Actualización del sistema de gestión en el proceso de contratación administrativa, Esquemas y mapas conceptuales de Derecho

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MANUAL DE

CONTRATACIÓN

Gobernación de Norte

de Santander

TABLA DE CONTENIDO

Capítulo 1. De la presentación y las definiciones

Sección 1. Presentación del manual de contratación

Dando cumplimiento a las nuevas disposiciones que han sido expedidas por el Gobierno Nacional para reglamentar el proceso de adquisición de bienes, servicios y obra pública por parte de las entidades públicas que buscan garantizar la consolidación de los fines esenciales del Estado a través de una gestión contractual desarrollada bajo parámetros de ética pública y cultura de legalidad, así como también la implementación y el uso de la plataforma SECOP II como herramienta transaccional de publicidad contractual, la Gobernación de Norte de Santander adopta un nuevo Manual de Contratación para el nivel central de la administración departamental que está encaminado a la organización de los procedimientos internos en materia de contratación, la creación de diferentes comités reguladores de la actividad contractual y el debido cumplimiento de los principios de la contratación estatal y los postulados que rigen la función administrativa. Este Manual de Contratación como herramienta de gestión estratégica servirá de guía en el desarrollo de la actividad contractual de la Entidad, buscando que la misma se realice con los más altos niveles de eficiencia y efectividad, a través de la definición de directrices y parámetros claros y coherentes que soporten cada una de las etapas de los procesos de selección adelantados por esta Gobernación dentro del marco normativo consagrado en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, ley 1474 de 2011, ley 019 de 2012, decreto 1082 de 2015, decreto 092 de 2017, ley 1882 de 2018, así como también los diferentes manuales y guías de la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente, y demás normas que regulan la materia. De esta manera, el departamento Norte de Santander pretende dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015, que establece que las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente. El presente Manual de contratación identifica las actividades y responsabilidades a cargo de los diferentes funcionarios que intervienen en la actividad contractual, por competencia o por delegación o desconcentración de facultades en esta materia; y las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual, constituyéndose así en una herramienta de trabajo de necesaria consulta por parte de los servidores y contratistas de este ente territorial, así como para la ciudadanía en general, como garantía del ejercicio de la vigilancia y control ciudadano sobre la gestión pública contractual.

Sección 2. Definiciones

Elemento Definición Gestión Contractual: Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación de una Entidad Estatal.

Gestión Estratégica Es el conjunto de actividades, planes y/o fines de política pública que cada Entidad Estatal debe llevar a cabo conforme con su Objetivo Misional. Manual de Contratación Documento que establece y da a conocer a los partícipes del Sistema de Compra Pública los flujos de proceso y organigrama que cada Entidad Estatal desarrolla en sus Procesos de Contratación y Gestión Contractual. Objetivo Misional (^) Son los objetivos y las funciones de cada Entidad Estatal, de acuerdo con las normas o disposiciones que regulan su actividad. Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Principio de planeación Es necesario que previamente a la contratación se haya realizado un proceso de planificación y la decisión de contratar se justifique adecuadamente, lo cual inicia con el Plan Anual de Adquisiciones (PAA). En esa medida, con base en el principio de planeación, con anterioridad al inicio del proceso de selección, la entidad debe identificar claramente qué requiere y para qué lo requiere. En cumplimiento de este mandato las entidades deben soportar la contratación con los estudios previos que sean requeridos, se debe contar con la disponibilidad de recursos y se debe definir con claridad el mecanismo y las condiciones para escoger el contratista, y en términos generales, el proyecto debe estar suficientemente madurado para adelantar la contratación y debe evitarse la improvisación o la falta de claridad respecto de la mejor manera de satisfacer la necesidad. Principio de transparencia El Proceso de Contratación debe propender por la trazabilidad de todo el proceso de compras y contrataciones, por lo tanto debe establecer parámetros claros sobre la imparcialidad, la igualdad de oportunidades, la publicidad, el debido proceso y la selección objetiva de los contratistas, incluyendo el adecuado manejo de comunicaciones con los interesados en los procesos, manejo de publicación oportuna y herramientas para hacerlo, escogencia del contratista a través de procedimientos de competencia pública (salvo las excepciones que la ley considera razonables por el tipo de contratos) entre otras. Principio de economía De acuerdo con el principio de economía, los procesos de selección deberán estructurarse de tal manera que únicamente se tengan que surtir las etapas estrictamente necesarias y responderán a términos y plazos preclusivos y perentorios, asegurando el uso de la menor cantidad de recursos. Previamente al inicio del proceso de selección, el departamento deberá asegurarse de contar con las disponibilidades presupuestales necesarias y estudios previos que permitan establecer el objeto a contratar. Principio de selección objetiva En materia de contratación estatal es imperativo que la escogencia de la mejor oferta para la entidad se haga dándole primacía al interés general sobre el particular. Así, las diferentes propuestas u opciones que ofrecen los particulares deben ser evaluadas de acuerdo con parámetros objetivos para los fines que persigue el Estado en su contratación.

Certificado de disponibilidad presupuestal Su función o propósito es el reservar recursos presupuestales para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo. Cláusulas excepcionales Son las estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre los particulares. Las cláusulas excepcionales se entenderán pactadas aun cuando no se consignen expresamente en el contrato de conformidad con el numeral 2° del artículo 14 de la Ley 80 de

Contrato (^) Acuerdo de voluntades celebrado por escrito entre el Departamento de Norte de Santander y una persona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos y obligaciones que pueden consistir en dar, hacer o no hacer algo y a cargo de cada una de las partes del contrato. Convenio Negocio jurídico bilateral en virtud del cual la administración se vincula con otra persona jurídica pública o privada, para alcanzar fines de interés mutuo, en el marco de la ejecución de funciones administrativas, los cuales deberán coincidir con el interés general. Ejecución contractual Es la etapa del desarrollo del contrato, la cual inicia una vez se suscribe el acta de inicio Garantía Documento que se exige al oferente o contratista para avalar el cumplimiento de las obligaciones que este adquiera dentro del proceso contractual Liquidación Actividad mediante la cual, una vez terminado el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones derivadas del mismo, con el fin de establecer si se encuentran o no, a paz y salvo por todo concepto. Modalidad de selección Procedimiento mediante el cual el departamento Norte de Santander procederá a escoger a los contratistas, esto es, por medio de una licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía o contratación directa.

Capítulo 2. De los aspectos generales de la contratación administrativa

Sección 1. Sistema integrado de gestión – proceso de contratación administrativa

Todo proceso de selección que se inicie en la entidad debe partir del principio de planeación, con plena observancia de cada uno de los documentos que sean identificados para la gestión contractual. Cada expediente contractual deberá estar conformado de acuerdo a lo establecido en la hoja de ruta que ha sido elaborada para cada una de las modalidades de selección documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad, exigiéndose en cada una de ellas los documentos pertinentes, sin perjuicio de aquellos que, por su naturaleza, objeto del contrato y características técnicas del mismo adicionalmente demande.

Los documentos que hacen parte del expediente contractual se archivarán, teniendo en cuenta las normas que sobre la materia expida el Archivo General de la Nación, y conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental de la entidad, adoptadas y que hacen parte del Sistema de Gestión Documental. Para los efectos de actualización del sistema integrado de gestión, en lo relativo al proceso de contratación administrativa, se tendrá en cuenta el cambio de paradigma que implica la puesta en marcha de la plataforma SECOP II, y la implementación del contrato público en expediente electrónico.

Sección 2. Procedimientos para desarrollar la gestión contractual en las siguientes

actividades

1. Plan de desarrollo

El Plan de Desarrollo para Norte de Santander 2020-2023 “MÁS OPORTUNIDADES PARA TODOS” es el resultado de la participación de más de dos mil nortesantandereanos en los Encuentros Ciudadanos denominados “Construyendo Oportunidades”, en donde cada cual con su experiencia y desde sus responsabilidades como gobiernos departamental o municipal, comunidad, instituciones o gremios, se han puesto de acuerdo en trabajar en conjunto para lograr propósitos comunes. Teniendo como base seis ejes estratégicos que representan las oportunidades y los desafíos para Norte de Santander que se presentaron a la ciudadanía en el Programa de Gobierno como son: Bienestar Social, Convivencia, Gobernanza, Hábitat, Infraestructura y Productividad, que nos permitirán avanzar hacia un Departamento más productivo, competitivo, equitativo y seguro de la mano de los diferentes niveles de gobierno y la sociedad civil, desarrollamos estos encuentros que se dividieron en subregionales y comunales. La construcción colectiva del PDD está soportada en la búsqueda de más oportunidades para la educación, la ciencia, la tecnología, la innovación y el emprendimiento. De acuerdo con esos objetivos, definimos los programas y metas que buscan la transformación del territorio y el cierre de las brechas sociales. El Plan de Desarrollo “Más Oportunidades para Todos”, contiene las acciones e inversiones que se adelantarán en el cuatrienio 2020-2023, las cuales deberán monitorearse permanentemente para evaluar la contribución del presente periodo de gobierno para cristalizar la VISIÓN 2050, lo cual exige una coordinación interinstitucional e interdisciplinaria entre todos los actores presentes en el territorio, tanto gubernamentales como gremiales, comunitarios y académicos. Si el proyecto es el elemento fundamental de la gestión pública orientada a resultados, se hace necesario garantizar la interacción y articulación con cada pilar de la creación de valor público (Planificación orientada a resultados, Gestión de programas y proyectos, Presupuesto orientado a resultados, Gestión financiera, auditoría y adquisiciones, y Seguimiento y Evaluación) con los proyectos a ejecutar. En efecto el Plan de desarrollo se materializa en proyectos.

selección. e) La fecha aproximada en la cual el departamento Norte de Santander iniciará el proceso de contratación. En lo que respecta a las actualizaciones y modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones. La actualización del Plan se debe realizar por lo menos una vez al año. Las modificaciones pueden consistir en: a) Ajustes a los cronogramas de adquisición. b) Ajustes a los valores. c) Ajustes a la modalidad de selección. d) Ajustes en el origen de los recursos. e) Cuando se incluyan nuevas obras, bienes y/o servicios. f) Cuando se excluyan obras, bienes y/o servicios. g) Cuando se modifique el presupuesto anual de adquisiciones. El PAA no obliga en ningún momento al departamento a realizar la contratación que en ella se pueda establecer. La Metodología para la elaboración y actualización del PAA se deberá establecer en las fechas que se indiquen en el cronograma elaborado por el Administrador del PAA, y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, las dependencias con facultad delegada de ordenación del gasto remitirán sus requerimientos en materia de contratación a la Secretaría General para la consolidación del Plan Anual de Adquisiciones y su posterior publicación, a más tardar el 31 de enero en su página Web. Estas necesidades se analizarán conjuntamente con el equipo de poyo para la elaboración del PAA, emitiéndose las observaciones correspondientes por errores o falta de información para la consolidación del PM. Surtida esta etapa, y obtenida la información requerida se procederá a consolidar el documento final para su posterior publicación.

3. Administración de los documentos del proceso

La gestión contractual es la administración, organización y funcionamiento del contrato, tarea que está a cargo del supervisor del contrato y del área que tiene la necesidad que dio origen al Proceso de Contratación. La gestión del contrato es una manifestación de la responsabilidad que tiene el comprador público. La gestión del contrato es una tarea que debe empezar en la etapa de planeación asegurándose que los Documentos del Proceso expresen claramente sus condiciones y la forma de hacer seguimiento de las mismas. El modelo de gestión contractual adelantado por el Departamento de Norte de Santander se encuentra soportado en los principios de la Constitución Política, la contratación estatal y la función pública. Así, cada uno de los procesos de selección adelantados por la Entidad se ciñen en su procedimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios; Ley 1474 de 2011 y Decreto 019 de 2013; las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por la misma (art. 13 Ley 80 de 1993); y, las del Estatuto Orgánico de Presupuesto. El Departamento Norte de Santander, enmarcado en los principios de transparencia y equidad en los diferentes ámbitos, busca garantizar que las actuaciones, actos y contratos de la administración se ajusten a derecho con unidad de criterio y se protejan legalmente los intereses y recursos públicos.

4. Supervisión y seguimiento a la ejecución de los contratos

Todo contrato deberá contar con una persona designada por el respectivo ordenador del gasto, para realizar el seguimiento jurídico, técnico, administrativo y financiero según el caso, sobre el cumplimiento del contrato. Para la supervisión, la entidad podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos ajustándose a lo establecido en la normatividad vigente, y las directrices establecidas por Colombia Compra Eficiente en la Guía para el ejercicio de funciones de Supervisión e Interventoría de los contratos suscritos por Entidades Estatales^1. Tanto los Supervisores como los Interventores, desarrollarán sus actividades con observancia de los lineamientos trazados por el departamento Norte de Santander en el Contrato y en el Manual de Supervisión. La designación del Supervisor deberá realizarse una vez suscrito el contrato, pues es éste quien deberá verificar el cumplimiento de los requisitos de ejecución ante de impartir la orden de inicio del mismo. Durante toda la ejecución y liquidación del contrato deberá contarse con un Supervisor que se encargue de verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales hasta su liquidación. En consecuencia, ante las faltas absolutas o temporales del Supervisor designado, deberá el Ordenador del Gasto por delegación designar un nuevo Supervisor, quien asumirá la labor encomendada dejando constancia del avance del contrato. En cualquier caso, se resalta que el servidor público responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de la ley. Por otra parte, se resalta que la supervisión contractual es una obligación constitucional y legal, para lograr el eficaz cumplimiento del objeto contractual, encaminado a obtener la satisfacción del interés público colectivo que le ha sido encomendado, por lo que la responsabilidad del ejercicio de la misma es inherente al cargo que se ocupa, y para lo cual se designó.

5. Comunicación con los oferentes y contratistas

Dando cumplimiento a las normas legales que rigen la gestión contractual a cargo de las entidades públicas toda comunicación con los oferentes e interesados en participar en los procesos de selección que adelante la entidad se realizará a través del correo electrónico que se indique en los Pliegos de Condiciones o Invitación Púbica respectiva. En lo que respecta a la comunicación de oferentes en la etapa previa a la adjudicación contractual, esto es, aquella realizada a título de observación en los diferentes proyectos de pliegos de condiciones y estudios previos, se deberá realizar en el acápite correspondiente de la plataforma SECOP II, esto es, aquel denominado “Observaciones al proceso” o el que le reemplace. A dicha comunicación se le dará el trámite y respuesta correspondiente y oportuna. Cuando se trate de una comunicación interpuesta fuera del término dispuesto para las observaciones en el proyecto de pliego de condiciones, se le dará el trámite correspondiente a una solicitud de información. (^1) https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_guia_supervision_interventoria.pdf

Otros principios aplicables a la gestión contractual y que deben ser necesarios para un buen funcionamiento de la entidad en los diferentes procesos a) Principio de selección objetiva b) Principio de buena fe. c) Principio de publicidad. d) Principio de igualdad. e) Libre concurrencia. f) Principio de planeación. g) Principio de previsibilidad.

Capítulo 3. Del régimen legal aplicable

Sección 1. Naturaleza jurídica de la entidad

El Departamento de Norte de Santander es una entidad pública del nivel territorial, perteneciente a la rama del Poder Ejecutivo, creada mediante la Ley 25 del 14 de julio de 1910, cuya misión se encuentra enmarcada dentro de los fines esenciales del Estado Colombiano definidos en el artículo 2° de la Carta Política: “(…) servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo." Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”.

Sección 2. Campo de Aplicación de la gestión contractual

El modelo de gestión contractual adelantado por el Departamento de Norte de Santander se encuentra soportado en los principios de la Constitución Política, la contratación estatal y la función pública. Así, cada uno de los procesos de selección adelantados por la Entidad se ciñen en su procedimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios; Ley 1474 de 2011 y Decreto 019 de 2013; el decreto 1082 de 2015, las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por la misma (art. 13 Ley 80 de 1993); y, las del Estatuto Orgánico de Presupuesto.

Capítulo 4. De la competencia para contratar

Sección 1. De la competencia para contratar

Conforme a lo dispuesto en el artículo 305 numeral 2, concordante con el artículo 2° de la Ley 80 de 1993, es atribución del Gobernador dirigir y coordinar la acción administrativa del departamento, actuar en su nombre y suscribir los contratos que correspondan; así mismo, según el literal b) del numeral 3° del artículo 11 ibídem, los representantes legales de las entidades territoriales, en este caso el Gobernador ha sido autorizado por el constituyente primario y secundario para dirigir, coordinar y ordenar la celebración de los contratos que sean necesarios para el normal funcionamiento de los asuntos a su cargo como Jefe de la Administración Seccional y Representante Legal del Departamento, exceptuándose solo aquellos casos en que expresamente la Ley disponga la obtención de autorización por parte de la Asamblea Departamental.

Sección 2. De la delegación contractual

1. Delegación contractual propiamente dicha

En ejercicio de la facultad otorgada a las autoridades administrativas, para delegar sus funciones en otras autoridades administrativas o en los funcionarios que conforman su equipo de trabajo^2 y, en aras de cumplir racionalizar, descongestionar y hacer más expeditos los trámites contractuales y administrativos, se delega en los Secretarios de Despacho de la Administración Departamental, la competencia para ejecutar toda la actividad precontractual, contractual y postcontractual desde la generación de la necesidad, elaboración de estudios previos, convocatoria pública (cuando aplique), suscripción de contrato, seguimiento, dirección, control, acompañamiento a la supervisión o interventoría cuando sea necesario, suscripción de actas, liquidación de contratos y seguimiento posterior de la calidad de los bienes y servicios contratados, sin consideración a la cuantía o la fuente de financiación en lo referente a cada sector de inversión.

2. Obligaciones de la delegación contractual

Sin perjuicio de lo anteriormente expresado, corresponde a cada dependencia delegada en el proceso contractual y por ende, ordenadora del gasto, desarrollar todas las etapas precontractuales, contractuales, y postcontractuales, necesarias derivadas de la necesidad que se pretenda satisfacer, incluido en esto la inscripción y certificación del proyecto de inversión (cuando sea necesario), la elaboración de los diferentes estudios previos (contenidos en el capítulo 6 del presente manual, y aquellos particulares que la ley exija para los casos determinados) a los cuales se adjuntarán los diferentes estudios y soportes que fundamenten la etapa de planeación (estudios, diseños topográficos, estudios de títulos de predios, planos, estudios de mercado, fichas técnicas, entre otros siempre y cuando sean exigidos por la ley); los pliegos de condiciones en los que se incluyan, cuando sea necesario, los requisitos habilitadores, criterios de evaluación, criterios de desempate, entre otros; la exigencia de garantías, la forma de pago, el tipo de contrato y la forma de ejecución prevista por cada dependencia, además de los aspectos técnicos necesarios para asegurar el cumplimiento del objeto contractual. (^2) Ver artículo 211 de la Constitución Política; artículo 12 Ley 80 de 1993; artículo 21 Ley 1150 de 2007; artículos 9, 10, 12 y 61 literal f), de la Ley 489 de 1998.