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Unidad 1: Manejo básico de datos

Autor: Ricardo Luque Ferrucho

Fundamentos de Excel

y modelamiento de

Excel

datos datos

LogiExcel

Una pequeña empresa de logística está buscando optimizar su inventario y gestionar sus compras de manera más eficiente.

El equipo de compras de la empresa utiliza libros contables y cuadernos para realizar un seguimiento de los productos disponibles y planificar las futuras compras. Sin embargo, tiene dificultades para realizar un seguimiento eficiente de los productos disponibles en stock y planificar las compras futuras.

La información almacenada se encuentra desordenada y carece de estructura. Además, como diferentes personas consignan información, el formato de los libros no es uniforme, lo que dificulta la visualización y el análisis de datos.

La empresa necesita mejorar la forma en que gestionan la información de inventario y las decisiones de compra, así que deciden contratarte para que les ayudes a sistematizar toda la información en Excel. ¿Les puedes ayudar?

¡Claro que sí! Acompáñanos y te explicaremos cómo hacerlo.

La interfaz gráfica de Excel es la apariencia visual y el

conjunto de herramientas y comandos que se utilizan

para interactuar con el programa. Es decir, es la forma

en que se presenta y se organiza la información en la

pantalla del usuario.

TEMA 1:

Interfaz gráfica

de Excel

La interfaz gráfica de Excel consta de varios elementos, entre los principales están:

• Barra de herramientas de acceso rápido: Es una barra ubicada en la parte superior de la ventana de Excel que contiene accesos directos a las funciones más utilizadas como guardar, deshacer, imprimir, etc. - Cinta de opciones: Se encuentra debajo de la barra de herramientas de acceso rápido y es una barra horizontal que contiene pestañas, como Inicio, Insertar, Diseño de la página, Datos, entre otras. Cada pestaña contiene grupos relacionados de comandos.
• Barra de fórmulas: Está ubicada justo debajo de la cinta de opciones y muestra la fórmula o el contenido de la celda activa. Desde aquí también se puede ingresar fórmulas o datos directamente a las celdas.
• Barra de estado: Se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana de Excel, muestra información sobre la hoja de cálculo, la cantidad de celdas seleccionadas, el estado de las funciones automáticas, etc.

TEMA 2:

Dato, tipos de

datos y tablas

de datos

Para manipular la información en Excel, se necesita de

datos, es decir información, ej: un valor, una fecha, un

nombre, una cantidad, un color, etc.

El tipo de datos hace referencia a las categorías o

formatos en los que se puede clasificar un dato, ej.

números, texto, fecha, hora, etc.

Y la tabla permite organizar y manipular datos de

manera eficiente, facilitando la gestión, el análisis y la

presentación de la información.

Dato y tipos de datos: Un dato hace referencia a cualquier valor o información que se digita en una celda de la hoja de Excel.

Datos de texto

Ej. Nombre, ciudad, sede.

Datos numéricos

Ej. cantidad, valor unitario, valor total. Los datos también pueden ser obtenidos por fórmulas. Ej. valor total = cantidad

• valor unitario

Datos fechas / horas

Ej. Fecha de contratación, fecha de terminación, hora de entrada, hora de salida.

Tabla de datos Es un rango de celdas que ha sido estructurado adecuadamente con nuestros datos. Las tablas de datos permiten organizar la información de manera estructurada y fácil de entender. Una tabla puede tener todas las columnas y filas que sean necesarias, en las columnas va la información de un tipo de dato (texto, numérico, fecha, hora). En una fila, va la información de acuerdo a los encabezados de la tabla.

¡Prueba tus conocimientos!

A continuación, encontrarás 3 preguntas sobre los temas vistos, estas no son calificables, tienen como fin que puedas verificar tu aprendizaje.

¡Discute las respuestas con tus compañeros y docente!

No es un tipo de dato:

o Número o Texto o Circular

Se puede cambiar el formato de un dato.

o Falso o Verdadero

De las siguientes opciones, ¿cuáles pueden ser consideradas ventajas al tener datos en una tabla?

o Se pueden filtrar y ordenar más fácil o Se generan totales de una columna rápidamente o Al tener encabezados, se sabe el tipo de dato que debe tener en esa columna o Todas las respuestas son correctas

TEMA 3

Procesos básicos

con datos

Una vez la información esté en una tabla de datos, es

muy sencilla de manipular. Podemos agregar/borrar/

modificar datos, aplicar formatos, ordenarlos, generar

filtros, realizar cálculos, crear gráficos, imprimir, entre

otros.

Caracteres usados en formatos personalizados

Carácter Descripción

Se usa para expresar cantidades enteras en una

configuración numérica. .## Son caracteres que unidos, expresan separadores de mil en una configuración numérica. 0,00 Estos símbolos indican la cantidad de decimales en una expresión numérica. Se debe tener en cuenta la configuración regional del equipo ya que en vez de coma (,) se puede requerir punto (.). ; Este carácter separara las expresiones positivas de las negativas de la siguiente forma: Del caracter a la izquierda los positivos y del caracter a la derecha los negativos. [ ] Permiten indicar el color en el que se van a expresar los valores positivos y negativos de los números.

• Se le adiciona a los valores negativos en conjunto con el color asignado por el usuario. Normalmente es el color rojo el que se le aplica a estos valores. ( ) Los paréntesis se usan para resaltar los valores negativos en unión con el símbolo. “ “ Las comillas se usan para colocar textos descriptivos dentro de las expresiones numéricas.

Junto con los caracteres [ ], permiten buscar datos que se expresen como miles, millones y billones para aplicarles una configuración profesional. . Permite reducir en forma visual números grandes a expresiones en miles para que se puedan leer de manera fácil. .. Permite reducir en forma visual números grandes a expresiones en millones para que se puedan leer de manera fácil. Se debe tener en cuenta que en algunos

equipos puede estar configurada la coma (,).

Ejemplos de códigos personalizados

[Azul]$#.##0,00;[Rojo]-$#.##0,

Carácter Descripción [Azul]$#.##0,00 Está codificación indica que los valores positivos se van a expresar en color azul con el signo $ y que van a tener 2 decimales. ; Este carácter separara las expresiones positivas de las negativas de la siguiente forma: Del caracter a la izquierda los positivos y del caracter a la derecha los negativos.

[Rojo]-$#.##0,00 Está codificación indica que los valores negativos se van a expresar en color rojo con el signo $ y que van a tener 2 decimales.

[Verde]$#.##0,00;[Rojo]-($#.##0,00)

Carácter Descripción [Verde]$#.##0,00 Está codificación indica que los valores positivos se van a expresar en color verde con el signo $ y que van a tener 2 decimales. ; Este carácter separara las expresiones positivas de las negativas de la siguiente forma: Del carácter a la izquierda los positivos y del carácter a la derecha los negativos. [Rojo]-($#.##0,00) Está codificación indica que los valores negativos se van a expresar entre paréntesis, en color rojo, con el signo $ y con 2 decimales.

$#.##0,00..

Carácter Descripción $ Se refiere a la moneda local.

Indica valores enteros.

.## Indica separadores de mil. 0,00 Posiciones decimales. .. Los dos puntos indican que se expresan cantidades en millones.

1

2

Este es el espacio donde se edita el código una vez haya sido seleccionado.

En esta zona se muestra el listado de todos los códigos personalizados que se pueden editar de acuerdo a las necesidades del usuario.

1

2

Ordenar datos: Existen dos formas de ordenar los datos: ordenamiento básico y ordenamiento personalizado, en ambos casos se utiliza para darle una mejor apariencia a los datos. Se pueden ordenar los datos de menor a mayor, de mayor a menor (en caso de datos numéricos), de la “a” a la “z” o de la “z” a la “a”, (en caso de datos de texto), del más antiguo al más reciente o del más reciente al más antiguo (en caso de fechas).

1. Seleccionamos el título de la columna.
2. Vamos a la cinta inicio, hacemos clic en el botón Ordenar y filtrar

Datos ordenados alfabéticamente por la columna Vendedor.

¡Prueba tus conocimientos!

A continuación, encontrarás 3 preguntas sobre los temas vistos, estas no son calificables, tienen como fin que puedas verificar tu aprendizaje.

¡Discute las respuestas con tus compañeros y docente!

¿Cuáles de las siguientes opciones son tipos de formatos? o Visuales, de texto, de número. o Visuales, numéricos, personalizados. o Visuales, de fecha, personalizados.

¿Cuál es la principal razón por la que ordenamos datos? o Mejorar la calidad visual de la información. o Facilitar la búsqueda, recuperación y análisis de la información.

o Presentar informes más detallados.

¿De qué forma podemos realizar cálculos en Excel? o Sumas y restas. o Sumar, promedio, contar. o Fórmulas y funciones

Vimos que en Excel se pueden usar fórmulas y/o

funciones para generar cálculos.

Para realizar una fórmula se necesita especificar el

tipo de operador que se va a utilizar. Los operadores

especifican el tipo de cálculo que se desea ejecutar.

Excel ofrece diferentes tipos de operadores, pueden

ser: aritméticos, de comparación, de concatenación

y de referencia.

TEMA 4:

Tipos de operadores