Guía para dirigir reuniones eficaces, Esquemas y mapas conceptuales de Psicología

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Objetivos generales

• Desarrollar habilidades necesarias para afrontar con eficacia una reunión
• Identificar los distintos roles que aparecen en una reunión
• Realizar eficazmente el cierre de una reunión

Módulos

Módulo 1: Conceptos generales de reuniones eficaces.

Módulo 2: Inicio de reuniones, desarrollo y roles.

Módulo 3: Reuniones eficaces.

MÓDULO 1

Módulo 1: Conceptos generales.

1.1 Las reuniones

Una reunión es un instrumento de trabajo en equipo, un momento en el que distintas personas tienen la oportunidad, mediante la comunicación directa, de perseguir y conseguir objetivos concretos. En una reunión eficaz deben confluir tres aspectos:

Producción de resultados Cada participante contribuye al resultado de la reunión, por lo que debe ser capaz de producir ideas, analizar, criticar, sugerir y ofrecer soluciones.

Relación de personas Las relaciones personales que se establecen entre las personas que acuden a una reunión pueden facilitar, o por el contrario, bloquear la consecución de los objetivos planteados. Por ello, nunca hay que olvidar que cada participante posee sus propias motivaciones, sistema de valores, percepciones subjetivas,… Trabajar estos aspectos, ser capaz de respetar y comprender a los demás participantes, favorece el desarrollo y los resultados de una reunión.

Organización La organización se refiere tanto a aspectos previos de la reunión (información necesaria, convocatoria), como al propio desarrollo, en donde el papel del director es clave. Al mismo tiempo, éste debe ser capaz de animar la reunión desde su comienzo, si quiere que se produzca implicación y participación.

1.2 Ventajas e inconvenientes

Las reuniones tienen una serie de ventajas y de inconvenientes:

VENTAJAS

• Según se va desarrollando y se van tomando decisiones, los compromisos se reparten entre todos los participantes, por lo que fomenta la participación y el trabajo en equipo.
• Las decisiones se hacen impersonales, evitando las críticas innecesarias.
• Son un instrumento de motivación.
• Potencian los resultados al ofrecer una buena oportunidad de intercambio de información.
• Se fomentan y mejoran las relaciones interpersonales.
• Las decisiones que se toman son mejor comprendidas por todos.
• Se comparten objetivos, la sinergia hace que todos los participantes vayan en el mismo sentido.
• Se potencia la comunicación, tanto formal como informal.

INCONVENIENTES

• Si acuden demasiadas personas, las decisiones resultan difíciles y se consume mucho tiempo.
• Cuando los asistentes desconocen detalles de la misma, las decisiones pueden ser ineficaces.
• Si hay falta de tiempo, pueden llegar a tomarse decisiones de manera superficial.
• La responsabilidad individual queda diluida.
• Es frecuente que se acepte lo que se supone desea el director de la reunión.

1.3. Objetivos de las reuniones

Para dirigir una reunión de forma eficaz, debes aprender a plantearte los objetivos de la misma. Los objetivos que te marques condicionarán quiénes serán los participantes y cuánto tiempo necesitarás emplear en la reunión.

1.3.1. Características de los Objetivos

Las principales características de los objetivos de una reunión son:

• Describirán situaciones objetivas, sin valoraciones personales.
• Serán relevantes y alcanzables.
• Estimularán la libertad de pensamiento y de expresión, sin imposiciones ni coacciones que bloqueen la comunicación.
• Encerrarán intereses comunes para los participantes, sin caer en el favoritismo hacia unos pocos o hacia el convocante. 
• Estarán redactados de forma concisa, concreta y clara.
• Facilitarán que se distinga el fin prioritario de los fines secundarios a alcanzar.

1.3.2. Tipos de Objetivos

Los objetivos se pueden clasificar en:

1. Generales
   • Poco concretos.
   • Globales.
   • Formulados en términos de capacidad.
2. Específicos
   • Concretos.
   • Precisos.
   • Evaluables o mensurables.
   • Formulados en términos positivos.

MÓDULO 1

1.4. Tipos de reuniones

Las reuniones se pueden clasificar según ciertos criterios:

1.4.1. En función de la dimensión.

Mítines

• El número de participantes es ilimitado.
• No hay selección de participantes.
• La relación entre el orador y los participantes es mínima.

Comités

• El número de participantes es limitado.
• Hay una selección rigurosa de participantes.
• La relación entre el orador y los participantes es fluida y constante.

1.4.2. En función de la periodicidad.

Atendiendo a la frecuencia con la que se realizan las reuniones, éstas se pueden clasificar en:

Anuales: La reunión anual tiene carácter informativo. Su objetivo es motivar e implicar al equipo desde el comienzo del año. Es el director de la reunión quien debe llevar el peso principal de ésta y debe estar muy bien preparada.

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1.4.3. En función de los objetivos

Informativa: El objetivo de estas reuniones es transmitir o recibir datos, normas, etc. La comunicación es básicamente en un solo sentido: del orador a los participantes. Se desarrolla en tres momentos:

1. Comunicación de la información por parte del director de la reunión o responsable de la información.
2. Rueda de presentación de dudas y preguntas por parte de los participantes.
3. Contestación a las diferentes dudas o preguntas por parte del director de la reunión.

Análisis de problemas: Estas reuniones sirven para identificar la causa de problemas y para generar opiniones, sugerencias, recomendaciones que posteriormente serán analizadas y evaluadas. La decisión la toman especialistas o autoridades superiores. El director de la reunión debe dejar claro que no se tomarán decisiones sino que se elevarán los acuerdos considerados a los niveles competentes, como primer paso de la acción.

Decisoria: El objetivo del director de la reunión es lograr que los participantes tomen una decisión libremente, tratando el problema planteado con entera libertad de opinión, discutiendo sus diferentes aspectos, interrelaciones, causas, con secuencias o intercambiando sus experiencias, puntos de vista y opiniones, siendo lo más importante llegar a acuerdos y tomar decisiones consensuadas. La característica principal de esta reunión es la participación del grupo y la actitud objetiva para recibir las soluciones aportadas por la mayoría.

Obtención de compromiso: Sirve para exponer y explicar las razones de la decisión tomada y se obtienen compromisos y responsabilidades para aplicar y llevar a cabo determinadas acciones. También disipa dudas y temores.

1.5. La disposición física

1.5.1. Mesa redonda

En ella todas la posiciones son equiparables, pero se produce un efecto particular, «efecto Steinzor», el cual consiste en que, sin existencia de diferencia de estatus ni de relaciones de amistad, se origina una mayor interacción entre los participantes que ocupan posiciones que están enfrente, en lugar de contiguas, debido al contacto ocular.

El número de participantes máximo recomendado es 10. Su uso es idóneo en:

• Consejos administración.
• Reuniones de directores.
• Reuniones de búsqueda de soluciones a conflictos laborales.

Su uso no es adecuado en:

• Reuniones de formación.
• Asambleas.
• Reuniones de estudio.
• Reuniones de información.

1.5.3. Mesa en “U”

Esta disposición es IDEAL porque fomenta la participación del grupo. El número de participantes recomendado es de hasta 12 ó 14.

Su uso es idóneo en:

• Reuniones de estudio.
• Reuniones de información.
• Reuniones de formación.
• Asambleas.
• Reuniones de pequeños comités.

Su uso no es adecuado en:

• Consejos de Administración.
• Reuniones de directores.
• Reuniones de búsqueda de soluciones a conflictos laborales.

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1.5.4. Mesa rectangular

Lleva consigo una disposición diferencial y discriminativa de posiciones. También se produce «el efecto cabecera» en el que esa posición se relaciona con el estatus del miembro más destacado del grupo. El número de participantes es variable, puede oscilar entre 15 ó 20.

Su uso sólo es idóneo en:

• Grandes conferencias.
• Asambleas de ministros.
• Asambleas plenarias.

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1.7. Etapas de una reunión

Una reunión supone un proceso que tiene su desarrollo en el tiempo con implicaciones. Las etapas del proceso que implican las reuniones es el siguiente:

• Preparación
• Comienzo
• Objetivos y métodos
• Desarrollo
• Conclusión
• Seguimiento

1.7.1. Preparación

Los factores que hay que controlar en la fase de preparación son:

• Fecha
• Objetivos

• Participantes
• Información previa
• Tiempo
• Hora
• Orden del día