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RESUMEN ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN ¿Qué es? Proceso de diseñar y mantener ambiente donde las personas, trabajando en grupo, alcanzan con EFICIENCIA metas seleccionadas ORGANIZACIÓN ¿Qué es?
- Acuerdo deliberado de personas para llevar a cabo un propósito especifico
- Compuesto por personas que trabajan juntas y coordinadas en pos de un propósito con tareas deliberadamente establecidas y dentro de un marco delimitado. Características de las organizaciones:
- Tener un propósito definido (MISIÓN)
- Formada por personas
- Tener una estructura deliberada Según Bartoli una organización es: un grupo de personas constituido conscientemente con el propósito de alcanzar un determinado objetivo. Elementos principales de una organización:
- Visión
- Misión
- Estrategia
- Objetivo
- Personas
- Estructura
- Recursos tecnológicos
- Relación con el contexto (micro y macro) TIPOS DE ORGANIZACIONES Organizaciones lucrativas (empresas): los propietarios se llevan las ganancias. Organizaciones no lucrativas: las ganancias se re-invierten, no buscan rentabilidad. GERENTES Son quienes planifican, organizan, dirigen, coordinan y supervisan el trabajo de otras personas para el logro del propósito de la organización.
9 roles gerenciales según Mintzberg: 1 - figura destacada/representante (representa a la org., act. sociales y legales) (por ej. Firma contratos) 2 - lider (motiva, dirige, capacita, etc.) 3 - enlace (relaciones fuera de su organización, crea red de contactos.) 4 - monitor (examina el ambiente a fin de reunir información para el ejercicio de su función) 5 - portavoz (transmite info hacia fuera de su unidad) 6 - difusor (dar info, externa hacia el interior de su unidad) 8 - controlador de perturbaciones/manejador de problemas 9 - asignador de recursos (humanos, técnicos, monetarios) 10 - negociador (con otras org. u otras áreas) FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO COMO CICLO CONTINUO
CONTROLAR
- Vigilar las actividades para asegurarse de que se realicen como se planeó Cuando la planificación no coincide con la realidad, hay que corregir la planificación
- No tocar la planificación, se ajusta lo realizado, si se ve que nunca va a coincidir con la realidad recién ahí se cambia lo planificado. EFICACIA Y EFICIENCIA EFICACIA: se logra el objetivo, pero no en el tiempo determinado. EFICIENCIA: hacer todo de la mejor manera posible, buen uso de los recursos, optimizar/no mal gastar los recursos. NIVELES DE ADMINISTRACION Y HABILIDADES NECESARIAS PROCESOS Y ACCIONES ACCIONES: pueden ser simples o complejas ACCIONES COMPLEJAS: las llamamos PROYECTO (que queremos alcanzar, definir qué haremos para alcanzarlo, ver que recursos necesitaremos y como lo pagaremos, etc.)
- cuando recorremos el camino de un proyecto encaramos un emprendimiento o empresa
- este emprendimiento puede ser individual (viaje de mochilero) o grupal (por ej. tour en bicicleta) o una organización (cuando hay consistencia y mayor duración) PROCESOS:
- en todas las organizaciones se llevan a cabo procesos (acciones encadenadas entre sí que uno utiliza para describir algo que sucede) Para avanzar en una empresa tenemos que coordinar diversas acciones entre si armando
núcleos de acciones que tienen una vinculación directa, como ser en el proyecto de nuestras próximas vacaciones la reserva de hotelería y pasajes por un lado y la preparación de la ropa por el otro. DISTINTOS PROCESOS:
- procesos sustantivos: según cada tipo de empresa
- procesos funcionales: compras, ventas, sistemas de información, pagos, cobros
- procesos de emprendedurismo: necesarios para la creación de la empresa. proceso de gestión estratégica: PGE: se conforma de 3 pasos:
- misión
- contexto
- estrategia necesario para definir lo que vamos a hacer.
- proceso de gestión operativa: todo aquello que va a ser cumplimiento en los ámbitos operativos
- proceso de managment/dirección: los necesarios para coordinar las acciones del personal cuando la empresa se concreta (comprender el rol del mando, la temática del liderazgo y la motivación, y el diseño de un plan de autodesarrollo personal) DELIBERAR - > ORGANIZAR DELIBERADO - > ORGANIZADO MARCO DELIMITADO - > desde que arranca la organización se llevan a cabo actividades bajo un circuito cerrado.
- Los propietarios de las organizaciones no pueden retirar su dinero porque se cierra la organización. RECURSOS: è Materia prima è Mano de obra è Plata è Tiempo
VISIÓN SOCIOECONOMICA : visión en la que uno contempla a todos los entes, la responsabilidad social de la administración va más allá de conseguir utilidades para incluir protección y mejorar el bienestar social. OBLIGACIONES SOCIALES (O.S) : obligación de un negocio de dar cumplimiento a sus obligaciones económicas (ganar dinero) y legales (no infringiendo las leyes) SENSIBILIDAD SOCIAL (S.S): capacidad de una firma para adaptarse a los cambios que se registran en las condiciones sociales. Es la capacidad de generar respuestas a las demandas sociales en el corto y mediano plazo, demostrando su grado de adaptabilidad frente a los cambios acaecidos en el contexto. ARGUMENTOS A FAVOR Y EN CONTRA DE LA RSE. CMV (costo de la mercadería vendida): se conforma por gastos de materia prima, de mano de obra y de carga fabril (costo indirecto de fabricación, como por ej. la luz). LA ADMINISTRACION VERDE ENFOQUE LEGAL (o verde claro): las empresas solo hacen lo que se les pide legalmente, obedeciendo las leyes, normas y reglamentos por voluntad propia y sin dificultades legales. (si dañas al medioambiente, se cubren legalmente como organización). ENFOQUE DE MERCADO: las empresas responden a las preferencias de los clientes por productos amigables con el ambiente. (cuidado que tenes que tener con el cliente) (DuPont desarrolló un nuevo tipo de herbicida que ayudo a los agricultores a reducir el uso anual de productos químicos) ENFOQUE DE LAS PARTES INTERESADAS: las empresas trabajan para cumplir las demandas ambientales de varias partes interesadas: empleados, proveedores y la comunidad. Enfoque activista: las empresas buscan proteger recursos naturales. (fabricas ecológicas, tratamiento del agua con energía solar y eólica)
ENFOQUE ACTIVISTA: las empresas buscan proteger recursos naturales. (fabricas ecológicas, tratamiento del agua con energía solar y eólica) EMPRESAS B --> “hacer bien las cosas y hacer el bien”
- empresas certificadas, sello de calidad.
- Renunciar a tener como único objetivo maximizar utilidades.
- el respeto incondicional, por la dignidad de las personas, la responsabilidad incondicional permite reflexionar acerca de las consecuencias
- se encuentran certificadas y sujetas a revisión anual
- plataforma online que mide el impacto social y ambiental y es publica para los que quieran y decidan apostar
- sociedades mixtas: interés privado del accionista y del público y general.
- triple propósito: económico, social y ambiental.
- deberes del administrador: considerar intereses de stakeholders (comunidad)
- reporte y transparencia: son auditadas
- los individuos no son el recurso (medio) para el logro de los objetivos, son el fin en sí mismos. A lo que se apunta es al desarrollo de ellos como primera y única medida.
- la empresa b consigue al hombre como un propósito último, contemplando su desarrollo, la empresa busca el crecimiento de sus empleados. (pregunta de parcial)
- no están dispuestas a obtener utilidades a cualquier costo
1. Eje de la Empresa
- Arranque: la empresa recién empieza.
- Expansión / Formalización: empieza a crecer, se organiza mejor, se profesionaliza.
- Madurez: la empresa ya está consolidada, estable.
2. Eje de la Familia
- Familia joven: la familia recién se vincula con la empresa. o Ingreso en el negocio: los hijos o familiares empiezan a trabajar ahí. o Trabajo conjunto: varias generaciones colaboran.
- Cesión de la batuta: el fundador empieza a pasar el mando a la próxima generación (sucesión).
3. Eje de la Propiedad
- Propietario controlador: una sola persona o fundador tiene el control.
- Sociedad de hermanos: varios hermanos son dueños en conjunto.
- Consorcio de primos: los hijos de los hermanos (primos) ya son los dueños, es decir, la tercera generación.
NIVELES DE PARTICIPACIÓN DE LAS EMPRESAS INTERNACIONALMENTE
ORGANIZACIONES DOMESTICAS: operan en un solo país, por lo general los recursos necesarios los obtienen del país; lo mismo que sus ventas de bienes y servicios que se realizan en el mercado interno ORGANIZACIONES INTERNACIONALES: tienen una sede en UN SOLO PAIS, pero realizan transacciones internacionales de manera sistemática y continua; y compra o vende productos o servicios en otros países è ORGANIZACIONES DE POSTURA ETNOCENTRICA: realizan sus operaciones en dos o más países simultáneamente, pero está localizada en un país sede (central), y es desde allí que administran y controlan las operaciones del resto. (ventaja: tener control mundial) (desventajas: lentitud de decisiones operativas, no se adaptan a nuestra cultura) è ORGANIZACIONES DE POSTURA POLICENTRICA: realizan sus operaciones en varios países simultáneamente pero ha descentralizado la toma de decisiones operativas en los países huéspedes. (ventajas: rapidez operativa y adaptación cultural) (desventaja: falta de control) è ORGANIZACIÓN DE POSTURA GEOCENTRICA: pretende eliminar las barreras geográficas artificiales para que pueda globalizarse completamente, si bien posee cada matriz, distribuye las sucursales, en los lugares del mundo donde el mundo tiene lo mejor para ofrecer. (ventaja: son dueñas del mundo) (desventajas: ninguna) PGE: PASOS DE LA GESTION ESTRATEGICA
- DEFINIR MISIÓN (nunca va a haber misión sin una visión inicial)
- LEER EL CONTEXTO
- FORMULAR ESTRATEGIA PASOS DE LA GESTION ESTRATEGICA SEGÚN ROBBINS
- MISIÓN
- ANÁLISIS EXTERNO
- ANÁLISIS INTERNO
MISION DE TODA ORGANIZACIÓN
- ORGANIZACIONES CON MISIÓN SOCIO CULTURAL : el fin de una ONG, por ejemplo, missing children se asocia a encontrar todo niño perdido en el mundo
- ORGANIZACIONES CON MISIÓN POLÍTICA : el fin de una agrupación política se asocia a sumar adeptos a una ideología política o a que todo habitante del pueblo argentino (por ejemplo, se adhiera a una ideología política.)
- ORGANIZACIONES CON MISIÓN ECONÓMICA (empresa, org. lucrativa): el fin o finalidad es lograr rentabilidad a través de la creación de “riqueza” lo que significa producción de bienes o prestación de servicios con valor agregado
- ORGANIZACIONES CON MISIÓN RELIGIOSA : buscan llegar a que sean todos creyentes de tal religión. Misión de los sectores :
- Cada uno de los sectores inferiores cuenta con misión (mantenimiento de maquinarias trabaja/contribuye para producción)
- Un sector existe en la medida que mantenga una relación costo/beneficio conveniente Estrategia de sector: táctica ≠ Estrategia total CONTEXTO Pasos a la hora de leer el contexto:
- Conocer la agenda empresaria
- Tener información interna (tener en cuenta debilidades y fortalezas)
- Tener información externa (tener en cuenta oportunidades y amenazas)
- Conseguir parámetros de referencia - > “benchmarking (análisis comparativo)”
- Sintetizar la información (FODA) - > una amenaza la podes contrarrestar con una fortaleza y una debilidad la podes contrarrestar con una oportunidad.
- Posicionarse frente al contexto
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
- implica crear áreas, sectores, departamentos, funciones y divisiones
- implica también generar niveles (jerárquicos) STAFF (personal) Definir el personal implica pensar (o repensar) el personal necesario desde dos aspectos:
- Cantidad de personal a contratar, siguiendo el criterio de que sea la menor cantidad suficiente para el logro de la gestión.
- Perfil de base necesario para la cobertura de cada posición y conjunto de posiciones: talento de naturaleza, gente que nace con las capacidades y competencias ya desarrolladas. ESTILO DE GESTIÓN Y CONDUCCIÓN Este análisis implica ver si es necesario el desarrollo de nuevas actitudes o formas de comportamiento del personal o los mandos a nivel general de la organización. ESTRATEGIAS DE NIVEL DE NEGOCIOS (UEN) Estrategia que busca determinar cómo debe competir una organización en cada uno de sus negocios (unidades estratégicas de negocio)
- ESTRATEGIA DE LIDERAZGO EN COSTOS (o bajo costo): busca mantener los menores costos de la industria en relación con la competencia.
- ESTRATEGIA DE DIFERENCIACIÓN: intento por crear un producto o servicio único o distintivo para el cual los clientes tendrán que pagar un sobreprecio.
- COMBINADA. ECONOMÍA DE ESCALA : Producen mucho y reducen el costo.
ESTRATEGIAS DE NIVEL FUNCIONAL
CREAR VALOR AL REDUCIR COSTOS (EN LA FUNCIÓN)
Llevar almacén computarizado Stock al mínimo Encontrar medios publicitarios baratos CREAR VALOR DIFERENCIADO (EN LA FUNCIÓN) Promover lealtad hacia la marca Adaptar productos a necesidades de clientes Aumentar la calidad de los productos Reducir el tiempo de envío a los clientes ENFOQUES PRINCIPALES DE LA ADMINISTRACIÓN ENFOQUES CLASICOS PADRES DE LA ADMINISTRACIÓN: TAYLOR (EE.UU.) - > fundador de la escuela “administración científica” (1900 aprox.) FAYOL (Europa)-> escuela “administración general” (1911 aprox.) (crea las 5 funciones) TAYLOR ADMINISTRACIÓN CIENTIFICA Taylor crea el concepto de eficiencia - > mejor manera de ejecutar el trabajo, optimizando recursos. Taylor estudiaba el trabajo, lo llamo el estudio científico del trabajo Miraba a un obrero y estudiaba tiempos que tardaba en realizar una tarea, y movimientos que le llevaban realizar esa tarea. Descomponía tareas en pasos, cuanto tardaba cada movimiento, etc. Para poder establecer el criterio de eficiencia. Por primera vez se implementa la “ remuneración por piezas ”, cuando trabajaban bien y eran eficientes se les pagaba por pieza bien hecha. Eran incentivados por esto, no motivados.
4 PRINCIPIOS DE TAYLOR :
- ESTUDIO CIENTIFICO DEL TRABAJO: debía ser realizado por especialistas, estos definirían los procesos operativos que fueran más económicos.
- LA SELECCIÓN CIENTIFICA Y ENTRENAMIENTO DEL OBRERO: selección confiable, crear un plan de entrenamiento que permitiera que el obrero obtenga los mejores resultados. Capacitarlo para que pueda progresar.
- ARMONIZACIÓN ENTRE EL ESTUDIO DEL TRABAJO Y LA SELECCIÓN CIENTIFICA: que el obrero aplique la ciencia, aplique el trabajo que estaba estudiado (con cuantos movimientos, en cuanto tiempo, etc.)
- ESTRECHA COOPERACIÓN ENTRE OBREROS (PROLETARIADO) Y DIRIGENTES (DIRECTIVOS/PROPIETARIOS): la cooperación era ínfima y solo si laburabas bien, la gente quedaba fatigada, dolida. Cooperación en sentido económico como incentivo, no trabajo humano, sino exigido. GILBRETH (Frank y Lilian) Se dedicaban al estudio de la administración según los postulados de Taylor. Realizaban estudios para mejorar los procesos de trabajo en la construcción. Analizaban los movimientos de los obreros durante su trabajo. TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN (FAYOL) Primero en identificar las cinco funciones que desarrollan los gerentes 14 principios de Fayol :
- División del trabajo : descomponer una tarea o actividad en trabajos independientes. (Ej. lavar los platos. Primero enjabonas los platos, después los vasos, etc.)
- Autoridad : cada persona que está en un puesto (ya sea línea baja, media o alta) cuenta con una autoridad (poder de puesto), lo que nos asignan para llevar adelante nuestra función. Una autoridad es un poder. La autoridad conlleva a la responsabilidad, es el compromiso frente a lo que haces. Uno realiza una toma de conciencia cuando asume un compromiso y se responsabiliza por algo.
- Disciplina : las organizaciones establecen normas, regulaciones.
- Estabilidad de los puestos del personal : Fayol consideraba que, si o si había que ser estable, quedarse y permanecer en una organización toda la vida, sino eras una persona enferma.
- Iniciativa : te incentivaban (NO motivación) económicamente a trabajar.
- Espíritu de grupo : comienzos. WEBER – BUROCRACIA Burocracia - > cantidad en niveles jerárquicos, mucha gente, y lenta. Weber desarrolló una teoría de autoridad basada en un tipo ideal de organización (burocracia) caracterizada por:
- Autoritarismo: si había un problema operativo, tenían que esperar a que la cima lo resuelva. Eran organizaciones centralizadas.
- La gente no importaba, importaba que sepan usar el laburo, no ellos como persona.
- Eran miles de personas, entonces las relaciones interpersonales estaban prohibidas.
- 14 niveles bien claramente establecidos, por nivel había clara división de trabajo.
- Normas y reglamentos formales. ENFOQUE CUANTITATIVO (alrededor de la segunda guerra mundial) Se crea el MRP (programa de trabajo) y también el PERT, que en ese entonces se usaban para la guerra. PERT – se usaba para la fabricación de armamento, tanques de guerra, etc. MRP – lo usaba la gente que programaba el abastecimiento de materia prima. (recae en la producción del tanque) --Actualidad -- MRP - > plan de requerimiento de materiales, lo ejecuta/usa una persona encargada de compras o abastecimiento de materia prima. Se conforma con una planilla. Muestra cuanto y en qué tiempo vos tenes que abastecerte de la materia prima o de los diferentes artículos que forman una pieza o producto en concreto. PERT - > forma de trabajo de producción. Es una red de actividades de un proyecto que muestra los estimados de tiempo necesarios para completar cada actividad y la secuencia de actividades que debe seguirse para culminar el proyecto.
ADMINISTRACION DE LA CALIDAD (TQM= total quality managment)
- Intensificar la atención al cliente: externo (quien compra) e interno (gente que trabaja dentro de la organización)
- Ocuparse de la mejora continua: todo el tiempo buscas mejorar, como compromiso a nunca estar satisfecho, “muy bien” no es suficiente.
- Enfocarse en los procesos, detenerse en cada uno de los procesos.
- Mejorar la calidad de todo: lo que hace la organización: entregas, respuestas a quejas, posventa, etc.
- Medir con precisión: mide cada variable critica, utiliza estándares.
- Fortalecer a los empleados: programas de mejora, formando equipos de trabajo ELTON MAYO Investigaba como los estados de ánimo de las personas afectaban la productividad del trabajo, las relaciones interpersonales dentro de los grupos, entre los grupos. Observa a grupo de mujeres que trabajan ensamblando relés eléctricas (cables de teléfono), les mejora las condiciones de temperatura y humedad, y observó que eran más productivas/veloces, después les mejoro la iluminación, que también mejoro la productividad de estas mujeres, y tercero les mejoro el sueldo, haciendo que su productividad suba más. Después les saco todos estos incentivos, para ver como reaccionaban. Conclusiones del experimento:
- Los rendimientos obedecían a la relación que se había establecido entre el personal y la dirección
- Los trabajadores se veían como especiales e importantes, habían sido seleccionados para el experimento.
- Poseían autonomía para acordar la división de tareas y el ritmo de trabajo
- Había un contacto fluido y buena relación entre ellos
- Se confirmó la importancia del “trabajo en grupo” y la existencia de la “organización informal” dentro de la estructura formal.
- Los trabajadores reaccionaban como grupo frente a la dirección, no como individuos.
