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UNIDAD No. 4
ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS Y AUDITORÍA DE LA
PRODUCTIVIDAD
4.1 Administración de la productividad por objetivos La administración por objetivos se define como la estrategia empresarial en la que todos los empleados y directivos de una empresa trabajan con el fin de alcanzar los objetivos que previamente se han propuesto. La productividad por objetivos es un sistema implantado para elevar el rendimiento de los trabajadores enfocado al incremento de la productividad. Es un sistema de administración diseñado para facilitar la planeación y el control organizacional, la organización y la asignación de labores, la solución de problemas y la toma de decisiones, la motivación y el autocontrol. Es un sistema que permite que algunas de las cosas que la organización está haciendo se hagan en forma lógica y sistemática. “Los objetivos son necesarios en cualquier área donde el desempeño y los resultados afectan directa y vitalmente a la supervivencia y prosperidad del negocio” Peter Diverkef (1954). 4.1.1 Formulación de los objetivos de la productividad Consideraciones al momento de formular objetivos Objetivo específico. El objetivo a cumplir tiene que ser concreto para cualquier trabajador de la empresa. Si no, difícil será alcanzar un objetivo o meta. Objetivo medible. Debemos establecer objetivos medibles y establecerlos desde una visión realista para nuestro negocio. Objetivo Alcanzable. establecer un objetivo que sea inalcanzable será absurdo y puede conllevar a la desmotivación de los trabajadores. Objetivo realista. A veces, podemos tener demasiado afán de perfección y podemos llegar a marcar objetivos poco realistas. Así que hay que ser consciente de hasta dónde se puede llegar y marcar objetivos totalmente realistas, si no pueden llegar a convertirse en una auténtica pesadilla. Objetivo temporizado. Hay que establecer un tiempo determinado en el que se realizará dicho objetivo, y cualquier profesional de la empresa debe saber cómo de cerca se está para conseguir de conseguirlo.
Pasos para establecer objetivos en una empresa para una mayor productividad
1. Identificación del objetivo : El primer paso de cómo establecer objetivos en una empresa es identificar los objetivos que queremos para nuestro negocio cuyas características sean las citadas en el apartado anterior. Hay que ser específicos a la hora de fijarlos, es decir, cuánto aumentará nuestra participación en el mercado o hacer una estimación de las ganancias que va a suponer el cumplimiento de dicho objetivo, por ejemplo, no vale sólo con decir que aumentará y punto. 2. Identificación de los objetivos y los beneficiarios : Una vez que hayamos fijado los objetivos, hay que establecer quién se beneficiará de ellos; la organización, accionistas, ciertos trabajadores, los clientes, etc. Aunque, en algunos casos, estos objetivos serán generales por lo que no será tan necesario este paso. 3. Fijar plazo de realización : En el tercer paso de cómo establecer objetivos en una empresa se deben fijar los límites de tiempo para cada objetivo teniendo en cuenta qué acciones serán prioritarias para nuestra empresa. Es recomendable elaborar cronogramas que permitan dividir el objetivo en pequeñas metas para trabajar en el día a día para dichas metas pequeñas que, al final, sumarán el objetivo principal. 4. Identificar los posibles obstáculos: Aunque es muy posible que aparezcan obstáculos inesperados en el camino, hay que establecer aquellos de los cuales seamos conscientes de su posibilidad de aparición. De esta manera se podrán adelantar estrategias para resolverlos. 5. Identificar las habilidades y conocimientos requeridos : En nuestro quinto paso de cómo establecer objetivos en una empresa, ya conoceremos cuáles son los problemas a los que nos tendremos que enfrentar y, por tanto, deberemos establecer las habilidades y los conocimientos necesarios para hacerlo y así en un futuro saber la mejor persona o departamento para llevarlo a cabo. 6. Identificar los departamentos o personas que van a trabajar : A veces, varios departamentos deben trabajar unilateralmente para, finalmente, conseguir los objetivos generales de la empresa. Para ello, habrá que especificar los objetivos de dicho departamento, informar a todos los involucrados y fijar responsabilidades a llevar a cabo por cada miembro del departamento. La comunicación con los empleados es fundamental, pues contribuirá a que estos hagan suyos los objetivos y trabajen para lograrlos. 7. Desarrollar un plan de acción : El plan de acción debe ser el trabajo diario bajo unas condiciones de planeación previa donde se contemple el tiempo que se le va a dedicar, las labores a desarrollar, las personas que
La administración por objetivos consiste en una serie de pasos interdependientes e interrelacionados:
1. La formulación de un enunciado claro y conciso de los objetivos. En primer lugar, se establecen los objetivos organizacionales. Este punto es muy importante porque definen las acciones que las empresas tienen que seguir para lograr la efectividad de su trabajo. Los objetivos deben ser administrados de forma apropiada, para que se alcancen en los tiempos determinados. 2. El desarrollo de planes de acción realistas para su logro. En segundo lugar, los objetivos organizacionales son comunicados por parte de la dirección a todos los empleados de la organización. El director o superior debe comunicar no sólo los objetivos generales de la organización, sino también todo el plan de acción, las estrategias y el modo de proceder que se debe seguir en el trabajo. Es decir, se define lo que cada trabajador tiene que hacer para lograr el cumplimiento de los objetivos. Esto es determinante para alcanzar los resultados esperados. En esta fase cada trabajador elabora un listado de objetivos en los que se verán reflejadas sus tareas y obligaciones. Claro que, los objetivos laborales son supervisados y aprobados por el superior. Con el fin de que se comprometan los superiores y los empleados subordinados. El compromiso establecido es algo primordial para la consecución de resultados. 3. La revisión y medición sistemática del desempeño y del logro. En tercer lugar, se debe dar seguimiento al rendimiento y avance alcanzado. Puesto que esto garantiza que el proceso de la administración por objetivos resulte eficaz. En esta fase se requiere: Elaborar planes y objetivos de corto y largo plazo. Implementación de controles que resulten efectivos. Diseñar una estructura organizacional clara donde se definan los niveles de autoridad y la asignación de las responsabilidades. Para que esto ayude a la toma de decisiones. Identificar lo que resulta inútil y contraproducente para el rendimiento y el alcance de los objetivos.
Utilización de términos comunes y conceptos relacionados con la administración por objetivos. Esto ayudará a la medición más objetiva del rendimiento y del avance de los planes.
4. La toma de las medidas correctivas necesarias para lograr los resultados planeados. Finalmente, se debe realizar un proceso de retroalimentación continua, sobre la medición del rendimiento y de las metas alcanzadas. Esto con el fin de que todas las personas involucradas conozcan sus avances y puedan tomar medidas correctivas sobre su propio desempeño. También es importante que se tengan reuniones periódicas con los superiores y empleados subordinados. En estas reuniones periódicas se podrá valorar y revisar el grado de progreso alcanzado para la consecución de los resultados. 4.2 Auditoría de Productividad La Auditoría de Productividad es un diagnóstico previo que proporciona en poco tiempo una evaluación inicial del nivel de productividad de todos los factores involucrados en la productividad de una empresa. Especialmente diseñada para las organizaciones que desean identificar de manera rápida y objetiva las desviaciones que afectan a su productividad, definiendo, además, las acciones necesarias para su solución. La Auditoría de Productividad consiste en auditar un proceso concreto para obtener una información objetiva y real. Se realizan mediciones de gerencia, recursos humanos, recursos financieros, recursos materiales, gestión del mercado, maquinaria y tecnología. En la ingeniería industrial es común realizar estos procesos en los procesos envolventes a la línea de producción (desplazamientos, almacenamientos, planificaciones de producción, etc.). Igualmente se estudiará los partes de producción históricos existentes en la empresa, con el objetivo de ampliar la objetividad de la información. 4.2.1 Modelo para evaluar la productividad Modelo Integral de la productividad El objetivo del modelo es generar estrategias de optimización de la productividad y analizar los diferentes procesos empresariales, las metodologías de gestión utilizadas y el manejo de los insumos tangibles e intangibles que inciden en su mejoramiento, a partir de la evaluación de la estrategia empresarial.
logre los componentes adecuados para el cliente, tanto más el cliente estará dispuesto a pagar un mejor precio por ella y se habrá creado más valor. Por esto la gestión debe estar orientada a optimizar los procesos de transformación de los insumos (costos) en una propuesta de valor diferenciada que permita obtener una mayor rentabilidad. Para orientar la gestión de los procesos a la estrategia, se clasifican en creadores de valor, de transformación y de apoyo. Los procesos son estratégicos si hacen parte de la acción empresarial para la consecución de los objetivos y son imprescindibles para su consecución. Los procesos creadores de valor son todos aquellos que están participando en el desarrollo de la propuesta de valor: Procesos de innovación de productos y servicios Procesos de creación de relaciones- Gestión de clientes Procesos reguladores y sociales
4.2.2 Acciones para administrar la productividad
1. Investigar de la situación actual de la organización. Debes conocer el funcionamiento de la empresa para determinar aquellas situaciones en las cuales se puede enfocar para aplicar la mejora productiva y aumentar la eficiencia de la empresa. 2. Identificar las áreas de oportunidad en la empresa. Se hace un estudio nuevamente de la situación actual de la compañía por medio de la medición de los indicadores planteados al principio del plan, de manera que se tengan los indicadores de inicio con los indicadores ya con los cambios realizados, de esta manera se podrá comprobar y ver la mejora que se tuvo en la aplicación de la productividad.
La medición de los distintos factores de la organización también es medidos y a su vez son utilizados como indicadores, tal es el caso de eficiencia, capacidades, productividad total, parcial, etc.
7. Implementar cambios y mejoras. Llevar a cabo la implementación de las distintas técnicas de mejoramiento, ya sea de modelo cualitativo, cuantitativo o financiero. 8. Controlar mejora. Estar en constante supervisión y estudio del funcionamiento y comportamiento de los procesos de las distintas áreas de la organización, es importante tener constante medición de los indicadores que la compañía haya realizado según sus necesidades y compararlos continuamente con las mediciones que se vayan obteniendo de manera que si surge algún cambio se hagan implementaciones al momento.
