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Sistemas: Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia. (http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema.php) CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS La clasificación de un sistema al igual que el análisis de los aspectos del mismo es un proceso relativo; depende del individuo que lo hace, del objetivo que se persigue y de las circunstancias particulares en las cuales se desarrolla. Los sistemas se clasifican así: SEGÚN SU RELACION CON EL MEDIO AMBIENTE Abiertos: Sistemas que intercambian materia, energía o información con el ambiente. Ejemplo: célula. Cerrados: Sistemas que no intercambian materia, energía o información con el ambiente. Ejemplos: El universo. La clasificación de sistema cerrado es netamente conceptual pues en la práctica todo se encuentra comunicado con elementos externos. SEGÚN SU NATURALEZA Concretos: Sistema físico o tangible. Ejemplos: Equipos de sonidos Abstractos: Sistemas simbólicos o conceptuales. Ejemplo: Sistema sexagesimal.
SEGÚN SU ORIGEN
Naturales: Sistemas generados por la naturaleza, tales como los ríos. Artificiales: Sistemas que son productos de la actividad humana, son concebidos y construidos por el hombre, tenemos al tren. SEGÚN SUS RELACIONES Simples: Sistemas con pocos elementos y relaciones, como el péndulo. Complejos: Sistemas con numerosos elementos y relaciones. Ejemplo: universidad. Esta clasificación es relativa porque depende del número de elementos y relación considerados. En la práctica y con base en límites psicológicos de la percepción y comprensión humanas, un sistema con más o menos siete elementos y relaciones se puede considerar simple. SEGÚN SU CAMBIO EN EL TIEMPO Estáticos: Sistema que no cambia en el tiempo: Sistema numérico. Dinámicos: Sistema que cambia en el tiempo: hongo. Esta clasificación es relativa porque depende del periodo de tiempo definido para el análisis del Sistema. SEGÚN EL TIPO DE VARIABLEQUE LO DEFINEN Discretos: Sistema definido por variables discretas: lógica booleana.
otras cosas, permite visualizar la calidad de la operación desarrollada por cada integrante, y en consecuencia las deficiencias de los mismos.( http://www.angelfire.com/freak2/dubi/MT.htm) Manuales de Organización: Documento que contiene información detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización. (http://www.definicion.org/manual-de- organizacion) Clasificación de os Manuales de Información: Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos. POR SU CONTENIDO: Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite: Agilizar el proceso de toma de decisiones. Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. Servir de base para una constante y efectiva revisión. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones. POR SU FUNCION ESPECÍFICA: Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este
(personal), y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. Manual específico de auditoría interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoría interna en forma particular. Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero de un área específica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc. Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc. FUENTE: http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/ manualesadministrativos/default.asp Normas ISO 9000: son un conjunto de enunciados, los cuales especifican que elementos deben integrar el Sistema de Gestión de la Calidad de una Organización y como deben funcionar en conjunto estos elementos para asegurar la calidad de los bienes y servicios que produce la Organización.( http://www.agroindustria.gob.ar/sitio/areas/d_recursos_humanos/concurso/ normativa/_archivos//000007_Otras%20normativas%20especificas/000000_SISTEMA%20DE %20GESTI%C3%93N%20DE%20LA%20CALIDAD%20ISO%209000.pdf ) Auditoría Interna: Un proceso sistemático, practicado por los auditores de conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos jurídicos o eventos de carácter técnico, económico, administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos.( http://www.gestiopolis.com/la-auditoria-interna/ Auditoría Externa: es un examen crítico y sistemático, el cual se encuentra debidamente detallado, que se le realiza a un sistema de información empleado por cualquier tipo de empresa.
- AUDITORIA CONTABLE
- QUE ES POLITICA DE EVALUACION DE SISTEMAS Evaluación de operaciones: es una comprobación sistemática para determinar en qué medida se han realizado conforme al plan de aprovechamiento y han alcanzado los objetivos fijados, aplicando las prácticas establecidas. La evaluación puede realizarse cuando las operaciones están todavía en curso
(evaluación durante el proceso) o una vez concluidas (evaluación posterior). (http://www.fao.org/docrep/v6530s/v6530s0b.htm) Evaluacion del Talento Humano: es un sistema de aplicación del desempeño de la persona en el cargo y de su potencial de desarrollo. Nos ayuda a obtener mejores resultados de las personas, su objetivo es es cuantificar el potencial con el que cuenta el personal en la organización, mejorar el desempeño y provocar el aumento de la productividad, oportunidades de crecimiento, participación de todos los miembros de la organización y definir la contribución de los empleados. (http://www.elmayorportaldegerencia.com/Documentos/Personal/[PD]%20Documentos%20- %20Evaluacion%20del%20talento.pdf) Organigrama; es la representación gráfica de la estructura organizativa , usualmente aplicados a empresas u organización. Los organigramas son sistemas de organización que se representan en forma intuitiva y con objetividad. También son llamados cartas o gráficas de organizaciones. (http://www.pac.com.ve/contenido/oficina-y-comercio/que-es-un-organigrama-y-sus-tipos/5661/88) Clasificación de los Organigramas: Vertical: En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. Algunos autores acostumbran poner al margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas. Horizontal: Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. Circular: Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. Escalar: Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes. (http://www.pac.com.ve/contenido/oficina-y-comercio/que-es-un-organigrama-y-sus-tipos/5661/88)
