Download Full Paper Job Analysis Indonesia and more Lecture notes Industrial and organizational psychology in PDF only on Docsity!
ANALISIS JABATAN
PENGERTIAN ANALISIS JABATAN
Di dalam sebuah perusahaan atau organisasi tentunya tidak terlepas dari adanya pekerjaan. Pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas yang harus dilaksanakan agar sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya. Dengan adanya analisis pekerjaan tugas-tugas yang diperlukan untuk menjalankan suatu pekerjaan dapat teridentifikasi dengan mudah. Dalam analisis jabatan, suatu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang saja seperti presiden ataupun lebih sebagaimana yang ada di perusahaan besar yang tersebar di berbagai tempat. Jabatan adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau saling memiliki hubungan satu dengan yang lain, dimana dalam pelaksanaanya diminta adanya kecakapan, pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang sama meskipun tersebar diberbagai tempat. Job analisis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mendapatkan informasi mengenai proses sebuah pekerjaan melalui interview maupun observasi. Analisa jabatan merupakan sebuah studi yang digunakan untuk mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan secara sistematis dan teratur. Organisasi-organisasi terdiri atas berbagai posisi yang harus diisi, oleh karena ittu analisis jabatan merupakan sebuah prosedur yang tepat untuk dilalui, karena dari analisis jabatan seorang dapat menetapkan tugas-tugas dari posisis dan karakteristik seseorang yang hendak diangkat untuk berada di dalam posisi tersebut. Analisis jabatan adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan, dan individu seperti apa yang akan dipekerjakan untuk itu (Dessler, 1997). Dari analisis jabatan inilah yang nantinya akan menghasilkan informasi mengenai tuntutan jabatan, yang selanjutnya digunakan untuk mngembangkan uraian jabatan ( job spesification ); mengenai orang seperti apa yang harus digaji untuk jabatan tersebut.
Sedangkan menurut Yoder (dalam Mangkunegara, 2009), analisis jabatan diartikan sebagai prosedur melalui fakta-fakta yang berhubungan dengan setiap jabatan yang diperoleh dan dicatat secara sistematis. Karena itulah, analisis jabatan harus dibedakan dengan analisis pekerjaan yang menitikberatkan pada karakteristik pegawai, penggunaan ujian fisik, tes-tes, wawancara dan prosedur- prosedur lainnya untuk menuju tujuan tersebut. Dari beberapa pengertian di atas, bisa kita simpulkan jika yang dimaksud dengan analisis jabatan adalah proses untuk memperoleh informasi mengenai jabatan yang dilakukan menggunakan metode-metode tertentu.
PERAN ANALISIS JABATAN
Analisis jabatan sangat diperlukan di organisasi, adapun peran analisis jabatan bagi organisasi antara lain untuk :
- Rekruitmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja Analisis jabatan memberikan informasi mengenai sebuah pekerjaan dan karakteristik seseorang yang tepat untuk berada dalam pekerjaan tersebut. Analisis jabatan digunakan untukn membantu manajemen menemukan jenis orang yang akan direkrut dan dipekerjakan disuatu posisi tertentu, berdasarkan informasi yang berbentuk deskriptif dan spesifikasi yang ada.
- Menentukan besarnya upah pegawai Informasi yang diperoleh dari hasil analisis jabatan sangat penting untuk meperkirakan nilai dari setiap pekerjaan dan kompensasi yang tepat untuk pekerjaan tersebut. Kompensasi yang diberikan (berupa gaji maupun bonus) biasanya tergantung pada tingkat pendidikan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tesebut, tingkat bahaya, keamanan dari pekerjaan dan juga tergantung pada ketrampilan karyawan.
- Menetapkan kebutuhan untuk program pelatihan ( estabilshing requirements for training programs )
- Menentukan tingkat upah, gaji, dan pemeliharaan administrasi yang diberikan ( setting wage and salary levels and maintaning fairness in wage and salary administration )
- Mempertimbangkan keadilan dari jasa yang kurang puas terhadap pernyataan yang diberikan ( judging the merits of grievances that question assignments and compensation )
- Menetapkan tanggung jawab, pertanggungjawaban, dan autoritas ( estabilshing responsibility, accountability, and authority )
- Menetapkan tuntutan yang esensial dalam penetapan standar produksi ( providing essential guides in the establishment of production standars )
- Melengkapi clues untuk peningkatan metode dan penyederhanaan ( providing clues for work simplification and methods improvement )
ELEMEN ANALISIS JABATAN
Analisis Jabatan mencakup 2 elemen yaitu, uraian jabatan ( job description ), spesifikasi jabatan ( job spesification ) atau persyaratan jabatan ( job requirement )
- Uraian Jabatan ( Job Description ) Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam uraian jabatan pada umumnya meliputi : a. Identifikasi Jabatan: berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan. b. lkhtisar Jabatan: berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas. c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan: merupakan inti dari Uraian Jabatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya. d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima: menjelaskan nama- nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat. e. Hubungan dengan jabatan lain: menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja. f. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan. g. Kondisi kerja: menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya. h. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas.
- Spesifikasi/Persyaratan Jabatan Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun
KEGUNAAN ANALISIS JABATAN
Ghiselli dan Brown (dalam As’ad, 2004) mengajukan tujuh kegunaan dari analisis jabatan, yang sudah mencangkup 20 tujuan yang dikemukakan oleh Zerga. Berikut adalah tujuan-tujuannya:
- Pengembangan kriteria pengukuran kesuksesan kerja Untuk dapat mengetahui kesuksesan kerja baik di organisasi ataupun di perusahaan, diperlukan aspek-aspek yang harus diukur melalui deskripsi kerja yang telah ditetapkan. Analisis jabatan digunakan untuk membuat standar yang harus dicapai oleh karyawan ataupun anggota organisasi. Manager ataupun atasan akan melakukan evaluasi berdasarkan aspek tersebut sehingga terhindar dari tuduhan diskriminasi.
- Menetapkan struktur fungsionil jabatan-jabatan Dalam organisasi maupun perusahaan akan mengerjakan suatu dengan membagi-bagi ke bagian yang kemudian akan dikerjakan oleh orang-orang tertentu (job description) yang kemudian akan berjalan layaknya roda yang berjalan. Dengan adanya analisis jabatan maka tidak akan ada tumpang tindih pekerjaan antara divisi satu dengan divisi lainnya. Selain itu batasan kekuasaan dan tanggung jawab antar divisi juga akan diperhatikan. Misalnya saja tugas bendahara adalah melaporkan pengeluaran dan pemasukan dana organisasi. Dengan begitu sekretaris tidak boleh merangkap pekerjaannya dengan ikut melaporkan laporan keuangan organisasi.
- Evaluasi jabatan Penetapan upah kerja atau kompensasi tiap jabatan bergantunng nilai detail- detail dan pekerjaan tersebut dievaluasi dari segi pentingnya pekerjaan, taraf kesukaran, tingkat pengalaman kerja, analisis jabatan sangat bermanfaat bagi bidang kompensasi. Pekerjaan yang memiliki tingkat kerumitan lebih tinggi
tentunya akan diberi kompensasi lebih. Misalnya saja di pabrik lulusan SMA akan menjadi operator produksi dengan bayaran sesuai dengan UMK yang telah ditetapkan pemerintah. Namun supervisor yang lulusan diploma ataupun sarjana akan diberikan gaji yang lebih banyak.
- Pengembangan teknik yang digunakan untuk keperluan seleksi karyawan baru Dalam melakukan penerimaan karyawan baru akan dihadapkan dengan tes-tes. Dengan menganalisis pekerjaan akan terlihat keriteria yang dibutuhkan untuk mengisi bagian tersebut. Apakah calon karyawan mampu melaksanakan tugas tersebut ataupun tidak. Dan kemudian dapat digunakan untuk pengembangan tes- tes penerimaan karyawan baru.
- Pengembangan metode dan prosedur kerja yang lebih efektif Apabila ada suatu bagian pekerjaan membutuhkan keterampilan ataupun pengetahuan khusus dan kemudian orang yang akan mengisi posisi tersebut belum memiliki keterampilan tersebut dapat dikembangkan melalui pelatihan. Pelatihan digunakan untuk mengarahkan karyawan untuk mengerjakan seluruh tugas dan pengembangan dilakukan agar karyawan mampu menerima tanggung jawab yang lebih besar.
- Pengembangan alat-alat dan kelengkapan kerja yang lebih efektif Analisis jabatan juga dapat digunakan untuk memilih peralatan dan kelengkapan kerja yang berhubungan dengan keselamatan kerja. Misalnya saja untuk orang yang bekerja menjadi operator mesin harus menggunakan sarung tangan, topi, dan masker untuk melingungi dirinya juga agar dalam bekerja tidak ada rambut yang mengganggu misalnya sehingga pekerjaannya lebih efektif.
- Pengembangan progam training Saat menyeleksi karyawan maupun anggota organisasi maka akan ditahui aspek-aspek apa saja yang harus dipenuhi. Aspek tersebut dapat diperoleh melalui analisis jabatan, termasuk dalam pengembangan program training agar calon
E. Kondisi-kondisi Penerimaan Pegawai
- Metode seleksi pegawai
- Lamanya jam kerja
- Metode penggajian
- Pekerja tetap dan temporer
- Kesempatan promosi jabatan II. Mengenai Pegawai A. Ciri-ciri Jasmaniah Pegawai
- Kesehatan
- Kekuatan dan daya tahan tubuh
- Ukuran tubuh
- Keterampilan
- Kekurangan jasmaniah yang dapat diterima B. Ciri-ciri Rohaniah Pegawai
- Fungsi alat indra
- Kecakapan dan kemampuan
- Sifat kepribadian dan tabiat, seperti kejujuran dan stabilitas emosi C. Latar Belakang Pegawai
- Pendidikan umum
- Pengalaman kerja sebelumnya
- Inservices training
JENIS ANALISIS JABATAN
Terdapat dua jenis analisis jabatan menurut Mangkunegara (2009), yaitu deskripsi analisis jabatan tradisional ( traditional job description ) dan deskripsi jabatan yang berorientasikan hasil ( result-oriented job description ).
- Analisis Jabatan Tradisional Model analisis jabatan tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, yaiutu: Tanggung jawab ( responsibilities ), merinci unit organisasi mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk pada pengarahan dan bagian pengendalian yang sedang memegang suatu kedudukan Kewajiban-kewajiban ( duties ) umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan Kualifikasi ( qualifications ) minimal yang diterima sebagai kelayakan. Kelemahan dari analisis jabatan tradisional ini adalah: o Uraian tegas pada model ini hanya mencatat tugas-tugas yang dilakukan oleh sejumlah pembantu administrasi o Tidak ada syarat-syarat ( conditions ) bagi pelaksanaan suatu pekerjaan o Tidak ada standar-standar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja o Tidak merinci kuantitas, kualitas, atau ketepatan waktu dari suatu pelayanan yang diinginkan o Uraian tradisional merinci suatu perangkat standar yang umum dari kualifikasi minimal untuk setiap kedudukan
- Analisis Jabatan yang Berorientasi Hasil Analisis jabatan yang berorientasikan hasil ( result oriented job description/ROD ) ini disebut juga dinamika output-oriented job description, dan merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program- oriented budgets. Sedangkan pada uraian pekerjaan tradisional lebih banyak mirip dengan ceiling or line item budgets. Dimana yang terakhir lebih bermanfaat bagi tujuan-tujuan pengendalian eksternal, sedangkan yang pertama lebih cocok bagi perbaikan produktivitas.
Meningkatkan dampak bagi para manager kepegawaian terhadap produktivits organisasi dan pekerja daripada membatasi dampak mereka pada manajemen kedudukan dan pemaksaan pengawasan legistlatif dari luar. b. Kelemahan Analisis Jabatan yang Berorientasi Hasil Perubahan-perubahan di dalam syarat-syarat dan standar-standar menuntut peninjauan kembali atas ROD. Syarat-syarat yang mempengaruhi performansi akan berubah yang pada gilirannya akan menuntut ROD untuk dirumuskan kembali, guna memuat dan merinci syarat-syarat yang berubah tersebut. Setiap kedudukan menuntut ROD tersendiri. Beberapa kedudukan tidak mempunyai standar-standar performansi yang tidak dapat diukur
PELAKSANAAN ANALISIS JABATAN
Pada dasarnya, analisis jabatan adalah proses pengumpulan, penelitian, dan penguraian data jabatan yang tahapnya adalah sebagai berikut:
- Tahap Persiapan Pada tahap persiapan dan perencanaan ini mencakup beberapa kegiatan, diantaranya adalah sebagai berikut: Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya, termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya. Inventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada disusun berdasarkan hierarki dan diberi kode identifikasi Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat yang diperlukan (formulir, dll) Membentuk tim pelaksana analisis jabatan dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan
Komunikasi/enjelsana oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan.
- Tahap Pengumpulan Data Pada tahap pengumpulan data, dilakukan menggunakan beberapa metode: Metode Observasi dan Wawancara Pada metode observasi, berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam metode wawancara, pelaksana analisis jabatan mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang diperlukan. Metode kuesioner Metode kuesioner mengumpulkan data dengan menyebar daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk diisi. Daftar pertanyaan tersebut bisa bersifat terbuka dan tertutup. Yang dimaksud dengan pertanyaan terbuka adalah jawab yang diberikan harus menurut kehendaknya sendiri, dengan caranya sendiri, dan tidak dibatasi. Sedangkan yang dimaksud dengan pertanyaan tertutup adalah pertanyaan yang sudah dibuatsedemikian rupa, sehingga penjawab hanya harus menjawab ya/tidak, atau benar/salah. Metode studi referensi Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan “ahli”, rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. metode ini jarang digunakan. Metode kombinasi Metode kombinasi ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus untuk memperkuat data.
- Critical incident : menyangkut pengumpulan pernyataan-pernyataan yang didasarkan atas pengamatan langsung atau catatan-catatan perbuatan (tingkah laku) yang memperlihatkan performa yang baik mapun yang tak memuaskan dari pekerja.
- Tahap Pengolahan Data Setelah selesai dengan proses pengumpulan data, yang dilakukan setelahnya adalah yaitu: Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan Menentukan bobot nilai dari setiap penilaian jabatan Analisa hasil interview dan kuesioner yang telah diisi Analisa persyaratan jabatan Menyusun uraian jabatan Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa; pelatihan dan pengembangan pegawai; sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.
HASIL ANALISIS JABATAN
Menurut As’ad (2004), analisis jabatan menghasilkan dua produk penting, diantaranya adalah deskripsi jabatan dan psikograf jabatan.
- Deskripsi Jabatan Hasil-hasil analisis terhadap jabatan dikumpulkan secara sistematis di dalam deskripsi jabatan ini. Deskripsi jabatan menggambarkan tentang bagaimana
kenyataannya pekerjaan dilakukan. Menurut Sutrisno Hadi (dalam As’ad, 2004), deskripsi jabatan dapat bermacam-macam bentuknya, tergantung pada tujuan pembuatannya. Meski demikian, pada setiap deskripsi jabatan ada 3 hal yang harus dicantumkan, diantaranya adalah:
- Risngkasan jabatan ( job summary )
- Syarta-syarat kerja ( job requirement )
- Luas lingkup tugas ( scope of duties ) Diagramnya adalah sebagai berikut:
- Psikograf Jabatan Psikograf memuat tentang analisis terhadap skills (kemampuan) dan sebagainya yang didasarkan pada serangkaian faktor-faktor. Pengisian psikograf didasarkan pada hasil rating terhadapat karyawan-karyawan yang bekerja atau pimpinan-pimpinannya atau kedua-duanya. Nilai rating tentang kebutuhan akan faktor-faktor yang terdapat pada formulir psikograf bergerak dengan taraf nilai 0 sampai 3. Dengan ketentuan sebagi berikut: Taraf 0 : tidak diperlukan dalam bekerja Taraf 1 : taraf rendah yang diperlukan dalam bekerja Taraf 2 : cukup perlu dalam pelaksanaan kerja Taraf 3 : sangat perlu dalam pelaksanaan kerja Adapun yang dimaksud dengan spesifikasi jabatan (As’ad, 2004) ialah hasil yang diperoleh dari suatu job description. Yang dalam hal ini
Job
Analysis
Job
Deskripsi
Spesifikasi
Jabatan
Klasifikasi
Jabatan
Job
Requiremen
t
