Técnicas de análisis administrativo y manuales de organización, Esquemas y mapas conceptuales de Administración de Empresas

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ANALISIS Y DISEÑO DE

ESTRCUTURAS

ADMINISTRATIVAS

Manuales Administrativos

Son una serie de documentos que sirven para explicar las normas más generales que sobre administración se establecen en una organización, mediante un lenguaje claro y específico, con el propósito de que sea comprendido por los empleados, a todos los niveles. Los manuales también se consideran un medio de comunicación y coordinación en los cuales se da énfasis a la información del sistema estructural de una empresa (estructura organizacional y estruc-tura procedimental), así como a las instrucciones y acuerdos que se consideren necesarios para el

mejor desempeño de los puestos de trabajo.

B) Análisis de puestos

• (^) El análisis de puestos consiste en un proceso para obtener información relevante sobre los elementos que componen un puesto de trabajo: deberes, responsabilidades, condiciones de trabajo, grados de habilidad y conocimientos exigibles a fin de desempeñarlo de manera correcta.

Análisis de puestos de trabajo Determinar la información relacionada con la naturaleza del puesto del trabajo Descripción de Puestos Una definición escrita de un puesto de trabajo y sus requisitos: titulo ubicación, descripción genérica y analítica Especificación del puesto Una explicación escrita de las aptitudes necesarias para persona que lo ocupe :educación experiencia, habilidad, esfuerzo físico mental ,supervisión criterio

¿Cómo se clasifican los organigramas?

D) Diagrama de flujo

• (^) Los analistas demandan técnicas que les permitan precisar, por medio de diagramas de flujo, los elementos necesarios para llevar a cabo las funciones de manera lógica. Los diagramas compendian de manera ordenada y detallada las operaciones de los diversos departamentos que intervienen en ellos, las formas que se utilizan y los procedimientos e instrumentos de trabajo con que determinan responsabilidades en la ejecución y el control de las operaciones.

H) Análisis de la afluencia de trabajo

• (^) Para realizar una investigación de este tipo, se requiere un plano a escala de la superficie objeto de estudio que muestre muros, divisiones, puertas, pasillos principales, áreas de trabajo, etc. El plano puede ser marcado con líneas punteadas para delimitar departamentos, en caso de que en una misma área trabajen personas de distintas unidades orgánicas.

OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACION

• (^) a) Presentar una visión de conjunto de la organización.
• b) Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones
• (^) .c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
• (^) d) Evitar la repetición de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo.
• (^) e) Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
• f ) Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las distintas unidades orgánicas
• (^) Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Importancia del manual de organización

• (^) La tarea principal de un administrador es organizar, delegar, supervisar y estimular. Esto hace evi- dente que existe una secuencia de acciones a seguir y nos indica que: La acción de organizar no se limita a desarrollar un manual de organización, también se ocupa de: centralizar los objetivos del organismo, analizar bienes o servicios, comercialización, finanzas, administración de personal, presupuestos, y evalúa las habilidades y capacidades del personal con que se cuenta.

Este manual puede clasificarse con base en varios criterios, como área de ampliación, contenido, grado de detalle y personal al que va dirigido. En este caso sólo se consideró el primer criterio enunciado.

• (^) Manuales generales de organización. Son aquellos que abarcan toda una empresa. Estos manuales contienen una parte en la que incluyen los antecedentes históricos de la empresa.
• (^) Manuales específicos de organización. Son los que se ocupan de una función operativa, un departamento en particular o una sección de la organización. Contiene un apartado referente a la descripción de puestos.

PREPARACION DEL MANUAL

El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea alcanzar. Para ello hay que contestar las siguientes preguntas: ¿Cuál es el objetivo del organismo al crear este manual? ¿ Qué beneficios proporcionará el manual a los usuarios? ¿ Qué espero (o mi departamento) lograr con este manual?

Los apartados que deberá contener un manual de organización como

requisito mínimo son los siguientes:

• (^). Identificación -. Índice
• (^). Introducción
• (^) Objetivo del manual
• (^) Ámbito de aplicación
• (^) Autoridad•
• (^) Cómo usar el manual
• Directorio
• (^) Antecedentes históricos
• (^) Base legal (en caso de organismo público)
• (^) Organigrama
• (^). Estructura funcional

Identificación En este apartado del manual se deberá indicar, en primer término, los datos siguientes:

_- Nombre del organismo o unidad orgánica correspondiente

• Título y extensión del manual (general o específico)
• Lugar y fecha de publicación
• Número de revisión, en su caso
• Unidad orgánica responsable de su expedición_