Aspectos para hacer una Reunión, Apuntes de Dirección de Empresas

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Universidad de Oriente

Núcleo Anzoátegui

Unidad de Cursos Básicos

Dirección de Reuniones

Guía 2

Aspectos Fundamentales para Organizar una

Reunión

Profesora:

Carolina Rodríguez

ELEMENTOS PREVIOS PARA ORGANIZAR UNA REUNION

Las reuniones permiten compartir, dentro de un grupo de personas, el mismo nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y además una toma de decisiones colectiva. En efecto, las decisiones tomadas en forma colectiva, con representantes de las diversas entidades involucradas, serán aceptadas con mayor facilidad por todas las partes implicadas. Sin embargo, las reuniones consumen mucho tiempo y por lo tanto, deben ser lo más cortas posible y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia a fin de resolver rápidamente los temas a tratar. La conducción de una reunión hace referencia al conjunto de acciones que deben tomarse para organizar y llevar a cabo una reunión en buenas condiciones y que permita el seguimiento de sus resultados. Motivo de la reunión Antes que nada, el propósito de la reunión debe elaborarse con madurez para evitar reuniones sin sentido:

• ¿Cuál es el propósito de la reunión?
• ¿Una teleconferencia sería suficiente?
• ¿Una conferencia en la Web o una reunión virtual (Internet) sería suficiente? Alcance de la reunión
• Número y capacidad de los participantes: Es conveniente reducir el número de los participantes para asegurar la eficiencia de la reunión. También es necesario tener participantes con el mismo nivel de conocimiento, en particular en lo que se refiere al nivel técnico y político.
• Duración: Idealmente, una reunión no debería durar más de 2 horas.
• Agenda: La agenda delimita la programación del trabajo en temas correctamente formulados. Es necesario establecer plazos correctos para tratar los diversos puntos de la agenda.

• Invitación: se deberá enviar una invitación dirigida a los participantes además de la invitación al personal del negocio o de la organización. CONVOCATORIA DE UNA REUNION Una convocatoria de reunión es un aviso o una notificación escrita en que se conmina a personas específicas a la celebración de una junta, dicha convocatoria debe ser enviada a las personas que se desea estén presentes y puede contener información sobre la razón por la que se realiza y los temas que se tratarán; el día, la hora y el lugar en el que se celebrará; un aproximado del tiempo de duración; nombre de la o las personas que la organizan y la relación entre los convocados. Es importante determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes. Los puntos a tener en cuenta serian los siguientes:  El tamaño. Con muchos asistentes será más difícil tomar decisiones y con pocos no se conseguirán los objetivos por falta de información y de asistentes, pueden faltar personas clave.  Composición. Un grupo homogéneo consigue un trabajo compenetrado pero con menos puntos de vista y conflictos. Un grupo heterogéneo aporta más valor pero necesita más tiempo.  Competencia-cooperación. Los grupos que trabajan con una meta en común con posición cooperante se desarrollan de forma más eficaz y sus miembros tienen niveles más altos de satisfacción, mejor comunicación interpersonal, mayor participación y desempeño.  Actividad y proceso. Debe generarse un equilibrio entre actividad y proceso. Los participantes asociados al tipo actividad buscan conseguir objetivos, logros y metas. Mientras que los participantes asociados al tipo proceso buscan buena participación y satisfacción.  Habilidades. Entre los participantes figuran los que conocen el problema que se discute, los que aportan soluciones creativas e imaginativas, los controladores de recursos y finalmente los encargados de tomar decisiones. Si existen estos tipos de participantes en la reunión la probabilidad de llegar a una decisión de alta calidad es enorme.

La convocatoria, plasmada comúnmente en un documento con diseño tipo cartel, debe de introducir fácilmente al lector a contestar las siguientes interrogantes:

1. ¿Quién ó quienes y para que convoca? Qué organización, institución, club, asociación, persona, etc. está corriendo la invitación. Cuáles son los propósitos, objetivos, fines, ó beneficios en general que se pretenden alcanzar con la realización del evento.
2. ¿A quién se convoca? A qué sector en particular de la población deportista, estudiantil, trabajadora, gremial, escolar, colegial, etc. se le corre la invitación.
3. ¿A qué convoca? A que evento están invitando a participar, ¿como se denomina?
4. ¿cuáles son las bases para participar? Y ¿cuáles son las expectativas de los participantes? Cuáles son las características que deben de poseer las personas ó entidades interesadas en acudir a inscribirse. Y que incentivos ofrecen los organizadores a los equipos y deportistas.
5. ¿Quién avala el certamen? Los signatarios son quien ó quienes manifiestan ser, mediante su firma, los responsables de la seriedad del evento y de lo ofrecido en la convocatoria. Tipos de convocatoria  Nacional: Es la que compete a todos los ciudadanos de un país a participar en un determinado proceso. Se da a conocer a todos los departamentos, municipios que estén interesados en la aplicación del proceso.  Internacional: Abarca territorio nacional y es expandida a las afueras de nuestras fronteras para optar a la participación en un determinado proceso.  Estratificada: Se establece una jerarquía al momento de correr la convocatoria, dando prioridad a aquellos invitados distinguidos (usualmente los más importantes o de mayor clase social)  Convocatoria personalizada: habitualmente está dirigida a un público en general, sin embargo, cuando hablamos de una convocatoria

Pasos para crear una agenda:

1. Comienza dándole un título a tu agenda. Desde la literatura más hermosa hasta la hoja de cálculo más sosa, casi todos los documentos importantes necesitan un título y las agendas para reuniones no son la excepción. El título que pongas debe decirle al lector dos cosas: en primer lugar, que se trata de una agenda y, en segundo, el tema del que tratará la reunión. Cuando hayas tomado una decisión, coloca el título en la parte superior del documento en blanco. No necesita ser algo florido o complicado, ya que en el contexto de negocios, los títulos simples y directos generalmente son los mejores.
2. Incluye información relacionada con “¿quién?”, “¿dónde?” y “¿cuándo?” en el encabezado. A un lado, después del título, las agendas para reuniones suelen tener un encabezado que puede variar en los detalles según el nivel de formalidad que fomenta tu lugar de trabajo. Por lo general, dicho encabezado se ubica a una línea por debajo del título. Normalmente aquí se incluye información objetiva y breve acerca de la reunión que no esté relacionada con el tema en discusión. Esto tiene como finalidad informarles a las personas que no están en la reunión cuándo y dónde se llevó a cabo, y quiénes estuvieron presentes.
3. Escribe una declaración breve y objetiva.Las reuniones que no tienen un propósito claramente definido corren el riesgo de desperdiciar un tiempo precioso mientras los asistentes deciden el tema del que hablarán. Sáltate una línea después de escribir el encabezado y utiliza un texto en negrita o subrayado para etiquetar la sección de objetivos con un título como “Objetivo” o “Propósito”, seguido de dos puntos o de un salto de línea. Luego, en unas cuantas oraciones concisas y directas, describe los elementos de discusión de la reunión.
4. Escribe un programa para los puntos principales de la reunión.Los programas ayudan a combatir el defecto común que tienen las reuniones de negocios que es el de prolongarse mucho tiempo.
5. Asigna el tiempo para los invitados especiales. Si habrá algunos invitados especiales, querrás dedicar una parte del tiempo de la reunión a estas personas. Asígnale a cada invitado una entrada única aun cuando tenga más de un tema de discusión. De esta manera, todos podrán organizar sus temas como crean conveniente.
6. Proporciona un tiempo adicional al final de la reunión para las preguntas y respuestas. Durante este tiempo, las personas pueden pedir aclaraciones en relación con algún tema confuso, dar sus propias opiniones al respecto, sugerir temas para reuniones futuras y hacer otros comentarios. Puedes remarcar este tiempo para las preguntas y respuestas al incluirlo en la entrada final del

programa o simplemente al mencionarlo después de tratar el punto final de la reunión.

7. También pueden proporcionar un esquema temático de los temas de discusión. Por lo general, el programa es la “carne” de la agenda para la reunión (la parte que las personas mirarán para guiar la discusión). Sin embargo, si bien no es esencial llegar hasta este punto, brindar un esquema temático adicional de los puntos principales puede ser de gran ayuda para los asistentes confundidos. Un resumen les permitirá a los asistentes tener un recordatorio de la organización de ideas presentadas en la reunión, lo que ayuda a las personas que tienen dificultades para seguir el ritmo de cada tema que se toca.
8. Revisa la agenda en busca de errores antes de distribuirla. Dado que algunos asistentes podrían basarse fielmente en la agenda para la reunión, es una idea muy sensata revisarla en busca de errores antes de entregársela. Esto no solo es un acto de cortesía para los asistentes, sino que también refleja de manera positiva tu atención a los detalles y el valor que tienes por tu posición.