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Administración de los recursos de empresas en situaciones de crisis.
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
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El presupuesto como herramienta para la planeación y control de actividades a partir de las fluctuaciones en los índices de inflación, devaluación, tasas de interés, etc., permite que la empresa u organización se encuentre operando de forma competitiva en el mercado, a la vez que disminuye la incertidumbre en los riesgos asumidos y por tanto otorga una mayor exactitud en los resultados finales del negocio. La existencia de información histórica constituye una fuente importante para efectuar los pronósticos, sin embargo esto no implica que situaciones que ocurrieron en el pasado tiendan a repetirse, pero es innegable que estos datos resultan de suma importancia para la elaboración del presupuesto, ya que a través de estos podemos conocer cómo es que han evolucionado las ventas en valores absolutos o porcentuales como un parámetro a considerar, sobre todo en épocas donde se avecina o se esta saliendo de un entorno de crisis, como el propiciado por la Pandemia del COVID-19 o el conflicto mundial que podría desatarse si escala el conflicto bélico entre Rusia y Ucrania, que actualmente ya se encuentra originando un alza en el precio del petróleo por ejemplo.
Formular un presupuesto implica necesariamente materializar los planes de la empresa u organización en información cuantitativa y financiera, ya que esta será la base para la elaboración de los estados financieros proyectados para la toma de decisiones, toda vez que de esta forma se puede conocer de manera anticipada las condiciones económicas de la empresa en áreas estratégicas como la cantidad de deuda que se maneja, la situación de liquidez, la naturaleza de las transacciones financieras y la movilización o rotación de los fondos invertidos. Bajo dicho contexto, se puede mencionar que una de las principales características del Presupuesto, es la de “ Adaptabilidad ”, con la cual se logra que el presupuesto sea elaborado de acuerdo a las necesidades y características de cada empresa, a efecto de que se cuente con flexibilidad para que se consigan alcanzar las metas propuestas de la misma. Otra de las características que debe tener el presupuesto es la “ Factibilidad ”, con la cual se formula el presupuesto dejando de lado situaciones como una situación favorable o desfavorable de un momento especifico de la empresa, sino que enfocándose a una visión futura y hacia los objetivos de la empresa, logrando presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables. “ Divisibilidad ”, para una mejor formulación del presupuesto, deberá integrarse a través de las diversas partes existentes de la empresa, de forma que cada área pueda presentar el presupuesto correspondiente. “ Comprobación ”, para una debida toma de decisiones, los presupuestos operan bajo mecanismos contables de fácil comprobación, con lo cual se permite que puedan ser objeto de comparaciones, entre lo efectuado y lo planeado, para efecto de determinar cuales fueron las variaciones o desviaciones que se presentaron y poder estar en condiciones de corregirlas si aún se puede.
3) Clasificación por reflejo en los estados financieros: (i) de posición financiera, estos muestran la posición estática que tendría la Empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como posición financiera presupuestada (Balance General); (ii) de resultados, los que muestran las posibles utilidades o pérdidas a obtener en un periodo futuro; y (iii) de costos, los que se preparan tomando como base, los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan a un periodo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por costo total o cualquiera de sus partes. 4) Clasificación por finalidad que persigue: (i) de promoción, el cual se presenta en forma de Proyecto Financiero y de Expansión, el cual para su elaboración necesita estimar los ingresos y los egresos que hayan de efectuarse en el periodo presupuestal; (ii) de aplicación, el cual se elabora para solicitud de créditos y que constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con los que habrá de contar la empresa, según lo proyectado; (iii) de fusión, para determinar anticipadamente, las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades o compañías filiales; (iv) de áreas o niveles de responsabilidad, los cuales se realizan cuando se desea medir la responsabilidad de los encargados de las áreas o niveles de responsabilidad, en que se divide una empresa u organización; (v) de base cero, que resulta útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, las exigencias de actualización, de cambio, y por el aumento continuo de los costos en todos los niveles; y (vi) tradicional, que no es más que el clásico y normal que generalmente se utiliza por la mayoría de las empresas. 5) Clasificación por tipo de trabajo: (i) presupuesto parcial, el cual se elabora en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento; (ii) presupuesto previo, que se constituye con el presupuesto parcial, sujeto a estudios que da lugar a posibles modificaciones; (iii) presupuesto definitivo, el cual se trata de aquel que finalmente se va a ejercer, coordinar, y controlar en el periodo que corresponda; y (iv) presupuesto maestro, el cual se constituye a partir del presupuesto definitivo, ya que con la experiencia obtenida con este ultimo se aprende y se ahorra tiempo, dinero, y esfuerzo ya que sólo se realizan ajustes si existen variaciones sustanciales y que se revisan constantemente; éste último representa las estimaciones de todas las transacciones de inversiones, ingresos y gastos para un periodo contable subsiguiente, incluyendo estados financieros pro-forma o proyectados.
El presupuesto como herramienta financiera para la toma de decisiones, debe de cumplir con ciertos requisitos que resultan indispensables para que se consiga su objetivo primordial planteado de servir como un conjunto de información y asignaciones requeridas, de forma previa a la toma de decisiones, para la consecución de los objetivos, tales como son los que se enuncian a continuación: 1) Contar con personal que tenga conocimiento de la empresa. La o las personas que se encarguen de la elaboración del presupuesto deberán contar con amplio conocimiento de los objetivos, politicas (directrices a seguir, actitudes o puntos de vista particulares) y organización de la empresa (estructural, funcional, responsabilidades), toda vez que el presupuesto debe elaborarse de acuerdo con sus características principales, en virtud de lo cual, la naturaleza del presupuesto será distinto de una empresa a otra. 2) Publicidad de los criterios o politicas a utilizar. Una vez definidos con claridad los criterios respecto a la estrategia a seguir, será adecuado que los criterios, politicas o directrices a implementar se den a conocer en forma clara y concreta, por medio de manuales, infografías o instructivos, a efecto que las personas que intervienen en la integración del presupuesto, con la finalidad de que conozcan bien cuál será su labor. 3) Contar con coordinación para la implementación del presupuesto. Los diferentes departamentos o áreas que intervienen en la integración del presupuesto, deberán establecer una coordinación tal, de manera que las actividades se ejecuten como una unidad, lo cual será coordinado por un talento que se le dé el encargo de Director del Presupuesto, quien se encargara de recibir los informes y estudios necesarios para la elaboración del presupuesto maestro, establecerá un calendario de actividades para la integración del presupuesto, mismo que contara con una autoridad, jerarquía y responsabilidad superior a los responsables de las diferentes áreas o departamentos de la empresa para hacer requerimientos o tome las medidas correctivas correspondientes, cuando las actividades no se lleven a cabo, debidamente y en el tiempo establecido.
sistema por cuanto el presupuesto. ➢ Economía ya que, para la toma de decisiones respecto del financiamiento y la inversión, el análisis de factores como los capitales nacionales e internacionales, la inflación, la devaluación y las tasas de interés son determinantes. ➢ Estadística ya que ésta proporciona métodos de cálculo de pronósticos, números índices, series cronológicas y otros que son claves para reducir el grado de incertidumbre. ➢ Finanzas ya que la gestión financiera actúa en todas las etapas del planeamiento, de la decisión de las fuentes de financiación, para el análisis de las inversiones temporales o permanentes y en la fijación de niveles de inventarios que reducen los costos, incluso las finanzas pueden servir de instrumento como el punto de equilibrio y los índices convencionales de rotación, liquidez, endeudamiento y lucro utilizados para valuar la gestión misma.
Administración Economía Contabilidad Estadística Finanzas
Llevar a cabo la formulación de un presupuesto dentro de una organización o empresa y utilizarlo como una herramienta financiera para la toma de decisiones, puede generarle diversas ventajas que le ayuden a tomar las providencias necesarias que aseguren las mejores condiciones para la misma, sin embargo, dicha herramienta no es del todo infalible ni desmedidamente previsora, sino que también tiene sus limitantes; ventajas y limitantes que se describen a continuación al tenor de lo siguiente: Ventajas: 1) Contar con una herramienta conforme a la cual, las actividades de la empresa se desarrollan de acuerdo a una estrategia unificada y coordinada. 2) Permite establecer líneas de acción con la suficiente previsión, respecto de acontecimientos financieros, sociales e internacionales para adoptar la perspectiva adecuada para la situación en particular que se presente. 3) Coadyuva en establecer un mejor control de los materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación, ya que estos sirven como base para la elaboración del presupuesto. 4) Facilita el manejo financiero de la empresa y le permite actuar con costos promedios. 5) Permite determinar si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades y se procura la consecución de los mismos. 6) Permite medir la eficiencia de cada una de las diferentes áreas o departamentos de la empresa (ventas, producción, compras, administración, finanzas, etc). 7) Facilita el control administrativo de la empresa, la optimización de recursos y la participación e integración de todo el personal como unidad ante periodos financieramente inestables.
Concibiendo al presupuesto como una herramienta de planificación, coordinación y control de funciones que presenta en términos cuantitativos las actividades que en el futuro se realizarán en una empresa, a efecto de utilizar de forma más productiva sus recursos y lograr las metas propuestas en un tiempo determinado bajo ciertas condiciones o directrices previamente definidas, tiene ciertos objetivos que guardan un símil con el proceso administrativo pero que tienen sus particularidades para el tema presupuestario que los diferencian, los cuales se describen a continuación para pronta referencia: 1) Objetivo de Previsión. Este objetivo busca conocer de forma anticipada lo necesario para la formulación y operación del presupuesto, evitando incurrir en malas prácticas de las empresas como la actuación por intuición, sino que se busca actuar bajo una estrategia que tiene en consideración todos los factores necesarios, interno y externos, que pudieran implicar un posible cambio en el entorno de la empresa. 2) Objetivo de Planeación. Este objetivo, busca establecer premisas como el que se va a hacer y como se realizara, bajo principios de unidad y coordinación de actividades, principios en los cuales se sustentan los objetivos particulares que busca conseguir la empresa, para lo cual le resulta indispensable una planificación que sea coherente con los objetivos a alcanzar. En este sentido, para que los datos obtenidos resulten razonablemente correctos, será necesario planear como es que se allegara de información estadística para llevar a cabo la estimación o tendencias, los datos históricos y en general todo lo indefectible para proyectar los posibles resultados a futuro. 3) Objetivo de Organización. Este objetivo, busca determinar quien o quienes, dentro de la estructura de la empresa u organización, llevaran a cabo las diferentes funciones y actividades para la integración del presupuesto, a efecto de lograr la mayor eficacia posible dentro del marco estratégico de la empresa.
A su vez, busca establecer el conjunto de actividades que serán realizadas por las diferentes áreas o departamentos que compongan a la empresa, los cuales tendrán que realizar sus propios presupuestos para su integración al presupuesto maestro, ya que la elaboración de estos presupuestos permitirá apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas como parte de la estrategia definida por la empresa, así como la detección de una necesidad para modificar la estructura de la misma. 4) Objetivo de Coordinación. Este objetivo, busca de forma medular que se lleven a cabo las actividades planeadas, deforma ordenada tanto al interior de cada área o departamento, así como con las demás áreas y departamentos con los cuales se interrelacionen, toda vez que, para la elaboración del presupuesto de un área o departamento, es necesario basarse o auxiliarse en los otros, de ahí la necesidad de coordinar debidamente a todo el engranaje para que se cumplan con los objetivos de la organización. La coordinación dentro de una organización debe enfocarse en optimizar los recursos, incrementar la productividad, así como en mantener un orden, priorizando por encima de todo un flujo de comunicación e información que sea de calidad, es decir, que los datos e informes sean entregados en el momento y lugar adecuado. El presupuesto se utiliza en todas las áreas de la organización o empresa pero se identifica con las siguientes: ❖ Ventas: el presupuesto en esta área sirve como herramienta para determinar las estimaciones de ingresos, gastos de distribución, mercadotecnia y publicidad, comisiones de ventas, etc. ❖ Producción: el presupuesto en esta área sirve como herramienta para determinar el costo de producción, inventarios de materiales, inventarios de productos terminados, etc.
Bajo estos objetivos podemos decir que el presupuesto es una herramienta financiera que reviste la calidad de Cuantitativa y Formal; cuantitativa, porque sus objetivos son medibles o cuantificables y su alcance requiere la destinación de recursos durante el periodo fijado como límite; es formal porque requiere que la gerencia, presidencia, administración y/o juntas directivas se encuentren de acuerdo con el presupuesto que se va aplicar y sobre del cual dichos mandos tomaran decisiones encaminadas a buscar las mejores condiciones para la empresa, a través de estrategias que permitan integrar las diferentes actividades de la empresa de modo que la empresa funcione como una unidad, para lo cual deben organizar y designar personal y recursos para que se ejecute y controle los planes derivados del presupuesto.
Cuando se elabora un presupuesto para la empresa, en realidad lo que se está haciendo es planear su futuro a través de diversas variables como, por ejemplo, cuánto se piensa vender, qué se necesita hacer para lograrlo, cuánto se tiene que gastar y conocer cuánto se va a ganar en un periodo determinado, no obstante existen quienes menosprecian esta herramienta utilizada en el manejo de la administración empresarial argumentando que depende del pronóstico de acontecimientos futuros que no pueden preverse con exactitud, sin embargo, el interés en los presupuestos ha ido aumentando conforme se han observado cambios constantes que se dan en las situaciones políticas y económicas nacionales y mundiales, sobre todo de la magnitud en que se han observado en los últimos años con la pandemia de la enfermedad COVID-19 y la actual guerra (intervención militar) entre Rusia y Ucrania, ya que a esta herramienta se le ve gran potencial para disminuir el riesgo generado en el ámbito económico-financiero derivado de dichas situaciones que llegan a generar un entorno de crisis generalizada. En general, en épocas difíciles nos invade el pánico y nuestras primeras reacciones son reducir gastos al máximo, pero muchas veces tomamos decisiones equivocadas, sin embargo, hay que revisar el presupuesto que se tiene y adecuarlo a la situación actual, no obstante cuando la empresa o la organización no cuenta con un presupuesto, resulta urgente que se elabore, ya que es la herramienta de control más importante con la que cuenta la administración, ya que como se ha mencionado anteriormente, a través de éste se pueden conocer cuáles son los ingresos esperados, los requerimientos que tendremos, así como las compras prudentes de efectuarse. De manera general, un entorno de crisis se puede concebir como un evento que puede poner en peligro los activos financieros, humanos, la reputación e incluso la propia continuidad y supervivencia de una empresa u organización, de ahí que sea necesario y vital, contar con pronósticos a las cifras basadas en datos históricos y proyectadas al futuro por medio de tendencias. Cuando el futuro es completamente incierto y no sabemos si, por ejemplo, el dólar va a subir dramáticamente o se mantendrá estable, si las gasolinas se incrementaran fuera del rango previsto o si es que se mantendrán
Fenómenos económicos – financieros internos: a) Las condiciones económico-financieras específicas de la empresa u organización. b) El rendimiento de la inversión que se tiene actualmente. c) Las directrices o políticas financieras, administrativas y contables con las que actualmente se cuentan, en cuanto a precios hacia los clientes, el costo de ventas, las formas de hacerse de créditos, los plazos para pagos, etc. d) Las características, fortalezas, debilidades, aptitudes y talento de su personal operativo, de supervisión y dirección ante una posible situación no favorable o donde se requiera tomar medidas restrictivas. Derivado de lo anterior podemos decir que el riesgo más grande del que deben cuidarse las empresas en un entorno de crisis, es la quiebra, por lo cual para enfrentar dicho cambio - ya que al final la crisis no es más que un cambio repentino – será necesario replantear los objetivos de la empresa, tal vez inclusive reduciendo la ambición de sus metas para alcanzar un equilibrio interno frente a la crisis, teniendo que adoptar un actitud que nos lleve más fácilmente a la adaptación a dicho cambio, evitando tomar una postura pasiva dejando que la corriente se lleve a la empresa por rumbos de los cuales no sabemos que esperar, sino que por el contrario, habrá que tomar a la crisis como una oportunidad de renovación, tanto de nuestros productos o servicios como de nuestros mismos empleados si es el caso, lo cual se verá reflejado en parte, en la modificación necesaria que se haga al presupuesto. Los presupuestos en épocas de crisis, como herramientas financieras para la toma de decisiones, los podemos utilizar para de cierta forma, tomar ventaja sobre los demás que desdeñan la utilidad de formular un presupuesto, así como para planear sobre el futuro próximo de la empresa, para estar prevenidos ante posibles efectos consecuentes por la misma crisis y para tener alternativas de acción en caso de que algo falle o que las condiciones empeoren o mejoren, como un ejercicio de planeación de resultados, bajo varios escenarios pesimista, medio y optimista.
Como se mencionó a lo largo del presente trabajo, las empresas cuando se desenvuelven en un entorno de crisis donde predomina el factor de incertidumbre, es inevitable que se enfrenten a riesgos mayores que deben ser asumidos, por lo cual podemos concluir que la elaboración de presupuestos son una herramienta sumamente útil en tiempos de crisis para la toma de decisiones, toda vez que con su implementación: 1) Se minimizan los riesgos a los que estará expuesta la empresa durante su operación ; lo cual en época de crisis resulta sumamente útil para la resiliencia de la organización, así como servirá de apoyo para que se cuente con flexibilidad para la toma de decisiones, ya que serán necesarios todos los recursos con los que pueda disponer la empresa para hacer frente a entornos económicos inciertos con tendencia a ser desfavorables. 2) Se permite la revisión constante de las politicas y estrategias utilizadas por la empresa ; tomadas bajo un entorno de crisis, a efecto de poder encaminarlas hacia los objetivos definidos, verificando si la actuación restrictiva ya es posible de superar. 3) Se permite la cuantificación contable de diversos componentes de la empresa ; lo cual será de vitalidad para la modificación del presupuesto conforme al cambio favorable o desfavorable del entorno en crisis, logrando tomar decisiones oportunas y tomando control financiero de la empresa. 4) Se permite evaluar el desempeño de las diversas áreas que integran la empresa ; de forma previa a la crisis y posterior a ella, a efecto de definir metas para la mismas, para una posterior comparación y nuevos resultados que permitan tomar las decisiones administrativas correspondientes. 5) Se puede definir el límite y alcance de las erogaciones que serán efectuados por la empresa ; durante el tiempo que imperen las condiciones de crisis, con lo cual las decisiones que se tomen serán concientizadas. 6) Se permite contar de forma anticipada, con el monto de los gastos por las actividades de la empresa ; lo cual coadyuvara a que se tomen decisiones mesuradas dentro del entorno de crisis, a efecto de planear bajo el enfoque de optimización de recursos y de reducir al mínimo posible o inclusive eliminar, los costos por compras innecesarias, desperdicio de materiales, tiempo y demás recursos valiosos de la empresa.
