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Una introducción a la administración de proyectos, cubriendo conceptos básicos como la definición de un proyecto, sus características, tipos y fases. Se exploran herramientas de gestión como la gráfica de gantt y la matriz de asignación de responsabilidades. Útil para estudiantes que buscan comprender los fundamentos de la gestión de proyectos.
Tipo: Apuntes
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Unidad 1 Tarea 1
Pimentel López Marco Antonio
Ing. Alfonso Cruz Alejo
Ing. Industrial Hora 9 - 10 Semestre Agosto – Diciembre - 2024
1.1 Definición de Proyecto Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. La definición más tradicional «es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma más tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez». Generalmente existen dos clases de proyectos en el marco de tiempo, los primeros obedecen a los esquemas de contrataciones públicas definidos a partir con restricciones de inicio: Fecha de Inicio y Duración y los otros son los que aplican para los grandes proyectos industriales denominados paradas de planta, cuyas restricciones son Fecha de Inicio y Fecha Fin. El proyecto es una empresa planificada con un conjunto de actividades para alcanzar un objetivo, con un presupuesto y un tiempo previamente determinados. Ejemplos de proyectos El desarrollo de un nuevo producto o servicio El diseño de un nuevo vehículo de transporte La construcción de un edificio La ejecución de una nueva campaña para cargos políticos Estudiar una carrera universitaria Etc.
Proyectos educativos Proyectos sociales Proyectos comunitarios Proyectos de investigación Proyectos locales Proyectos regionales Proyectos nacionales Proyectos internacionales Etc. 1.2 Significado e importancia de la administración de proyectos "Administración de Proyectos" se define como un conjunto de actividades planificadas, ejecutadas, y supervisadas que, con recursos finitos tiene como objetivo crear un producto o servicio único. Consiste en gestionar la producción de un proyecto dentro del tiempo dado y los límites de fondos. La planificación y la comunicación son vitales para una administración de proyectos satisfactoria. Evitan que ocurran problemas o reducen al mínimo su impacto sobre el logro del objetivo de un proyecto cuando éstos se presentan. El beneficio fundamental de la implementación de técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho, sin importar si usted es el cliente de un proyecto propio como la remodelación de su sótano, o una empresa (contratista) a quien un cliente paga para realizar un proyecto. Terminar todo el alcance del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto proporciona una gran sensación de satisfacción. Para un contratista, significa que puede llevarlo a negocios adicionales con el mismo cliente en el futuro o a nuevos negocios recomendados por clientes que han quedado satisfechos. Los elementos a administrar en un proyecto son: Cliente Calidad Recursos Riesgos
Comunicaciones Contrato Finanzas. La administración exitosa de un proyecto requiere tomar en cuenta los siguientes cuatro factores claves: El personal que intervendrá.
proyecto integra los esfuerzos del equipo para lograr los objetivos del proyecto. El gerente de proyectos, determina el "cuando" y el "que" del trabajo; los gerentes funcionales, determinan el "cómo" se hará el trabajo.
El porcentaje de barra oscurecida debería corresponder al porcentaje de tarea completa. Las barras más claras simbolizan tareas que no han sido empezadas. A continuación, se trazara una línea vertical perpendicular al eje horizontal y que cortará a éste en la fecha del día. Entonces, se puede evaluar el avance del proyecto. Software de gestión de proyectos TIPOS Ejemplos de paquetes de este tipo son Project, de Microsoft, y Project Manager Workbench, de Applied Business Technology. Estos paquetes simplifican enormemente la preparación de gráficos PERT y Gantt, permitiendo la transformación automática de ambos tipos de gráficos. El software permite también a los directores de proyectos asignar recursos humanos y económicos a las tareas, informar sobre la evolución del proyecto y hacer ensayos. Algunos incluyen seguimiento del tiempo real invertido en los diferentes tipos de actividades. Esta información puede ser de utilidad para comparaciones de rendimiento y cuentas de clientes. 1.5 Actividades del proyecto Un proyecto puede subdividirse en actividades, es decir tareas o subproyectos para los que se precisa un cierto tiempo. Cada actividad en un proyecto debe estar bajo la dirección de un solo individuo. Otros criterios utilizados a menudo, para la identificación y definición de las actividades es que éstas deben ser efectuadas por un determinado ramo industrial o por una determinada empresa. Luego entonces, podemos definir la actividad como los procesos físicos o mentales que forman procesos interrelacionados en un proyecto total. En general esta información es obtenida de las personas que intervendrán en la ejecución del proyecto, de acuerdo con la asignación de responsabilidades y nombramientos realizados en la Definición del Proyecto. Las actividades pueden ser físicas o mentales, como construcciones, tramites, estudios, inspecciones, dibujos, etc. En términos generales, se considera Actividad a la serie de operaciones realizadas por una persona o
grupo de personas en forma continua, sin interrupciones, con tiempos determinables de iniciación y terminación. Esta lista de actividades sirve de base a las personas responsables de cada proceso para que elaboren sus presupuestos de ejecución. Si por ejemplo, el proyecto considerado consiste en la construcción de una casa, las actividades típicas podrían ser: trazo, excavación de los cimientos, Colocación y colado de las cadenas de desplante, colocación del drenaje, construcción de las paredes, colado de los castillos, colado de la loza, instalación eléctrica, etc. Relaciones de precedencia Un proyecto es un conjunto de operaciones o actividades individuales. El orden en que se inician estas actividades y sus relaciones entre ellas constituyen el plan del proyecto. El diagrama de red sólo puede finalizarse una vez que se ha decidido el conjunto de actividades y el orden de las mismas. El primer paso en la preparación de una red consiste en una división del proyecto en actividades. La mejor forma de acomodar las actividades es enumerándolas en columnas. No es necesario utilizar un orden o precedencia específica, pero la clasificación sistemática por oficios, habilidades, ubicaciones, etc. supone con frecuencia, una ventaja. El paso siguiente consiste en formular la lógica de las actividades, o el orden específico de las actividades. Esto significa una declaración precisa acerca de la relaciones entre ellas. No es difícil obtener un orden general de actividades dentro del proyecto, ya que las descripción de éstas está relacionada, con frecuencia, con una ubicación relativa dentro de la tarea; el orden específico, sin embargo, es más difícil, y requiere un estudio más cuidadoso. Un buen camino para realizar el orden específico consiste en determinar el primer lugar las restricciones evidentes, tanto físicas como de seguridad; a continuación se determinan las restricciones del personal y de otros recursos; por último, las de la gerencia o dirección. Las restricciones físicas llevan, inicialmente; a las cadenas de actividades, simplemente determinadas y acopladas. La consideración de otras restricciones y la determinación detallada de los requerimientos físicos, conduce por lo general a una ramificación y entrecruce de las cadenas de las redes. Con frecuencia es útil
Matriz por antecedentes Se les preguntará a los responsables de los procesos cuales actividades deben quedar terminadas para ejecutar cada una de las que aparecen en la lista. Debe tenerse especial cuidado que todas y cada una de las actividades tenga por lo menos una antecedente excepto en el caso de ser actividades iniciales, en cuyo caso su antecedente será cero (0). Actividad Antecedente 1 0 2 1 3 2 4 3 5 4, 6 5 7 6, 8 7 9 5,14, 10 9 11 10 12 0 13 12 14 13 15 14 16 15
Matriz de Secuencias Se preguntará a los responsables de la ejecución, cuales actividades deben hacerse al terminar cada una de las que aparecen en la lista. Para este efecto debemos presentar la matriz de secuencias iniciando con la actividad cero que servirá para indicar solamente el punto de partida de los demás Actividad Secuencia 0 1,12, 1 2 2 3 3 4, 4 5 5 6 6 7 7 8
pasado; sin embargo, sigue siendo muy popular, principalmente por su sencillez. Matriz de asignación de responsabilidades control mediante grafica de Gantt: Una matriz de asignación de responsabilidades (RAM) se utiliza para ilustrar las relaciones entre las actividades o los paquetes de trabajo y los miembros del equipo del proyecto. El formato matricial muestra todas las actividades asociadas con una persona y todas las personas asociadas con una actividad. Esto asegura que haya una sola persona encargada de rendir cuentas por una tarea determinada a fin de evitar confusiones. Control mediante la gráfica de Gantt: Los cronogramas de barras o “gráficos de Gantt” fueron concebidos por el ingeniero norteamericano Henry L. Gantt, uno de los precursores de la ingeniería industrial contemporánea de Taylor. Gantt procuro resolver el problema de la programación de actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de manera tal que se pudiese visualizar el periodo de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo.
Uso de gráficos de Gantt para evaluar el avance de proyecto: Una de las responsabilidades más habituales del director de proyectos es informar sobre el avance del proyecto a sus superiores. Los gráficos Gantt suelen utilizarse para mostrar el avance de los proyectos. Grafica de Gantt En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc. En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra.
