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DIANOSTICO ORGANIZACIONAL, ,HERRAMIENTAS DE DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL
Tipo: Esquemas y mapas conceptuales
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Kast y Rosenzweig en Administración de Organizaciones (Edit. Mc Graw Hill) expresan: La teoría general de los sistemas constituye una base para el entendimiento e integración del conocimiento de una amplia variedad de campos de gran especialización. En el pasado, el conocimiento tradicional se desarrolló a través de líneas bien definidas. Bertalanffy sugiere que los distintos campos de la ciencia moderna han tenido una evolución continua hacia un paralelismo de ideas. Este paralelismo permite formular y desarrollar principios, que sustentan a los sistemas en general. “En la ciencia moderna, la interacción dinámica es el problema básico en todos los campos y se tendrán que formular los principios generales en una Teoría General de los Sistemas”. La teoría general de sistemas suministra el amplio enfoque macroscópico desde el cual se pueden ver a todos los tipos de sistemas. “Así ha nacido la teoría de los sistemas; intentos por desarrollar principios científicos que ayuden a comprender los sistemas dinámicos que tienen un alto grado de interacción. Desde esta perspectiva es posible reconocer tres niveles de análisis para llegar a nuestro objeto de estudio: La aplicación de la teoría de sistemas en el ámbito de la administración permitió a diversos autores generar herramientas para conocer, analizar y explicar los componentes, funcionamiento y relaciones que integran las organizaciones. También, ayudó a diseñar o rediseñar a las organizaciones y a comprender y orientar el modo en que éstas se gestionan, administran, dirigen o conducen. La aplicación de la teoría general de los sistemas permite otra aplicación, que es la que se resume a continuación “Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo, Kenneth Boulding proporciona una clasificación útil de los sistemas que establece los siguientes 9 niveles jerárquicos:
Con el fin de fijar algunos conceptos y hallar razón para la explicación de ellos por analogías válidas, conviene ensayar un esquema de clasificación de los sistemas que no pretende convertirse en una taxonomía definitiva y que comienza por ensayar la idea de localizar a los sistemas en dos grandes grupos: los naturales y los artificiales o creados por el hombre. SISTEMAS NATURALES: La noción de sistema natural es relativamente sencilla de captar. Se trata de un conjunto de objetos interrelacionados que se presentan en la naturaleza sin que el hombre haya hecho nada para organizarlo. Por ejemplo: El sistema planetario, la vía láctea, una colonia de hormigas, un sistema ecológico no alterado intencionalmente por el hombre, un sistema orgánico como el digestivo, respiratorio, etc. En todos los sistemas naturales, se puede advertir con facilidad la existencia del sistema mismo como real aunque los modelos que de ellos se hagan pueden ser múltiples y muy variados, según sea el interés o el prejuicio de quien lo estudia. Fue a través del estudio de estos sistemas (los biológicos) que se concibió por primera vez la posibilidad de formalización de una teoría general para el estudio de los sistemas. También pueden identificarse; por lo menos, en los rasgos más importantes, los elementos que constituyen el sistema y las relaciones más salientes entre ellos, muchas veces enunciadas en leyes generales de comportamiento. Es probable, sin embargo, que el aspecto de “finalidad” no sea tan evidente, por ejemplo: ¿Cuál es la finalidad o cuáles los propósitos del sistema solar?. En estos casos, se entiende que la finalidad existe aunque no puede ser determinada al trascender los términos de referencia de la razón humana. SISTEMAS ARTIFICIALES: Los sistemas artificiales, en cambio, son hechos o diseñados por el hombre. Ellos son fruto de la evolución de la cultura humana. Dentro de estos sistemas, se reconoce la existencia de cuatro importantes clases: los sistemas físicos, los sistemas sociales, los sistemas de procedimientos y los sistemas conceptuales.
que los sistemas sociales tienen como característica esencial, la diferencia entre los grupos para enfocar y valorar los intereses y objetivos.
Existen diversas definiciones para el D.O; desde el enfoque humanista “es una herramienta que permite organizar, administra y definir en la organización al participante en sus relaciones laborales, estudiando el comportamiento de los individuos de formal grupal o personal”. Por otra parte desde el enfoque Organizacional es una estrategia para los cambios, es decir, prepara a la organización para planificar las modificaciones en su estructura para obtener mayor rendimiento en sus actividades logrando crecimiento tanto para los empleados como para la organización. En conclusión el D.O es una disciplina de la ciencia de la conducta dedicada a mejorar las organizaciones mediante el uso de la estrategia de cambio planificado, tomando en cuenta al individuo y su comportamiento como parte de la
En el capítulo especial sobre la Historia del Desarrollo Organizacional, French y Bell (1973) visualizan el origen del D.O., como un aprendizaje embrionario o de gestación: I - Con el entrenamiento de equipos de un misma organización en los laboratorios con “T_GROUPS” del NTL, en Bethel, EUA, a partir de 1974 y de ahí hasta el final de esa década y continuando en los años a partir de 1950, considerando cada vez mas la organización como objetivo o cliente.. II – Con los trabajos de “investigación de acción” y retroinformación por medio del estudio y la investigación realizados por el “Research Center” of Group Dynamics” fundado por Kart Levin en 1945 en el M.I.T. (EUA) y en el que colaborron inicialmente Douglas McGregor, Rohald Lippitt, Jonh French, Darwin Cartwrigt, Morton Deutsch, Marian Readke, Floyd Mann, y Rensis Likert. Es así que en la Detroit Edison Company se constituyó una retroinformación sistemática, con los datos obtenidos en investigaciones con empleados y gerentes de la compañía, en reuniones denominadas de “acoplamiento”. Finalmente el movimiento del desarrollo organizacional se aplomo a partir de 1962, con un complejo conjunto de ideas al respecto del hombre, de la organización y del ambiente, en el sentido de propiciar el crecimiento y desarrollo según sus potencialidades. El Desarrollo Organizacional es un desdoblamiento práctico y operacional de la Teoría del comportamiento en camino al enfoque sistemático. VALORES DEL D.O Uno de los valores del desarrollo organizacional es la credibilidad, la organización debe propender por una condición en la cual llegue a ser creíble en sus procesos, en sus productos y servicios. También posee otros valores que se le puede asociar; Hombre es esencialmente bueno. Concepto de los individuos como seres humano. Aprovechamiento de las diferencias individuales. Los seres humanos pueden cambiar y desarrollarse. Uso de las posición para fines de la organización. Confianza básica en las personas. Disposición para aceptar riesgos. Hincapié primordial en la colaboración. Concepto del individuo como una persona completa. Utilizar una conducta autentica.
Es una estrategia educativa planeada. El cambio está ligado a las exigencias que la organización desea satisfacer como; Problemas de destino. ¿Hacia dónde debe ir la organización? Problemas de crecimiento, identidad y revitalización. Problemas de eficiencia organizacional. Hace hincapié en el comportamiento humano Los agentes de cambio o consultores son externos, aunque una vez que se implante un programa puede ser miembros dela organización Implica una relación cooperativa entre el agente de cambio y la organización. EL OBJETIVO GENERAL DEL DO Es cambiar todas las partes de la organización para hacerlas más sensible a los factores humanos, más eficaz y más capaz de aprendizaje organizacional y autorrenovación. El DO se basa en una orientación a los sistemas, modelos causales y una serie de supuestos básicos. Orientación a sistemas El cambio es tan abundante en la sociedad moderna que las organizaciones necesitan que todas sus partes trabajen en conjunto a fin de resolver los problemas (y capitalizar las oportunidades) que se derivan del cambio. Algunas organizaciones han crecido tanto que les resulta difícil mantener la coordinación entre sus partes. El desarrollo organizacional es un programa exhaustivo referente a as interacciones de las diversas partes de la organización. Ocupándose de entrelazar estructura, tecnología e individuos. Se interesa en el comportamiento de los empleados en diferentes grupos, departamentos y ubicaciones. Intentando de tal modo responder a ¿qué tan efectivas son todas esas partes cuando se combinan para trabajar en común?; dándole importancia de tal forma no sólo a las partes en sí mismas, sino a la manera en que las mismas se relacionan entre sí. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS; Globalismo.- Todo sistema tiene naturaleza orgánica; cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectará a todas las demás unidades debido a la relación existente entre ellas. Entropía.- Tendencia que tienen los sistemas al desgaste o desintegración, es decir, a medida que la entropía aumenta los sistemas se descomponen en estados más simples.
ü Elevar el nivel de entusiasmo personal y el del bienestar en la empresa u organismo. ü Hallar soluciones sinérgicas (soluciones creativas y por medio de las cuales todos los interesados logran mejores resultados gracias a la cooperación, más que a los conflictos.) ü Elevar el nivel de responsabilidades de personas y de grupos en la formulación e implantación de planes. Existen organismos que se oponen a las innovaciones y otros que las fomentan. Casi todos los organismos poseen un sector clandestino de procedimientos técnicos y de tecnología, algunos de los cuales se usan sencillamente para liberarse en alguna forma de las imposiciones de niveles superiores de mando; y algunos de los cuales contribuyen a conquistar las metas de una empresa. Cuando se atraviesa por una crisis de organización es cuando las innovaciones radicales se adoptan y se ponen en marcha con más facilidad, sin embargo no son por sí mismos favorables para engendrar buenas ideas innovadoras ya que la incertidumbre y la ansiedad fruto de la crisis, hacen que los miembros del organismo estén deseosos de adoptar nuevas estructuras que ofrezcan calmar la ansiedad. Se requiere una combinación de cualidades; imaginación creativa, seguridad psicológica y una índole autónoma; habilidad para confiar en otras personas y para ganarse su confianza; gran energía y determinación; habilidad para aprovechar los momentos oportunos y aptitudes organizadoras, así como inclinación y aptitud para ser maquiavélicos cuando lo exijan las circunstancias. También hay organismos e innovaciones que las fomentan. El organismo que engendra innovaciones es el que siempre está aprendiendo, el que se adapta a los cambios internos y a su medio ambiente, procura brindar un medio ambiente en el que pueda tener lugar este tipo de desarrollo, lo cual implica que en el de los miembros, puedan considerarse unos a otros como recursos en vez de amenazas de competencias, o como jueces; un ambiente de sinceridad y de apoyo mutuo en que las discrepancias pueden discutirse y resolverse y en el que la retro comunicación del desempeño constituya una responsabilidad mutua de los miembros, de manera que todos aprenden a contribuir más aún.
Elementos clave en el desarrollo organizacional. Los cambios, fruto de planes formulados ; la sociedad moderna atribuye primordial importancia a la capacidad de adaptación de los organismos para contender con los cambios tecnológicos, políticos, económicos y sociales. Esta capacidad exige reaccionar en forma apropiada y efectiva a los requisitos mutables del medio ambiente dinámico. El aprendizaje organizacional ; los cambios en las organizaciones implican cambiar los conocimientos, las actividades y la conducta, dichos cambios requieren la intervención de todas las partes interesadas de aquellas de las que son interdependientes en la organización, en este sentido, el proceso de cambio exige el proceso de re-educación del organismo. Al aplicar este fenómeno en la empresa moderna, siembra la semilla de una nueva disciplina, que es la ciencia por sus fundamentos y principios y arte por su aplicación directa al funcionamiento y a la acción. Se le conoce como Desarrollo Organizacional.
Hay cientos de intervenciones diseñadas por consultores del DO que han tenido un gran éxito en aplicaciones particulares y que, tal vez, se utilizaron cuando ocurrían situaciones similares Las intervenciones son procedimientos por medio de los cuales influimos u orientamos el comportamiento de una persona, un grupo de personas o una organización. Por lo tanto, se puede decir que las intervenciones pueden surgir de dentro o de fuera de la organización. Una intervención directa basada en una decisión de la Dirección, por ejemplo puede ser el cambio de una estructura organizacional, el desarrollo de un nuevo producto o servicio, la implementación de un instrumento de evaluación de personal o la construcción de una nueva sede. Pero también una reunión de trabajo de un jefe con sus colaboradores es una intervención porque cambia el
Técnicas de Intervención Hay cientos de intervenciones diseñadas por consultores del DO que han tenido un gran éxito en aplicaciones particulares y que, tal vez, se utilizaron cuando ocurrían situaciones similares. Así que a través de la facilitación, Involucrando a los diferentes niveles de la organización podemos diagnosticar. Sensibilizar a su gente, para mantener una actitud favorable al diálogo, al intercambiar de ideas, a espacios de interrelación, que permitan la reflexión desde la observación de cada uno de los miembros, evitando señalamientos que no contribuyan a un clima favorable para el aprendizaje y para la transformación cultural. Asimismo, la reflexión y las discusiones grupales ayudan a generar puntos de vista y soluciones nuevas y mejores para la organización (Saray, 1997). Los consultores e investigadores en desarrollo organizacional han creado diferentes técnicas basadas en las ciencias de la conducta para diagnosticar problemas y provocar cambios en la conducta de las organizaciones. A continuación se mencionan y describen algunas técnicas de diferentes autores: o Escultura organizacional o Uso de metáforas o Mapa mental o Encuesta cinética o Técnicas de preguntas o La retroinformación con base en una encuesta o La formación de grupos o Los círculos de calidad o Objetivos de Autodiagnóstico o La organización como un todo
Según House (1975). En una publicación referida en “Organization Development and Change”, considera las siguientes técnicas de intervención: Sistema Total: Teorías contingentes de Diseño organizacional, Survey feedback, reuniones de confrontación organizacional. Contacto individuo organización: Diseño de trabajos, Centros de Decisión, Análisis de Roles, Administración por objetivos. Estilo personal de trabajo: Consultoría de procesos, intervención de terceros, “Team Building”, Intervención interdepartamental, diagnóstico de grupos familiares por reuniones. Análisis intrapersonal y relaciones: Planeación de vida y carrera, entrenamiento en laboratorio, Grupos de Encuentro y Consultoría personal. Otros autores tocan y abordar el proceso de intervención a través de las siguientes técnicas: Desarrollo y métodos de entrenamiento de equipos. El grupo es entrenado y seleccionado con base en el trabajo que será hecho en conjunto con la organización, grupos de empleados de varios niveles, de especializaciones diversas, se reúnen bajo la coordinación de un especialista o consultor y se critican mutuamente buscando un punto común para alcanzar la colaboración, eliminar las barreras interpersonales de comunicación y aclaran y comprenden sus causas. El desarrollo de equipos puede efectuarse por medio de seminarios de entrenamiento o seminarios de DO, utilizando la comunidad de aprendizaje constituida por participantes y equipos de consultores que trabajan en conjunto. Esta técnica tiene por objeto promover el desarrollo personal y organizacional, para facilitar el alcance de los objetivos individuales de los participantes del equipo, y al mismo tiempo atender los objetivos de la organización. Entrenamiento de la sensibilidad (Grupos T).
Recopilación de información Discusión (De los hallazgos encontrados con las personas y entornos involucrados Sistema – Cliente) ó Contrato Psicológico. Diagnóstico conjunto Diseño de Planes de Acción Implementación Seguimiento y evaluación Documentación Nota. Entre la etapa e implementación y evaluación se va a dar una continua retroalimentación al punto del diagnóstico en conjunto, hasta que el problema haya quedado solucionado.
Proceso a través del cual una organización llega a ser de modo diferente de lo que era en un momento dado anterior. Todas las organizaciones cambian pero el reto que se plantean los directivos y, en general, todas las personas de la organización es que el cambio organizacional se produzca en la dirección que interesa a los objetivos de la organización. Es por ello que se habla de gestión del cambio, agentes de cambio, intervención para el cambio, resistencia al cambio, etc. Cuando se quiere llevar adelante un proceso de cambio, se debe tener en cuenta que las personas pretenden que la nueva situación les proporcione la misma seguridad que la previa. Mientras el proceso avanza sin mayores dificultades, el cambio sigue adelante, pero no bien se producen inconvenientes, las personas tienden a volver rápidamente a la situación anterior y es por eso que gran proporción de los procesos de cambio fracasan al poco tiempo de ser implementados.
Para que un proceso de cambio pueda implementarse con éxito y sostenerse en el tiempo, es fundamental tener en cuenta el factor humano. Las personas deben confiar, estar motivadas y capacitadas, ya que el cambio es un proceso muy duro, tanto a nivel personal como organizacional. La persona que lidera el cambio debe lograr que las personas puedan hacer mejor el trabajo, con menor esfuerzo y mayor satisfacción. La confianza es un requisito esencial para lograr un ambiente de trabajo agradable y de franca cooperación. En este mundo globalizado e hipercompetitivo en el que nada parece seguro, no resulta extraño que la confianza haya casi desaparecido del ambiente laboral. Los empleados desconfiados se comprometen menos y son menos eficaces que los que confían. Los directivos que desconfían de sus empleados malgastan su tiempo controlándolos y ni unos ni otros se concentran en sus tareas y responsabilidades específicas. La motivación de los recursos humanos se logra cuando son tenidas en cuenta tanto las metas de la organización como las de las personas que la integran, creándose una verdadera energía que facilita el proceso de cambio. La adaptación de la empresa a la realidad del cambio tiene que suceder a través de un proceso que vaya ocurriendo real y efectivamente. El cambio no debe ser autoritario ya que así es muy difícil de lograr, debe ser flexible, con la participación de todo el personal a través de grupos pequeños pero consistentes, para permitir que el proceso avance. Para lograr el cambio, los grupos deben perder el miedo. Con los primeros logros que alcanza cada grupo, los integrantes experimentan la satisfacción de los
la empresa y las relaciones laborales Y de mercado. Así pues, hemos de ser conscientes de la entidad del perfil, mucho más amplio que otros de índole más restrictiva o concreta, por tanto, abarcar todas las funciones y campos es imposible aunque este intento sirve para acercamos y marcar, pues, al menos unos mínimos.