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Diagnóstico organizacional: una
herramienta clave para el éxito
empresarial
Introducción
Los principios básicos de la administración de empresas son la planeación, organización, dirección y control, los cuales siempre nos llevarán a obtener el mejor provecho y beneficio de nuestro negocio. La administración es un conjunto de muchas partes que van siempre entrelazadas hacia el mismo fin, para lo cual existen herramientas que nos ayudan a analizar la forma en que se está trabajando, definir qué aspectos debemos mejorar e identificar cuáles son los alertamientos en los procesos dentro y fuera de nuestra organización. Lo más importante es saber en qué estado está la empresa, y para ello existe el Diagnóstico Organizacional, con el que los directivos se pueden apoyar para determinar y tomar decisiones.
Las tendencias actuales en el mundo, tales como la globalización de los mercados, los continuos cambios tecnológicos, la apertura comercial y política y la integración global a través de los medios de comunicación, han llevado a las empresas a estar en un permanente estado de alerta a lo que ocurre en su entorno, así como a la funcionalidad y eficiencia de sus estructuras y procesos internos para adaptarse y aprovechar estos cambios.
Objetivos
Encontraremos la definición de cada tipo de diagnóstico, su aplicación y tipología, cómo se utilizan para poder argumentar qué debilidades se tienen en una organización y, así mismo, cómo aprovechar las fortalezas y debilidades para llevar la misma a un nivel altamente competitivo. Lo ideal en una compañía es mantener estos diagnósticos dentro de sus estrategias empresariales para lograr tener éxito en cualquier campo que ejerza.
Tipos de Diagnósticos
1. Diagnóstico Empresarial
La palabra diagnóstico proviene del griego Diagnosis, que significa conocimiento. En el mundo empresarial, lo aplicamos como una alternativa de solución. El principal objetivo del Diagnóstico Empresarial es permitir a las compañías identificar y analizar las fallas existentes dentro de cada uno de los niveles en la empresa, con el objetivo de obtener diversas alternativas de solución a través de un plan de acción acorde con las necesidades de la misma. Es importante tener en cuenta que los diagnósticos deben realizarse en el menor tiempo posible, o a corto plazo, para así ejecutarlo.
La metodología para realizarlo se puede dividir en dos:
Diagnóstico preventivo: Se realiza periódicamente, existan o no existan problemas, con el fin de identificar algún mal funcionamiento de los procesos de la compañía. Diagnóstico correctivo: Ya existente el problema en la compañía, permite establecer qué medidas son necesarias para corregir y evitar que se siga presentando dicho problema.
Las fases para elaborar el diagnóstico son:
Preparación: organizar la información, plantear el plan de acción, describir las diferentes actividades para realizar el estudio y programar las diferentes reuniones con las personas involucradas. Análisis: todas las áreas de la compañía dependen unas de las otras, por lo tanto, es necesario identificar sus debilidades y fortalezas en cada una de ellas. Definición del problema: una vez identificadas cada una de las fallas, es necesario realizar prioridad para así desarrollarlas una a una. Plan de acción: es la formulación de solución a los problemas en un tiempo determinado. Redacción de informe: es la presentación por escrito del diagnóstico exponiendo los resultados.
Los diagnósticos empresariales se clasifican en dos grandes tipos: los 'integrales' y los "específicos'. Los diagnósticos 'integrales' se caracterizan por amplia gama de variables o aspectos empresarios, dentro del que podemos mencionar el 'Diagnóstico de Competitividad", cuya metodología se basa en el DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas). Los diagnósticos 'específicos' hacen énfasis en los procesos productivos, financieros, de gestión, y otros en aspectos relativos al mercado y los consumidores, de manera más directa y específica.
2. Diagnóstico Funcional
Este tipo de diagnóstico les permite a las compañías establecer la funcionalidad de la comunicación entre la organización y los participantes de los procesos. Se permite evaluar por medio de técnicas como la entrevistas, el cuestionario, análisis de transmisión de mensajes, análisis de experiencias críticas de comunicación, análisis de redes de comunicación y la entrevista grupal, que permite mantener la comunicación general de toda la organización.
3. Diagnóstico Estratégico
Este diagnóstico se enfoca en analizar la situación actual de la empresa, tanto a nivel interno como externo, con el fin de identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (análisis FODA) que permitan establecer estrategias adecuadas para el logro de los objetivos organizacionales.
CANAL & TECNOLOGIA LTDA
¿Quiénes Somos?
Canal & Tecnología Ltda. es una empresa dedicada a la comercialización y distribución de equipos y soluciones tecnológicas para el sector empresarial. Cuenta con más de 15 años de experiencia en el mercado y se ha posicionado como un proveedor confiable y de calidad.
Misión
Ofrecer soluciones tecnológicas innovadoras y de vanguardia que permitan a nuestros clientes mejorar su eficiencia y competitividad en el mercado.
Visión Corporativa
Ser reconocidos como la empresa líder en la comercialización y distribución de equipos y soluciones tecnológicas en el país, destacándonos por nuestra calidad, servicio y compromiso con nuestros clientes.
Objetivos
Incrementar la participación de mercado en un 20% en los próximos 3 años. Mejorar la satisfacción de los clientes en un 15% a través de un mejor servicio y atención. Desarrollar e implementar al menos 3 nuevas soluciones tecnológicas innovadoras en el próximo año. Fortalecer las competencias y habilidades del equipo de trabajo a través de programas de capacitación y desarrollo.
Principios
Orientación al cliente: Entender y satisfacer las necesidades de nuestros clientes es nuestra prioridad. Innovación: Buscamos constantemente nuevas formas de mejorar nuestros productos y servicios. Integridad: Actuamos con honestidad, transparencia y ética en todas nuestras relaciones. Trabajo en equipo: Fomentamos la colaboración y el trabajo conjunto para lograr mejores resultados. Responsabilidad social: Buscamos generar un impacto positivo en la sociedad y el medio ambiente.
Valores
Compromiso Excelencia Servicio Innovación
Respeto
Análisis FODA
Fortalezas: - Amplia experiencia y trayectoria en el mercado - Portafolio diversificado de productos y soluciones tecnológicas - Equipo de trabajo altamente calificado y comprometido - Relaciones sólidas con proveedores y clientes - Capacidad de adaptación a los cambios del mercado
Oportunidades: - Crecimiento del mercado de tecnología e innovación - Demanda de soluciones tecnológicas por parte de las empresas - Expansión a nuevos segmentos y mercados geográficos - Desarrollo de nuevas alianzas estratégicas - Implementación de herramientas y procesos de mejora continua
Debilidades: - Limitada presencia y reconocimiento de marca a nivel nacional - Deficiencias en la gestión de inventarios y logística - Necesidad de fortalecer las competencias digitales del equipo - Falta de una estrategia de marketing y comunicación efectiva - Procesos internos poco eficientes y estandarizados
Amenazas: - Alta competencia en el sector de tecnología e innovación - Cambios constantes en las tendencias y necesidades del mercado - Incertidumbre económica y política que afecta la inversión - Riesgos de ciberseguridad y protección de datos - Regulaciones y normativas cambiantes en el sector
Diagnóstico Seleccionado
Después de analizar la situación actual de Canal & Tecnología Ltda. a través del análisis FODA, se ha determinado que el diagnóstico más apropiado para la empresa es el Diagnóstico Organizacional.
Este tipo de diagnóstico permitirá a la empresa identificar y analizar los principales problemas y oportunidades de mejora en áreas clave como la estructura organizacional, los procesos internos, la cultura organizacional, el liderazgo y la gestión del talento humano.
Algunas de las técnicas que se utilizarán en el Diagnóstico Organizacional de Canal & Tecnología Ltda. son:
Entrevistas a directivos y empleados clave Encuestas de clima organizacional y satisfacción del personal Observación de los procesos y la dinámica de trabajo Revisión documental de manuales, procedimientos y políticas Grupos focales con representantes de diferentes áreas
A través de este diagnóstico, la empresa podrá obtener un panorama integral de su situación actual, identificar las principales fortalezas y debilidades, y establecer un plan de acción para mejorar su desempeño organizacional y alcanzar los objetivos estratégicos planteados.
Ventajas del Diagnóstico Participativo
Despierta un espíritu de grupo Es participativo La gente se siente comprometida con las soluciones Da una estructura lógica a la problemática Es eficiente en tiempo y recursos para encontrar problemas Permite conocer los procesos operativos urgentes de mejorar Proporciona datos para estructurar una planeación temporal Puede combinarse con otras metodologías para crear enfoques más eficientes
Desventajas del Diagnóstico Participativo
El modelo normativo no siempre está especificado y puede ser diferente para diversas personas No todos los grupos sociales están listos para este tipo de interacciones Definir problemas despierta expectativas de solución Puede provocar conflictos interpersonales Puede ser manipulado
Ejemplo: Canal y Tecnología Ltda.
En Canal y Tecnología Ltda., son los mismos destinatarios de la formación quienes se encargan de identificar sus necesidades formativas, analizarlas, darles prioridad y proponer alternativas para su satisfacción. Este proceso depende de un espacio que lo incentive de manera positiva.
Información General de Canal y Tecnología Ltda.
Razón Social: Canal & Tecnología Ltda. NIT: 900332768- Dirección: Carrera 91 bis No. 128 A – 58 Teléfono: 5399809 Actividad principal: Venta al por mayor y menor de computadores, tecnología, periféricos y accesorios
Misión
Canal & Tecnología Ltda. está para brindar acompañamiento y asesoría en servicio técnico y venta de soluciones integrales de tecnología para sus clientes, comprometiéndose a fortalecer sus estructuras y cumplir con sus expectativas de mejoramiento continuo.
Visión
En el 2022, Canal & Tecnología Ltda. se posicionará en el ranking de las empresas líderes en Tecnología, complementada con un equipo de trabajo cien por ciento integral, humano y capacitado, para brindar soluciones oportunas y eficaces a sus clientes.
Valores
Honestidad: Prestamos nuestros servicios con transparencia, logrando la satisfacción de nuestros clientes. Responsabilidad: Realizamos nuestros procedimientos con cumplimiento oportuno, contando con el profesionalismo de nuestro equipo de trabajo. Respeto: Nos identificamos ante nuestros clientes con puntualidad y amabilidad, reiterándoles que ellos son lo más importante para nuestra compañía.
Objetivos
Fortalecer el Apoyo Social y Económico: Generar empleo y capacitación a personal de empleados. Mantener la Sostenibilidad Financiera: Garantizar la gestión de la empresa, cumplir con sus obligaciones y presentar resultados positivos que permitan incrementar su patrimonio. Mejorar el Servicio al Cliente: Brindar la mejor experiencia de mantenimiento con un servicio de alta calidad que satisfaga las necesidades y expectativas de los clientes. Desarrollar e Implementar el Sistema de Gestión de Seguridad Operacional: Garantizar la mejora de los niveles de seguridad a través de procesos sistemáticos de gestión de riesgos. Optimizar los Procesos de la Empresa: Mejorar e innovar continuamente los procesos estratégicos, misionales y de apoyo para incrementar la productividad y competitividad. Fortalecer el Clima, la Cultura Organizacional y el Desarrollo del Talento Humano: Afianzar el conjunto de valores, principios y creencias que deben tener los integrantes de la organización. Garantizar la Infraestructura Tecnológica y los Sistemas de Información: Robustecer y unificar los sistemas de información y de gestión a través de herramientas tecnológicas de última generación.
Principios
Dignidad: Atributo motivado por la autoestima que caracteriza las relaciones de consideración y respeto hacia sí mismo y hacia los demás. Eficiencia: Requisito de las acciones cuyo fin es alcanzar la más alta competencia profesional y los resultados concretos de la labor desempeñada.
Justicia y Valores
Justicia
La justicia es un conjunto de valores como el respeto, la equidad, la igualdad y la libertad sobre los cuales debe basarse una sociedad.
Fortalezas
Líder en el mercado Servicio y productos de calidad Cultura enfocada al talento del desarrollo humano Alta tecnología en el mantenimiento de software y hardware Procesos certificados Capacitaciones y entrenamiento para técnicos e ingenieros de sistemas Control remoto de equipos para atención inmediata Call Center Conocimiento de los dispositivos
Oportunidades
Facilidades y oportunidades a nivel nacional Actualización de aplicativos página web Incremento de la demanda por crecimiento de los clientes Nuevos productos Líderes en prestación de servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para equipos de cómputo Innovación de proyectos Una sociedad tecnológica Adaptabilidad y bajo costo
Debilidades
No existe una amplia diferenciación de la competencia Bajo nivel de estudios del mercado Falta de alianzas comerciales Falta de una buena campaña publicitaria
Amenazas
La competencia Poco crecimiento Cambios Tecnológicos Alto costo de los productos e insumos Retraso en la entrega de los productos
Diagnóstico Seleccionado
Diagnóstico Integral - Método de Aplicación FODA
El diagnóstico integral mediante el método FODA es una metodología para conocer las características de una organización y su entorno. A través de esta metodología se identifican las debilidades y fortalezas de la organización, así como las amenazas y oportunidades del entorno, con el objetivo de ayudar a la empresa a identificar su ventaja competitiva y establecer las estrategias más adecuadas.
Fases del Análisis FODA
Análisis Externo: La empresa debe evaluar exhaustivamente su entorno en aspectos relevantes como grupos de interés, legislación, elementos demográficos, políticos y tecnológicos.
Análisis Interno: Se identifican las fortalezas y debilidades de la organización relacionadas a la cantidad y calidad de recursos disponibles, factores como disponibilidad de capital, recursos financieros, personal, calidad de productos y organización.
Elaboración de la Matriz DOFA: Esta matriz permite resumir y visualizar la posición de la empresa en su entorno.
Establecimiento de la Estrategia: Se debe potenciar las fortalezas para aprovechar las oportunidades o reducir las amenazas.
