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ACTIVIDAD DOCTRINA ADMINISTRATIVA
1. Tipo de empresa : Manufacturera 2. Nombre de la empresa: FaWe Industries 3. Áreas Funcionales: Área Técnica (grupo Valeria)
- Gerente de Producción (supervisa los procesos productivos).
- Supervisor de Planta (garantiza que los operarios cumplan con los estándares).
- Ingeniero de Procesos (optimiza la línea de producción).
- Operario de Línea 1.
- Operario de Línea 2. Área Comercial (grupo Natalia )
- Gerente Comercial (define estrategias de ventas).
- Ejecutivo de Cuentas (gestiona clientes y contratos).
- Especialista en Marketing (promociona los productos de la empresa).
- Analista de Atención al Cliente (maneja quejas y solicitudes). Área Financiera (grupo Juan Naranjo)
- Director Financiero (supervisa las finanzas de la empresa).
- Analista de Costos (evalúa el impacto financiero del retraso).
- Tesorero (administra el flujo de caja).
- Especialista en Inversiones (proyecta posibles soluciones económicas). Área de Seguridad (Grupo Fabiana)
- Jefe de Seguridad Industrial (asegura el cumplimiento de normativas).
- Inspector de Calidad (verifica estándares de producción).
- Técnico en Prevención de Riesgos (gestiona accidentes y medidas de seguridad).
- Oficial de Normativas (se asegura de que la empresa cumpla con la ley). Área de Contabilidad (Grupo Jostyn)
- Contador General (gestiona las cuentas de la empresa).
- Auditor Interno (revisa informes financieros).
- Especialista en Impuestos (maneja obligaciones tributarias).
- Asistente Contable (procesa documentos financieros).
- Analista financiero (Identifica errores y propone soluciones) Área Administrativa (Grupo Santiago Salazar)
- Director General (CEO, toma decisiones estratégicas).
- Gerente de Recursos Humanos (maneja el personal).
- Coordinador de Operaciones (garantiza la eficiencia de todas las áreas).
- Asistente Administrativo (soporte logístico y documentacional).
Primera escena: (grupo Santiago) El pedido está en riesgo (ocurre en la oficina del gerente general) (área: administrativa)
- El CEO, recibe una llamada del profesor, un cliente importante, quien está furioso exigiendo su pedido inmediato.
- El gerente de producción informa al CEO que hay un problema en la planta y el pedido no está listo.
- Ante la gravedad de la situación el CEO decide convocar una junta de emergencia con todos los gerentes para encontrar una solución inmediata.
- El CEO le pide al asistente administrativo que prepare la sala de juntas, y pide al coordinador de operaciones que junto al gerente de producción vayan a la planta a solucionar el problema.
- El CEO le pide al gerente de recursos humanos que prepare al personal para lo peor. Principios incluidos (EN EL GUION): Segunda escena: (grupo Valeria) Problema con la materia prima (sucede en planta) (área: técnica)
- Los operarios intentan ensamblar las máquinas, pero falta una pieza clave
- El supervisor de planta explica que la materia prima no llegó porque el área de Finanzas no aprobó el pago al proveedor.
- Llaman a Finanzas, pero resulto que sin la firma del CEO no pueden autorizar el pago. Principios incluidos (EN EL GUION): División del trabajo: Cada operario y supervisor cumple un rol específico en la producción, asegurando eficiencia en las tareas asignadas. Subordinación del interés individual al general : El equipo de producción depende de Finanzas para operar, priorizando la necesidad de la empresa sobre problemas individuales o de un área específica. Orden: Se evidencia en la forma en que los operarios siguen procesos estructurados de producción, aunque se ven afectados por la falta de materia prima. Escena simultánea (sub-escena) (grupo Fabiana) (Sucede en la oficina de seguridad)
- El inspector de calidad encuentra defectos en la reciente producción proveniente de la línea de ensamblaje.
- El oficial de normativas llama la atención mencionando por qué esos productos no pueden salir al mercado.
- El Técnico en prevención de riesgos nota que algunos trabajadores no están cumpliendo con los implementos de seguridad obligatorios.
- El jefe de seguridad se preocupa por los posibles retrasos en la producción y habla con el CEO. Principios incluidos (EN EL GUION): Disciplina: Se enfatiza el cumplimiento de normas y protocolos para evitar problemas de calidad y seguridad. Unidad de Dirección : Se establece un plan de acción único para coordinar esfuerzos y resolver los problemas sin afectar la producción. Tercera escena: (grupo Juan Naranjo) Problema con la autorización de pago (sucede en Finanzas)
- El director Financiero revisa el pago, pero detecta un error en la factura.
- Contador General le informa al director financiero que el pago no puede hacerse hasta que el CEO apruebe la corrección.
- El tesorero conjunto con el especialista en inversiones trabajan juntos para buscar si hay alguna otra anomalía.
- El tesorero se da cuenta de que algo no se ve bien con algunos números en las cuentas y decide hacer un llamado al área de contabilidad para confirmar si está en lo correcto. Principios incluidos (EN EL GUION): Responsabilidad: El Director Financiero y el Contador General asumen la responsabilidad de los errores administrativos y buscan una solución. Cada quien es consciente de su papel y las consecuencias de sus acciones. Centralización: El pago al proveedor depende de la firma del CEO, reflejando la estructura jerárquica centralizada de la empresa, donde algunas decisiones clave no pueden tomarse a nivel departamental. Cuarta escena: (Grupo Jostyn) Problemas en contabilidad (sucede en las oficinas de contabilidad)
- El Contador General revisa los reportes financieros y se da cuenta de que la factura enviada a Finanzas tiene un error en los montos de impuestos.
- El Auditor Interno informa que, debido a este error, Finanzas no puede procesar el pago al proveedor.
- El Especialista en Impuestos revisa el documento y confirma que necesita ser corregido antes de enviarlo nuevamente.
- El Asistente Contable, quien procesó la factura, asume la responsabilidad del error y se compromete a corregirlo de inmediato.
- El Analista Financiero (nuevo personaje) identifica discrepancias adicionales en los cálculos de descuentos y propone una revisión exhaustiva de los registros financieros.
- Cada área explica los problemas que enfrentaron y proponen mejoras.
- El CEO establece nuevas reglas para optimizar los procesos y evitar futuras demoras.
- El pedido se logra completar y enviar a tiempo, pero con muchas dificultades.
- Se cierra la escena con una reflexión sobre cómo mejorar la organización. Principios incluidos (EN EL GUION): Planificación: Se establecen estrategias para mejorar procesos. Coordinación: Se refuerzan la colaboración entre áreas Unión del personal : Se fomenta la unión de todas las áreas. En donde se busca la armonía de todas las áreas trabajando como una para que estos errores no se repitan.
GUION
PRIMERA ESCENA
(La escena comienza con el Director General (CEO) (Santiago) en su escritorio, trabajando. Suena el teléfono con urgencia. El Director General (CEO) (Santiago) contesta.) Director General (CEO) (Santiago): Director General (CEO) (Santiago) hablando.... Entiendo... ¡Pero es que nosotros... Comprendo su molestia, pero le aseguro que estamos haciendo todo lo posible... No, por favor, no cancele el pedido... Le daré una solución en minutos. (El Director General (CEO) (Santiago) cuelga el teléfono, visiblemente alterado.) Director General (CEO) (Santiago): ¡Asistente Administrativo! ¡Llama a la Gerente de Producción, urgente! Dile que venga a mi oficina ahora mismo. Y también llama al Coordinador de Operaciones. Asistente Administrativo (Juan Baltan): Bueno señor, ya mismo la llamo (El Asistente Administrativo (Juan Baltan) sale rápidamente. Momentos después, la Gerente de Producción y el Coordinador de Operaciones entran a la oficina.) Gerente de Producción (Valeria): Buenos días gerente, el Asistente Administrativo dijo que era urgente. ¿Qué ocurre? Coordinador de Operaciones (Juan Arévalo): ¿Cuál es el problema? Director General (CEO) (Santiago): El cliente acaba de llamar. Está furioso. Exige su pedido inmediatamente. (Santiago le habla a Valeria) ¿qué está pasando en la planta? Necesito respuestas. Gerente de Producción (Valeria): Tenemos un problema con la materia prima. Una pieza clave no llegó, y la producción está detenida. Director General (CEO) (Santiago): ¿Qué? ¿Por qué no se me informó antes? Gerente de Producción (Valeria): Estábamos intentando resolverlo internamente, pero... Director General (CEO) (Santiago): No hay tiempo para eso. El cliente no va a esperar. Necesito que el gerente de Recursos Humanos prepare al personal para lo peor. el coordinador de
Supervisora de planta (Giuliana):
- ¿Cómo? ¿No podían avisarnos antes? ¡La producción está detenida y el pedido debe salir hoy! Direct@r Financier@ ():
- Lo siento, pero seguimos protocolos estrictos. Si el CEO no aprueba, no podemos procesar el pago. Supervisora de planta (Giuliana):
- ¡Entiendo! Hablaré con la Gerente de Producción (Cuelga y se gira hacia Juan Diego.) Supervisora de planta (Giuliana):
- Es oficial. No podemos avanzar porque Finanzas no ha autorizado el pago del pedido. Operario de planta 1 (Juan Diego):
- ¿Otra vez la burocracia metiendo la mano? Mientras ellos revisan facturas, nosotros no podemos hacer nuestro trabajo. Operario de planta 2 (Edwin):
- ¿Y qué hacemos? ¿Esperamos sentados a que Finanzas se decida? OCURRE LA LLAMADA ENTRE GIULIANA Y VALERIA (Entra Valeria con María Isabel, el Ingeniero de Procesos, al taller. Valeria viene con el celular en la mano, molesta.) Gerente de Producción (Valeria):
- Acabo de hablar con Finanzas. No van a liberar el pago hasta que el CEO apruebe la factura. Supervisora de planta (Giuliana):
- ¿Y ahora qué hacemos? El cliente ya está presionando y nosotros estamos atascados sin materia prima. Ingeniera de Procesos (Maria Isabel):
- Si no podemos recibir la pieza a tiempo, podríamos intentar una solución temporal con una de nuestras existencias en bodega. Gerente de Producción (Valeria):
- ¿Tenemos repuestos? Ingeniera de Procesos (Maria Isabel):
- No la pieza original, pero podríamos adaptar una de otro modelo. Sería riesgoso y tal vez peligroso para los operarios, pero podríamos cumplir con el pedido. Operario de planta 1 (Juan Diego):
- ¿Y si la pieza no encaja bien? Podríamos dañar el producto final. Operario de planta 2 (Edwin):
- ¿Y quién se lleva la culpa si algo sale mal? Ingeniera de Procesos (Maria Isabel):
- Lo sé, pero con algunas modificaciones podríamos hacer que funcione y tal vez no el cliente ni lo note. No es la solución ideal, pero es mejor que no entregar nada. Gerente de Producción (Valeria):
- Está bien, pero documentemos cada paso para asegurarnos de que funcione. Mientras tanto, yo me encargo de presionar al CEO para que apruebe el pago de la factura. Supervisora de planta (Giuliana):
- ¡Perfecto! Entonces nos dividimos. María Isabel, ve con Juan Diego a probar la pieza adaptada. Yo haré seguimiento con Finanzas. Gerente de Producción (Valeria):
- Y yo hablare con el CEO. ¡Manos a la obra equipo! Operario de planta 1 (Juan Diego):
- Vamos a ver si esta pieza nos salva el día… Operario de planta 2 (Edwin):
- Mientras no explotemos la máquina en el intento… SUB-ESCENA (El Inspector de Calidad revisa un informe con muestras defectuosas sobre la mesa. Frunce el ceño y levanta la voz para llamar la atención de los presentes.) INSPECTOR DE CALIDAD (Revisando documentos) Esto es inaceptable. He encontrado defectos en la última producción de la línea de ensamblaje. Si estos productos salen al mercado, las devoluciones serán un problema y la imagen de la empresa se verá afectada. OFICIAL DE NORMATIVAS(Manuel) (Serio, tomando un producto en sus manos) No solo es un problema de calidad. Estos defectos incumplen los estándares ISO y la normativa vigente. Si los distribuimos así, nos enfrentaremos a sanciones. (El Técnico en Prevención de Riesgos entra con una carpeta en mano y se dirige al grupo con preocupación.) TÉCNICO EN PREVENCIÓN DE RIESGOS ( MARIA ANTONIA) (Apoyando la carpeta sobre la mesa) Tenemos otro problema: algunos trabajadores en la línea de ensamblaje no están usando los
Analista de costos: El monto total no coincide con los cálculos que hicimos. Parece que hubo un error en la aplicación de los descuentos. Necesitamos que el CEO apruebe la corrección antes de continuar. Director Financiero : (Asiente) Entiendo. Pero no podemos perder tiempo. Llame al Tesorero y al Especialista en Inversiones. Necesitamos revisar si hay más anomalías. (El Contador General sale y regresa con el Tesorero y el Especialista en Inversiones.) Tesorero : (Dirigiéndose al DF) Director, ¿en qué podemos ayudar? Director Financiero : Hay un error en la factura del pedido importante. Necesito que revisen las cuentas para asegurarnos de que no haya más problemas. El Contador General ya está trabajando en la corrección, pero necesitamos su apoyo para verificar todo. Especialista en Inversiones : (Asiente) Entendido. Revisaremos los números de inmediato. (El Tesorero y el Especialista en Inversiones se sientan en una mesa y comienzan a revisar documentos. Después de unos minutos, el Tesorero nota algo extraño.) Tesorero : (Con preocupación) Algo no cuadra aquí. Los números de las cuentas no coinciden con los informes anteriores. Voy a llamar al área de contabilidad para confirmar. (El Tesorero llama al área de contabilidad y habla brevemente por teléfono.) Tesorero : (Colgando el teléfono) Sí, hay un error en los registros. Parece que hubo un malentendido en la aplicación de los descuentos. Necesitamos corregirlo antes de proceder con el pago. Director Financiero : (Firme) Bien, entonces sigamos el protocolo. Contador General, prepare la corrección y envíela al CEO para su aprobación. Tesorero y Especialista en Inversiones, sigan revisando las cuentas para asegurarnos de que no haya más errores. No podemos permitir que esto afecte la entrega del pedido. Analista de costos: (Asiente) Entendido, Director. Lo haré de inmediato. Tesorero : (Al DF) Estamos en ello, Director. No dejaremos que esto pase desapercibido. Director financiero : (Con autoridad) Recuerden, cualquier acción debe ser aprobada por mí. No tomen decisiones sin mi autorización. La responsabilidad de este proceso recae en todos nosotros, pero la autoridad final es mía. (Todos asienten y regresan a sus tareas. La escena termina con el Director Financiero revisando los documentos nuevamente, mostrando su control y responsabilidad sobre la situación.)
CUARTA ESCENA: Área de Contabilidad (Grupo Jostyn) (La escena comienza en la oficina de contabilidad. El Contador General está revisando documentos en su escritorio, mientras el Auditor Interno y el Especialista en Impuestos discuten un informe. El Asistente Contable está procesando documentos en su computadora. Entra el Analista Financiero con una carpeta en la mano.) Analista Financiero (Eduardo Estela): (Con preocupación) Jefe, he revisado los últimos informes financieros y hay algunas discrepancias en los números. Necesitamos corregirlos antes de que Finanzas proceda con el pago al proveedor. Contador General (Jostyn): (Levanta la vista, serio) ¿Discrepancias? ¿De qué se trata? Analista Financiero (Eduardo Estela) : (Abriendo la carpeta) Parece que hubo un error en la aplicación de los descuentos en la factura del pedido importante. Los montos no coinciden con los cálculos que hicimos previamente. Además, hay inconsistencias en los registros de impuestos. Auditor Interno (Jorge Rivera) : (Asintiendo) Sí, yo también noté eso. Necesitamos revisar los registros nuevamente para asegurarnos de que todo esté correcto antes de enviar la factura corregida a Finanzas. Especialista en Impuestos (Juan Camilo): (Con tono preocupado) Por otro lado, si no corregimos esto rápidamente, podríamos enfrentar problemas con las autoridades tributarias. Además, el retraso en el pago al proveedor está afectando la producción. Contador General (Jostyn): (Firme) Entiendo. Entonces, vamos a dividirnos las tareas. Analista Financiero, revisa los cálculos de los descuentos y asegúrate de que los montos sean correctos. Analista Financiero (Eduardo Estela) : (Con determinación) Si Señor. Voy a revisar los cálculos y compararlos con los informes anteriores para asegurarme de que todo esté en orden. Contador General (Jostyn): Auditor Interno, verifica los registros financieros para asegurarte de que no haya más errores. Auditor Interno (Jorge Rivera) : (Con tono serio) Entendido. Revisaré los registros y me aseguraré de que no haya más inconsistencias. No podemos permitir que estos errores afecten la entrega del pedido. Contador General (Jostyn): Especialista en Impuestos, revisa la factura y asegúrate de que los impuestos estén correctamente aplicados.
Juan (Ejecutivo de Cuentas): (Interviene con un tono firme pero conciliador) Señor, entendemos su frustración. Para garantizarle tranquilidad, le propongo que reciba actualizaciones diarias sobre el estado de su pedido. Además, como gesto de nuestra parte, podemos ofrecerle un descuento en esta compra. Solo necesito confirmarlo con Finanzas_. (El cliente hace una pausa, considerando la oferta.)_ Cliente (Profesor): Está bien, pero quiero las actualizaciones y la entrega en el menor tiempo posible. Laura (Analista de Atención al Cliente): Nos aseguraremos de que reciba la información puntualmente. Gracias por su paciencia. (Cuelga la llamada. El equipo suspira, pero saben que aún queda trabajo por hacer.) Natalia Cuervo (Gerente Comercial): Bien, logramos calmar al cliente, pero ahora debemos garantizar que realmente cumplamos. Akemy (Especialista en Marketing): (Pensativa) Creo que deberíamos reforzar nuestra comunicación con otros clientes para evitar que este problema dañe nuestra reputación. Puedo diseñar una estrategia de comunicación para mostrar que estamos manejando la crisis y evitar que esto afecte nuestra imagen. Natalia Cuervo (Gerente Comercial): Me gusta la idea. Hazlo. Mientras tanto, Juan, ve a Finanzas y confirma el descuento con ellos. Laura, mantente atenta por si el cliente vuelve a llamar. (Todos asienten y se ponen manos a la obra. La escena termina con el equipo trabajando rápidamente en sus respectivas tareas, reflejando la coordinación y el esfuerzo conjunto para resolver la crisis.) SEXTA ESCENA: (La escena comienza con el Santiago sentado en la cabecera de la mesa de la sala de reuniones. Los gerentes están distribuidos alrededor de la mesa, con documentos y laptops frente a ellos.) CEO/Gerente General (Santiago): Mira a todos con seriedad
- Entonces, hemos logrado entregar el pedido, pero esto ha sido un desastre. Necesito que cada área me explique qué pasó y qué debemos cambiar para evitar que esto se repita. (Santiago hace un gesto hacia Valeria, la Gerente de Producción, para que inicie.) Gerente de producción (Valeria):
- La producción se detuvo porque la materia prima no llegó a tiempo. Sin el pago autorizado, no podíamos continuar y eso generó presión sobre el equipo y retrasos inevitables.
CEO/Gerente General (Santiago):
- ¿Por qué no se hizo el pago a tiempo? Director Financiero: (Juan Naranjo):
- Porque la factura enviada tenía un error en los montos de impuestos y no podíamos procesarla sin que el CEO la aprobara. Contador General (Jostyn): ( Asiente y aclara )
- Hubo un error en la facturación y eso generó un bloqueo en Finanzas. No es excusa, pero el alto volumen de trabajo retrasó la revisión. Propongo implementar una doble verificación para evitar que esto pase de nuevo. CEO/Gerente General (Santiago):
- Esto no solo afectó la producción, sino también nuestra relación con el cliente. ¿Cómo reaccionaron? Gerente Comercial (Natalia):
- Mal. Recibimos una queja formal y estuvo a punto de cancelar el pedido. Tuvimos que ofrecer un descuento y garantizarle un mejor servicio para que no se fuera con la competencia.
- Como no podemos darnos el lujo de perder clientes propongo que realicemos reportes de estado de producción más frecuentes y un mejor flujo de comunicación entre áreas. Gerente de producción (Valeria):
- Podemos definitivamente hacer eso, desde producción nos ayudaría bastante. Jefe de Seguridad (Fabiana):
- También quiero resaltar que, aunque logramos evitar accidentes, hubo momentos en los que la
presión por la entrega generó riesgos en la planta. CEO/Gerente General (Santiago):
- Eso no puede volver a pasar. ¿Cuál es la solución? Jefe de Seguridad (Fabiana):
- Controles más estrictos en seguridad y capacitaciones para que la presión no afecte el bienestar del equipo. CEO/Gerente General (Santiago): ( Respira hondo y se levanta de la silla )
- Está claro que hubo fallas en comunicación, burocracia y planificación. Pero veo que cada área tiene propuestas claras para mejorar. (Santiago proyecta en el video beam: "Optimización y Comunicación.")
