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GPA

Bloque 4

Gestión de Proyectos

EJECUCIÓN Y

CONTROL DEL

PROYECTO

El presente material recopila una serie de definiciones, explicaciones y ejemplos prácticos de autores especiali - zados que te ayudarán a comprender los temas principales de este bloque. Las marcas usadas en la antología son única y exclusivamente de carácter educativo y de investigación, sin fines lucrativos ni comerciales.

Cuadro 2. Seguimiento Elaborado a partir de Fernández (2002, pp. 53-56). Se deben elaborar informes de seguimiento y control, centrados en el análisis de las acti - vidades y su ejecución, así como en la información financiera sobre la evolución del gasto. El informe debe contener datos sobre la marcha del proyecto, en relación con objetivos. Funciones — Vigilar el cumplimiento de objetivos. — Conocer el estado de ejecución del proyecto, contando siempre con una información actualizada. — Tomar decisiones con relación a la necesidad de corregir o reformular el proyecto, a medida de que se produzcan desviaciones secundarias o más significativas. — Aprender de los aspectos clave (en un sentido positivo o negativo) durante la ejecución, para su eventual incorporación en otras intervenciones futuras. Procedimiento general — Los seguimientos contienen el estudio comparativo de lo previsto y lo realizado. — En el caso de las actividades, se analiza su estado de ejecución, comparándolo con lo diseñado. — Los resultados y los objetivos se analizan en relación con los indicadores. — Los documentos de seguimiento deben permitir un sistema de retroalimentación que lleve al director del proyecto a generar calidad y una cultura de mejora continua. Ventajas — Permite conocer: — Si las aportaciones materiales y financieras comprometidas han sido suministradas y son suficientes. — Si los participantes poseen las competencias técnicas y personales para las tareas. — Si las actividades desarrolladas por los expertos están de acuerdo con el plan de trabajo. — Si el plan de trabajo se está realizando y produce los objetivos de acuerdo a lo planificado, tomando las medidas necesarias para remediar las insuficiencias encontradas. Contenido — Información sobre el desarrollo de las acciones, de acuerdo con las previsiones efectuadas. — Información sobre los productos obtenidos por el proyecto. — Información del impacto sobre los beneficiarios. — Información sobre el entorno Requisitos del seguimiento — No debe implicar excesivo tiempo ni dinero. — Debe ajustarse a lo que queremos conocer, con unidades de seguimiento. — Debe ser asumido por todos los participantes. — Debe contener datos cuantitativos y cualitativos.

El control financiero se realiza con el fin de saber si los gastos e ingresos se ajustan a lo presupuestado, por lo que debe garantizar el registro de operaciones, detectar las desviaciones en el presupuesto aprobado, así como permitir las modificaciones y ajustes. El informe financiero tiene por objetivo reflejar el estado del proyecto, la situación financiera, las actividades llevadas a cabo, los principales logros obtenidos, las incidencias y dificultades encontradas, los ajustes realizados, así como la evidencia del seguimiento; todo esto es importante para la toma de decisiones del director de proyectos (Fernández, 2002).

7.2. Desempeño real de las actividades

Las actividades deben valorarse durante la ejecución del proyecto, con el fin de detectar desviaciones y plantear alternativas de solución, se pueden realizar las siguientes valoraciones (Fernández, 2002, pp. 63-64): — Técnica. Se enfoca en el grado de cumplimiento y/o las desviaciones ocurridas en la consecución de los objetivos, obtención de resultados, hipótesis, ejecución de actividades y gastos. Valora las variaciones positivas y las negativas. — Global. Presenta la opinión del gestor sobre los siguientes puntos: — Nivel de participación de los beneficiarios durante la vida del proyecto. — Elementos que hayan influido en la vida del proyecto. — Puntos débiles y fuertes en el desarrollo y gestión del proyecto. — Modificaciones del proyecto inicial y/o de su ejecución. — Razones que pueden aconsejar una evaluación posterior del proyecto.

7.4. Actualización del proyecto

El director del proyecto es responsable del plan de trabajo y debe encargarse de actualizarlo con cierta periodicidad. El proceso de gestión del equipo y del plan de trabajo es complicado para el director, de - bido a las personas que no cumplen con la planeación. Para entender cómo avanza el proyecto y para asegurar su correcto seguimiento, el director tiene que fomentar un entorno agradable y colaborativo, así como esforzarse por alcanzar un entendimiento del progreso de las actividades asignadas. Puede ser necesario hablar con las personas, solicitarles sus informes o requerir su presencia en las reuniones para enterarse de la evolución del proyecto (obs, s.f.b). No obstante, los integrantes del equipo no siempre responden a estos procesos por varias razones: — Pensar que los procesos de gestión de proyectos son engorrosos. — Sentir que serán castigados si no cumplieron sus funciones. — Les resulta complicado la elaboración del informe. — Presentan una reacción adversa, al asociar los procedimientos de gestión a controles. — Les faltó el apoyo necesario por parte de otros miembros del proyecto. — Concluyen que las normas son injustas. — Experimentaron la falta de contribución a la gestión del proyecto por parte de algún miembro del equipo (obs, s.f.b). Conocer y reconocer estos comportamientos en el ser humano puede evitar la resistencia al cambio. Las personas sienten incertidumbre o miedo ante las situaciones diferentes, por ello es conveniente que la organización considere algún plan para vencer dicha resistencia (obs, s.f.b).

7.5. Control de los recursos del proyecto

Fernández (2002) menciona que la supervivencia del proyecto y la eficaz ejecución del mismo dependen de una adecuada gestión de esta área, lo que supone realizar una correcta previsión de necesidades, así como cuidar la selección de los recursos para obtener el mejor resultado con la menor inversión (pp. 26 -29).

Cuadro 4. Recursos Elaborado a partir de Fernández (2002, pp. 63-64).

7.6. Control de los costos del proyecto

La prioridad de un director de proyecto es controlar el presupuesto. Aunque el proyecto cumpla el tiempo establecido y los estándares de calidad, si se ha excedido el presupuesto para su ejecución, no podrá hablarse de éxito. La gestión cuidadosa del presupuesto de proyecto requiere de una estrategia y es parte del control. El monitoreo y la actualización continuas son las dos claves más importantes para evitar que los gastos superen las previsiones (obs, s.f.a). Proceso de análisis — Cuantificación — Búsqueda/captación — Readaptación del proyecto En la recopilación de la información es importante contar con la colaboración del mayor número de personas, relacionadas directa o indirectamente con el proyecto. La primera tarea es definir esa estructura de recursos, con la idea de que éstos siempre se estiman en función de las actividades. Tipos de recursos Económicos o financieros: dinero. Inmateriales: derechos de autor de publicaciones, patentes industriales, programas informáticos, etc. Metodológicos: conocimientos o técnicas que nos ayudan a saber cómo or - ganizar la asociación, aquí se incluyen las técnicas de planificación, gestión, organización y evaluación que sirven para optimizar el resto de los recursos ( Know how ). Humanos: incluye a todas las personas que tengan que dedicar parte de su tiempo al desarrollo de actividades relacionadas con el proyecto. Materiales: todos los activos de la organización. Categorías Los recursos se agrupan en dos categorías: a) Gastos fijos b) Gastos variables Presupuesto Es una forma de definir lo que se espera que acontezca durante el periodo de ejecución. Los presupuestos no tratan sólo de dinero, sino también de organizar los recursos y el tiempo. Un presupuesto es un mapa del futuro: dice lo que va a ocurrir con el proyecto en el próximo periodo.

REFERENCIAS

Executive Master Project Management. (2017). Bloque X. Control de cambios del proyecto. Recuperado de Fernández, N. (2002). Manual de proyectos. Recuperado de OBS Business School. (s.f.a). Cómo controlar el presupuesto de proyecto en 4 claves. Recuperado de OBS Business School. (s.f.b). ¿Quién se encarga de actualizar el plan de trabajo en un proyecto? Re- cuperado de