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Documentos contables y no
contables en la contabilidad
empresarial
Documentos Contables
Factura Cambiaria de Compra y Venta
La factura cambiaria de compraventa es un título valor expedido por el vendedor o prestador de un servicio hacia el comprador, o beneficiario del servicio, en la cual se estipula el valor que el comprador debe pagar al vendedor y el plazo para realizar dicho pago. Algunas características de este documento son:
Estar denominada expresamente como factura de venta. Incluir los apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Incluir los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Incluir la fecha de expedición. Describir específica o genéricamente los artículos vendidos o servicios prestados. Indicar el valor total de la operación. Incluir el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Factura Electrónica
La factura electrónica es la evolución de la factura tradicional, y para efectos legales tiene la misma validez que el papel. Sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Algunas características de este documento son:
Contener el formato XML. Llevar numeración consecutiva. Discriminar los impuestos a los que tenga lugar. Tener firma digital.
Factura Equivalente a la Factura de Venta
La factura equivalente a la factura de venta es aquel documento soporte que reemplaza a la factura en las operaciones económicas realizadas con las personas que no están obligados a facturar.
Comprobante de Egreso o de Pagos
Los comprobantes de egreso son documentos que respaldan salidas de dinero de tu empresa. Cada vez que se registre un gasto asociado a categorías o facturas de compra, automáticamente quedará registrado un comprobante de egreso para dicho pago. Algunas características de este documento son:
Deben registrarse de forma ordenada y debe expresar de forma clara la transacción registrada. Deben incluir el número del comprobante, ciudad origen, fecha, el valor en números y letras, el registro contable, el número de cheque, datos del beneficiario como identificación, firma y fecha en que se recibe, y las firmas de elaboración, aprobado por, contabilizado por.
Recibos de Caja
Los recibos de caja son los documentos que respaldan entradas de dinero a tu empresa. Cada vez que se registre un ingreso, ya sea como pago de una factura de venta o por otros ingresos asociados a cuentas contables, automáticamente quedará registrado un recibo de caja para dicho dinero recibido. Algunas características de este documento son:
Incluir el nombre de la empresa, número de identificación tributaria NIT, número consecutivo, dirección y datos generales de la empresa, ciudad y fecha donde se realiza la transacción, el concepto por el cual se recibe el efectivo, el valor en números y letras recibidos, el número de cheque y el banco de origen del título valor, el registro contable con la afectación a las cuentas respectivas, y las firmas de quien elaboró, aprobó y contabilizó.
Nómina
La nómina es un soporte contable en el cual la empresa respalda el pago de empleados por concepto de sueldos a los colaboradores de la empresa de forma mensual, quincenal, cada diez días o, como se haya pactado el pago de sueldos. Algunas características de este documento son:
Presenta columnas que representan nombres, apellidos y documento de identidad. En las columnas se encuentra el devengado y los descuentos que por ley tienen los empleados. Presenta columna de horas extra y comisiones. Presenta nombre de la empresa, NIT de la empresa, dirección y periodo de pago.
abreviaciones difíciles de descifrar. Algunas características de este documento son:
Posibilita la elaboración de la conciliación bancaria, bajo los métodos comúnmente utilizados. Los componentes de los extractos bancarios son: saldos iniciales, intereses, saldo final, cargos y abonos.
Consignaciones Bancarias
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes para que lo diligencien al consignar. Algunas características de este documento son:
El soporte debe contener el registro emitido por la máquina registradora del banco, el sello y la firma de la persona autorizada en el banco. El documento contiene: ciudad y fecha, número de la cuenta bancaria, valor a consignar en números o letras, nombre de quien consigna y un número telefónico.
Recibos de Caja Menor
La cuenta del activo, caja menor o caja chica, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en los desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo. Algunas características de este documento son:
Registrar ciudad y fecha, pagado al beneficiario, valor y concepto, soporte de pago anexo. Se deben registrar contablemente, debitando los gastos autorizados y acreditando la cuenta caja.
Notas Débito y Crédito
Tanto las notas de débito como las de crédito son documentos contables oficiales, utilizados en ambos casos por las empresas pero con diferentes fines. Independientes de la factura, estas notas permiten a los compradores saber cuánto crédito comercial tienen o, a la inversa, cuánto deben todavía.
Características de las notas de débito: - Deben contener nombre e identificación, consecutivo, concepto, valor, firmas de personal responsable.
- Documento utilizado para reconocer cambios en las facturas, evidencia dineros devueltos al cliente por inconformidades, utilizado como soporte cuando se anulan facturas.
Características de las notas de crédito: - También denominada notas internas, utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables. - Se utiliza en aquellas operaciones que carecen de un soporte específico. - Reconoce la disminución de un activo en la depreciación, registra las
amortizaciones en los créditos bancarios como control, se utiliza para hacer ajustes en el cierre contable, utilizado solo por el área de contabilidad.
Notas de Contabilidad
Las empresas lo utilizan para registrar todas las transacciones que realizan y respaldar estas en su libro de contabilidad. Dicho respaldo también puede realizarse con soportes como recibos de caja y facturas. Algunas características de este documento son:
Presentan un consecutivo para vincular con las operaciones comerciales de forma cronológica. Incluyen fecha y registro contable.
Títulos Valores
Libros Contables
Libro Diario de Contabilidad
Presenta registros contables clasificados en asientos:
Normales: registra operaciones diarias de la organización. De ajustes: registra las depreciaciones y amortizaciones. Cierre: al finalizar un periodo contable, comúnmente al finalizar el año, se debe hacer cierre de cuentas para ser trasladadas como saldos iniciales para un nuevo periodo contable. Cada mes se debe realizar cierre del periodo con el fin de identificar el comportamiento financiero del periodo y, de esta forma, que los administradores puedan tomar decisiones.
Características: - Posibilita la elaboración de estados de resultados integrales. - Permite la elaboración de estado de situación financiera. - El resumen de la información se hace mediante la aplicación de cuentas mayores de forma resumida de débitos y créditos.
Documentos No Contables
Cotización
Documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable.
Pedido
Es el documento que utilizan las casas comerciales para que a través de él los clientes soliciten las mercaderías deseadas. Se extiende por duplicado o triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
Libros Auxiliares
Los libros auxiliares reflejan de forma ordenada las operaciones realizadas por la empresa, afectando los débitos y créditos de una o varias cuentas y subcuentas, con el fin de generar el saldo en una fecha determinada. Algunos ejemplos de libros auxiliares son:
Libro auxiliar de bancos Libro auxiliar de caja Libro auxiliar de IVA Libro auxiliar de inventarios Libro auxiliar de ingresos ordinarios
Características de los Libros Auxiliares
Nombre del libro auxiliar Fecha de la transacción Detalle de la transacción Débitos Créditos Saldo
Prohibiciones en los Libros Contables
Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de estos Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos (cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos Arrancar hojas, alterar el orden de estas o mutilar
Títulos Valores
Los títulos valores son documentos mercantiles que garantizan que una persona pagará a otra una cantidad de dinero en una fecha determinada. Existen tres tipos:
Títulos Valores a la Orden
Los títulos a la orden se expiden a favor de determinada persona en los cuales se agrega la cláusula "a la orden" u otra equivalente, o se expresa que son transferibles mediante endoso del título valor seguido de la entrega del mismo.
Títulos al Portador
Son títulos al portador los que no se expidan a favor de persona determinada, aunque no incluyan la cláusula "al portador", y los que
contengan dicha cláusula. La simple exhibición del título legitimará al portador y su tradición se producirá por la sola entrega.
Títulos Valores Nominativos
El título valor será nominativo cuando en él o en la norma que rige su creación se exija la inscripción del tenedor en el registro que llevará el creador del título. Solo será reconocido como tenedor legítimo quien figure, a la vez, en el texto del documento y en el registro de éste.
