Download KVALIFIKĀCIJAS PRAKSES ATSKAITE and more Lecture notes Company Secretarial Practice in PDF only on Docsity!
K A N D AVA S L A U K S A I M N I E C Ī B A S T E H N I K U M A
C Ī R AVA S T E R I T O R I Ā L Ā
S T R U K T Ū R V I R E N Ī B A
K VA L I F I K Ā C I J A S P R A K S E S AT S K A I T E
Prakses vietas nosaukums Saldus pilsētas bibliotēka
TE TAVA PRAKSES VIETA
Profesionālā kvalifikācija Sekretārs
Grupas nosaukums 4S grupa
Praktikanta vārds, uzvārds TE TAVS vārds, uzvārds
Prakses vadītājs no izglītības iestādes Gunta Sīle un Anita Bērza
Prakses vadītājs no uzņēmuma TE TAVA prakses vadītāja
vārds, uzvārds
Prakses periods 960 stundas no 21.12.2015.
līdz 10.06.2016.
Aizstāvēšana no 2016.gada 13.jūnija - 2016.gada 21.jūnijam
Cīravā 2016
SATURA RĀDĪTĀJS
Ievads............................................................................................................................... 3. lpp
- Prakses vieta................................................................................................................. 4. lpp 1.1. Prakses vietas vēsture........................................................................................... 4.lpp 1.2. Prakses vietas darbības raksturojums – apraksts ................................................. 5.lpp
- Kvalifikācijas prakses organizācija............................................................................... 7.lpp 2.1. Prakses vietas apraksts ......................................................................................... 7.lpp 2.2. Prakses mērķis un uzdevumi ............................................................................... 7.lpp 2.3. Prakses programma .............................................................................................. 8.lpp 2.4. Praktikanta ikdienas pienākumi............................................................................ 8. lpp
- Prakses norises praktiskā daļa…....................................……….................................. 9. lpp 3.1. Praktiskās daļas apraksts...................................................................................... 9. lpp 3.2. Dokumentu pārvaldība......................................................................................... 10.lpp 3.3. Sekretāra darba organizācija................................................................................ 12.lpp 3.4. Darbs ar biroja tehniku un iekārtām..................................................................... 13.lpp
- Sadarbība ar apmeklētājiem un darbiniekiem.............................................................. 14.lpp Praktikanta secinājumi un priekšlikumi...................................................................... 15.lpp Izmantoto uzziņas avotu saraksts................................................................................ 16.lpp Pielikumi ***** : prakses uzņēmuma, prakses telpu, biroja tehnikas un biroja telpu foto, prakses uzņēmuma buklets, vizītkartes, veidlapu paraugi .............. 17.lpp
1. PRAKSES VIETA – SALDUS PILSĒTAS BIBLIOTĒKA
1.1. Prakses vietas vēsture
Saldus pilsētas bibliotēka – lasītava: 1925.-1944. Saldus pilsētas bibliotēka: 1945.-1950. Atrašanās ēkā Saldū Striķu ielā 7 1949.- 2006. Saldus rajona bibliotēka: 1950.-1975. Saldus rajona centrālā bibliotēka: 1975.-1998. Saldus rajona galvenā bibliotēka: 1998.-2004. Saldus bibliotēka: 2004.-2006. Saldus pilsētas bibliotēka Tūristu ielā 3 no 2006. 1879.gadā sastādīto ziņu par grāmatu veikaliem un bibliotēkām Kurzemes guberņā uzrādīts - 1875.gadā dibinātajā Ērika Bores grāmatu veikalā Saldū ir arī bibliotēka (arhīva fonds Nr. 412 "Kurzemes gubernatora kanceleja"). 1925.gada 1.novembri var uzskatīt par Saldus pilsētas publiskās bibliotēkas - lasītavas dibināšanas datumu. To apstiprina Saldus pilsētas valdes 1926.gada 4.maija lūgums Kultūras fondam Rīgā pabalstīt bibliotēkas noorganizēšanu, piešķirot Saldus pilsētai kādu bibliotēkas komplektu, vai arī atvēlēt naudas līdzekļus grāmatu iepirkšanai. Minētajā dokumentā aprakstīta bibliotēkas tapšanas vēsture: "Līdz pagājuša 1925.gada 1.novembrim Saldū nebija nevienas publiskas lasītavas, ne arī bibliotēkas, kaut gan Saldū ir ap 4000 iedzīvotāju. Pilsētas dome savā 1925.gada septembra mēneša sēdē, ņemot šo apstākli vērā - nolēma atvērt bezmaksas pilsētas bibliotēku - lasītavu uz pilsētas valdes rēķina, atvēlot šim pasākumam par 1925.gada novembra un decembra mēnešiem Ls 200 un telpas. Izvēlēja bibliotēkas komisiju no 7 locekļiem, kas izstrādāja pilsētas bibliotēkas- lasītavas instrukcijas un noteica darbības gaitu".
1925.gada pašvaldību vēlēšanās Saldus Strādnieku sporta biedrība, kas aizstāvēja pilsētas bibliotēkas nepieciešamību, piedalījās ar savu kandidātu sarakstu. Pilsētas domē no šī saraksta tika ievēlēts vidusskolas priekšpēdējās klases audzēknis, skolēnu pulciņa priekšsēdētājs Rūdolfs Vilks - vēlākais Spānijas pilsoņu kara un Lielā Tēvijas kara dalībnieks, literāts Rūdolfs Lācis. Viņš tad arī bija tas, kas panāca, ka pieņēma domes lēmumu par bibliotēkas nodibināšanu. Par pirmo jaunās bibliotēkas, kuras oficiālais nosaukums ir Saldus pilsētas bibliotēka – lasītava, pārzini dome iecēla pašu Rūdolfu Vilku. Bibliotēka atradās Striķu ielā 15. No 1945. līdz 1950.gadam bibliotēka kara laikā tika „izvazāta”. Darbs bija jāsāk no jauna. Pēckara adrese bibliotēkai - Miera ielā 1. Bibliotēkas vadītāji bieži mainījās. 1949.gadā bibliotēka pārcēlās uz Striķu ielu 7. Lasītāju skaits – 1514. Bibliotēkā tika rīkoti literāri pasākumi. 1950.gadā, nodibinoties Saldus rajonam, Saldus pilsētas bibliotēka kļuva par Saldus rajona bibliotēku. Vadītājs Arturs Zavickis. Lasītāju skaits - 817, grāmatu izsniegums - 28 622, fonds - 5132. 1951.gadā nodibinās patstāvīga Saldus pilsētas bērnu bibliotēka. Vadītāja - Antonija Blauberga. No 1952. līdz 1954.gadam bibliotēkas darbu traucēja nemitīgā bibliotēkas vadītāju maiņa. 1954.gadā darbs nostabilizējās. Par vadītāju sāka strādāt Alīda Avinska. Atvēra bibliotēkas lasītavu. Bibliotēkas fonds - 10 604. 1959.gadā par bibliotēkas vadītāju kļuva Eleonora Anaparta un no bērnu bibliotēkas uz rajona bibliotēku pārnāca strādāt Valdis Anaparts. 12.aprīlī pie bibliotēkas nodibināja literāro apvienību. Apvienību no 1959. līdz 1963.gadam vadīja Pēteris Galviņš, no
- līdz 1969.gadam - Valdemārs Ancītis, no 1969. līdz 1985.gadam – V.Anaparts. 1966.gadā sākās jauns posms bibliotēkas dzīvē - pāreja uz brīvpieejas fondiem. 1975.gadā sākās bibliotēku tīkla centralizācija. Saldus rajona bibliotēka kļuva par Saldus rajona centrālo bibliotēku. Bibliotēkas uzdevums bija: sniegt rajona bibliotēkām metodisko palīdzību, veikt bibliotēku darba kontroli, komplektēt un apstrādāt grāmatas visām rajona bibliotēkām veidot kopkatalogu. Darba veikšanai izveidotas nodaļas: bibliogrāfiskā nodaļa ar vadītāju Valdi Anapartu. Sakarā ar centralizāciju bibliotēkai tika piešķirtas papildus štata vienības - mākslinieks noformētājs, bibliobusa šoferis, atslēdznieks elektriķis. 1991.gadā sāka bibliotēku decentralizāciju. Bibliotēkas nodeva pašvaldību pārvaldījumā.
Lai izveidotu ikvienam interesentam pieejamu mūsdienīgu publisko bibliotēku ar augstvērtīgu krājumu, lai nodrošinātu efektīvu bibliotekāro pakalpojumu sniegšanu - Saldus pilsētas dome 2006.gada 20.aprīļa domes sēdē pieņem lēmumu "Par Saldus bibliotēkas un Saldus bērnu bibliotēkas reorganizāciju". 2006.gada 20.jūlija domes sēdē tika pieņemts lēmums "Par Saldus pilsētas pašvaldības iestādes "SALDUS PILSĒTAS BIBLIOTĒKA" izveidošanu". Ar 2006.gada 1.augustu līdz reorganizācijas procesa pabeigšanai pilsētā darbojas trīs bibliotēkas: Saldus bibliotēka, Saldus pilsētas bērnu bibliotēka un jaunizveidotā Saldus pilsētas bibliotēka. 2006.gada 1.septembrī savu darbību beidza Saldus pilsētas bērnu bibliotēka. Tā bija kļuvusi par Saldus pilsētas bibliotēkas Lietotāju apkalpošanas Bērnu un jauniešu daļu. Apvienošanās rezultātā Saldus pilsētā tika izveidota viena pašvaldības iestāde "Saldus pilsētas bibliotēka", kas līdz šim brīdim turpin pildīt abu reorganizēto bibliotēku funkcijas un uzdevumus. Seni laiki, seni skati. Dažās senās fotogrāfijās redzami bibliotēkas darbinieki un apmeklētāji ikdienā un pasākumos. Literāro tiesu tēmas afišās.
1.2. Prakses vietas darbības apraksts – raksturojums
„Saldus pilsētas bibliotēka”: Saldus novada pašvaldības iestāde Juridiskā adrese: Tūristu iela 3, Saldus, LV – 3801 Saldus pilsētas bibliotēkas darba laiks Pirmdiena 10.00-18. Otrdiena 10.00-18. Trešdiena 10.00-18. Ceturtdiena 10.00-18. Piektdiena 10.00-18. Sestdiena 10.00-16. Svētdiena slēgta Katra mēneša pēdējā trešdiena - metodiskā diena. Bibliotēka apmeklētājiem šajā dienā slēgta. Vasaras mēnešos: no 1.jūnija līdz 31.augustam bibliotēka sestdienās slēgta. Saldus pilsētas bibliotēka ir Saldus novada pašvaldības kultūras, izglītības un informācijas iestāde, kas Bibliotēku likumā noteiktā kārtībā reģistrēta Latvijas Republikas Kultūras ministrijā un veic pasaules kultūras mantojuma – iespieddarbu, elektronisko izdevumu, rokrakstu un citu dokumentu uzkrāšanu, sistematizēšanu, kataloģizēšanu, bibliogrāfēšanu un saglabāšanu, kā arī nodrošina tajā esošās informācijas publisku pieejamību un tās izmantošanu. Prakses vietas struktūra, darbinieki Direktore: Aija Mežiņa Tālr.: (+371) 63807144, Mob.tālrunis: (+371) 25479837, e-pasts: aija.mezina@saldus.lv Administratīvā darba nodaļa: Vadītāja, sabiedrisko attiecību speciāliste: Daiva Neifalte, Tālr. (+371) 63824902 Grāmatvede: Ināra Jankovska, E-pasts: Inara.Jankovska@saldus.lv Lietvede-arhivāre: Žana Raņķe, e-pasts: zana.ranke@saldus.lv Informācijas resursu attīstības un metodiskā darba nodaļa: Vadītāja: Anita Grīsle, Tālr.: (+371) 63824904, e-pasts: anita.grisle@saldus.lv Bibliotekāre: Natālija Solovjova, e-pasts: natalija.solovjova@saldus.lv Bibliogrāfe: Santa Švalbe, e-pasts: santa.svalbe@saldus.lv Sistēmbibliotekāre: Ilze Ābola, e-pasts: ilze.abola@saldus.lv Īpašie noteikumi:
2. KVALIFIKACIJAS PRAKSES ORGANIZĀCIJA
2. 1. Prakses vietas apraksts
Prakses laikā iepazinos ar Saldus pilsētas bibliotēku. Bibliotēka atrodas Saldus pilsētas centrā un ir pieejama jebkuram apmeklētājam. Saldus pilsētas bibliotēka veic gan pašvaldības publiskās, gan galvenās bibliotēkas funkcijas. Saldus novada dome ir noslēgusi vienošanos ar Brocēnu novada domi par Saldus pilsētas bibliotēkas kā reģiona galvenās bibliotēkas funkciju veikšanu Brocēnu novada pašvaldības bibliotēkām un šo funkciju līdzfinansēšanu. Saldus pilsētas bibliotēkas lietotāju skaits 2004. gadā bija 4720 lietotāji. Izsniegumu skaits 2004. gadā bija 145219 vienības. Bibliotēkas krājums uz 2005. gada janvāri ir 75637 [GADA ATSKAITE 2014. GADAM] informācijas vienības. Bibliotēkas darbību finansē Saldus pilsētas un rajona pašvaldības. Tās finanses veido pašvaldību līdzekļi, dāvinājumi un projektos piesaistītie līdzekļi. Bibliotēku vada un par bibliotēkas darbību atbild bibliotēkas direktore A.Mežiņa. Tā kā organizējot darbu jebkurā bibliotēkā, svarīgi, lai vadītājs veiktu savas funkcijas – plānotu un organizētu darbu, kontrolētu tā izpildi, koordinētu un radītu labu gaisotni darba kolektīvā, tad tieši šāda darba organizācijas apgūšana deva vislabāko izpratni par sekretāra darba pienākumu izpildes īpatnībām bibliotēkā. Iepazīstoties ar darbu Saldus pilsētas bibliotēkā, man radās pārliecība, ka vadītāja savu darbu pārzina un veic labi. Savas prakses laikā bibliotēkā iepazinos ar Saldus pilsētas bibliotēkas nolikumu un darbinieku amata aprakstiem, kā arī cietiem bibliotēkas darbu regulējošajiem dokumentiem. Bibliotēkas uzdevumu izpildei un mērķu sasniegšanai izveidotas struktūrvienības. Saldus pilsētas bibliotēkā pavisam strādā 24 darbinieki. Visi darbinieki ir profesionāli izglītoti un ar lielu darba pieredzi, katrai nodaļai ir vadītājs un bibliotekāri, kuri ir atbildīgi par darbu savā nodaļā. Saldus bibliotēka nodrošina: Visiem bibliotēkas lietotājiem brīvu literatūras un nepieciešamās informācijas saņemšanu, sniedzot viņiem bibliotekāros un bibliogrāfiskos pakalpojumus. Sava krājuma, datu bāzu un informācijas sistēmu, kā arī citu bibliotēku krājumu pieejamību ikvienam lietotājam, izmantojot starpbibliotēku abonementu pakalpojumus.
Datu bāze: LETONIKA - http://www.letonika.lv Letonika ir interneta pakalpojums, kas nodrošina piekļuvi enciklopēdijām, vārdnīcām, pilnteksta literatūrai, attēliem, audio un video ierakstiem, valodas uzziņām un citiem informācijas resursiem, kas apvienoti portālā letonika.lv. Letonika.lv bez maksas pieejama visās Latvijas publiskajās bibliotēkās. LURSOFT - http://www.lursoft.lv/ Lursoft ir Latvijas informācijas tehnoloģiju uz klientu vajadzībām vērsts uzņēmums. Izmantojot savu pieredzi, šo gadu laikā ir radīts liels integrētu sistēmu kopums, kas nodrošina klientiem pieeju dažādiem, tai skaitā valsts nozīmes reģistriem, izmantojot Internetu. Lursoft portāli: laikrakstu bibliotēka - www.news.lv, biznesa kontaktu katalogs - www.zo.lv; Klientu pārvaldības sistēma www.klientuportfelis.lv, Informācija par Latvijā reģistrētajiem uzņēmumiem, transportlīdzekļiem, traktortehniku un laulību līgumiem www.parbaudi.lv. Likumu, spriedumu un nolēmumu datu bāze www.latlex.lv BRITANNICA LIBRARY - http://www.britannica.com Ikvienam bibliotēkas apmeklētājam bibliotēkas tīklā (t.sk., pieslēdzoties bibliotēkā pieejamajam bezvadu internetam savā datorā) pieejama Encyclopaedia Britannica Online Library Edition datu bāze ar plašām informācijas meklēšanas iespējām. Britannica Online Library Edition (library.eb.co.uk) Tā ir universāla daudznozaru enciklopēdisko publikāciju datu bāze bibliotēkām, kurā apkopota droša un uzticama informācija visām vecuma grupām – jauniešiem, studentiem un pieaugušajiem, līdz ar to tā noderēs gan mācību, gan studiju, gan arī darba procesā, ļaujot gūt informāciju dažādās zinātņu nozarēs, un ne tikai. Saldus bibliotēka veido Saldus rajona bibliotēku krājuma kopkatalogu un nodrošina tā pieejamību ikvienai no šīm bibliotēkām. Saldus un Brocēnu kopkatalogs: Kopkatalogā izmantojamas divas datubāzes: „Elektroniskais katalogs” - iespieddarbi un audiovizuālie izdevumi CD un DVD formātā;
- Darbs ar tekstu: Teksta ievadīšana, rediģēšana, noformēšana, kopēšana.
- Darbs ar tabulām: Tabulu veidošana un noformēšana.
- Darbs ar grafisku tekstu: Organizācijas veidlapu noformēšana.
- Darbs ar internetu: Informācijas meklēšana un nosūtīšana.
- Darbs ar e-pastu: Vēstuļu nosūtīšana ar dažādiem pielikumiem.
- Sekretāra darba organizācija: Sekretāra darba un amata apraksts. Sadarbība ar apmeklētājiem un darbiniekiem. Prakses darba laiks bija – 5 dienu darba nedēļa un 8 stundu darba diena. Pirmajās nedēļās katru rītu tika piedāvāti konkrēti darba uzdevumi, kuri dienas laikā bija jāpaveic. Bija arī tādas dienas, kad darba uzdevumus bija iespējams paveikt agrāk. Ja darbu paveicu ātrāk - saņēmu papildu uzdevumi. Pirmā prakses mēneša beigās darba ritms jau bija nostabilizējies un prakses vadītajai vairs nevajadzēja reglamentēt veicamo darbu sadali.
2.4 Praktikanta ikdienas pienākumi
1)ievērot kārtību savā darbavietā; 2)apkopot materiālus un uzturēt kārtību skapjos un plauktos; 3)kopēt dokumentus, anketas, veidlapas un kartītes; 4)sagatavot dokumentus; 5)iznīcināt dokumentus; 6)elektroniski reģistrēt dokumentus; 7)ievadīt grāmatas ALISE sistēmā; 8)noformēt – izstrādāt veidlapu paraugus; 9)pieņemt (apkalpot) bibliotēkas apmeklētājus; 10)strādāt ar datu bāzēm.
3. PRAKSES NORISES PRAKTISKĀ DAĻA
3.1. Praktiskās daļas apraksts
Kvalifikācijas prakses pirmajās dienās prakses vadītāja nodrošināja lietišķās informācijas apmaiņu ar darbiniekiem. Nebija tādu praktiskā darba uzdevumu, kur būtu jāizmanto radošums un sava pieeja. Tā tomēr ir pašvaldības iestāde, kurā ir stingri jāievēro darba kārtība. Ieteicu iegādāties mūsdienīgu dokumentu smalcinātāju, kā arī atrast pielietojumu izstrādātajiem veidlapu un anketu paraugiem. Veicot jebkuru, darba uzdevumu bija nepieciešams ievērot maksimālu precizitāti un augstu atbildības sajūtu. Ja radās kādi jautājumi vai neskaidrības, prakses vadītāja vienmēr palīdzēja atrisināt radušos problēmu. Prakses laikā bija jāreģistrē daži saimnieciska satura rīkojumi: „Par materiālo vērtību noņemšanu no uzskaites” un „Par materiālo vērtību uzņemšanu no uzskaitē”. Bija arī jāizstrādā un jānoformē rīkojumi par personālu. Rakstot šos rīkojumus centos sekot tam, ka visiem vārdiem, uzvārdiem, personas kodiem un citiem datiem ir jābūt precīzi un pareizi uzrakstītiem. Gadījās arī tā, ka dokuments jau bija izdrukāts un tikai tad konstatēju kāda kļūdu. Dokumentu steidzos pārrakstīt, jo dokumentos nedrīkst būt labojumi. Viena no nozīmīgākajām šās prakses vietas īpatnībām bija nepieciešamība spēt atlasīt un izmantot nozares darbības nodrošināšanai atbilstošus LR Saeimas pieņemtos likumus MK noteikumus, kā arī obligāti pildāmās instrukcijas. Iegaumēju, ka bibliotēku nozares juridisko pamatu veido speciālie likumi – „Bibliotēku likums”, likums „Par Latvijas Nacionālo bibliotēku”, kā arī citi likumi un normatīvie akti, kuri attiecas uz bibliotēku darbību. Visi bibliotekārajam darbam nepieciešamie dokumenti ir atrodami Kultūras ministrijas mājas lapā: http://www.km.gov.lv/lv/nozares_info/bibliotekas.html
3.2. Dokumentu pārvaldība
Lai prakses uzņēmumā nodrošinātu dokumentu noformēšanu saskaņā ar dokumentu pārvaldību reglamentējošajiem normatīvajiem aktiem, bija iespējams pilnvērtīgi nostiprināt skolas teorētiskajā kursā apgūtās zināšanas un pamata prasmes un iemaņas. Te īpaši svarīgi bija pārzināt „Bibliotēku likumu”, 06.04.2010. „Fizisko personu datu aizsardzības likumu”, 01.09.2000 „Valsts valodas likumu” un LR MK 06.03.2004. noteikumus Nr.114 „Noteikumi par personvārdu rakstību un lietošanu latviešu valodā, kā arī to identifikāciju”. kā arī citus
Saldus pilsētas bibliotēkas darbības dokumentēšanā nozīmīgu vietu ieņem arī dokumentu izstrādāšanā un noformēšanā visbiežāk tika izmantotie LR MK 28.09.2010. noteikumi Nr. „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība”. Viens no svarīgākajiem uzdevumiem bija nodrošināt dokumentu juridisko spēku, tāpēc mērķtiecīgi tika izmantots 01.07.2010. „Dokumentu juridiskā spēka likums”. Prakses laikā bija nepieciešams atbildēt uz dažiem apmeklētāju iesniegumiem. Atbildes sagatavoju saskaņā ar LR MK 18.04.1995. noteikumiem Nr.99 „Iesniegumu, priekšlikumu un sūdzību lietvedība valsts un pašvaldību institūcijās”. Liela daļa prakses laika tika veltīta darbam ar prakses uzņēmuma daru bāzēm un internetu. Daži dokumenti tika sakārtoti lietās pēc to izpildes, pamatojoties uz prakses uzņēmuma apstiprināto lietu nomenklatūru. Aplūkojot prakses plāna izpildi konstatēju, ka prakses laikā veicu dokumentu noformēšanu: izstrādāju dažādus rīkojumus, faktus fiksējošos un sarakstes dokumentus gan pašrocīgi, gan izmantojot biroja tehniku. Dokumentu izstrādāšana un noformēšana tika saistīta ar saņemto, nosūtāmo un iekšējās lietošanas dokumentu uzskaites un reģistrēšanas nodrošināšanu. Tika veikta arī saņemto dokumentu pieņemšana, pārbaude, sistematizācija, reģistrācija, sadale, kā arī dokumenti tika izsniegti iekšējai lietošanai. Prakses laikā bija arī jāpārbauda, jānoformē un jāveic dokumentu nosūtīšana ar dažādiem tehniskiem līdzekļiem - īpaši elektroniski. Praktiskajā darbā dokumentu pārvaldībā bija iespējams pilnveidot šādas specifiskās prasmes:
- Izstrādāt un noformēt prakses uzņēmuma apritē esošos pārvaldes dokumentus (organizatoriskos, rīkojuma, faktus fiksējošos, sarakstes) izmantojot datortehniku u.c. tehniskos līdzekļus.
- Izmantot lietišķo dokumentu valodu un rakstīt lietišķā valodas stilā.
- Pārbaudīt un nodrošināt dokumentu juridisko spēku.
- Zināt un praktiski izmantot nozarei atbilstošos terminus.
- Noformēt dažādas veidlapas.
- Aizpildīt dažādu dokumentu veidu veidlapas.
- Rediģēt un izmantot dažādu dokumentu veidu aizpildīšanas paraugus.
- Pēc dotā parauga sagatavot dažāda veida izziņas.
- Saskaņā ar iesniegumu priekšlikumu un sūdzību lietvedības noteikumiem, izstrādāt, sagatavot un nosūtīt atbildes uz iesniegumiem.
- Veikt nosūtāmo, saņemto un iekšējās lietošanas dokumentu uzskaiti un reģistrēšanu.
- Veikt saņemto dokumentu pieņemšanu un sadali.
- Pārbaudīt un izsniegt adresātam iekšējās lietošanas dokumentus.
- Noformēt un veikt dokumentu nosūtīšanu elektroniski.
- Noformēt lietas atbilstoši apstiprinātajai lietu nomenklatūrai.
- Pārzināt dokumentu reģistrācijas sistēmas.
- Prakses vadītājas tiešā uzraudzībā un vadībā veikt prakses uzņēmuma veidlapu paraugu izstrādē.
3.3. Sekretāra darba organizācija
Ar prakses uzņēmuma struktūru, amatpersonu kompetenci, informācijas plūsmas mehānismu, likumiem informācijas aizsardzībā, ētikas prasībām un konfidencialitātes nosacījumiem iepazinos jau gatavojoties kvalifikācijas praksei. Prakses laikā bija nepieciešams praktiski pielietot savas speciālās un vispārējās prasmes profesijā. Prakses vadītājas uzraudzībā tika izmantotas datora programmatūras Microsoft Word un Microsoft Excel. Bija jāprot arī ātrrakstīšanu. Izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, galvenokārt, internetu, tika iegūta, klasificēta un izmantota dažāda informācija. Prakses laikā dažādiem mērķiem bija nepieciešams izmantot atšķirīgus informācijas avotus: 1.informācija par prakses uzņēmuma darbību; 2.informācijas datu bāzes - kontaktdati, cieši kontakti; 3.dažāda veida katalogu izmantošana, lai iegūtu sīkāku informāciju - uzziņu un tālruņu katalogi; 4.elektroniskās datu bāzes un elektroniskie katalogi. Prakses vadītāja akcentēja, ka šīs informācijas lietošanā, nepieciešams pārzināt un ievērot tiesiskos aspektus, ētikas principus un kofidencionalitāti. Mani interesēja iespējas piedalīties apmeklētāju pieņemšanā un lietišķās tikšanās organizēšanā. Prakses vadītājas vadībā šīs iespējas varēja izmantot tikai daļēji. Lietišķās tikšanās, apmeklētāju pieņemšanās un prakses uzņēmuma laika plāna sastādīšanā varēja piedalīties, bet patstāvība šeit nebija nepieciešama. Liela nozīme bija arī lietišķās etiķetes pārzināšanas prasmēm t.sk. telefonsarunu etiķeti. Tas dažreiz noderēja jo, savas kompetences ietvaros bija nepieciešams informēt apmeklētājus viņiem nozīmīgos jautājumos. Tomēr, lai iegūtu plašākas zināšanas par sekretāra darba kultūru un lietišķo etiķeti, ir nepieciešams lielāks prakses laika periods un mūsdienīgi, jauni materiāli par lietišķo etiķeti t.sk. ES valstu pieredze.
3.Laminators. Prakses uzņēmumā tika izmantots arī laminators. Tā kā mācību procesa laikā dokumentu laminēšana bija labi apgūta - šo savas prakses uzdevumu bija iespējams veikt kvalitatīvi un patstāvīgi. 4.Drukas iekārtas. Mācību procesa laikā dokumentu drukāšana tika apgūta labi. Šīs prasmes bija iespējam nostiprināt prakses laikā, izmantojot atšķirīgus drukas iekārtu modeļus.
4. SADARBĪBA AR APMEKLĒTĀJIEM UN DARBINIEKIEM Gatavojoties praksei un iepriekš apmeklējot prakses uzņēmumu, radās pārliecība, ka būs iespējams iegūt pieredzi sadarbībai ar prakses uzņēmuma darbiniekiem un apmeklētājiem. Prakses vadītāja sekmēja abu sadarbības veidu norisi. Viņas piedāvājums veicināja arī jaunu ideju rašanos par zināšanu nostiprināšanu un praktiskās pieredzes iegūšanu šajā jomā. Prakses laikā bija iespējams iepazīties ar: 1)prakses uzņēmuma darba organizāciju un pakļautību; 2)darbinieku amata pienākumiem un atbildības jomām; 3)dažādu dokumentu noformēšanu; 4)prakses uzņēmuma pasākumu organizāciju; 5)darba organizāciju komandā (grupā). Prakses uzņēmumā bija iespējams: 1)patstāvīgi veikt sadarbību ar darbiniekiem; 2)prakses vadītājas klātbūtnē veikt sadarbību ar apmeklētājiem; 3)plānot abu veidu sadarbību un noteikt to prioritātes; 4)attīstīt prasmi argumentēt savu viedokli; 5)izzināt prakses uzņēmuma darba organizāciju, tā specifiku; 6)izzināt sadarbības veidu metodiku; 7)plānot savu darbu un patstāvīgi kontrolēt paveikto; 8)sadarbībā ar darbiniekiem veikt darbavietas plānošanu; 9)izmantot speciālās prasmes profesijā; 10)izmantot vispārējās prasmes / spējas t.sk. komunikācijas prasmes gan sadarbībā ar darbiniekiem, gan apmeklētājiem.
