Diplomado virtual en logística: Gestión del almacenamiento, Apuntes de Logística

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DIPLOMADO VIRTUAL EN

LOGÍSTICA

Guía didáctica 2: Gestión del almacenamiento

Se espera que, con los temas abordados en la guía didáctica del módulo 2: Gestión del almacenamiento, el estudiante logre la siguiente competencia específica:  Conocer la metodología para gestionar el proceso de almacenamiento según políticas y procedimientos internos. Los contenidos temáticos a desarrollar en la guía didáctica del módulo 2: Gestión del almacenamiento, son: Ilustración 1 : caracterización de la guía didáctica. Fuente: autor.

Recepción de la mercancía

Documentación

Almacenamiento

Normas de colocación de mercancías en el almacén

Codificación y trazabilidad de mercancías

1. Llegada de la mercancía. En esta primera etapa de la recepción de la mercancía, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:  Los vehículos de los proveedores llegan con la mercancía.  Se debe tener listo el muelle para el correcto descargue.  Se asigna día, hora y muelle para la descarga.  La descarga se hace en orden cronológico. 2. Verificación del envío. Se realiza una comparación del albarán de recepción con la orden del pedido. 3. Descarga. Se realiza la descarga en zona llana y luego se organiza en pallet la mercancía. 4. Control cuantitativo. Se hace una verificación entre lo que dice el albarán y las cantidades físicas recibidas. 5. Control cualitativo. Se realiza una verificación técnica y de calidad de la mercancía recibida. En algunos casos se toma una muestra, luego se analiza en un laboratorio y del resultado de este se recibe o rechaza el pedido. 6. Registro de la mercancía. Se ingresa la mercancía al inventario del almacén. Generalmente se utilizan sistemas internos de codificación. 7. Reacondicionamiento físico. Se asigna una ubicación a cada referencia. A veces es necesario cambiar el tamaño de las unidades que llegan del proveedor. Para lograr ubicarla en las estanterías se organizan más o menos unidades por caja, todo depende de la necesidad de la empresa y características del producto. 8. Etiquetado. Se generarán etiquetas para las distintas unidades de almacenamiento (mercancía suelta, palés, etc.). Estas etiquetas incluirán principalmente datos como

código del proveedor, código interno, lote, caducidad, número de unidades por unidad de carga y ubicación asignada.

9. Ubicación en la zona de mercancías. El siguiente paso será ubicar la mercancía en el lugar asignado. Este lugar dependerá del sistema de gestión de ubicaciones que siga el almacén. Todas estas etapas anteriores que se aplican en el proceso de recepción de mercancías, serán descritas en la siguiente ilustración: Ilustración 3 : proceso de recepción de mercancías. Fuente: autor. Llegada de la mercancía Verificación en sistema^ de la orden de compra Control de bultos según albarán Parte de incidencia (si el pedido no coincide) Registro de la mercancía Impresión de etiqueta Etiquetado de mercancía Almacenamiento temporal o definitivo

Ilustración 5 : modelo de pedido. Fuente: Campo et al. (2013, p. 71 ).

Registro de pedidos Cuando se envía un pedido hay que hacer un seguimiento del mismo, desde su punto de salida hasta que las mercancías se ubiquen en la zona correspondiente del almacén. En este sentido, se debe saber que el control de los pedidos emitidos, por lo general, se lleva en el libro registro de pedidos. Los datos que debe contener serán los siguientes: Tabla 1 : modelo del registro de pedidos. Fuente: Campo et al. (2013, p. 72 ). Albarán Como indican los autores Campo et al. (2013): «la nota de entrega o albarán es un documento que expide el vendedor y envía al comprador junto con la mercancía. Sus funciones principales son la de servir como justificante que acredite que la mercancía ha sido entregada al cliente y proporcionar una guía para la elaboración de la factura» (p. 73 ). El albarán consta de varias copias, una de ellas queda en poder del vendedor. Por su parte, el comprador recibe dos: el original y una copia. Este debe devolver la copia firmada, una vez llevado a cabo un primer control visual de la mercancía recibida. La mercancía recibida puede ser devuelta en caso que no coincida con la previamente solicitada, la que aparece detallada en el albarán o cuando no esté en buenas condiciones. Para ello, se debe dejar constancia a través de una incidencia o salvedad en el albarán firmado. Además, en muchas ocasiones los albaranes tan solo hacen mención a la descripción de la mercancía y al número de unidades vendidas, sin hacer referencia alguna al precio unitario de las mismas (Ver ilustración 6 ). No. Pedido Fecha de emisión Proveedor Importe Almacén destino Fecha Prevista Fecha de Recepción Albarán Observaciones

 A la descripción, clasificación y almacén de destino del material recibido. Un modelo práctico de hoja de recepción es el que se mostrará a continuación: Ilustración 7 : modelo de hoja de recepción. Fuente: Campo et al. (2013, p. 74 ). Factura La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o de prestación de servicios. La expide el vendedor ajustándose a los requisitos exigidos por la normativa legal que regula la emisión de facturas.

Ilustración 8 : modelo de factura. Fuente: Campo et al. (2013, p. 76 ).

Ilustración 9 : pilares en la gestión de almacenes. Fuente: autor. Apoyo tecnológico Para alcanzar mayor eficiencia en la operativa del almacenamiento y obtener mayores estándares de servicio al cliente, se suelen usar distintas aplicaciones tecnológicas. Entre los beneficios más significativos se tiene: Aprovechamiento del espacio disponible. Organización para minimizar los costes de manipulación. Organización para facilitar el acceso a la mercancía, la correcta rotación y su control. Flexiblilidad para adaptarse a los cambios que introduce el entorno. Diseñado para minimizar los costes de gestión. Tecnológicamente de fácil y rápida gestión. Orientado a la optimización de los recursos (superficie, maquinaria, personal, etc.).

Control de entradas

Reorganización del almacén

Control periódico

Ilustración 1 0 : beneficios del apoyo tecnológico a la gestión del almacén. Fuente: autor. Según el tipo de mercancía se puede usar un tipo distinto de almacenaje: Ilustración 11 : pilares en la gestión de almacenes. Fuente: autor. Las ventajas derivadas del sistema fijo son productos de un control mayor sobre los stocks , mientras que, en el segundo caso, se requiere de un sistema informático. La ventaja del segundo sobre el primero radica en un mejor aprovechamiento del espacio y una mejora sobre las operaciones de manipulación.

Inventario continuo

Preparación de pedidos

Envío a expediciones de los pedidos de clientes

• Cada referencia dispone de un sitio fijo y predeterminado en el almacén. La ubicación seleccionada se define en función del producto. Ordenado o fijo:
• Según se reciben las referencias se ubican en espacios libres. No existe un lugar concreto, pero sí criterios para seleccionar el espacio (minimizar movimientos, seguridad, incompatibilidad entre mercancías, etc.). Caótico o libre:

En el almacén las mercancías no son colocadas de forma arbitraria, sino que siguen unas reglas o normas preestablecidas y conocidas por todas aquellas personas que las manipulan de una u otra forma. Se tendrán en cuenta distintos criterios de cara a la asignación de espacio a cada referencia. A pesar de que pueda existir incompatibilidad entre ellos, se obtienen buenos resultados utilizando una combinación de los mismos (Campo et al., 2013).  Compatibilidad. Se trata de decidir qué productos pueden estar almacenados unos junto a otros y cuáles no. Por ejemplo, nunca se deberían situar de forma próxima productos corrosivos y alimentarios.  Complementariedad. Se intentarán colocar cercanos los productos que se suelen solicitar en un mismo pedido.  Tamaño y peso. Se intentará que los recorridos con mercancías de gran tamaño y volumen sean los menos posibles.  Rotación. Se ubicarán en las zonas de mayor acceso (próximas a la zona de expedición) aquellas mercancías que mayor actividad generan en el almacén. El método ABC permite realizar una clasificación de las referencias según la rotación en tres categorías. En todos los almacenes se emplean criterios para colocar la mercancía de tal forma que se reduzcan al máximo los movimientos de la misma. Uno de los principales criterios que se deben tener en cuenta a la hora de colocar los productos en el almacén es el de la rotación; es decir, aquellos productos que tengan más movimiento serán los que estén colocados próximos a la salida del almacén (Campo et al., 2013). Para categorizar los productos en función de la rotación se utiliza el método ABC, que facilita la ordenación de todas las referencias según sus índices de ventas. El análisis ABC se basa en la ley de Pareto. Pareto estableció que cada empresa puede identificar un reducido número de artículos que proporcionan la

Tema 4: Normas para la Colocación de Mercancías en el Almacén

mayor parte de las ventas, demanda o inversión. Con los años, esta ley se ha llegado a conocer como la regla del 20/80 porque, en general, el 20 % de los productos representan el 80 % de las ventas. Sin embargo, el 80 % de los artículos restantes representa el 20 % de las ventas (Fucci, 1999). Así, podemos clasificar los artículos en tres grupos (A, B o C), de forma que:  En el grupo A aproximadamente un 20 % de las existencias del almacén produce una rotación de casi un 80 % de las ventas del almacén. Estas referencias serán las más importantes a efectos de control. Controlando este 20 % tenemos controlado prácticamente el 80 % del movimiento del almacén. Estas mercancías deberán ser colocadas en zonas próximas a la salida.  En el grupo B se encuentran productos con una rotación intermedia (un 30 % de las referencias supondrán un 15 % de las ventas del almacén). Estos productos se ubicarán en zonas de accesibilidad alta, aunque son artículos de importancia secundaria.  En el grupo C se encuentran una gran cantidad de artículos (la mitad de las existencias: 50 %) cuyos pedidos son escasos (un 5 % de rotación), así que habrá que colocarlos en zonas de accesibilidad normal y que no dificulten las operaciones habituales del almacén. Este método permitirá la administración de los recursos de inventario y facilitará una toma de decisiones más eficiente. Los resultados del análisis ABC se representarán de forma gráfica en un eje de coordenadas, a través de la llamada curva de Pareto o curva ABC.

También, gracias a la codificación de mercancías y ubicaciones, los almacenes realizan identificaciones automáticas en todos sus procesos. Estas capturas automáticas de datos, cada vez más utilizadas en los principales sectores industriales, presentan las ventajas de conseguir una operatividad en tiempo real, así como la reducción de errores y costes (Campo et al., 2013). Conocer los distintos tipos de trazabilidad en la logística, contribuye a identificar con mayor rapidez el origen de los posibles errores asociados a la información del producto o defectos en el mismo. Ilustración 14: trazabilidad hacia atrás ( tracing ) y trazabilidad interna. Fuente: Sosa (2017, p. 12 y 14).

Ilustración 15 : trazabilidad hacia adelante o descendente ( tracking ). Fuente: Sosa (2017, p. 16). Codificar en logística consiste en asignar un código distinguible a un producto. Como resultado se podrá agrupar o clasificar en grupos de productos, o simplemente el hecho de distribuirlos por categorías dentro del almacén. Esta actividad es de gran ayuda para el control de inventarios y administración de almacén. De otro lado están GS1, EAN-128, EPC, RFID, que son software de codificación, cuyo objetivo es lograr la entrada de datos e información del producto al sistema de forma automatizada.