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INSTITUTO TOLIMENSE DE FORMACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL “ITFIP”
FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN, DESARROLLO TECNOLÓGICO E INNOVACIÓN Vigente Desde: Febrero 2023 Versión: 3.0 Código : F01-MVAI
INFORMACIÓN GENERAL
TÍTULO DE LA PROPUESTA:
SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE EN EL DEPÓSITO INVERSIONES BRISAS
DEL MAGDALENA S.A.S DEL MUNICIPIO DE PURIFICACIÓN-TOLIMA, DURANTE LOS
PERIODOS DE AGOSTO A OCTUBRE DE 2023.
INVESTIGADORES Y ROLES:
Ingrese el nombre y rol de los integrantes que conforman el equipo de trabajo. Roles (Investigador Principal, Co-Investigador, Auxiliar de Investigación, Joven Investigador, Asesor) Nombre completo: Melissa Betancourt Acosta Institución: Instituto tolimense de formación técnica profesional “ITFIP” Facultad: Economía, Administración y Contaduría Programa: Contaduría Publica Documento de Identificación No.: 1007375459 Rol: asistente de investigación Correo Electrónico: mbetancourt59@itfip.edu.co Teléfono: 3245641286 Nombre completo: Robert Alexander Guzmán Institución: Instituto tolimense de formación técnica profesional “ITFIP” Facultad: Economía, Administración y Contaduría Programa: Contaduría Publica Documento de Identificación No.: 11224364 Rol: Docente Investigador Correo Electrónico: Teléfono: GRUPO(S) DE INVESTIGACIÓN VINCULADO(S): Internos: Nombre grupo(s) de investigación: Facultad: Programa(s) académico(s): Línea de investigación: Externos: Aplica No Aplica Nombre grupo de investigación: Institución: Facultad: Programa: Grupo de Investigación: Línea de investigación x
ESTUDIANTES VINCULADOS:
Ingrese el nombre y rol de los estudiantes que conforman el equipo de trabajo. Roles (Investigador Principal, Co-Investigador, Auxiliar de Investigación, Joven Investigador) Nombre completo: Institución: Facultad: Programa: Documento de Identificación No.: Rol: Correo Electrónico: Teléfono: Nombre completo: Institución: Facultad: Programa: Documento de Identificación No.: Rol: Correo Electrónico: Teléfono: Nombre completo: Institución: Facultad: Programa: Documento de Identificación No.: Rol: Correo Electrónico: Teléfono: SEMILLERO(S) DE INVESTIGACIÓN VINCULADO(S): Internos: Nombre semilleros(s) de investigación: Institución Facultad: Programa(s) académico(s): Nombre Red o ente que esté vinculado Externos: Aplica No Aplica Nombre semillero(s) de investigación: Institución Facultad: Programa: Nombre Red o ente que esté vinculado
identificaron diversos problemas que afectan la gestión financiera de la empresa, los cuales se detallan a continuación:
- Inexistencia de estados financieros: la falta de elaboración y presentación de los estados financieros impide realizar un análisis financiero adecuado para la toma de decisiones gerenciales. Esta situación limita la capacidad de evaluar la situación económica y financiera de la empresa, así como identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento.
- Manejo incorrecto del inventario: se evidenció un deficiente control y gestión del inventario, lo que resulta en la acumulación excesiva de productos de poca rotación y la escasez de productos de alta rotación. Esta situación genera costos adicionales por mantener un inventario innecesariamente elevado y puede ocasionar pérdidas de ventas al no contar con suficiente stock de productos demandados por los clientes.
- Control inadecuado del efectivo: la falta de un control adecuado del efectivo implica desconocimiento del saldo real y la liquidez de esta cuenta. Esto puede generar dificultades para cumplir con los compromisos financieros, como el pago de proveedores o la realización de inversiones necesarias para el crecimiento. En base a los problemas identificados en el depósito, se recomienda la implementación de un software contable llamado “Sigo” para llevar un buen proceso contable y análisis financiero acorde con las normativas legales. La falta de una solución adecuada a estos problemas podría resultar en la toma de decisiones erróneas y diversos factores negativos, como recortes de personal, problemas legales, financieros o incluso el cierre de la empresa. Además, se recomienda utilizar indicadores financieros para evaluar el nivel de endeudamiento a corto y largo plazo, los índices de liquidez, el costo de inventario y los índices de rentabilidad en un período determinado. Formulación del Problema De acuerdo con lo anterior la investigación se propone resolver la siguiente pregunta de investigación. ¿Cómo se mejorarían los procesos contables a través de la sistematización del software Siigo en el depósito inversiones brisas del Magdalena S.A.S? JUSTIFICACIÓN: En el marco de esta investigación, se abordará la problemática que enfrenta el depósito inversiones brisas del Magdalena S.A.S del municipio de Purificación, con relación al control de su información contable. Se ha observado que el depósito no cumple con los procedimientos contables establecidos por la normativa vigente, como los registros diarios, los inventarios, los balances y el control periódico de la información. Los procedimientos contables tal como lo indica (Certus, 2019) son un resumen de las operaciones económicas de una entidad a través de estados financieros, permitiendo proyecciones y evitando crisis. Es esencial para cualquier empresa, mostrando gastos, ingresos y evitando el cierre. Por lo cual, esto ha generado un desconocimiento de la situación financiera del depósito inversiones Brisas del Magdalena S.A.S a través de los estados financieros. Estos desafíos se deben, en gran medida, a la falta de capacitación adecuada del fundador del depósito en el ámbito de la gestión, lo que ha llevado a la omisión de los procedimientos contables necesarios para un manejo adecuado de la información. En el ámbito tecnológico, Colombia se sitúa en el puesto 47 de un total de 118 países a nivel mundial, y ocupa la posición número 7 en América Latina. (ACOPI, 2023), Así mismo, la implementación de tecnologías de apoyo en los procesos contables puede brindar un mejor control y manejo de la información, garantizando la integridad de los datos y permitiendo afrontar auditorías de manera sólida. Además, el conocimiento del estado financiero del depósito contribuirá a un mejor
bienestar interno, reflejado en pagos oportunos a empleados y proveedores, fomentando así un crecimiento competitivo y un posicionamiento favorable en el mercado local, tal como lo indica El uso de los sistemas tecnológicos de procesamiento de información contable ha tenido un impacto positivo tanto en la calidad de la información financiera como en la eficiencia con la que los profesionales contables pueden llevar a cabo su trabajo. Estos sistemas han agilizado el proceso de elaboración de los estados financieros, lo que permite a los profesionales contar con más tiempo para realizar un análisis más detallado de los mismos. A pesar de estos beneficios, no todos los profesionales de la contabilidad han adoptado esta nueva herramienta tecnológica, ya que estaban acostumbrados al método tradicional de procesar la información. (Rodríguez et al., 2012). El desarrollo financiero está estrechamente vinculado a la asignación de recursos destinados a nuevos emprendimientos. En la actualidad, la innovación es un proceso continuo que ofrece a la sociedad nuevas oportunidades para avanzar en sus actividades. El emprendimiento se caracteriza por una mentalidad orientada hacia la identificación y aprovechamiento de oportunidades, mientras que la empresarialidad se refiere a la habilidad de una persona para desplegar su capacidad creativa en relación con el entorno en el que se encuentra. (Uribe y reinoso, 2013) Avanzando en el tema, esto implica la toma de decisiones en materia de ahorro e inversión, así como el fortalecimiento de la estructura interna mediante la implementación de un software contable como Siigo, diseñado específicamente para garantizar un sólido control operativo en el depósito inversiones Brisas del Magdalena S.A.S. En consecuencia, las estrategias contables, incluyendo la adopción de software, juegan un papel fundamental en el progreso de las empresas, sin importar su tamaño. Contar con información confiable es esencial para una gestión y administración documental eficaz, lo que a su vez tiene un impacto positivo en el desempeño general de la organización. El propósito principal de este estudio es proporcionar una guía y referencia útil para proyectos futuros que se enfrenten a situaciones similares a las que se abordan en esta investigación. Es importante destacar que los conocimientos y experiencias adquiridos en la implementación de este proyecto se compartirán de manera profesional, sirviendo como una base sólida para otros proyectos similares en el futuro. La solución a este problema requiere un análisis exhaustivo de las posibles causas y una evaluación de la viabilidad de implementar el software Siigo. Esta implementación beneficiará tanto al depósito inversiones Brisas del Magdalena S.A.S., como a futuras micro, pequeñas y medianas empresas. Además, servirá como una referencia sólida para abordar y resolver problemáticas similares en el ámbito empresarial.
2. OBJETIVOS
Objetivo General: Sistematizar la Información contable en el Depósito Inversiones Brisas del Magdalena S.A.S del municipio de Purificación-Tolima, durante el periodo de agosto a octubre 2023 Objetivos específicos: ● Identificar los procesos contables que se llevan a cabo en el depósito inversiones brisas del
realizado. El anterior antecedente suministra información relevante sobre la importancia y beneficios de la sistematización en una empresa. Esto puede ser útil para respaldar la importancia de implementar un software contable en el contexto de la investigación presente. El antecedente menciona los beneficios de optimizar la información contable, agilizar los procesos, brindar confiabilidad en los datos, generar informes en tiempo real y reducir el margen de error en las declaraciones. Estos aspectos son clave para mostrar cómo la implementación de un software contable impacta positivamente en la gestión contable de una empresa. Además, se destaca la mejora en el control financiero, el análisis de las necesidades de los clientes y la comprensión del mercado objetivo, lo cual puede ser relevante para analizar el cómo un software contable ayuda a tomar decisiones financieras más informadas y estratégicas. El siguiente antecedente es de la autora Castillo (2019), con su investigación titulada “Desarrollo de una sistematización de contabilidad para el control de la información en la empresa Tenería Inca”, por lo cual su autora planteo como objetivo fundamental el desarrollo de una sistematización contable para el control de la información de la empresa Tenería Inca, se llevó a cabo en la cuidad de Ambato del país Ecuador en el año 2019. La empresa familiar Tenería Inca forma parte de la amplia industria de la provincia de Tungurahua. La metodología que se llevó a cabo en esta investigación se caracterizó por ser mixta, lo que implicó la combinación de enfoques cualitativos y cuantitativos en un análisis descriptivo que se basa en métodos empíricos y teóricos. En el marco de esta investigación, se evidencio una falta de un sistema de información adecuado y completo para respaldar la toma de decisiones administrativas en la empresa. Esta carencia ha generado dificultades en el desarrollo empresarial deseado. En respuesta a esta problemática, la autora propuso describir el proceso contable de las actividades económicas llevadas a cabo en la empresa, respaldado por una documentación adecuada. El objetivo fue obtener información confiable, pertinente y oportuna, lo que permitió mejorar la comunicación entre departamentos y alcanzar los resultados económicos y financieros esperados. Ahora bien, la autora expresó que la empresa carecía de la implementación de un manual de procesos contables que orientara el manejo de los registros de forma precisa. Además, el personal del área administrativa no contaba con la capacitación necesaria en los procesos contables ni comprendían de su importancia, lo que resultaba una gestión inadecuada de la documentación y una ejecución de los procesos de forma empírica. El antecedente proporciona un valioso aporte al presente proyecto de investigación al identificar la problemática existente en la empresa Tenería Inca y proponer soluciones para mejorar su gestión contable y toma de decisiones. A través de una metodología mixta que combina enfoques cualitativos y cuantitativos, la autora establece directrices claras para replantear el proceso contable de la empresa. Este enfoque metodológico servirá como referencia para seleccionar la metodología adecuada para la presente investigación. Además, el antecedente se base en una empresa familiar de la industria de Ecuador permite analizar y adaptar las propuestas y recomendaciones al contexto empresarial. En tercer lugar, Navarro (2020), con su proyecto titulado “Análisis y diseño de un sistema de información contable para la sistematización de los procesos administrativos del almacén ferretero Carlitos S.A.”. Realizándose en la ciudad de Guayaquil del país Ecuador, en octubre del año en mención, El objetivo principal de esta investigación fue analizar y diseñar los procedimientos necesarios para la administración de la información contable en el departamento administrativo de un almacén ferretero, con el fin de evaluar el valor de la información financiera en el desarrollo y
toma de decisiones de la organización. El almacén se dedica a la distribución de materiales para la construcción, por lo que la sistematización y almacenamiento adecuado de la información contable es crucial para cumplir con los objetivos organizacionales. En este estudio, la autora propuso modelar los procesos del almacén para establecer pautas correctivas y adecuadas que permitiera un buen control de los ingresos y egresos de los recursos. Para lograr esto, se identificaron los requisitos viables y no viables del sistema a través de una metodología de recolección de datos cualitativos. Además, se investigó la forma en que los dueños del almacén se relacionan con la implementación de este nuevo mecanismo, utilizando el lenguaje unificado de modelo como medio de visualización e interacción. Este antecedente contribuye al proyecto actual al proporcionar pruebas de la importancia de implementar un sistema contable que sea fácil de usar tanto para los profesionales, como el representante legal. Un sistema contable eficiente facilita la gestión de la información financiera y permite tomar decisiones de manera rápida y efectiva. Un cuarto trabajo titulado "Sistematización de la Información Contable y Financiera en la Empresa Internacional de Proyectos S.A.S.”, realizado por la investigadora Arredondo, G. (2021), el objetivo principal de este proyecto fue mejorar la gestión contable de la organización, mediante la aplicación de un enfoque de investigación inductiva y análisis exhaustivo. Para lograrlo, se llevó a cabo un análisis detallado de los procesos contables de la empresa, con el propósito de optimizar las actividades relacionadas con la gestión de inventarios, compras, ventas, gastos e ingresos. Además, se buscó establecer un sistema de archivo consecutivo que facilitó el acceso a la información por parte del contador. Como parte de la solución propuesta, la autora decidió implementar el programa contable SIIGO, el cual les brindo facilidades a la auxiliar contable para la digitación de archivos y el cumplimiento de los requisitos exigidos por la DIAN en cuanto a la presentación de facturas. Además, este programa se ajustó al perfil comercial de la empresa, lo que garantizó una mayor eficiencia en sus operaciones contables. La utilización de SIIGO y la colaboración de la auxiliar contable permitió agilizar los procesos que anteriormente se llevaban a cabo manualmente, reduciendo así los tiempos de respuesta y minimizando posibles errores en el registro de la información contable. Además, propuso la implementación de un sistema de control interno que permita garantizar la veracidad y confiabilidad de la información contable generada por la empresa. Esto implicó la definición de políticas y procedimientos claros, la asignación de responsabilidades específicas y la realización de auditorías internas periódicas para verificar el cumplimiento de dichas políticas y procedimientos. En cuanto a la gestión de inventarios, la autora sugirió la implementación de un sistema de inventario permanente, que permitió tener un registro actualizado de las existencias de la empresa en todo momento. Esto facilito la toma de decisiones relacionadas con la reposición de inventarios, la identificación de productos con baja rotación y la detección de posibles desviaciones o pérdidas. Con relación a las compras y ventas, se recomiendo establecer políticas claras de control y seguimiento de las transacciones, incluyendo la revisión y validación de los documentos relacionados, como facturas de proveedores y comprobantes de venta. Asimismo, la autora sugirió implementar un sistema de control de gastos e ingresos, que permitió tener un registro detallado de todas las transacciones realizadas por la empresa. Este antecedente aporta para la investigación presente recomendaciones y sugerencias específicas para mejorar la gestión contable, estas mejoras incluyen la implementación de un sistema de registro contable adecuado, la definición de políticas y procedimientos claros, la asignación de responsabilidades específicas y la realización de auditorías internas periódicas. Además, sugiere la implementación de un sistema de inventario permanente, el establecimiento de políticas de control y
De igual forma, La contabilidad ha sido crucial a lo largo de la historia tanto así que a través de los años según Ayala & Fino (2015) es conocida como el lenguaje o la historia de los negocios. De la misma forma, Josar (2001) afirma que, desde tiempos antiguos, la contabilidad ha sido utilizada para llevar registros y controlar propiedades debido a la limitada memoria humana. En épocas como la egipcia y romana, se empleaban técnicas contables derivadas del intercambio comercial. Durante la época de la República y el imperio romano, la contabilidad se llevaba a cabo mediante dos libros: la adversaria, para registrar transacciones en efectivo, y el códex, para registrar otras operaciones. Estos libros permitían a los romanos tener un control preciso de su patrimonio. Los banqueros romanos, una casta privilegiada, perfeccionaron las técnicas contables para controlar las asignaciones al ejército y a los patricios para sus conquistas territoriales y aventuras políticas (Ayala & Fino, 2015). Ahora bien, La contabilidad ha evolucionado junto con la tecnología de la información y las comunicaciones (TIC). La introducción de software y sistemas informáticos ha permitido automatizar y agilizar muchos procesos contables. Es crucial que se reconozca que la tecnología es fundamental en la profesión contable. Si no se utiliza, se quedarán obsoletos. El mundo actual exige evolucionar junto con la tecnología para no ser dejados de lado. Además de ahorrar tiempo, la tecnología ayuda a ser más eficientes, optimizar el trabajo y obtener mejores resultados en la labor diaria. (Cárdenas & Gómez, 2022). Por otro lado, COR (2021) menciona que, la automatización no reemplazará a los contadores, sino que les permitirá enfocarse en tareas más complejas y valiosas que no pueden ser realizadas por una máquina. La tecnología ha transformado el mundo de los negocios, volviéndolo más dinámico y competitivo gracias al uso adecuado de las TIC. Las autoras Zaragoza & Monserrat (2015) indica que, las TIC han dinamizado los negocios y los han vuelto más competitivos al agilizar los procesos y proporcionar información precisa para facilitar la toma de decisiones. De igual forma las autoras expresan que, Las TIC son vitales en los negocios, abarcando áreas como finanzas y operaciones. Pero no debemos olvidar la importancia del aspecto fiscal, que afecta directamente la salud del negocio debido a las implicaciones tributarias. El uso de tecnologías como el software de contabilidad ha revolucionado la forma en que las organizaciones realizan sus actividades contables. Estas herramientas ofrecen una variedad de beneficios y ventajas en comparación con los métodos tradicionales de contabilidad manual. La contabilidad se realizaba manualmente con lápiz y papel, pero ahora se utilizan paquetes contables completos que incluyen control de pagos, cuentas por cobrar, nóminas, etc. Esto ha beneficiado en términos de facilitar el trabajo y reducir el tiempo de elaboración. (Zaragoza & Monserrat, 2015) Actualmente, las TIC son esenciales en las empresas debido a los avances tecnológicos y la implementación de nuevos sistemas contables, lo cual ha llevado a la innovación de productos y servicios en esta área. La implementación de un sistema de información contable es esencial para una organización, ya
que garantiza un registro, procesamiento y presentación adecuados de la información financiera, alineándose con los objetivos y necesidades de la entidad. Josar (2001) menciona que, un sistema de información contable es utilizado por una entidad para controlar y resumir las actividades financieras de manera útil para la toma de decisiones. Ahora bien, Southern New Hampshire University SNHU (2022) Indica que, los sistemas de información contable son programas informáticos de contabilidad con herramientas que procesan y organizan datos económicos, mejorando la eficiencia operativa de las empresas.
4. METODOLOGÍA
Metodología: Enfoque de Estudios La investigación cualitativa utiliza métodos flexibles y adaptativos, permitiendo a los investigadores ajustar su enfoque a medida que se desarrolla el estudio. Se enfoca en la interpretación y el análisis de los datos para identificar patrones, temas y significados emergentes. La investigación cualitativa es una fuente confiable de información para la toma de decisiones y el análisis del comportamiento del mercado. La elección de este tipo de investigación se basa en los objetivos del estudio, no en las preferencias del investigador. (Balcázar et al., 2006) La investigación cualitativa recopila datos que se centran en comprender los significados y experiencias de las personas en un contexto determinado. (Balcázar et al., 2006) indican que, la investigación cualitativa utiliza técnicas para recopilar datos que describen exhaustivamente la realidad específica que se investiga. Por otro lado, el autor Herrera (2017) menciona que, la investigación cualitativa recopila descripciones detalladas a través de diversas técnicas, como entrevistas, notas de campo, grabaciones y registros escritos. Considerando lo expuesto anteriormente, se llevará a cabo una investigación de este tipo en el depósito Inversiones Brisas del Magdalena S.A.S. mediante el uso de evidencia fotográfica y una entrevista con el propietario, con el objetivo de recopilar información que nos permita obtener un conocimiento detallado sobre el manejo de la información contable, y así poder sistematizar la información financiera a través del software SIIGO. Objeto de estudio El presente estudio se llevará a cabo en Inversiones Brisas del Magdalena S.A.S, una distribuidora ubicada en la ciudad de Purificación, Tolima, específicamente en la calle 8 #4-96, en el barrio Antonio Nariño. La actividad principal de esta empresa es la distribución de productos destinados a los sectores de construcción, remodelación, mejoramiento, dotación y equipamiento del hogar. Dado que se ha identificado una insuficiente organización contable como el principal desafío de Inversiones Brisas del Magdalena S.A.S, se ha diseñado un plan para llevar a cabo un diagnóstico exhaustivo mediante la aplicación de técnicas de observación y una entrevista detallada. Estas estrategias permitirán identificar los procesos actuales utilizados para el registro de efectivo y la organización contable, con el fin de obtener una comprensión precisa de la situación actual. Con base en los hallazgos identificados, se ha formulado una propuesta para mejorar los métodos empleados por Inversiones Brisas del Magdalena S.A.S, con el objetivo de sistematizar su información contable. Para lograr esto, se planea implementar el software contable Siigo, el cual
Introducción de la información X Acompañamiento del docente X Investigación de las universidades X Realización de la estructura del trabajo X Adelantos del trabajo (^) X Creación de la entrevista (^) X Inclusión de la metodología (^) X Elaboración de los resultados esperados X Asesoría del docente (^) X X X X X X X X X Correcciones del trabajo (^) X X X X X X X Desarrollo de la ficha (^) X X Producción del video poster (^) X Presentación al congreso 2023 (^) X Aprobación de la ficha (^) X Presentación del trabajo terminado (^) X Asignación de jurados (^) X Sustentación (^) X Entrega de trabajo empastado (^) X
7. PRESUPUESTO
Relacionar y especificar los recursos humanos, físicos, tecnológicos, etc. Indicando el valor por rubro y la fuente de financiación Rubros Valor por fuente de financiación Valor Total ITFIP Otro* Viáticos realización de entrevista $ 50.000 $ 50. Impresiones $10.000 $10. Empastado del trabajo $ 300.000 $ 300. TOTALES $360.000^ $360. *Especificar fuente
REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS
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