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Un análisis detallado de las etapas clave del proceso de planeación en una empresa, incluyendo la investigación del entorno, el establecimiento de objetivos, la definición de estrategias, la elaboración de políticas institucionales, la creación de un cronograma y la implementación de mecanismos de control. Además, se explora el papel fundamental que desempeñan los pronósticos en diferentes áreas funcionales de la organización, como marketing, producción, finanzas y recursos humanos. Se abordan los tipos de pronósticos, sus clasificaciones y sus usos en la planificación estratégica. El documento destaca la importancia de la planeación como una tarea esencial para alinear, controlar y aprobar las acciones de la empresa con el fin de obtener mejores resultados. En general, este documento proporciona una visión integral del proceso de planeación y la aplicación de pronósticos en el contexto empresarial.
Tipo: Esquemas y mapas conceptuales
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INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIORDE ALVARADO Unidad Académica Lerdo de Tejada
El presente es con la finalidad de exponer las etapas de la planeación, de manera que nos ayude a comprender cada una de ellas y sobre todo conocer la importancia que tienen dentro del proceso administrativo para la obtención de las metas de la empresa.
3- Definir estrategias Una vez que se decide el punto de llegada es momento de definir el modo en el que se alcanzará ese punto. La estrategia es fundamental para el logro de los objetivos. Debe ser consensuada entre los directivos y debe tomar en cuenta todos los factores posibles. La estrategia debe ser firme y al mismo tiempo flexible, para que haya ocasión de ajustarla a las condiciones del entorno. Otro aspecto clave en este punto es la comunicación de la estrategia seleccionada a todos los colaboradores de la empresa, para que todos conozcan su rol en el camino hacia la meta. Es conveniente que se contemplen estrategias alternativas para hacer frente a distintos escenarios. 4- Elaborar políticas institucionales Con la estrategia seleccionada y los objetivos claros se puede decidir cuáles son los criterios que regirán la acción. Determinar políticas específicas permite delegar la autoridad y delimitan con claridad los procedimientos. Además, implican los valores empresariales y agilizan procesos. Las políticas institucionales proporcionan objetividad, continuidad y estabilidad en la toma de decisiones, al tiempo que facilitan que el personal nuevo se involucre. 5- Definir un cronograma Teniendo objetivos claros y una estrategia definida, es hora de asignar un plazo a la acción. Eso se logra con un cronograma; se le pone fecha al logro de los objetivos.
Es una especie de calendario de actividades. Lo ideal es que sea una estimación, prudente pero realista, del tiempo que tomará realizar cada tarea. Este gráfico debe integrar las tareas grandes y pequeñas en un orden cronológico. Hay una matriz ideada en el siglo XX por Henry Laurence Gantt, que permite visualizar las distintas fases de un proyecto con claridad en una línea de tiempo. Se aprecia el punto de inicio y fin de cada tarea.
¿Qué elementos debe incluir en su gráfica de Gantt? La primera cuestión que tenemos clara es que la gráfica de Gantt sirve para planificar proyectos. Pero, ¿qué componentes debemos tener en cuenta para representarlo? Aquí los enumeramos: Fechas: el proyecto debe tener fijado un principio y un final, de lo contrario puede extenderse en el tiempo sin lograr los objetivos. O no comenzar nunca por un aplazamiento continuo. Marque las fechas de forma realista y teniendo en cuenta su viabilidad. Tareas: aquí deben incluirse todas las actividades necesarias para logar completar el proyecto. Desde las más sencillas hasta las más complejas. Olvidar alguna de ellas puede generar retrasos. Plazos previstos: una vez marcado el comienzo y el final, es importante planificar los tiempos para cada tarea. De este modo, podremos garantizar que cada acción se desarrolla en su momento y no perjudica al resto. Tareas interdependientes: algunas acciones puede realizarse sin que afecten a otras, sin embargo, existen otras que si no se completan frenan el proceso. Por esta razón, deben tenerse en cuenta para no cometer errores. Progreso-Evolución: el gráfico mostrará cómo se está desarrollando el proyecto. Podremos visualizar las tareas finalizadas, las pendientes y las que están en proceso. Así verá a tiempo real si el proyecto está funcionando según lo previsto. Ventajas y desventajas de la gráfica de Gantt La gestión de proyectos ha evolucionado notablemente con el paso del tiempo. La aparición de las nuevas tecnologías ha supuesto un gran impulso para implementar novedades en herramientas tradicionales. Es el caso de la gráfica de Gantt.
La aplicación de hojas de cálculo de Microsoft, Excel, ha sido una de las impulsoras de esta renovación. En el caso de esta representación gráfica combinada con la ofimática otorga un resultado riguroso. Esta es una de las múltiples ventajas que ofrece este diagrama a la empresa, por ejemplo, destacan: Cronograma global: es muy práctico tener en un mismo documento todas las tareas, plazos y recursos de un proyecto. De esta forma, cualquiera de los implicados puede conocer dónde se encuentra y hacia dónde va. Y sobre todo, evitar olvidos y retrasos. Plazos realistas: antes de fijar los tiempos es necesario realizar un análisis de las capacidades de la empresa. De nada servirá fijar plazos, si la empresa no dispone de los medios para poder cumplirlos. Consecución de objetivos: descomponer el proyecto en pequeñas tareas permitirá conseguir las metas de forma más sencilla. Esto genera satisfacción y motivación entre los empleados, que mantendrán su implicación al conocer que sus tareas son imprescindibles para el conjunto del proyecto. Comunicación: de esta forma cualquiera de los implicados puede conocer dónde se encuentra y hacia dónde va. Asimismo, al conocer las tareas, los departamentos pueden relacionarse si surgen dudas o problemas. Seguimiento y actualización: el gráfico está en constante actualización. Todos los implicados conocerán el grado de cumplimiento o cuánto queda para finalizar.
Un pronóstico, en el plano empresarial, es la predicción de lo que sucederá con un elemento determinado dentro del marco de un conjunto dado de condiciones. Se diferencia del presupuesto porque este último es el resultado de decisiones encaminadas a generar las condiciones que propiciarán un nivel deseado de dicho elemento. Por qué se necesitan los pronósticos en la empresa. El objetivo básico de un pronóstico consiste en reducir el rango de incertidumbre dentro del cual se toman las decisiones que afectan el futuro del negocio y con él a todas las partes involucradas. Aunque, el pronóstico no sustituye el juicio administrativo en la toma de decisiones, simplemente es una ayuda en ese proceso. Los pronósticos se emplean en el proceso de establecimiento de objetivos tanto de largo como de corto plazo, constituyéndose así en bases para el desarrollo de planes, a nivel general y en las distintas áreas o unidades. Los planes basados en dichos pronósticos, no sólo atenderán a ellos sino que establecerán estrategias y acciones que los puedan contrarrestar, corregir o impulsar. Por ejemplo, si el pronóstico de ventas para el siguiente ejercicio fiscal muestra una tendencia desfavorable, entonces el plan estratégico de ventas deberá encaminarse a revertir dicha tendencia a través de acciones que impulsen el crecimiento o que no permitan que las ventas decaigan o, el peor de los casos, que simplemente se reduzcan en un nivel mínimo.
1 Usos de los pronósticos en la empresa Todas las organizaciones que planifican las condiciones de su futuro, el cual no conocen a ciencia cierta, emplean pronósticos en sus diferentes áreas funcionales. Algunos casos de uso de pronósticos en la empresa son: En el área de marketing se pronostica cómo va a crecer el mercado, cuál va a ser la participación propia y de los competidores, cuál será la tendencia de precios, cuáles serán los nuevos productos que sacudirán el mercado. En el área de producción se hacen pronósticos sobre el costo y la disponibilidad de la materia prima, el costo y la disponibilidad de la mano de obra, cuándo se requerirá mantenimiento para los equipos, cuál será la capacidad de planta necesaria para atender la demanda. En el área financiera se pronostica cuál será la tasa de interés de referencia para los créditos, cuál será el nivel de cuentas incobrables, cuánto capital se requerirá para ampliar la capacidad propia. En recursos humanos se requieren pronósticos sobre el número de trabajadores, la rotación de personal, las tendencias de ausentismo, las necesidades de capacitación. En el plano estratégico se pronostica acerca de factores económicos, cambios de precios, costos, crecimiento de líneas de productos. Características del pronóstico empresarial Es consistente con las demás áreas del negocio. Si marketing pronosticó un crecimiento del 25% de unidades vendidas entonces producción y recursos humanos deben estar en capacidad de cumplir.
1 Macropronósticos. Se realizan a gran escala y son del interés de la alta dirección. Según la intensidad del uso de datos se clasifican en: Pronósticos cualitativos. Se basan en el juicio de individuos o grupos de individuos, se pueden presentar en forma numérica pero generalmente no están basados en series de datos históricos. Pronósticos cuantitativos. Emplean cantidades significativas de datos previos como base de predicción. Pueden ser: Simples (no formales): proyectan datos pasados hacia el futuro sin explicar las tendencias futuras. Causales (explicativos): intentan explicar las relaciones funcionales entre la variable a ser estimada (variable dependiente) y la variable o variables que explican los cambios (variables independientes). Métodos cualitativos Las técnicas cualitativas se usan cuando los datos son escasos, por ejemplo cuando se introduce un producto nuevo al mercado. Estas técnicas usan el criterio de la persona y ciertas relaciones para transformar información cualitativa en estimados cuantitativos. Algunos son: Jurado de opinión ejecutiva. Un grupo de ejecutivos corporativos se reúnen, sus opiniones se promedian para generar el pronóstico. Composición de la fuerza de ventas. Combina estimaciones de los vendedores sobre las compras esperadas de los clientes.
1 Método Delphi. Empleada predominantemente en la predicción de tendencias y cambios tecnológicos. Emplea un panel de expertos que no se reúnen sino que el proceso se lleva a cabo mediante una serie secuencial de preguntas y respuestas escritas. Encuestas de opinión. Permiten identificar cambios en las tendencias, se llevan a cabo en muestras de la población. Investigación de mercado. Se usa para evaluar y probar hipótesis acerca de mercados reales. Evaluación de clientes. Combina estimaciones de los clientes habituales.
1 Dicho proceso comprende las siguientes etapas: Planificación: consiste en trazar el plan o proyecto de la investigación por realizar. Ejecución: significa poner en marcha el proyecto trazado, es decir, llevar a cabo la investigación. Divulgación: una vez terminada la investigación y elaborado el informe final, los resultados y conclusiones deben darse a conocer por diversas vías: publicaciones científicas, ponencias en eventos científicos o páginas en Internet.
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La planeación es una de las tareas principales de alta dirección y la que implica mayor dificultad, forma una de las tareas básicas de una empresa. Las etapas del proceso de planeación crean estrategias para alinear, controlar y aprobar para obtener mejores resultados. Reduce riesgos, facilita la coordinación y el control. La planeación es muy importante dentro de una organización porque logra adelantar metas y objetivos.
