ESTRATEGIAS PARA LA COMUNICACION EFECTIVA, Guías, Proyectos, Investigaciones de Derecho Cooperativo

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GESTIÓN DE

PROYECTOS

Estrategias para la comunicación efectiva

Estrategias para la comunicación efectiva

Sabemos que la comunicación es un factor crítico para el éxito de todo proyecto.

Desde el comienzo, el equipo debe planear cómo se realizarán las comunicaciones;

esto es, qué y a quién se deberá informar, con qué frecuencia y por qué medio. Para

que, a lo largo de la ejecución del proyecto, se verifique que se estén realizando de

acuerdo con lo planeado.

El hecho de monitorear las comunicaciones en el

proyecto nos permitirá determinar si lo planeado

como comunicación ha tenido el impacto deseado

que es prácticamente el de mantener

comprometidos y recibiendo el apoyo de todos los

interesados para lograr los entregables y

resultados esperados en el proyecto.

Las consecuencias de las comunicaciones deberán ser evaluadas y monitoreadas para

garantizar que el mensaje entregado es el adecuado, con el contenido adecuado (es

decir que la interpretación o significado es la misma para el emisor y para el receptor ),

para la audiencia adecuada, usando el canal adecuado y en la fecha acordada.

Para monitorear las comunicaciones se pueden usar diversas técnicas, tales como:

encuestas de satisfacción al cliente, la recopilación de las lecciones aprendidas, las

anotaciones, observaciones y reflexiones del propio equipo del proyecto, así como la

revisión de incidentes, conflictos o no conformidades.

Para que la comunicación de un proyecto sea veraz, efectiva y eficiente, se requiere

que todos los involucrados tengan la información que requieren cuando la requieren y

con el nivel de detalle que requieren, por lo que el responsable del proyecto y su equipo

deben conocer estas necesidades y sus características para cada involucrado o grupo

que se tenga identificado.

Ejemplo: Plan de Comunicación

Lograr una comunicación efectiva entre los involucrados y asegurar la oportuna y

apropiada generación, recolección, distribución, archivo y disposición final de la

información del proyecto es uno de los objetivos para la administración de la

comunicación.

Comunicación con involucrados externos

La planeación adecuada de las comunicaciones es

indispensable, sobre todo en aquellos proyectos

donde la participación de proveedores y

colaboradores externos a la empresa juegan un

papel importante para la generación de valor en

nuestro proyecto.

Una obligación del administrador de proyectos es “trascender” la simple función de

compras, y comprender todo el espectro que requiere el proceso administrativo de

abastecimiento que soporta al proyecto.

Si el equipo del proyecto está claro en los aspectos contractuales y tanto el contratante como el contratista o proveedor, están de acuerdo en la forma de medir el desempeño en el cumplimiento del contrato y en la entrega parcial y final de sus principales entregables, el proceso de control de contratos es meramente un trámite administrativo y regular. En caso contrario, puede ser un verdadero problema.

De la calidad y la eficiencia con que se administran los abastecimientos y los

contratos depende directamente la calidad y eficiencia final del resultado, producto o

servicio del proyecto y, por ende, la satisfacción de los involucrados claves.

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