Análisis de Puestos y Entorno Legal, Monografías, Ensayos de Gestión de Recursos Humanos

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Análisis de Puestos y Entorno

Legal

Gestión del Capital Humano

INTRODUCCIÓN

 Existen diferentes puestos en una empresa por ejemplo Los gerentes de cada área suelen tener a su cargo todos los aspectos relativos al personal. Debido a su familiaridad con las funciones de las personas que están a su cargo, los gerentes de áreas específicas no requieren, por lo común, sistemas de información, al menos durante las primeras etapas de la actividad de una empresa.  A medida que aumenta la complejidad en una organización, más funciones se delegan en el departamento de personal, el cual no suele poseer información detallada sobre los puestos de otros departamentos; esa información se debe obtener mediante el análisis de puestos, que consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización. Quien lleva a cabo esta función es el analista de puestos.  Esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan. Al crear una empresa siempre debemos ver que los trabajadores son importantes para nosotros ya que sin ellos la empresa no conlleva las necesidades como deben de ser, y lo cual lleva un gasto innecesario para la misma, así como algo que no se involucra con el entorno en todos los aspectos.

Porque es importante el análisis de

puestos

 Pensemos que todo elemento integrado a una organización requirió ser reclutado, seleccionado, contratado, adiestrado en su trabajo y evaluado con frecuencia en función precisamente de su puesto. Siendo este la unidad básica del trabajo, resulta evidente que a partir de su correcta definición y estructuración se estará iniciando, la tecnificación de la administración de recursos humanos, dado que las tareas o el trabajo a efectuar en una organización se realizaran por medio de las divisiones, departamentos o secciones que existan en la misma, pero estas siempre concretaran dichas labores a nivel de cada puesto.

 Ahora bien, dependiendo de las funciones que se tengan que cubrir, se requerirán ciertas habilidades, estudios, experiencia e iniciativa, puesto que las condiciones de trabajo, la responsabilidad y el esfuerzo, variaran en cada caso. Por ello es importante examinar las características de cada caso. Por ello es importante examinar las características de cada puesto, a fin de establecer los requisitos necesarios para desempeñarlo con posibilidades de éxito; para esto, nada mejor que efectuar un análisis del mismo.  Dado que los puestos no existen aisladamente, es necesario estandarizar un procedimiento que conjunte a todos, con una base que permita establecer comparaciones y, de ahí, diferenciaciones; es decir, se requiere un patrón de cuya aplicación resulten datos comparables entre sí. Debe definirse con claridad que dicha técnica se refiere exclusivamente al puesto, sin importar quien lo ocupe, pues, para apreciar los méritos de la persona titular del mismo, existen otras técnicas que veremos más adelante. La conveniencia de utilizar el análisis de puestos radica en el hecho de que por medio del mismo se satisfacen diferentes tipos de requisitos, algunos de los cuales se señalan a continuación.

Necesidad social.

 EI hombre moderno pasa una parte considerable de su tiempo integrado al trabajo. Si a esto agregamos que las 8 horas diarias que destina a ello constituyen un 50% de la vida que pasa en estado de vigilia, se hará necesario reflexionar que durante ese tiempo no puede renunciar a su personalidad, intereses, sentimientos, etcétera, y que, por tanto, requerirá que su trabajo constituya una forma de realización de sus potencialidades. Si, por el contrario, las labores que desempeña Ie causan ansiedad, monotonía o simplemente Ie disgustan, se tendrá a un hombre que ha sido rebajado a la categoría de componente de la maquinaria productiva. Así urge determinar el contenido de cada puesto, sus características y los requerimientos deseables de quien vaya a ser su titular, a fin de conjugar los intereses de este con el trabajo a realizar.

Necesidades de eficiencia y

productividad.

 La eficiencia en el trabajo y la productividad son motivo de preocupación constante entre los administradores; es por ello que la especialización la división del mismo, la capacitación y el desarrollo de los recursos humanos, se buscan afanosamente. Sin embargo, para llegar a una auténtica división de funciones y a una mayor productividad se requiere empezar con un estudio analítico del trabajo a nivel de los puestos que componen la organización.  Como antes se mencionó, la existencia del análisis de puestos se justifica en todo tipo de organizaciones, sin importar el régimen social y político al que pertenezcan. Ejemplo de lo anterior lo podemos encontrar en lo expresado por el director de una empresa yugoslava, al rendir un informe sobre sus actividades:

 El uso de un lenguaje técnico adecuado es necesario para cualquier profesional. La administración empieza a tener su propia terminología y conviene trabajar al respecto a fin de utilizar denominaciones aceptadas que faciliten la comunicación.  A continuación se presentan los términos más utilizados en esta técnica, sin pretender establecer definiciones rígidas y por tanto inoperantes en un medio de cambios constantes.

Análisis.

 Método lógico que consiste en separar las diversas partes integrantes de un todo, con el fin de estudiar en forma independiente cada una de ellas, así como las diversas relaciones que existen entre las mismas. Así pues, el análisis de un puesto es un método cuya finalidad .estriba en determinar las actividades que se realizan en el mismo, los requisitos (conocimientos, experiencias, habilidades, etcétera) que debe satisfacer la persona que va a desempeñarlo con éxito, y las condiciones ambientales que privan en el sistema donde se encuentra enclavado.

Puesto.  Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que integran una unidad de trabajo, especifica e impersonal. Categoría.  Jerarquía que corresponde al puesto dentro de los niveles establecidos en la estructura de la organización. Requerimientos.  Relación de los requisitos que deberá satisfacer la persona que el puesto; normalmente, estos se encuentran ordenados de acuerdo serie de factores. Denominación del puesto.  Termino con el que se conoce el cargo. Es recomendable que sea de corta extensión, si es posible una sola palabra que exprese la característica esencial del mismo.

Clasificación de los puestos.  Es la agrupación ordenada que se hace de las posiciones de acuerdo a diferentes criterios; por ejemplo, de acuerdo con la naturaleza de sus funciones (oficinistas, operarios) ; con su jerarquía (directores, ayudantes) ; con características jurídicas (de planta, temporales, de confianza, sindicalizados), etcétera. Ocupación.  Familia de puestos semejantes; por ejemplo, mecanógrafa, archivista, auxiliar de contabilidad, etcétera, se clasifican dentro de las "ocupaciones de oficina". El troquelador, el prensista, el fresador, etcétera, se clasifican dentro de "obreros", y así sucesivamente.

Descripción del Puesto

 La Descripción del Puesto se refiere a las tareas o funciones, los deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que la Especificación del Puesto se ocupa de los requisitos que el aspirante debería cumplir para ocupar ese cargo. Mientras la descripción del cargo presenta al contenido de manera impersonal, la especificación suministra la percepción que tiene la organización respecto de las características humanas que se requieren para ejecutar el trabajo.  Generalmente, en las medianas y grandes empresas existe un Departamento de Personal que es el principal responsable del programa de análisis de puestos, pero en las empresas más pequeñas en las que no existe esta división en su estructura, puede ser un administrador o el dueño el que realice esta actividad. Lo que hay que tener siempre en cuenta es que aunque este proceso esté a cargo de un departamento o de una sola persona, para que el programa tenga éxito deberá recibir la cooperación de los supervisores y subordinados del puesto, quienes serán los encargados de suministrar información sobre el mismo.

ELEMENTOS DEL ANÁLISIS DE PUESTO.

 El análisis es un método lógico en general. Consiste en desmenuzar un todo integrado con la finalidad de estudiar cada una de sus partes, asi como las relaciones existentes en cada una de ellas. Por ende, el análisis de puestos se estudian básicamente: las tareas realizadas, los requerimientos para efectuar con éxito y las condiciones bajo las cuales se llevan a cabo.

BENEFICIOS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

Las aportaciones que brinda el análisis de puestos se pueden traducir en beneficios para la empresa, los supervisores, los trabajadores y el departamento de personal. A continuación señalaremos los más importantes: Para la empresa:  Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.  Sirve de base para la promoción y ascenso.  Se pueden fijar responsabilidades en la ejecución de las labores.  En general ayuda a la coordinación y organización de las actividades de la empresa de una forma más reciente.

Para los supervisores:  Les ayuda a conocer amplia y objetivamente las operaciones encomendadas a su vigilancia lo que les permite planear y distribuir mejor el trabajo.  Pueden exigir a cada trabajador con mayor conocimiento de causa lo que debe hacer y cómo debe hacerlo. Les facilita buscar al trabajador más apto para alguna labor accidental y opinar sobre ascensos, cambios de métodos, etc. Evita problemas de interferencia en las líneas de mando y en la realización del trabajo. Para el trabajador:  Le ayuda a conocer con precisión lo que debe hacer, Le señala sus responsabilidades con claridad, Lea ayuda a saber si trabaja adecuadamente, Le señala sus errores y aciertos, y hace que resalten sus meritos y su colaboración.  Para el departamento de recursos humanos:  Es base fundamental para la mayor parte de las técnicas que este departamento debe aplicar.  Lo orienta en la selección de personal.  Permite colocar al trabajador en el puesto más adecuado, conforme a sus aptitudes.  Lo ayuda a establecer adecuados programa de adiestramiento.  Le informa para la valuación de puestos.