CONTROL INTERNOL EN LA CONTABILIDAD PUBLICA | Apuntes de Control de Procesos

El control internotiene como finalidad controlar los procesos de las actividades

operativa, que se aseguren de forma razonable la fiabilidad de la información

contable, este sistema consiste en determinar la función de los procesos

mejorando la eficiente de las políticas y procedimiento incorporados.

El control de cuentas por cobrar es crucial para el éxito del negocio porque este

es uno de los factores principales para la estabilidad financiera del negocio.

Realizarlo le da a tu negocio beneficios como:Conocer los clientes que pagan

puntualmente.Análisis de los valores por cobrar.

¿Cuáles son los mecanismos comunes de control interno de las cuentas por

cobrar?

Un control interno cuidadoso sobre las cuentas por cobrar incluye estos pasos

del diario de ventas, que incluyen: Usar una copia de la factura para registrar

rápidamente en el diario de ventas cada transacción;Revisar los asientos del

diario con las facturas para garantizar la precisión;Archivar copias de facturas

por número de factura; Según su origen, las cuentas por cobrar se clasifican

comoa cargo de clientes o a cargo de otros deudorestales como accionistas,

funcionarios empleados, entre otras.

Procedimientos de control interno de las cuentas por cobrar

En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados sobre las cuentas

por cobrar Defliese et al (2005) consideran que estos pueden clasificarse en

procedimientos contables diseñados con la finalidad de corroborar el adecuado

procesamiento y autorización previa de las operaciones de ventas, y

procedimientos administrativos que abarcan el proceso de aprobación,

procesamiento y autorización de las operaciones de venta.

De igual manera, Redondo (2004) y Santillana (2001) coinciden con el citado

autor, los cuales se detallan:

Procedimientos Administrativos:

Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la

documentación de las cuentas por cobrar.

Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado

y tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de

cobranza.

Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas

incobrables ya canceladas.

Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la

documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario

responsable.

Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de

sólidas políticas escritas.

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El control interno tiene como finalidad controlar los procesos de las actividades operativa, que se aseguren de forma razonable la fiabilidad de la información contable, este sistema consiste en determinar la función de los procesos mejorando la eficiente de las políticas y procedimiento incorporados. El control de cuentas por cobrar es crucial para el éxito del negocio porque este es uno de los factores principales para la estabilidad financiera del negocio. Realizarlo le da a tu negocio beneficios como: Conocer los clientes que pagan puntualmente. Análisis de los valores por cobrar. ¿Cuáles son los mecanismos comunes de control interno de las cuentas por cobrar? Un control interno cuidadoso sobre las cuentas por cobrar incluye estos pasos del diario de ventas, que incluyen: Usar una copia de la factura para registrar rápidamente en el diario de ventas cada transacción; Revisar los asientos del diario con las facturas para garantizar la precisión; Archivar copias de facturas por número de factura; Según su origen, las cuentas por cobrar se clasifican como a cargo de clientes o a cargo de otros deudores tales como accionistas, funcionarios empleados, entre otras. Procedimientos de control interno de las cuentas por cobrar En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar Defliese et al (2005) consideran que estos pueden clasificarse en procedimientos contables diseñados con la finalidad de corroborar el adecuado procesamiento y autorización previa de las operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el proceso de aprobación, procesamiento y autorización de las operaciones de venta. De igual manera, Redondo (2004) y Santillana (2001) coinciden con el citado autor, los cuales se detallan: Procedimientos Administrativos:  Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentación de las cuentas por cobrar.  Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.  Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas.  Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.  Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas políticas escritas.

 Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos. En cuanto a los procedimientos de control dirigidos al área de cobranza, pueden mencionarse:  El departamento de ventas es el encargado de la aprobación de las condiciones de la venta y de créditos para lo referente al riesgo de la misma.  El departamento de facturación debe ser independiente del de despachos y del registro en las cuentas de los clientes.  Se procurará que las facturas estén pre numeradas.  Una persona diferente a la que preparó las facturas las chequeará con las condiciones aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en cuanto a precios, rebajas, descuentos, entre otros. Procedimientos Contables :  Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar debe ser claramente explicado en los estados financieros.  Cualquier cancelación de venta debe estar basada en la factura original correspondiente y la documentación soporte.  Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta administración; además, se debe tratar de que cubran los requisitos de deducibilidad fiscal.  Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes, mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las averiguaciones a que haya lugar.  Los documentos dados de baja en libros, deberán ser controlados y chequeados periódicamente.  Deben enviarse periódicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona independiente de la que maneja las cuentas por cobrar. En cuanto a las medidas de control al momento de recibir el pago por parte de los clientes debe tomarse en cuenta que si la empresa emplea su propio personal para el cobro de facturas, es necesario que el departamento de cobranzas elabore una relación de facturas entregadas al cobrador, el cual la firmará y se quedará con una copia. El cobrador diariamente relacionará las facturas cobradas y entregará su monto al cajero, firmará dos copias que junto con el informe de facturas no cobradas entregará al departamento de

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