Gestión de Compras: Guía Didáctica para el Diplomado Virtual en Logística, Monografías, Ensayos de Logística

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LOGÍSTICA

Guía didáctica 1: Gestión de compras

Se espera que, con los temas abordados en la guía didáctica del módulo 1: Gestión de compras, el estudiante logre la siguiente competencia específica:  Conocer los aspectos claves en la selección y negociación con proveedores para mejorar la eficiencia del proceso de compras. Los contenidos temáticos a desarrollar en la guía didáctica del módulo 1: Gestión de compras, son: Ilustración 1 : caracterización de la guía didáctica. Fuente: autor.

Identificación de necesidades

Búsqueda y selección de proveedores

Negociación y contratación con proveedores

Gestión de Compras

Se usan programas que miden el consumo de materias primas, planillas de consumo de materiales u otras herramientas tecnológicas; estas, muestran qué materiales y en qué cantidades se hacen las compras. Se hace un seguimiento cercano a la demanda del mercado, esto, con el fin de alinear, el proceso productivo con el de compras. Todo lo anterior es una descripción de la generalidad del proceso, sin embargo, dependiendo de la complejidad del mismo cada empresa lo tendrá estructurado a su medida. La siguiente ilustración presenta los pasos para identificar las necesidades de compras en una empresa. Ilustración 3: pasos para determinar las necesidades de recursos en la empresa. Fuente: autor. Una vez identificados los pasos requeridos para determinar las necesidades, la empresa debe proseguir el proceso con la búsqueda de información sobre fuentes de aprovisionamiento y selección de alternativas según la cantidad, precio y calidad ofrecida por los proveedores. Se procede a realizar la compra, recibir el pedido y validar las condiciones y especificaciones del producto o servicio con el respectivo pago de factura a proveedores. En la siguiente ilustración se presenta de manera Pasos para identificar las necesidades de la empresa:

1. Identificar la actividad económica de la empresa.
2. Definir la infraestructura necesaria para el desarrollo de las operaciones de producción o servicios.
3. Definición de procesos necesarios en la fabricación.
4. Definir en términos de cantidad y calidad los diferentes recursos necesarios para cada proceso.

resumida el ciclo de compras iniciando con la identificación de necesidades y finalizando con el pago y control de resultados. Ilustración 4 : proceso gestión de compras. Fuente: autor.

• Evaluación de conformidad de productos o servicios.
• Pago de facturas
• Selección de fuentes de aprovisionamiento.
• Realización del pedido.
• Necesidades de recursos en la empresa según su función técnica, comercial y administrativa

Identificación Compras

Calidad

Contabilidad

y financiera

Ilustración 5 : etapas para la selección de proveedores. Fuente: autor. En la etapa dos: solicitud de información, es necesario tener presente los siguientes elementos. Etapas en la búsqueda y selección de proveedores Búsqueda de información Solicitud de información Evaluación y selección de proveedor Busqueda de información

• El primer paso es realizar la búsqueda de información sobre los proveedores del producto o servicio que la empresa requiere. Las fuentes de información para esta búsqueda son: Internet, prensa, radio, televisión, publicaciones especializadas, ferias y exposiciones, asociaciones empresariales y profesionales, bases de datos públicas y privadas, anuarios económicos y otras fuentes. Solicitud de información
• Una vez se cuente con algunas opciones de proveedores se procede a solicitar información adicional sobre condiciones económicas, condiciones técnicas y servicio postventa.
• La solicitud de esta información se puede realizar mediante: correo electrónico, llamada teléfonica, carta, visita de un representante, solicitud de cotización, entre otros. Evaluación y selección de proveedor
• Una vez se realiza el contacto con el proveedores para solicitar información o para realizar la compra se procede a la realización de una ficha por proveedor que permita crear un cuadro comparativo sobre los productos, precio, condiciones de pago (descuentos y formas de pago).
• Debe establecerse unos criterios de selección basados en aspectos economicos y de calidad.

Ilustración 6 : información del proveedor. Fuente: autor. Registro del Proveedor Esta actividad tiene como propósito contribuir al registro de la información del proveedor en el sistema (Software) de la empresa contratante. Ejemplo: Ilustración 7 : registro del proveedor. Fuente: Actualsoft (s.f.). Información Legal

• Cámara de Comercio
• Registro Único Tributario
• NIT o cédula de ciudadanía
• Régimen del I.V.A (común o simple) Información Comercial
• Información de contacto
• Lista de productos y ficha técnica
• Condiciones comerciales
• Precios pagos y descuentos Información de Certificaciones
• Calidad y sistemas de producción
• Sistema de gestión y certificaciones Sistema Logístico
• Bodega
• Operador logístico
• Condiciones de devolución
• Apoyo publicitario
• Asesoría técnica

Este esquema nos muestra el proceso básico de una negociación con los proveedores, la finalidad en este proceso es lograr llegar a acuerdos muy puntuales respecto a los siguientes aspectos:  Precios unitarios. Uno de los propósitos en la selección de proveedores es asegurar que la empresa pueda obtener precios bajos y de esta forma tener operaciones más rentables.  Descuentos comerciales y por volumen. Este es un aspecto importante a negociar, dado que trae beneficios para el comprador y para el vendedor. Para el comprador representa un costo unitario más bajo en el producto o servicio, y por ende será más competitivo frente a sus rivales; para el vendedor representa entre otras cosas, la posibilidad de obtener ingresos de venta más altos y una mayor rotación de sus inventarios.  Tiempos de entrega. Este punto recae sobre el proveedor, pues es un elemento clave en la calificación del proveedor por parte del comprador, la demoras en las entregas retrasan significativamente las operaciones del comprador y puede ocasionar la terminación de la contratación o negociación pactada.  Calidad. Este es un punto a negociar, dado que en algunas ocasiones mayor calidad implica mayores costos o precios ofertados.  Formas de pago y facilidad de la misma. Negociar las formas de pagos es fundamental por dos razones: a) Tiene un impacto directo sobre el flujo de caja tanto del comprador como el vendedor, el pagador procurará obtener el máximo de plazo en los periodos de pago, entre tanto que vendedor estará dispuesto a ofrecer descuentos adicionales por el pronto pago, b) El incumplimiento en este ítem en la negociación puede dar lugar a sanciones económicas, penalización, o el peor de los escenarios suspensión inmediata de las entregas de suministros por parte del proveedor.

Comparar Información Suministrada por Posibles Proveedores La siguiente tabla suele ser una ficha que resume toda la información de los candidatos a proveedores que permite hacer comparaciones, esto con el propósito de tomar la mejor decisión para la empresa. Características Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Valor unitario Valor total Valor por volumen (ej.: docenas) Descuento comercial Descuento financiero Transporte Tiempo de entrega Garantía y cobertura Asistencia técnica Seguros y cobertura Rappels Medios y formas de pago Valor agregado Observaciones y aclaraciones Tabla 1: cuadro comparativo de proveedores. Fuente: autor.

Ilustración 10: las cinco “C” de la gestión eficaz de la cadena de suministro. Fuente: autor. adaptado de https://www.ibm.com/es-es/topics/supply-chain- management Estas características son consideradas factores clave para gestionar eficazmente la cadena de suministro en cualquier organización. Conectado: ser capaz de acceder a datos no estructurados de las redes sociales, datos estructurados del Internet de las cosas (IoT) y conjuntos de datos más tradicionales disponibles a través de herramientas tradicionales de integración ERP y B 2 B. Colaborativo: mejorar la colaboración con los proveedores implica cada vez más el uso de redes de comercio basadas en la nube que permiten la colaboración y el compromiso de múltiples empresas. Ciberconciencia: la cadena de suministro debe fortalecer sus sistemas y protegerlos de los ciberintrusos y hackers, que deberían ser una preocupación para toda la empresa. Habilitado cognitivamente: la plataforma de inteligencia artificial se convierte en la torre de control de la cadena de suministro moderna al recopilar, coordinar y llevar adelante decisiones y acciones en toda la cadena. La mayor parte de la cadena de suministro está automatizada y es de autoaprendizaje. Exhaustivo: las funcionalidades de analítica deben escalarse con los datos en tiempo real. Los conocimientos serán completos y rápidos. La latencia es inaceptable en la cadena de suministro del futuro.

Gestión del aprovisionamiento La gestión del aprovisionamiento es el conjunto de actividades que la empresa realiza para abastecerse de los materiales y servicios necesarios para realizar las actividades de fabricación y comercialización de sus bienes y servicios. Por ello, comprende la planificación, gestión de compras y almacenaje y distribución interna de los bienes. A continuación, se presentan las diferencias entre la gestión de aprovisionamiento y la gestión de compras. Gestión de Aprovisionamiento y la Gestión de Compras. Aprovisionamiento Compras Predecir las necesidades. Localizar proveedores adecuados. Planificar y gestionar las compras. Garantizar la calidad de los materiales suministrados. Mantener inventarios bajos. Establecer políticas orientadas a disponer materiales justo a tiempo Gestionar stock. (^) Estandarizar al máximo los materiales para reducir el coste de los mismos Mantener información de stock fiable y continuamente actualizada. Colaborar con el resto de departamentos de la empresa. Colaborar con el departamento de compras. Ilustración 1 1 : diferencias entre la gestión aprovisionamiento y gestión de compras. Fuente: autor. Gestión de compras La gestión de compras cumple objetivos tales como:

1. Organización, con definición de tareas, objetivos y responsabilidades
2. Previsión, mediante investigación de mercados, análisis del entorno;
3. Control de la actividad, analizando costes y creando la información necesaria para la gestión. Las fases del proceso de compra podemos dividirlas en: operaciones previas, búsqueda de proveedores y selección, petición y evaluación de las ofertas, negociación de la compra y realización del pedido, junto con un seguimiento y control. Gestión de Stocks La gestión de stocks consiste en planificar, organizar y controlar el conjunto de productos, materias primas, componentes y semiterminados pertenecientes a la empresa, con el objetivo de establecer un equilibrio entre la calidad del servicio al cliente y los costes derivados de la posesión de stocks. Una primera clasificación simple de gestión de stocks se establece en función de si tienen en cuenta o no una previsión de la demanda. Así como el proceso de negociación con los proveedores obedece a una estrategia e integra unos pasos claves, la gestión de compras cumple una función estratégica y se ejecuta en la empresa de acuerdo a cómo está estructurado el proceso. La gestión de compras a su vez está alineada con el almacenamiento y los inventarios. Ilustración 1 4 : áreas que abarca el proceso de compras. Fuente: autor. Compras Almacenamiento^ Inventarios Áreas que abarca el proceso de compras

La decisión de compra implica 5 pasos. El siguiente esquema nos muestra la generalidad las fases que intervienen en el proceso de decisión de compras, sin embargo, el procedimiento para cada organización será tan extenso como lo considere necesario. Ilustración 1 5 : fases del proceso de decisión de compras. Fuente: autor. La ejecución de la compra se ejecuta de acuerdo a como lo indique el procedimiento interno de la empresa, esté normalmente está representado por medio de un flujograma que ya ha sido establecido desde el sistema de gestión de calidad de la organización, por lo tanto, al gestor de compras le corresponde seguir este procedimiento. Fases del proceso de decisión de compra

1. Identificar si existe alguna necesidad.
2. Recopilar información de todos los posibles proveedores.
3. Configurar las alternativas.
4. Realizar la compra.
5. Seguimiento de la compra realizada.

ActualSoft. (s.f.). ActualHotel! Manual de instrucciones de proveedores. [Imagen]. ActualSoft. http://www.actualsoft.com.ar/manuales/manual_actualhotel/3.1.1_proveedor es.html Búsqueda y selección de proveedores [Imagen]. (s.f.). https://www.mheducation.es/bcv/guide/capitulo/8448147731.pdf International Business Machines (IBM). (s.f.). ¿Qué es la gestión de la cadena de suministro? https://www.ibm.com/es-es/topics/supply-chain-management Logistics Solutions. (s.f.). Fases de la negociación [Imagen]. Procase Learning. https://www.procase- elearning.cl/Demos/neg/docs/Fases%20de%20la%20Negociacion.pdf Pulido, J. (2014). Gestión de la Cadena de Suministros. El último secreto. Primera Edición. Editorial Torino.

Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como material de consulta de los participantes en el diplomado virtual en LOGÍSTICA del Politécnico de Colombia, y solo podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a los usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información que aquí se presenta. GUÍA DIDÁCTICA 1 M2-DV 31 - GU MÓDULO 1: GESTIÓN DE COMPRAS © DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 202 1 Medellín, Colombia Proceso: Gestión Académica Virtual Realización del texto: José Cano Cano, docente Revisión del texto: Comité de Revisión Diseño: Comunicaciones Editado por el Politécnico de Colombia