaciones
Organigrama
Las líneas de autoridad
no están bien definidas.
Descripción de puestos
No se proporciona al
momento de ingresar a
la empresa.
Instructivos especiales
No existen para todas
las actividades que se
desarrollan.
Organigrama El organigrama se encuentra en revisión. Sólo está como material de consulta, es decir, se da a conocer solamente cuando se requiere. Descripción de puestos El empleado no recibe una capacitación en cuanto a las funciones que debe desempeñar en su puesto. Instructivos especiales La forma de darlos a conocer ha sido de manera parcial, ya que no se hace desde que el empleado ingresa a la empresa. No están por escrito, solo se mencionan en reuniones generales de la empresa. Organigrama Se propone directivos de la empresa presente propuestas de posibles organigramas, y a partir de éstas consensuar el que mejor se adecue a las necesidades de la empresa. Descripción de puestos Es importante darlas a conocer al empleado al momento de la inducción, por medio de un manual, un folleto o un video, de tal forma que se le informe lo específico del puesto al que fue contratado. Instructivos especiales Cada direccion de departamento realizará reuniones para tratar temas de formatos, descripcion de puesto y asignacion de actividades
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
DIRECCIÓN
Hallazgos
Causas
Comunicación Es deficiente la intercomunicación entre las coordinaciones y departamentos. Motivación Son pocos los reconocimientos proporcionados, y cuando se otorgan, se dan sólo en ciertos departamentos o coordinaciones. La variedad de reconocimientos necesita diversificarse. Liderazgo Se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los empleados. Comunicación Los intereses de cada departamento son diferentes. Motivación No se brinda curso y capacitaciones para crecimiento de los empleados. La empresa no comunica lo anteriormente mencionado como estímulo o motivación. Liderazgo no existen lideres.
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
Recomendaciones
CONTROL
Hallazgos
Causas
Comunicación La información debe de ser por escrito, en formatos previamente diseñados y hacerse llegar a todas las coordinaciones y departamentos, bajo previa autorización del director general de la empresa. Motivación Elaborar un plan de estímulos y motivaciones, especificando los tipos, para los empleados de la empresa, el cual debe darse a conocer al inicio de cada ciclo escolar. Este plan debe de entregarse por escrito a cada uno de los empleados. Liderazgo implementar una mejor comunicacion entre directores. Fijación de estándares La elaboración o el conocimiento de éstos no han sido claros Supervisión Se realiza de manera informal. Medición del desempeño No se realiza en todos los niveles. Fijación de estándares La empresa ha priorizado otros aspectos dejando a un lado éste. Supervisión No se documenta o evidencia completamente, debido a la periodicidad con la que se realiza. Medición del desempeño Se realiza sólo en los niveles que se cree pueden tener repercusiones directas con el éxito de la empresa a sabiendas que ésta recae en la mejora continua de la misma.
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
La auditoría realizada en las instalaciones de la empresa NAVIEROS DEL GOLFO SHIPPING COMPANY SA DE CV, determinó que la empresa cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad, en las fases del proceso administrativo ya que se tiene éste definido en orden y por escrito, aunque no todo, así como cada uno de los elementos que los integran, tales como: objetivos, misión, visión, reglas, procedimientos, estándares, manual de organización, manual de inducción, métodos de control, por mencionar algunos. Sin embargo, algunos elementos requieren de revisión y actualización para que contribuyan a la calidad de la empresa. El trabajo realizado permitió determinar las áreas de oportunidad en cada una de las etapas del proceso administrativo, junto con esto se encontraron las causas que hacen que la empresa, aunque se dirija hacia la mejora continua, existan elementos que la dificulten o la obstaculicen. El contacto que se tuvo con la empresa fue a través de visitas continuas para fomentar el diálogo y la confianza entre el personal de ésta y el equipo investigador. Por medio de la comunicación con ellos, se verificó la información proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener más elementos de comparación entre uno y otro empleado y así presentar datos lo más acercados a la realidad posible. Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de alternativas de solución, las cuales se espera que sean de gran utilidad para la institución.
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
Nombre o razón social: Navieros del Golfo Shipping Company S.A. de C.V. Giro : Servicios Tipo de producto o servicio : Servicios integrales de operaciones marinas y terrestres y suministro de personal especializado y técnico en tierra y costa fuera Registro Federal de contribuyente : NGS160829F6A Domicilio : calle 55 s/n local 8 col. Morelos, Ciudad del Carmen Campeche Número de sucursales: 1 Número de empleados en la empresa: 90 Teléfono (s): 981 166 2385 Nombre del responsable del área: Lic. Amaury de Jesus Huchin Ku Correo electrónico del responsable: amaury.huchin@angolfo.mx Departamento (s) a auditar : Contraloria y administración Motivos por los que se realiza la auditoría administrativa: Para evaluar el proceso administrativo a nivel de departamentos clave en el proceso de mejora continua de la empresa
PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Navieros del Golfo Shipping Company, S. A. de C. V. nace en octubre de 2013, para ofrecer los servicios de outsourcing de administración de personal en embarcaciones y plataformas del Golfo de México, la administración y pago de nómina de personal, así como servicios de logística de operaciones marinas y terrestres. Actualmente Navieros del Golfo Shipping Company es una organización dedicada a ofrecer servicios integrales a sus clientes mediante el modelo de negocio Total Ship Management (TSM) enfocados principalmente en buques especializados dentro del sector petrolero.
COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS.
La organización dará cumplimiento a la estipulada auditoria administrativa realizada en ella, procedimiento para determinar el
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
contexto de la organización y partes interesadas, así como la información documentada que se genere del mismo documento.
ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA
ORGANIZACIÓN.
La organización se asegura de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización. A través de las descripciones de puestos, procedimientos de trabajo, organigramas, y auditorías internas se verifica el cumplimiento de los requisitos de las normas.
PLANIFICACIÓN
Acciones para abordar riesgos y oportunidades
En Navieros del Golfo al planificar la auditoria administrativa, se considerarán y se generará la información para considerar los riesgos y las oportunidades del proceso administrativo, para así asegurarnos de que se cumplen los resultados previstos y reducir los efectos no deseados.
RECURSOS
La organización a través de la interacción de Dirección General y los procesos determinan los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora del proceso administrativo. De la misma manera se determinará y proporcionará a las personas necesarias para la implementación eficaz, para la operación y control de los procesos. NAVIEROS DEL GOLFO SHIPPING COMPANY también, determinara por medio de los Mapeos de procesos la infraestructura necesaria para la operación de sus procesos. La empresa determina que el ambiente de trabajo debe ser el óptimo para el desarrollo de las operaciones, y por ello se compromete a mantener el ambiente necesario para la operación de sus procesos. Navieros del Golfo determina que, para asegurar los resultados en el seguimiento y medición para verificar la conformidad de los servicios, se dispondrán de los recursos necesarios.
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
ANEXOS
AUDITORÍA ADMIISTRATIVA
